Före utbytet

Erasmus+-vaihto

1. Sähköinen apurahalomake ARTSin Study Abroad -portaalissa. Täytä apurahalomake, kun olet saanut hyväksyntätiedon vaihtokohteestasi. Liitä apurahalomakkeeseen kohdekorkeakoulusta saamasi virallinen hyväksyntäkirje (esim. sähköposti). Lomake avataan portaaliin normaalisti toukokuussa/marraskuussa. Vaihtoon hyväksytyille opiskelijoille ilmoitetaan kun apurahalomake on täytettävissä. Liitä apurahalomakkeeseen myös allekirjoitettu Erasmus+ -apurahasopimus ja ARTSin tai vaihtokohteen Erasmus+ Learning Agreement lomakkeelle tehty opintosuunnitelma. 
   • Opintosuunnitelmasta tulee käydä ilmi vaihdossa suoritettavilla opinnoilla korvattavat ARTSin opinnot kurssikohtaisesti.
   • Mikäli opintosuunnitelmasi vaihtokohteessa ei ole vielä vahvistunut palauta lomake myöhemmin sähköpostitse ARTSille.
   • Huom! Erasmus+ Learning Agreementiä ei voi korvata muilla lomakkeilla.
2. Päivitetty Erasmus+ Learning Agreement (opintosuunnitelma) hyväksytettäväksi ja allekirjoitettavaksi akateemiselle ohjaajallesi/opintokoordinaattorillesi, jos alkuperäinen Learning Agreementille tekemäsi suunnitelma on muuttunut.
   • Jos kurssisuunnitelmasi varmistuu vasta vaihdon alussa, toimita suunnitelma hyväksyttäväksi silloin.
   • Jos kurssimuutoksiasi ei ole hyväksytty kirjallisesti, ei ole takuuta, että vaihtokohteessa suorittamasi opinnot hyväksiluetaan ARTSin tutkintoosi.
   • Varmista, että suoritat vaaditun määrän opintopisteitä (30 op/lukukausi. Syksystä 2022 lähtien vaihtoon osallistuvien tulee suorittaa opintoja seuraavasti: kandit: 30 op/lukukausi, maisterit: väh. 24 op/lukukausi, tohtoritaso: sovitaan erikseen).
3. Ensimmäinen osa OLS-kielikokeesta
   • Linkki testiin lähetetään sinulle automaattisesti, kun olet palauttanut apurahalomakkeen ja valinnut testin kielen apurahalomakkeessa.
   • Kielitestin tehtyäsi voit halutessasi osallistua tasosi mukaiselle maksuttomalle OLS online-kielikurssille.

Lue myös Euroopan komission dokumentti Erasmus-opiskelijan oikeuksista ja vastuista.

Bilateraaliseen vaihtoon lähtijät (Erasmus-ohjelman ulkopuoliset vaihdot)

1. Sähköinen apurahalomake ARTSin Study Abroad -portaalissa. Täytä apurahalomake, kun olet saanut hyväksyntätiedon vaihtokohteestasi. Liitä apurahalomakkeeseen kohdekorkeakoulusta saamasi virallinen hyväksyntäkirje (esim. sähköposti). Lomake avataan portaaliin normaalisti toukokuussa/marraskuussa. Vaihtoon hyväksytyille opiskelijoille ilmoitetaan kun apurahalomake on täytettävissä. 
2. Bilateraalinen Learning Agreement. MIHIN LÄHETETÄÄN?
3. Päivitetty kahdenvälinen (bilateraalinen) Learning Agreement (opintosuunnitelma) hyväksytettäväksi ja allekirjoitettavaksi akateemiselle ohjaajallesi/opintokoordinaattorillesi, jos alkuperäinen Learning Agreementille tekemäsi suunnitelma on muuttunut.
   • Jos kurssisuunnitelmasi varmistuu vasta vaihdon alussa, toimita suunnitelma hyväksyttäväksi silloin.
   • Jos kurssimuutoksiasi ei ole hyväksytty kirjallisesti, ei ole takuuta, että vaihtokohteessa suorittamasi opinnot hyväksiluetaan ARTSin tutkintoosi.
   • Varmista, että suoritat vaaditun määrän opintopisteitä (30 op/lukukausi. Syksystä 2022 lähtien vaihtoon osallistuvien tulee suorittaa opintoja seuraavasti: kandit: 30 op/lukukausi, maisterit: väh. 24 op/lukukausi, tohtoritaso: sovitaan erikseen).

Opiskelija on sitoutunut noudattamaan vaatimuksia suoritettavien opintojen laajuuden suhteen. Opiskelija on velvollinen ottamaan selvää kurssivelvoitteistaan, kuten läsnäolovelvollisuudesta, vaihtokohteessaan heti lukukauden alettua. Mikäli opiskelijan suoritus jää vajaaksi hänen yrityksestään huolimatta (esimerkiksi kurssin reputtaminen) tai hänestä riippumattomista syistä (esimerkiksi kurssi peruuntuu) tulee hänen pyydettäessä pystyä osoittamaan siitä kirjallinen todiste, kuten viesti opettajalta tai hallintohenkilöltä.

Mikäli opiskelija laiminlyö vaihto-opintojensa hyväksyttämisen tai vaadittava opintosuoritus jää puutteelliseksi, se voi vaikuttaa paluuapurahan myöntämiseen ja joissain tapauksissa johtaa myös jo maksetun apurahan takaisinperintään.

Sivun alalaidasta löytyvä Opas vaihtoon lähteville (FI, päivitetty 4/2022) kertoo kattavasti vaihto-opinnoista.

Erasmus+-vaihto

Erasmus on Euroopan unionin vaihto-ohjelma, jonka kautta rahoitetaan korkeakouluopiskelijoiden opiskelua toisessa eurooppalaisessa korkeakoulussa. Ennen vaihtoa sinun tulee hoitaa seuraavat pakolliset Erasmus-ohjelman vaatimat dokumentit:

1. Learning Agreement / opintosuunnitelma
   • Laadi suunnitelma ennen vaihtoon lähtöä (Erasmus+ Learning Agreement). Lomakkeeseen merkitään vaihtokohteessa suoritettavat kurssit koodeineen, tasoineen ja laajuuksineen.
   • Toimita opintosuunnitelma kansainvälisiin opiskelijapalveluihin tarkistettavaksi.
   • Kopio hyväksytystä opintosuunnitelmasta (= opintosopimus) lähetetään skannattuna opiskelijan sähköpostiin.
   • Mikäli hyväksyttyyn opintosopimukseen tulee muutoksia joko kursseja valittaessa tai lukukauden aikana, tulee sinun ilmoittaa niistä heti sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
   • Ennen Suomeen paluuta päivitä muutokset opintosopimuksen kolmannelle sivulle Changes to Learning Agreement ja pyydä sekä alkuperäiseen learning agreementiin että muutoksiin paikallisen kansainvälisten asioiden koordinaattorin allekirjoitus 
2. Allekirjoitettu Erasmus-apurahasopimus (saat sen sähköpostitse vaihdon suunnittelijalta).
3. OLS-kielikokeen 1. osa ennen vaihtoa (saat kutsun sähköpostilla OLS järjestelmästä).

Lue myös Euroopan komission dokumentti Erasmus-opiskelijan oikeuksista ja vastuista.

Bilateraaliseen vaihtoon lähtijät (Erasmus-ohjelman ulkopuoliset vaihdot)

1. Sähköinen opintosuunnitelma.
   • Linkki lähetetään sinulle kv-opiskelijapalveluiden toimesta ennen vaihtoa.
   • Lomakkeeseen merkitään suunnitellut opintojaksot.
   • Opinnot tarkistetaan kv-opiskelijapalveluissa ja hyväksyntä tai mahdolliset lisätietopyynnöt lähetetään opiskelijalle sähköpostitse.
   • Jos/kun hyväksyttyihin opintoihin tulee muutoksia vaihtosi aikana, sinun tulee hyväksyttää ne sähköpostitse[email protected]. 

Opiskelija on sitoutunut noudattamaan vaatimuksia suoritettavien opintojen laajuuden suhteen. Opiskelija on velvollinen ottamaan selvää kurssivelvoitteistaan, kuten läsnäolovelvollisuudesta, vaihtokohteessaan heti lukukauden alettua. Mikäli opiskelijan suoritus jää vajaaksi hänen yrityksestään huolimatta (esimerkiksi kurssin reputtaminen) tai hänestä riippumattomista syistä (esimerkiksi kurssi peruuntuu) tulee hänen pyydettäessä pystyä osoittamaan siitä kirjallinen todiste, kuten viesti opettajalta tai hallintohenkilöltä.

Mikäli opiskelija laiminlyö vaihto-opintojensa hyväksyttämisen tai vaadittava opintosuoritus jää puutteelliseksi, se voi vaikuttaa paluuapurahan myöntämiseen ja joissain tapauksissa johtaa myös jo maksetun apurahan takaisinperintään.

Erasmus+-vaihto

1. Vaihdon opintosuunnitelma.
2. Allekirjoitettu Erasmus-apurahasopimus (saat sen omalta vaihdon koordinaattoriltasi).
3. OLS-kielikokeen ensimmäinen osa ennen vaihtoa (saat kutsun sähköpostilla).
   • Erasmus+-ohjelma tarjoaa siihen osallistuville työkaluja kielitaidon kehittämiseen vaihdon aikana.
   • Kielitesti on pakollinenkaikille osallistujille. Se tehdään kahdessa osassa: ennen vaihtoa ja sen jälkeen.
   • Testi tehdään sähköisesti. Saat siihen kutsun sähköpostilla ennen vaihdon alkua. Testin tulos ei vaikuta vaihtoon valintaan eikä sen tuloksia jaeta kohdeyliopistolle.
   • Testin tehneet saavat kutsun verkkokielikurssille. Kurssi on vapaaehtoinen ja ilmainen. Kurssissa opiskellaan opettajan välityksellä pienryhmissä. Kurssista ei saa opintopisteitä, koska sen laajuus on opiskelijan itsensä määriteltävissä.

Lue myös Euroopan komission dokumentti Erasmus-opiskelijan oikeuksista ja vastuista.

Bilateraaliseen vaihtoon lähtijät (Erasmus-ohjelman ulkopuoliset vaihdot)

1. Hyväksymiskirje vaihtoyliopistosta. EIKÖ MUUTA

Opiskelija on sitoutunut noudattamaan vaatimuksia suoritettavien opintojen laajuuden suhteen. Opiskelija on velvollinen ottamaan selvää kurssivelvoitteistaan, kuten läsnäolovelvollisuudesta, vaihtokohteessaan heti lukukauden alettua. Mikäli opiskelijan suoritus jää vajaaksi hänen yrityksestään huolimatta (esimerkiksi kurssin reputtaminen) tai hänestä riippumattomista syistä (esimerkiksi kurssi peruuntuu) tulee hänen pyydettäessä pystyä osoittamaan siitä kirjallinen todiste, kuten viesti opettajalta tai hallintohenkilöltä.

Mikäli opiskelija laiminlyö vaihto-opintojensa hyväksyttämisen tai vaadittava opintosuoritus jää puutteelliseksi, se voi vaikuttaa paluuapurahan myöntämiseen ja joissain tapauksissa johtaa myös jo maksetun apurahan takaisinperintään.

Suosittelemme, että jokainen opiskelija tekee matkustusilmoituksen ulkoministeriöön. Hätätapauksessa tai kriisitilanteessa ulkoministeriö voi ottaa yhteyttä matkustusilmoituksen tehneisiin.

Ota myös selvää missä lähin Suomen konsulaatti / lähetystö sijaitsee. Mikäli kohdemaassa ei ole Suomen lähetystöä, hätätilanteessa myös muiden Pohjoismaiden lähetystöissä voi asioida.

Tallenna kännykkääsi ICE (In Case of Emergency) etuliitteellä puhelinnumero(ita). Sen asettaminen näkymään kännykän lukitusnäytölle on suositeltavaa.

Opiskelija on itse vastuusta matkojen ja asumisen järjestämisestä ja kustannuksista. Vastaanottava yliopisto tarjoaa usein apua asumisen järjestämiseen. Joissakin kohteissa asunto järjestetään kaikille vaihto-opiskelijoille ja joissakin vain avustetaan asunnon etsimisessä. Vaihtoraporteista löytyy tarkempaa tietoa kunkin yliopiston osalta.

Vinkki! Finnairilla on alennushintoja 18-25-vuotiaille.

Huom. Suosittelemme riittävän peruutusturvan hankkimista yllättävien tilanteiden varalle.

Vakuutuksista huolehtiminen jää opiskelijan omalle vastuulle. Kannattaa ottaa suomalaisen vakuutusyhtiön matkavakuutus, joka kattaa vähintään edestakaisen matkan Suomesta vaihtoyliopistoon ja oleskelun perillä. Vakuutuksen pitäisi kattaa myös kustannukset, jotka aiheutuvat sairastuneen siirtämisestä Suomeen ja mahdollisen saattajan lähettämisen, sekä kustannukset, joita voi syntyä jos vaihtojakso keskeytyy tai peruuntuu (esim. pandemian tai muun kriisitilanteen johdosta); Aalto-yliopisto ei tue ylimääräisissä kuluissa, joita opiskelijalle saattaa aiheutua matkustamiseen (kotimaahan paluu), asumiseen tai omaisuuteen liittyen.

Suomi on solminut sosiaaliturvasopimuksia useiden maiden kanssa. Näihin sopimuksiin sisältyy yleensä myös yleislääkäritasoinen hoito. Tarkempia tietoja asiasta saat Kelasta. Pohjoismaihin et tarvitse erillistä sairaus- tai tapaturmavakuutusta, koska suomalainen sairausvakuutus kelpaa kaikissa Pohjoismaissa.

EU-maihin lähtevien sairausvakuutus

Eurooppalaisella sairaanhoitokortilla saat sairaanhoitoa oleskellessasi EU- ja ETA-maissa ja Sveitsissä. Oikeus sairaanhoitoon osoitetaan eurooppalaisella sairaanhoitokortilla. Eurooppalaista sairaanhoitokorttia voivat hakea Kelan toimistoista kaikki Suomen sosiaaliturvaan kuuluvat henkilöt, jotka suunnittelevat mm. opiskelua EU- tai ETA-maahan tai Sveitsiin. Muista hakea korttia ajoissa! Kortti on maksuton, ja sen saa suomen- tai ruotsinkielisenä. 

Kortin haltija saa em. maissa välttämätöntä sairaanhoitoa. Kukin maa antaa hoitoa oman lainsäädäntönsä mukaisesti. Kortin haltija saa palvelut samoin omavastuukustannuksin kuin kyseisen maan omat kansalaiset. Sairaanhoitoa voi saada esimerkiksi äkillisen sairaustapauksen sattuessa tai jos olemassa oleva krooninen sairaus vaatii välttämätöntä hoitoa. Säännökset eivät kata tilannetta, jossa oleskelun tarkoituksena on saada hoitoa. Jos hakeutuu sellaisen lääkärin tai sairaalan hoitoon, joka ei kuulu maan korvausjärjestelmän piiriin, joutuu maksamaan kaikki kustannukset itse.

Ota selvää kohdemaasi menettelyistä jo ennen matkaa. Lisätietoja saa kääntymällä kohdemaan sairausvakuutuslaitoksen puoleen.

Eurooppalaisella sairaanhoitokortilla ei saa korvausta sairastumisen tai onnettomuuden takia poikkeuksellisesta kuljetuksesta Pohjoismaiden ulkopuolelta Suomeen. Asianmukainen matkavakuutus korvaa tällaisia kustannuksia. Se korvaa myös lisämaksuja ja omavastuuosuuksia hoidosta.

Lisätietoa Kelan sivuilta.

Jos maahan vaaditaan opiskelijaviisumi ja oleskelulupa, sinun on hankittava ne itse. Opiskelijaviisumia varten tarvitaan yleensä hyväksymiskirje vaihtoyliopistosta ja muita asiakirjoja. Tarkista tarvittavat asiakirjat hyvissä ajoin kohdemaan suurlähetystöltä. Eräät vaihtoyliopistot tarjoavat apua viisumin hankkimiseen. Jos maalla ei ole suurlähetystöä Suomessa, sen viisumiasiat käsitellään toisessa maassa. Löydät lisätietoa aiheesta myös Suomen ulkoministeriön sivuilta. 

Myös EU-maihin menevät opiskelijat joutuvat usein hankkimaan oleskeluluvan. Lupa hankitaan yleensä paikallisilta viranomaisilta maahan saapumisen jälkeen.

Muista tehdä muuttoilmoitus! Voit tehdä tämän joko postitoimistossa tai Postin nettisivuilla. Jos asut AYY:n tai HOASin asunnoissa, voit alivuokrata huoneistosi vaihtosi ajaksi. Lisätietoa löydät järjestöjen nettisivuilta.

Voit olla yhteydessä Aalto-yliopistosta valmistuneisiin alumniagentteihin, jotka asuvat ympäri maailmaa. He haluavat tukea ja auttaa opiskelijoita kansainvälisellä kokemuksellaan. Katso globaalit alumniagentit täältä ja ota yhteyttä!