Ennen vaihtoa

Ennen vaihtojaksoasi sinun tulee palauttaa seuraavat dokumentit.

Sähköinen apurahalomake

Täytä sähköinen apurahalomake ARTSin Study Abroad -portaalissa, kun olet saanut virallisen hyväksyntäkirjeen vaihtokohteestasi. Lomake avataan portaaliin normaalisti toukokuussa/marraskuussa. Vaihtoon hyväksytyille opiskelijoille ilmoitetaan kun apurahalomake on avattu. Voit täyttää apurahalomakkeen vasta kun olet saanut virallisen hyväksyntäkirjeen vaihtokohteestasi. 

Liitä apurahalomakkeeseen kohdekorkeakoulusta saamasi virallinen hyväksyntäkirje (esim. sähköposti). 

Erasmus+ vaihtoon osallistuvien tulee myös liittää apurahalomakkeeseen allekirjoitettu Erasmus+ -apurahasopimus.

Tämän lisäksi Erasmus+ vaihtoon osallistujien tulee lisäksi täyttää

1. Sähköinen Erasmus+ Learning Agreement ARTSin Study Abroad portaalissa hyväksytettäväksi akateemiselle ohjaajallesi. Ohjeet toimitetaan sinulle kun Learning Agreementtisi on aktivoitu portaalissa.
   • Opintosuunnitelmasta tulee käydä ilmi vaihdossa suoritettavilla opinnoilla korvattavat ARTSin opinnot kurssikohtaisesti.
   • Mikäli opintosuunnitelmasi vaihtokohteessa ei ole vielä vahvistunut täytä lomake heti kun kurssivalikoimasi on varmistunut. 
   • Huom! Sähköistä Erasmus+ Learning Agreementiä ei voi korvata muilla lomakkeilla (pdf/word tms. dokumenttia ei hyväksytä).

Päivitetty opintosuunnitelma

Toimita päivitetty sähköinen Erasmus+ Online- tai kahdenvälinen learning agreement (opintosuunnitelma) hyväksytettäväksi ja allekirjoitettavaksi ARTSin akateemiselle ohjaajallesi mahdollisimman pian, jos alkuperäinen learning agreementille tekemäsi suunnitelma on muuttunut. Huom. Erasmus+ vaihtoon osallistuvien täytyy tehdä muutokset sähköiselle Erasmus+ Learning Agreement -lomakkeelle.

• Jos kurssisuunnitelmasi varmistuu vasta vaihdon alussa, toimita suunnitelma hyväksyttäväksi silloin.
• Jos kurssimuutoksiasi ei ole hyväksytty kirjallisesti, ei ole takuuta että vaihtokohteessa suorittamasi opinnot hyväksiluetaan ARTSin tutkintoosi.
• Hakuohjeita-sivulta voit tarkistaa mitä opintoja voit tehdä vaihdon aikana ja mitä asioita ottaa huomioon suunnitelmaa laatiessa.
• Varmista että suoritat vaaditun määrän opintopisteitä (vaihtoon osallistuvien tulee suorittaa opintoja seuraavasti: kandit: 30 op/lukukausi, maisterit: väh. 24 op/lukukausi, tohtoritaso: sovitaan erikseen akateemisen ohjaajan kanssa.)

Erasmus+ OLS-kielitesti

• Tee OLS-kielitesti ("Placement test") EU Academy -alustalla sillä kielellä, joka on päätyökielesi vaihtojaksosi aikana, jos haluat. Testi ei ole enää pakollinen vuosina 2020 - 2023 Erasmus+ vaihtoon osallistuneille.
  • Saat ohjeet testin tekemiseksi oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorilta sähköpostitse
  • Testin tekeminn vie n. 10-45 min., riippuen kielitaidon tasostasi
  • Kielitestin tuloksia ei välitetä kohdeyliopistolle, eikä se vaikuta vaihdon toteutumiseen millään tavalla
  • Kielitestin tehtyäsi voit halutessasi hyödyntää EU Academyn kieltenopiskelumateriaalia koko vaihtojaksosi ajan ja esimerkiksi tehdä kielitestejä muillakin kielillä kuin vaihtojaksosi työkielellä.

Lue myös Euroopan komission dokumentti Erasmus-opiskelijan oikeuksista ja vastuista.

Huomioithan myös että:

Opiskelija on sitoutunut noudattamaan vaatimuksia suoritettavien opintojen laajuuden suhteen. Opiskelija on velvollinen ottamaan selvää kurssivelvoitteistaan, kuten läsnäolovelvollisuudesta, vaihtokohteessaan heti lukukauden alettua. Mikäli opiskelijan suoritus jää vajaaksi hänen yrityksestään huolimatta (esimerkiksi kurssin reputtaminen) tai hänestä riippumattomista syistä (esimerkiksi kurssi peruuntuu) tulee hänen pyydettäessä pystyä osoittamaan siitä kirjallinen todiste, kuten viesti opettajalta tai hallintohenkilöltä.

Mikäli opiskelija laiminlyö vaihto-opintojensa hyväksyttämisen tai vaadittava opintosuoritus jää puutteelliseksi, se voi vaikuttaa paluuapurahan myöntämiseen ja joissain tapauksissa johtaa myös jo maksetun apurahan takaisinperintään.

Sivun alalaidasta löytyvä Opas vaihtoon lähteville (FI, päivitetty 4/2022) kertoo kattavasti vaihto-opinnoista.

Erasmus+-vaihto

Erasmus on Euroopan unionin vaihto-ohjelma, jonka kautta rahoitetaan korkeakouluopiskelijoiden opiskelua toisessa eurooppalaisessa korkeakoulussa. Ennen vaihtoa sinun tulee hoitaa seuraavat pakolliset Erasmus-ohjelman vaatimat dokumentit:

1. Learning Agreement / opintosuunnitelma
   • Laadi suunnitelma ennen vaihtoon lähtöä (Erasmus+ Learning Agreement). Lomakkeeseen merkitään vaihtokohteessa suoritettavat kurssit koodeineen, tasoineen ja laajuuksineen.
   • Toimita opintosuunnitelma kansainvälisiin opiskelijapalveluihin tarkistettavaksi.
   • Kopio hyväksytystä opintosuunnitelmasta (= opintosopimus) lähetetään skannattuna opiskelijan sähköpostiin.
   • Pyydä dokumenttiin allekirjoitus vaihtokoulusi koordinaattorilta.
   • Mikäli hyväksyttyyn opintosopimukseen tulee muutoksia joko kursseja valittaessa tai lukukauden aikana, tulee sinun ilmoittaa niistä heti sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
   • Ennen Suomeen paluuta päivitä muutokset opintosopimuksen kolmannelle sivulle Changes to Learning Agreement ja pyydä sekä alkuperäiseen learning agreementiin että muutoksiin paikallisen kansainvälisten asioiden koordinaattorin allekirjoitus.
   • Huom! Lopullisessa learning agreementissä tulee olla kaikkien kolmen osapuolen allekirjoitukset: 1 ) opiskelijan 2) kotiyliopiston ja 3) vaihtoyliopiston. 
2. Allekirjoitettu Erasmus-apurahasopimus (saat sen sähköpostitse vaihdon suunnittelijalta).
3. OLS-kielitesti ("Placement test"). Tee testi EU Academy -alustalla sillä kielellä, joka on päätyökielesi vaihtojaksosi aikana, jos haluat. Testin tekeminen ei toistaiseksi (v. 2023-24) ole pakollista, mutta hyvä mahdollisuus kaikille Erasmus+-vaihtoon lähteville.
   • Saat ohjeet testin tekemiseksi oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorilta sähköpostitse
   • Testin tekemiseen kuluu aikaa n. 10-45 min. riippuen kielitaidon tasostasi
   • Kielitestin tuloksia ei välitetä kohdeyliopistolle, eikä se vaikuta vaihdon toteutumiseen millään tavalla
   • Kielitestin tehtyäsi voit halutessasi hyödyntää EU Academyn kieltenopiskelumateriaalia koko vaihtojaksosi ajan ja esimerkiksi tehdä kielitestejä muillakin kielillä kuin vaihtojaksosi työkielellä.

Lue myös Euroopan komission dokumentti Erasmus-opiskelijan oikeuksista ja vastuista.

Kahdenväliseen vaihtoon lähtijät (Erasmus-ohjelman ulkopuoliset vaihdot eli bilateraaliset vaihdot)

1. Sähköinen opintosuunnitelma.
   • Linkki lähetetään sinulle kv-opiskelijapalveluiden toimesta ennen vaihtoa.
   • Lomakkeeseen merkitään suunnitellut opintojaksot.
   • Opinnot tarkistetaan kv-opiskelijapalveluissa ja hyväksyntä tai mahdolliset lisätietopyynnöt lähetetään opiskelijalle sähköpostitse.
   • Jos/kun hyväksyttyihin opintoihin tulee muutoksia vaihtosi aikana, sinun tulee hyväksyttää ne sähköpostitse[email protected]. 

Opiskelija on sitoutunut noudattamaan vaatimuksia suoritettavien opintojen laajuuden suhteen. Opiskelija on velvollinen ottamaan selvää kurssivelvoitteistaan, kuten läsnäolovelvollisuudesta, vaihtokohteessaan heti lukukauden alettua. Mikäli opiskelijan suoritus jää vajaaksi hänen yrityksestään huolimatta (esimerkiksi kurssin reputtaminen) tai hänestä riippumattomista syistä (esimerkiksi kurssi peruuntuu) tulee hänen pyydettäessä pystyä osoittamaan siitä kirjallinen todiste, kuten viesti opettajalta tai hallintohenkilöltä.

Mikäli opiskelija laiminlyö vaihto-opintojensa hyväksyttämisen tai vaadittava opintosuoritus jää puutteelliseksi, se voi vaikuttaa paluuapurahan myöntämiseen ja joissain tapauksissa johtaa myös jo maksetun apurahan takaisinperintään.

1. Täytät sähköisen lomakkeen, jolla kysytään mm. tilitietosi apurahan maksua varten. Lomake löytyy hakuportaalista nimellä Student Exchange 2nd phase form. Saat tarkemman aikataulun ja ohjeita omasta korkeakoulustasi sähköpostitse.
2. Palautat kohdeyliopistosta saamasi hyväksymiskirjeen omaan korkeakouluusi.

Näiden lisäksi Erasmus+-vaihtoon lähtijät palauttavat:

1. Allekirjoitettu Erasmus-apurahasopimus (saat sen omalta vaihdon koordinaattoriltasi)
2. OLS-kielitesti ("Placement test"). Tee testi EU Academy -alustalla sillä kielellä, joka on päätyökielesi vaihtojaksosi aikana, jos haluat. Testin tekeminen ei ole toistaiseksi pakollista (v. 2023-24), mutta hyvä mahdollisuus kaikille Erasmus+-vaihtoon lähteville.
   • Saat ohjeet testin tekemiseksi oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorilta sähköpostitse
   • Testin tekemiseen kuluu aikaa n. 10-45 min. riippuen kielitaidon tasostasi
   • Kielitestin tuloksia ei välitetä kohdeyliopistolle, eikä se vaikuta vaihdon toteutumiseen millään tavalla
   • Kielitestin tehtyäsi voit halutessasi hyödyntää EU Academyn kieltenopiskelumateriaalia koko vaihtojaksosi ajan ja esimerkiksi tehdä kielitestejä muillakin kielillä kuin vaihtojaksosi työkielellä.

Lue myös Euroopan komission dokumentti Erasmus-opiskelijan oikeuksista ja vastuista.

• Mikäli vaihtosi peruuntuu, tai sen kestoon tulee muutoksia, tulee sinun ottaa yhteyttä kotikorkeakouluusi.
• Vaihtoon hakiessasi olet sitoutunut noudattamaan vaatimuksia suoritettavien opintojen laajuuden suhteen. Olet velvollinen ottamaan selvää kurssivelvoitteista, kuten läsnäolovelvollisuudesta, vaihtokohteessaan heti lukukauden alettua. Mikäli et itsestäsi riippumattomista syistä saa suoritettua kohteessa riittävää määrää opintoja (esimerkiksi kurssi peruuntuu tai sairastut), tulee sinun pyydettäessä osoittamaan kirjallinen todiste tähän johtaneista syistä (viesti opettajalta/hallintohenkilöltä, lääkärin todistus tms.)
• Mikäli laiminlyöt vaihto-opintojen hyväksyttämisen tai vaadittava opintosuoritus jää puutteelliseksi, se voi vaikuttaa paluuapurahan maksamiseen ja joissain tapauksissa johtaa myös jo maksetun apurahan takaisinperintään.

Suosittelemme, että jokainen opiskelija tekee matkustusilmoituksen ulkoministeriöön. Hätätapauksessa tai kriisitilanteessa ulkoministeriö voi ottaa yhteyttä matkustusilmoituksen tehneisiin.

Ota myös selvää missä lähin Suomen konsulaatti / lähetystö sijaitsee. Mikäli kohdemaassa ei ole Suomen lähetystöä, hätätilanteessa myös muiden Pohjoismaiden lähetystöissä voi asioida.

Tallenna kännykkääsi ICE (In Case of Emergency) etuliitteellä puhelinnumero(ita). Sen asettaminen näkymään kännykän lukitusnäytölle on suositeltavaa.

Opiskelija on itse vastuussa matkojen ja asumisen järjestämisestä ja kustannuksista. Vastaanottava yliopisto tarjoaa usein apua asumisen järjestämiseen. Joissakin kohteissa asunto järjestetään kaikille vaihto-opiskelijoille ja joissakin vain avustetaan asunnon etsimisessä. Vaihtoraporteista löytyy tarkempaa tietoa kunkin yliopiston osalta.

Vakuutuksista huolehtiminen jää opiskelijan omalle vastuulle. Matkavakuutuksen ottamista suositellaan kaikkiin kohteisiin. Kannattaa ottaa suomalaisen vakuutusyhtiön matkavakuutus, joka kattaa vähintään edestakaisen matkan Suomesta vaihtoyliopistoon ja oleskelun perillä. Vakuutuksen pitäisi kattaa myös kustannukset, jotka aiheutuvat sairastuneen siirtämisestä Suomeen ja mahdollisen saattajan lähettämisen, sekä kustannukset, joita voi syntyä jos vaihtojakso keskeytyy tai peruuntuu (esim. pandemian tai muun kriisitilanteen johdosta); Aalto-yliopisto ei tue ylimääräisissä kuluissa, joita opiskelijalle saattaa aiheutua matkustamiseen (kotimaahan paluu), asumiseen tai omaisuuteen liittyen. Huom. Jossain kohteissa, esim. Pohjois-Amerikka, vaihtokoulu voi vaatia paikallisen vakuutuksen.

Suomi on solminut sosiaaliturvasopimuksia useiden maiden kanssa. Näihin sopimuksiin sisältyy yleensä myös yleislääkäritasoinen hoito. Tarkempia tietoja asiasta saat Kelasta. Pohjoismaihin et tarvitse erillistä sairaus- tai tapaturmavakuutusta, koska suomalainen sairausvakuutus kelpaa kaikissa Pohjoismaissa.

EHIC-kortti

Eurooppaan lähtijöiden kannattaa hankkia Eurooppalainen sairaanhoitokortti (EHIC). EHIC kortilla saat välttämätöntä sairaanhoitoa oleskellessasi EU- ja ETA-maissa ja Sveitsissä. Oikeus sairaanhoitoon osoitetaan eurooppalaisella sairaanhoitokortilla. Eurooppalaista sairaanhoitokorttia voivat hakea Kelan toimistoista kaikki Suomen sosiaaliturvaan kuuluvat henkilöt, jotka suunnittelevat mm. opiskelua EU- tai ETA-maahan tai Sveitsiin. Muista hakea korttia ajoissa! Kortti on maksuton, ja sen saa suomen- tai ruotsinkielisenä. 

Kortin haltija saa em. maissa välttämätöntä sairaanhoitoa. Kukin maa antaa hoitoa oman lainsäädäntönsä mukaisesti. Kortin haltija saa palvelut samoin omavastuukustannuksin kuin kyseisen maan omat kansalaiset. Sairaanhoitoa voi saada esimerkiksi äkillisen sairaustapauksen sattuessa tai jos olemassa oleva krooninen sairaus vaatii välttämätöntä hoitoa. Säännökset eivät kata tilannetta, jossa oleskelun tarkoituksena on saada hoitoa. Jos hakeutuu sellaisen lääkärin tai sairaalan hoitoon, joka ei kuulu maan korvausjärjestelmän piiriin, joutuu maksamaan kaikki kustannukset itse.

Ota selvää kohdemaasi menettelyistä jo ennen matkaa. Lisätietoja saa kääntymällä kohdemaan sairausvakuutuslaitoksen puoleen.

Eurooppalaisella sairaanhoitokortilla ei saa korvausta sairastumisen tai onnettomuuden takia poikkeuksellisesta kuljetuksesta Pohjoismaiden ulkopuolelta Suomeen. Asianmukainen matkavakuutus korvaa tällaisia kustannuksia. Se korvaa myös lisämaksuja ja omavastuuosuuksia hoidosta.

Lisätietoa Kelan sivuilta.

Jos maahan vaaditaan opiskelijaviisumi ja oleskelulupa, sinun on hankittava ne itse. Opiskelijaviisumia varten tarvitaan yleensä hyväksymiskirje vaihtoyliopistosta ja muita asiakirjoja. Tarkista tarvittavat asiakirjat hyvissä ajoin kohdemaan suurlähetystöltä. Eräät vaihtoyliopistot tarjoavat apua viisumin hankkimiseen. Jos maalla ei ole suurlähetystöä Suomessa, sen viisumiasiat käsitellään toisessa maassa. Löydät lisätietoa aiheesta myös Suomen ulkoministeriön sivuilta. 

Myös EU-maihin menevät opiskelijat joutuvat usein rekisteröimään EU-kansalaisen oleskeluoikeutensa kohdemaassa. Rekisteröityminen tulee tehdä paikallisviranomaisille oleskelun kestäessä yli 3 kuukautta.

Muista tehdä muuttoilmoitus! Voit tehdä tämän joko postitoimistossa tai Postin nettisivuilla. Jos asut AYY:n tai HOASin asunnoissa, voit alivuokrata huoneistosi vaihtosi ajaksi. Lisätietoa löydät järjestöjen nettisivuilta.

Voit olla yhteydessä Aalto-yliopistosta valmistuneisiin alumniagentteihin, jotka asuvat ympäri maailmaa. He haluavat tukea ja auttaa opiskelijoita kansainvälisellä kokemuksellaan. Katso globaalit alumniagentit täältä ja ota yhteyttä!