Etisk kanal

1. Varför grundades denna kanal vid Aalto? 
   
   ​​​​Vi vill att alla vid Aalto-universitetet ska kunna föra fram överträdelser de har noterat. Den nya visselblåsarlagen förutsätter även att organisationer såsom Aalto-universitetet har en intern rapporteringskanal där rapporter om upptäckta misstankar om överträdelser kan lämnas in.
2. ​​​​​​​Kan alla möjliga överträdelser rapporteras via denna kanal? 
   
   Ja. Via den etiska kanalen uppmuntrar vi till att i synnerhet rapportera
   
   - ekonomiska överträdelser, såsom lagstridighet i anknytning till offentliga upphandlingar och finansiella tjänster, överträdelser som rör stöd och bistånd, överträdelser som rör beskattning samt bedrägerier och korruption,
   
   - överträdelse av Europeiska unionens regler om konkurrens och statligt stöd
   
   - misstanke om givande eller mottagande av muta 
   
   - äventyrande av kemikaliesäkerhet, äventyrande av strålnings- och kärnsäkerhet eller övriga miljööverträdelser samt​​​​​​​taloudelliset 
   
   - allvarliga informationssäkerhets- eller dataskyddsincidenter eller försummelser. 
   
   Du kan rapportera också andra misstankar om övriga överträdelser mot universitetets etiska principer. I ärenden som rör osakligt bemötande och trakasserier, forskningsetik samt arbetssäkerhet förmedlas rapporterna för utredning i enlighet med utredningsprocesserna för ärendena i fråga.
3. Är jag garanterad ett svar om jag lämnat en rapport om överträdelse eller misstanke om överträdelse?
   
   Ja. Du får alltid ett svar om att din rapport har tagits emot. Svaret kan innehålla tilläggsfrågor, information eller anvisningar i anknytning till din rapport.
   
   Du meddelas även när behandlingen är avslutad. Den rapporterande personen får ändå inte nödvändigtvis information om följderna som rapporten har för föremålet för rapporten. I egenskap av arbetsgivare får universitetet inte exempelvis berätta om varningar eller andra arbetsrättsliga åtgärder för utomstående.
4. Vad innebär visselblåsarskydd?
   
   Med visselblåsarskydd avses det skydd som fastställs i visselblåsarlagen Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen 1171/2022 -FINLEX ® och förbudet mot repressalier för personer som rapporterar om vissa allvarliga överträdelser eller misstankar om överträdelser. När villkoren som fastställs i lagen uppfylls kan den rapporterande personens identitet skyddas i samband med den fortsatta behandlingen och förbudet mot repressalier i enlighet med visselblåsarlagen tillämpas på den rapporterande personen. Arbetsgivaren kan inte till exempel försämra anställningsvillkoren, avsluta den rapporterande personens anställningsförhållande eller permittera hen som en följd av rapporten.
5. Vad är de förutsättningar för at få visselblåsarskydd?
   
   Det finns tre allmänna förutsättningar för att få skyddet av rapporterande av personer som avses i visselblåsarlagen:
   
   1) den rapporterande personen har grundad anledning att tro att informationen om överträdelsen är korrekt
   
   2) informationen i fråga omfattas av lagens tillämpningsområde
   
   3) den rapporterande personen rapporterar om en överträdelse som upptäckts i samband med hens arbete.
6. Varför har jag inte visselblåsarskydd när jag rapporterar vilken överträdelse som helst?​​​​​​​
   
   Visselblåsarlagen är stiftad för att skydda personer som rapporterar bestämda överträdelser. Det har ansetts vara viktigt att rapportera dessa överträdelser för att förebygga hot och allvarlig skada som riktar sig mot allmänintresset.
   
   Aalto-universitetet har haft etiska principer (code of conduct) i bruk ända sedan 2017[BO1] . Enligt dem drabbar inga negativa konsekvenser personen som rapporterar om verksamhet som strider mot de etiska principerna så länge det handlar om en saklig anmälan. Det här innebär att den rapporterande personen vid tidpunkten för rapporteringen har grundad anledning att tro att informationen om överträdelsen är korrekt.
7. Innebär det en risk för mig om jag rapporterar ett ärende som inte omfattas av visselblåsarskyddet?
   
   Nej. Enligt Aalto-universitetets etiska principer drabbar inga negativa konsekvenser personen som rapporterar om verksamhet som strider mot de etiska principerna så länge det handlar om en saklig anmälan. Det här innebär att den rapporterande personen vid tidpunkten för rapporteringen har grundad anledning att tro att informationen om överträdelsen är korrekt.

8. Kan jag anonymt rapportera om misstankar om överträdelser via den etiska kanalen? 
   
   Vi vet att det kan kännas stressande att rapportera om problem trots att det är det rätta sättet att handla. Vi vill ändå uppmuntra till att rapportera missförhållanden med ditt eget namn. 

   Du kan alltid anonymt rapportera om misstankar om överträdelser via den nya etiska kanalen om det är fråga om 
   
   - ekonomiska överträdelser, såsom lagstridighet i anknytning till offentliga upphandlingar och finansiella tjänster, överträdelser som rör stöd och bistånd, överträdelser som rör beskattning samt bedrägerier och korruption
   - överträdelse av Europeiska unionens regler om konkurrens och statligt stöd
   - misstanke om givande eller mottagande av muta 
   - äventyrande av kemikaliesäkerhet, äventyrande av strålnings- och kärnsäkerhet eller övriga miljööverträdelser samt
   - allvarliga informationssäkerhets- eller dataskyddsincidenter eller försummelser. 

   Anonyma rapporter som rör osakligt bemötande, trakasserier eller forskningsetiska ärenden kan vi inte annat än i undantagsfall utreda baserat på anonyma rapporter.

9. Kan det medföra besvär för en oskyldig om någon gör en anonym anmälan om överträdelser eller misstanke om överträdelser? Hur kan detta förhindras?
   
   Enligt visselblåsarlagen är det straffbart att avsiktligen rapportera felaktig information och det kan leda till skadeståndsansvar. 
   
   I enlighet med Aalto-universitetets värderingar och sätt att agera tror vi även att varje aaltoit förstår att den etiska kanalen används när den rapporterande personen vid tidpunkten för rapporteringen har grundad anledning att tro att informationen om överträdelsen är korrekt.
   
   Utredningen som görs till följd av rapporten görs enligt de etiska principerna så att oberoende och objektivitet garanteras. Tiden för slutsatser och åtgärder är efter att saken utretts.

10. Kan jag lämna in utvecklingsförslag via den etiska kanalen? 

    Den etiska kanalen är inte ämnad för att ge utvecklingsförslag och inte heller för att reda ut eventuella meningsskiljaktigheter eller konfliktsituationer som uppstår i arbets- eller studiegemenskapen.

    Aalto-universitetet har många olika slags kanaler för respons och initiativ. Du hittar dem på www.aalto.fi, till exempel Avoin palaute ja aloitteet | Aalto-yliopisto (på finska). 

    De bästa kanalerna för att reda ut eventuella meningsskiljaktigheter eller konfliktsituationer som uppstår i arbets- eller studiegemenskapen hittar du här: Henkilöstön kokemaan häirintään ja epäasialliseen kohteluun puuttuminen | Aalto-yliopisto

11. Vem kan lämna rapporter via denna kanal (anställda, studerande, intressentgrupper osv.)?
    
    Alla medlemmar i universitetssamfundet kan lämna rapporter i Aalto-universitetets etiska kanal, inräknat personal, gäster, stipendieforskare och studerande. Även personer utanför samfundet kan lämna rapporter.

Aalto-universitetets dataskyddsmeddelande för anställda innehåller information om hur personuppgifter behandlas som en del av universitetets roll som arbetsgivare.  

Om rapporten har lämnats via den etiska kanalen det vill säga genom verktyget WhistleB för att få visselblåsarskydd följer här en närmare beskrivning av behandlingen av personuppgifterna 

Syftet med hanteringen av personuppgifterna 

Genom den etiska kanalen är det möjligt att lämna en rapport utan att ge identifierande uppgifter som sig själv. Om den rapporterande ger sina uppgifter eller lämnar en rapport om en annan person behandlas personuppgifterna för att identifiera eller reda ut verksamhet som avses i visselblåsarlagen eller som strider mot universitetets etiska principer, för att ledsaga en eventuell förundersökning av en myndighet samt för att följa upp utredningens skeden. 

Grunden till hanteringen av personuppgifter 

Personuppgifter behandlas i anslutning till rättsliga förpliktelser och med stöd av berättigat intresse som personuppgiftsansvarig. 

Rapporteringskanalen är samtidigt den interna rapporteringskanal som avses i lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen och ett sätt att övervaka universitetets etiska principer. Genom rapporteringskanalen är det möjligt att få central information om möjliga misstankar om överträdelser och reagera på dem i så rätt tid som möjligt.  

Behandlingen av personuppgifter kan även grunda sig på allmänt intresse eller vara ett led i Aalto-universitetets myndighetsutövning som personuppgiftsansvarig, när universitetet fullföljer avsikten med visselblåsarlagen eller utför sina andra offentliga uppdrag.

Den registrerades uttryckliga samtycke kan från fall till fall ligga som grund för behandling av personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter som behandlas och varifrån personuppgifterna hämtas 

Aalto-universitetet samlar in och behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att utreda fallet. 

Vid användning av den etiska kanalen sparas inga andra uppgifter i WhistleB än dem som den rapporterande personen själv lämnat. Den rapporterande personens IP-adress eller annan identifierande information sparas inte i systemet. 

När den rapporterande personen uppger sin identitet behandlas följande personuppgifter: namn, annan identifikationsuppgift och kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-postadress. 

Rapporter som lämnas i WhistleB kan innehålla personuppgifter som rör andra än den rapporterande personen såsom beskrivning av den misstänkta överträdelsen, uppgifter om personer i anknytning till överträdelsen och om deras verksamhet samt uppgifter om personer som kan tänkas ge mer information om ärendet. Rapporten kan även innehålla uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter. 

Uppgifter som behandlas kan även utgöras av personuppgifter för eventuella föremål för rapporten, till exempel namn och ställning i företaget. 

För berättigade handläggare av rapporterna behandlas följande personuppgifter: namn, kontaktuppgifter, logguppgifter om användning av systemet. 

Personuppgifterna som behandlas fås från rapporten samt informationskällorna som används i utredningen samt från förhör och vittnen i anknytning till utredningen. 

Personuppgifternas mottagare 

Personuppgifter behandlas vid Aalto-universitet i elektroniska system och tjänster för att utreda rapporterade fall. Aalto-universitetet använder externa tjänstepartner för att producera system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till giltiga tjänstepartner i den mån de deltar i att utföra åtgärder inom ramarna för ifrågavarande uppdrag. 

Om rapporten kräver närmare utredning och personuppgifter har getts i rapporten, kan personuppgifter överlämnas till organisationens utnämnda instans för interna utredningar. Tillgång till personuppgifterna är begränsad enligt arbetsuppgifter.

Vi överlämnar uppgifter till myndigheter enligt vad giltig lagstiftning tillåter och föreskriver, till exempel för att svara på begäran om information från myndigheter. 

Överföring av personuppgifter till tredjeländer 

Universitetet iakttar särskild noggrannhet vid överföring av personuppgifter till ett land utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte erbjuder dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Överföring av personuppgifter till länder utanför EU och EES sker i enlighet med de krav som anges i dataskyddsförordningen med utgångspunkt i till exempel beslut om adekvat skyddsnivå, standardavtalsklausuler eller andra skyddsåtgärder som är förenliga med dataskyddsförordningen.

Hur länge lagras personuppgifter

Personuppgifter lagras så länge som de behövs för det syfte för vilka de samlats in och behandlats eller så länge som förutsätts enligt lagstiftning och bestämmelser. Personuppgifter tillhörande personal och studerande vid Aalto-universitetet lagras i enlighet med de dataskyddsmeddelanden som de berörs av och i enlighet med Aalto-universitetets informationsstyrningsplan.

Som standard lagras rapporter och eventuellt personuppgifter relaterade till rapporten i 5 år efter utredningens slut. Om ärendet går till domstol och förfarandet i domstol kräver en längre lagringstid, kommer uppgifterna att lagras under den tid som domstolsförhandlingarna kräver. Omotiverade rapporter anonymiseras omedelbart om personlig information ges i rapporten. Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta för behandlingen av anmälan kommer att raderas utan onödigt dröjsmål.

Den registrerades rättigheter gällande personuppgifter

Les mer om dina rättigheter här:Dataskyddsmeddelanden | Aalto-universitetet  

Automatiserad beslutsfattande och profilering

Behandlingen av personuppgifter innebär inte automatiserat beslutsfattande och profilering görs inte utifrån personuppgifter.

Inverkan av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder 

Vi ansvarar för att dina personuppgifter skyddas i tillräcklig utsträckning i enlighet med lagstiftningen. Aalto-universitetet har för behandlingen av personuppgifter som en del av visselblåsarskyddet utfört den konsekvensbedömning som förutsätts av dataombudsmannens byrå för att garantera proportionaliteten samt effektiviteten hos skyddsåtgärderna som används i behandlingen av personuppgifter. 

Vi skyddar noggrant personuppgifter under hela deras livscykel genom att använda ändamålsenliga metoder för informationssäkerhet och dataskydd. Tillhandahållaren av den anonyma rapporteringskanalen använder informationssäkra servrar för att behandla personuppgifterna. Systemet WhistleB som används för den etiska kanalen sparar inte IP-adresser eller andra uppgifter som kan användas för att identifiera den rapporterande personen. Alla rapporter är krypterade och endast utnämnda personer kan bryta krypteringen. Tillgång till rapporterna är begränsad och handläggarna har tystnadsplikt. 

Vid Aalto-universitetet skyddar vi personuppgifter enligt vår dataskyddspolicy. Vi utbildar regelbundet våra anställda som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår personuppgifternas konfidentialitet och vikten av säker behandling. Vi väljer våra underleverantörer omsorgsfullt. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar. Vi informerar myndigheter och registrerade i enlighet med kraven i lagstiftningen. 

Personuppgiftsansvarig, ansvarsperson och kontaktuppgifter

Aalto-universitetet är personuppgiftsansvarig.

Ansvarsperson för registret är Kristiina Kemetter, .

Kontakta chefsjuristen Kristiina Kemetter om du har frågor om anmälningar som görs med WhistleB:s rapporteringskanal eller andra frågor i utredningsprocessen av misstänkt misshandel. 

Du kan också kontakta Aalto-universitetets dataskyddsombud med frågor och krav gällande behandling av personuppgifter: 

Anni Tuomela 
Telefonväxel: 09 47001 
E-postadress: [email protected]