The doctoral student agrees the date of the defence with the opponent and the custos. The date and time of the defence are then confirmed by the Doctoral programme committee of the School. This can happen in the same meeting where the permission for defence is granted or later, depending on the School.
Customarily the defence begins at 12 noon sharp and takes approximately 2 hours. The audience must enter the hall by 12 noon, but the repondent, opponent and custos enter at 12:15 sharp.
The public defence can take place
In case the defence is arranged remotely or in hybrid form, participation from all channels must be interactive (is must be possible for the participants to ask questions at the alloted time).
Language of the public defence confirmed by the Doctoral Programme Committee and is customarily Finnish, Swedish or English, depending on the language of the thesis and the languages spoken by the respondent and the opponent.
Doctoral student generally gives the Lectio Praecursoria (max. 20 minutes) in the language of the public defence.
The practical arrangements of the defence are the responsibility of the doctoral student. Some departments offer help with the arrangements.
Venue and invitations
General arrangements
The doctoral student is responsible for arranging and paying for any refreshments they might wish to offer to the audience after the defence. Catering can be ordered from the student restaurant of the building in question.
The department covers the opponent fee and their travelling and accomodation costs, if relevant.
The costs of the Karokka party are the responsibility of the doctoral student.
The restrictions on the number of event participants are lifted as of 14 February 2022. However, when events are organised, taking account of health security still remains important.
Principles (updated 10.3.2022)
The restrictions on the number of event participants are lifted as of 14 February 2022. However, when events are organised, taking account of health security still remains important.
Visitors may once again be received on campus when following the safety instructions.
Interactive online live stream (such as Zoom) from a defence held at the campus is not required anymore. However, it is still possible to arrange the whole public defence via Zoom or similar tools, together with or instead of a defence held at the campus.
To ensure health security, general hygiene requirements will stay in force. In other words, we will take care of good hand hygiene, maintain distances and do not come to campus if ill. Event organisers are responsible for the health security of the event. A separate security and hygiene plan is not required anymore.
You can use a face mask at your own discretion. It is still recommended to use a mask particularly in crowded public indoor spaces, and especially if you have not been fully vaccinated. Of course, you can wear a mask if this feels good to you.
You need to keep up to date with the guidelines as they are updated and adhere to them.
In the case the Covid-19 situation takes a turn for the worse and the authorities issue more restrictive guidelines, it is possible that Aalto University also has to adopt stricter instructions.
Before a remote public examination of a doctoral thesis
Please ensure well in advance that the space has the appropriate equipment.
Contact IT Services several days in advance to agree on IT support for the remote public examination by writing to [email protected].
Please take the time difference into consideration. If you need to start the event later or the remote connections do not work, making it necessary to postpone the public examination, inform the planning officer/coordinator of your doctoral programme.
The public display of the doctoral thesis will be arranged as an online display according to the updated degree regulations on doctoral education. This means that the summary and unpublished articles have to be displayed online for ten days. This PDF document containing the previously unpublished texts has to be accessible to users who have an Aalto username. In addition, the file must be made available for third parties upon request in accordance with the Act on the Openness of Government Activities (621/1999). The address for such requests is [email protected]. The event information on aalto.fi has to include a link to the online display and in case of online public examination the link to Zoom or Teams via which the public can participate the event. The public online display is not the same thing as archiving the doctoral thesis in the Aaltodoc publication archive.
The person organising the public examination of the doctoral thesis (the doctoral student or the department personnel as per the custom of the school) emails the programme of the public examination to the doctoral student, the opponent and the custos in advance to ensure the smooth running of the public examination.
The dress code should follow Aalto’s usual instructions, taking account of the formality and importance of the event. If necessary, the doctoral student will decide on the dress code.
In the case the travel arrangements for the opponent need to be cancelled, please directly contact Travel Services ([email protected]).
Online public examination
If the defence is held only online, an interactive online platform, such as Zoom or Teams, is to be used so that the event qualifies as a public event. As the Panopto software does not allow such interaction, it may not be used.
Further instructions on Zoom: https://www.aalto.fi/en/services/zoom-quick-guide
If you want to record the event, please remember to get permission from the opponent and the custos.
The doctoral student and the custos must be seated at a sufficient distance (2m) from each other. Hygiene has to be ensured. Test the conference phone in advance to ensure optimum sound quality. Do not come to the campus if you are ill.
Periaatteet (päivitetty 10.3.2022)
Tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujamäärien rajoitukset poistuvat 14.2.2022 alkaen.Tapahtumissa on edelleen tärkeää kiinnittää huomiota terveysturvallisiin järjestelyihin.
Vieraita on jälleen mahdollista ottaa vastaan kampuksella turvaohjeita noudattaen.
Kampuksella järjestettävää väitöstilaisuutta ei enää vaadita jakamaan vuorovaikutteisesti verkossa (esim. Zoom). On kuitenkin mahdollista järjestää koko julkinen väitös vuorovaikutteisesti verkossa (esim. Zoom-alustalla) joko kampuksella järjestettävän tilaisuuden rinnalla tai sen asemesta.
Terveysturvallisuuden varmistamiseksi noudatamme edelleen yleisiä hygieniavaatimuksia, eli huolehdimme käsihygieniasta ja riittävistä etäisyyksistä emmekä tule kampukselle sairaina. Tilaisuuden tai tapahtuman järjestäjä on vastuussa tilaisuuden terveysturvallisuudesta. Tilaisuuksia ja tapahtumia varten ei tarvitse enää tehdä erillistä turvallisuus- ja hygieniasuunnitelmaa.
Kasvomaskia voi käyttää oman harkinnan mukaan. Maskin käyttö kannattaa edelleenkin ruuhkaisissa julkisissa sisätiloissa etenkin, jos sinulla ei ole täyttä rokotesuojaa. Maskia voi tietenkin aina pitää, mikäli tämä tuntuu itsestä luontevalta.
On siis seurattava ohjeiden muuttumista ja toimittava niiden mukaan.
Jos koronatilanne pahenee jälleen ja viranomaiset kiristävät ohjeistuksiaan, on mahdollista, että joudumme palaamaan vielä tiukempiin ohjeistuksiin.
Toiminta ennen etäväitöstä
Tila ja sen varustus on tarkistettava hyvissä ajoin etukäteen.
IT-tuki väitöstilaisuuksille on sovittava hyvissä ajoin (päiviä) etukäteen: [email protected].
Huomioi mahdollinen aikaero etäyhteyden suunnittelussa. Mikäli väitöstilaisuuden kellonaikaa joudutaan siirtämään tai syystä tai toisesta väitöstilaisuus ei onnistu etäyhteyden kautta ja siksi jo sovittua väitöstilaisuutta joudutaan siirtämään, tulee olla yhteydessä oman tohtoriohjelman suunnittelijaan/koordinaattoriin.
Väitöstilaisuutta edeltävä riiputus toteutetaan päivitetyn tohtorintutkintosäännön mukaan verkkoriiputuksena. Verkkoriiputus tarkoittaa väitöskirjan yhteenveto-osan lisäksi myös julkaisemattomien artikkelien riiputtamista 10 päivän ajan. Tämä pdf-dokumentti, jossa on mukana aikaisemmin julkaisemattomatkin tekstit, on saatavissa Aallon sisällä aalto-tunnuksilla ja ulkopuolisille julkisuuslain sääntöjen mukaan pyydettäessä sähköpostitse [email protected] Tapahtumatiedotteisiin lisätään linkki verkkoriiputukseen ja tarvittaessa Zoom- tai Teams-linkki, jonka kautta yleisö pääsee osallistumaan väitöstilaisuuteen. Verkkoriiputus on eri asia kuin aaltodoc:iin arkistoiminen.
Tilaisuuden järjestäjä (väittelijä/ laitoksen edustaja eri korkeakoulujen käytänteiden mukaan) toimittaa etukäteen väitöstilaisuuden ohjelman sähköpostitse väittelijälle, vastaväittäjälle ja kustokselle, jotta tilaisuus etenee jouhevasti.
Pukeutuminen ohjeistetaan edelleen Aallon ohjeiden mukaan tilaisuuden merkittävä luonne huomioiden, tarvittaessa väittelijän valinnan mukaan.
Mikäli vastaväittäjälle jo varattuja matkoja joudutaan perumaan, olettehan yhteydessä ensisijaisesti matkapalveluihin ([email protected])
Toiminta etäväitöksen aikaan
Etänä järjestettävässä väitöstilaisuudessa on edelleen käytettävä vuorovaikutteista alustaa (esimerkiksi Zoom tai Teams), jotta tilaisuus täyttää julkisuusvaatimuksen. Panopto ei mahdollista vuorovaikutuksellisuutta eikä siksi ole käytettävissä.
Zoom-ohjeita: https://www.aalto.fi/en/services/zoom-quick-guide. Jos haluat tallentaa tilaisuuden, muista hankkia lupa vastaväittäjältä ja kustokselta.
Väittelijä, kustos ja mahdolliset vieraat istuvat riittävällä etäisyydellä toisistaan (2 metriä). Hygieniasta on huolehdittava. Konferenssipuhelimen kuuluvuus tulee tarkistaa etukäteen. Kampukselle ei saa tulla sairaana.
Riktlinjer (uppdaterad 10.3.2022)
Begränsningarna gällande antalet deltagare i evenemang och tillställningar upphör att gälla från och med 14.2.2022. Vid evenemang är det fortsättningsvis viktigt att beakta hälsosäkerheten.
Det är nu tillåtet att ta emot gäster på campus med säkerhetsanvisningarna i beaktande.
Disputationer som ordnas på campus behöver inte längre delas interaktivt på nätet (till exempel via Zoom). Det är dock möjligt att ordna hela den offentliga disputationen interaktivt på nätet (till exempel via Zoom), antingen parallellt med tillställningen på campus eller i stället för den.
För att trygga hälsosäkerheten följer vi fortsättningsvis allmänna hygienkrav, vi är alltså noga med handhygienen, håller tillräckliga avstånd och kommer inte sjuka till campus. Vid tillställningar och evenemang är arrangören ansvarig för hälsosäkerheten. Evenemang och tillställningar kräver inte längre en separat säkerhets- och hygienplan.
Du kan använda munskydd efter eget omdöme. Användning av munskydd rekommenderas fortfarande i offentliga inomhusmiljöer där det kan uppstå trängsel, i synnerhet om du inte är fullvaccinerad. Du kan givetvis alltid bära munskydd om det känns bra för dig.
Håll dig uppdaterad om anvisningarna och följ dem.
Om coronaläget försämras och myndigheterna inför strängare begränsningar är det möjligt att vi måste återgå till strängare restriktioner.
Att göra innan disputationen på distans
Kontrollera lokalen och tillhörande utrustning i god tid på förhand.
Kom överens om IT-stöd för disputationen i god tid (flera dagar i förväg): [email protected].
Beakta eventuella olika tidszoner när du planerar distansgenomförandet. Ta kontakt med ditt eget doktorandprograms planerare/koordinator om disputationen av någon orsak måste flyttas eller om det av någon orsak inte går att hålla den på distans, vilket i sin tur leder till att en redan fastslagen disputation måste flyttas.
Spikningen som sker innan själva disputationen genomförs elektroniskt enligt den uppdaterande examensstadga för doktorandutbildningen . E-spikningen innebär att avhandlingens sammandrag och även opublicerade artiklar spikas upp för en period på 10 dagar. Detta pdf-dokument som även inkluderar tidigare opublicerade texter är tillgängligt inom Aalto med Aaltos inloggningsuppgifter och utanför Aalto per e-post på begäran, i enlighet med offentlighetslagen [email protected]. Evenemangsinformationen ska inkludera en länk till e-spikningen och till Zoom eller Teams för att publiken ska kunna delta i disputationen. E-spikning är inte samma sak som arkivering i aaltodoc.
Tillställningens arrangör (disputand/representant för institutionen, enligt högskolans praxis) skickar på förhand disputationens program till disputanden, opponenten och kustosen per e-post, så att allt ska löpa smidigt.
Klädkoden är den samma som under normala förhållanden och följer Aaltos anvisningar, vikten av tillställningen och vid behov disputandens val ska beaktas.
Ta i första hand kontakt med resetjänsterna ifall opponentens redan reserverade resor måste ställas in ([email protected])
Under disputationen på distans
En plattform som möjliggör interaktion måste användas för disputationen på distans (till exempel Zoom eller Teams) så att disputationen uppfyller kraven på offentlighet. Panopto är därför inte ett alternativ.
Anvisningar för Zoom: https://www.aalto.fi/en/services/zoom-quick-guide. Kom ihåg att be om lov av opponenten och kustosen om du vill spela in tillställningen.
Disputanden, kustosen och eventuella gäster ska hålla tillräckliga avstånd (2m). Beakta hygienen. Kontrollera konferenstelefonens hörbarhet på förhand. Kom inte sjuk till campus.
Each School has also their own specific instructions for the public defence and the post-doctoral party, which are academic events following the traditions of each field. These include e.g. protocol/proceedings of the defence, roles of the opponent and the custos, dress code and traditions related to the "karonkka", ie. post-doctoral party.
Doctoral education services support doctoral students, supervising professors, thesis advisors and doctoral programme directors in matters related to doctoral studies. Doctoral education services belong to Learning Services.