Sali ja kutsut

• Varaa tai varmista että väitöstä varten on varattu sali ja valmistautumistila (yleensä varauksen kesto on 10:00-16:00, jotta aikaa jää valmisteluihin). Pyydä apua laitokseltasi tai vastuuprofessoriltasi.
• Hyvissä ajoin etukäteen tarkista, että esityksesi tekniikka toimii salissa. Jos tarvitset apua, ole yhteydessä rakennuksen aulapalveluihin. Voit myös varata IT- tai AV-apua IT-palveluista osoitteesta [email protected] (tee varaus useita päiviä ennen väitöstä). 
• Sovi kustoksesi kanssa etukäteen miten toimitaan, jos tilaisuudessa on teknisiä ongelmia. On suositeltavaa, että paikalla on sovittu apuhenkilö, joka voi tarvittaessa esimerkiksi lähteä hakemaan apua.
• Voit kutsua haluamiasi vieraita väitöstilaisuuteen, esimerkiksi muita aiheen tai alan asiantuntijoita, esitarkastajasi, ohjaajasi, perhettäsi, ystäviäsi jne.
• Korkeakoulusi huolehtii väitöstiedotteen julkaisemisesta aalto.fi-sivulla.
• Salikyltit: Rakennuksesta riippuen, voit joko lähettää rakennuksen aulapalveluille A4-kokoisen kyltin (XX:n väitöstilaisuus, pvm, sali), jonka he asettavat salin ulkopuolelle, tai lähettää samat tiedot asetettavaksi rakennuksen videonäytöille (Ekonominaukio 1).

Yleiset järjestelyt

• Tutustu korkeakoulusi väitösprotokollaan ja pukukoodiin, löydät linkit alta kohdasta Korkeakoulujen väitösprotokollat ja ohjeet karonkkaan
• On tavanomaista, että väittelijä tarjoaa yleisölle virvokkeita väitöstilaisuuden päätteeksi. Virvoketarjoilun järjestelyt ja kustannukset ovat väittelijän vastuulla. Valtaosassa kampuksen rakennuksista on ravintola, jolta tarjoilut voi halutessaan tilata. 
• Suosittelemme, että järjestät väitöstilaisuuteesi apuhenkilön auttamaan käytännön järjestelyistä, kuten hoitamaan viime hetken käytännön ongelmia, järjestelemään virvokkeita (jos et ole tilannut niitä ravintolasta) ja esimerkiksi jakamaan osallistujille yleisöetiketin (saatavilla ARTSille).
• Huolehdi karonkan järjestelyistä.

• Ole yhteydessä IT-palveluihin osoitteessa [email protected] useita päiviä ennen väitöstäsi ja sovi IT-tuesta etäväitökseen.
• Huomaathan, että sinulla tulisi olla joku apuhenkilö vahtimassa Zoomia väitöksesi aikana, itsesi ja kustoksen lisäksi. IT-palvelut voivat pääasiassa auttaa vain ennen väitöstä ja sen alussa, eivät päivystää koko väitöksen ajan Zoomissa. Voit pyytää esimerkiksi tohtoriopiskelijakollegaasi auttamaan.
• Tutustu IT-palveluiden etäväitösten Zoom-ohjeeseen ja Zoom-pikaoppaaseen
• Toimita väitöstilaisuutesi Zoom-linkki tohtoriohjelmaasi mahdollisimman pian, vähintään 15 päivää ennen väitöstilaisuutta.
• Kustos on vastuussa väitöstilaisuuden yleisön ohjeistamisesta väitöksen aikana. Kustoksen tulee kehottaa osallistujia pitämään mikrofoninsa äänettöminä ja kameransa suljettuna koko väitöksen ajan, elleivät he halua pyytää puheenvuoroa sille varattuna aikana.

Tohtoriopiskelija maksaa ja järjestää virvokkeet, jotka haluaa mahdollisesti tarjota yleisölle. Tarjoilut voi tilata rakennuksen opiskelijaravintolasta.

Laitos maksaa vastaväittäjän palkkion ja tarvittaessa heidän matka- ja majoituskustannuksensa.

Tohtoriopiskelija maksaa karonkan kustannukset.