Services

Records Management Plan TOS

IN EDITING Aalto University Records Management Plan (tiedonohjaussuunnitelma) TOS is a set of guidelines for registration, handling, and retention of Aalto University's documents and comparable data. The Records Management Plan contains detailed information on handling, registration, publicity and retention of University's documents and data.
Otaniemi kampus ilmakuva

The Records Management Plan meets the requirements set for officials by the Archives Act (831/1994) for an archive formation plan and also guides information that is stored in the University's electronic document and records management system (SAHA), while ensuring that the retention schedule is in accordance with good data management practice (Act on the Openness of Government Activities 621/1999).

Maintenance of the Records Management Plan is responsibility of the University's records management services. The Records Management Plan has been prepared together with the University's service organisations and process owners and any changes are agreed in cooperation with the owners of the processes.

The services are responsible for the retention of their own materials in a manner consistent with the Records Management Plan - either data stored in operative systems or documents stored in SAHA/other system indicated in TOS. Services are also responsible for delivering documents to the University Registry Office ([email protected]) to be stored in SAHA for long term or permanently.

Under a decision made by the Provost on 9 February 2016 the Aalto University Records Management Plan is applied retroactively to all material collected in accordance with the Records Management Plan from 1 January 2010 and to the extent that it is applicable, also to materials of the founding universities.

00. Strategy, management, and operative activities of Aalto University

Asiaryhmä Asiaryhmän sisältö Asiaryhmän numero
Legislative guidance and administrative governmental information   00.00
Strategic planning, goals Strategy, planning and operational goals, preparation of strategic measures, strategy discussions, negotiations between Aalto and MEC, granting funding 00.01
Operative planning and resourcing Economic planning and monitoring university activities, applying for special grants and awards for the university's operative activities 00.01.02
Organisational changes Deciding on the founding, shutting down, changing, and changing the name of the University, its schools, and other units, activities, or their equivalent. 00.01.03
Operational evaluations Annual report and closing of the accounts, following the strategy implementation, statistics, internal and external evaluations and accreditations, international rankings, the quality system, feedback from MEC. 00.01.05
University rules, directions, and instructions The constitution of the Aalto University Foundation, by-laws and regulations, instructions and regulations of the various services: learning services, research services, HR, finances, ITS and others. 00.01.06
University cooperation and agreements University cooperation and agreements. Includes cooperative agreements. 00.01.07
Societal activities Giving statements, representing the University in cooperative bodies 00.01.08
Delegation of powers Delegating the powers of the University and its schools, organising elections, selection and composition of the bodies, signature and approval practices 00.02
University level bodies' decision-making   00.03
School and departmental level bodies' decision-making   00.04

 

01. Yliopiston yhteisten peruspalveluiden järjestäminen

Asiaryhmä Asiaryhmän sisältö Asiaryhmän numero
HR-palvelut Työehdoista sopiminen; tehtävien perustaminen, täyttö ja vapautuminen; akateemisilla urilla eteneminen; akateemiset arvonimet; palvelussuhteiden hallinta; palkanmaksu; matkustaminen; työterveyshuolto; työhyvinvointipalvelut; työsuojelu; palkitseminen; henkilöstökoulutus; yhteistoimintaneuvottelut; tasa-arvoasiat; opettajien ja tutkijoiden vaihto-ohjelmat; luottamusmiestoiminta 01.00
Talouspalvelut Verot; kirjanpito; omaisuuden hallinta; hankinnat; vakuuttaminen; rahastot ja apurahojen myöntäminen 01.01
Oikeudelliset asiat Rikostapaukset; riita-asiat; hallinto-oikeudelliset asiat; työoikeudellinen kuuleminen; kantelut; kurinpito; rekisteritietojen tarkistaminen; tietopyynnöt; tietosuojarikkomukset 01.02
Kiinteistötoimi ja tilapalvelut Valmiussuunnittelu ja paloturvallisuus; kiinteistö-omaisuuden hallinta; rakennusten käyttö; kampussuunnittelu 01.03
IT-palvelut Yliopiston kokonaisarkkitehtuuri, tietoturva-asiat 01.04
Viestintä-, markkinointi- ja tapahtumapalvelut Brändinrakentaminen ml. yliopiston omat tavaramerkit; sisäinen ja ulkoinen viestintä, verkkoviestintä; tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen; av-aineiston käytöstä sopiminen 01.05
Kokoelma- ja julkaisutoiminta Kirjastopalvelut; julkaisutoiminta; asiakirjahallinta ja pysyvästi säilytettävät arkisto- ja esinekokoelmat 01.06
Alumnisuhteiden edistäminen ja ylläpito   01.07

 

02. Oppimispalvelut

Asiaryhmä Asiaryhmän sisältö Asiaryhmän numero
Opiskelijavalinta Perusteet ja kriteerit; hakeminen, valintakokeet ja opiskelijaksi hyväksyminen; opinto-oikeuden muutokset ja opintojen hyväksilukeminen 02.00
Opetuksen suunnittelu, opiskelijan ohjaus ja opintososiaaliset asiat Opetuksen aikataulu ja suunnittelu; opiskelijan opiskelun suunnittelu; opintopsykologin ja urapsykologin palvelut; yritystapahtumat opiskelijoille; ylioppilaskunta-asiat; opiskelijan epäasiallista käyttäytymistä koskevat selvitykset 02.01
Opetuksen järjestäminen ja opintosuoritukset Ilmoittautuminen ja osallistuminen; opintosuoritukset; oikaisupyyntöprosessi; opetusaineistot; opintojen hyväksilukeminen 02.02
Tutkinnon myöntäminen ja muut todistukset Opinnäytteiden ohjaaminen ja hyväksyminen; oikaisunhakuprosessi; myönnetyt todistukset 02.03
Opiskeluajan taloudellinen tukeminen Lukuvuosimaksut ja muut opinnoista perittävät maksut 02.04
Koulutus- ja yliopistoyhteistyöhankkeet ja -sopimukset Kotimainen ja kansainvälinen koulutus ja yliopistoyhteistyö opintoasioissa; maksullinen sopimuskoulutus; opetuksen ja oppimisen hankkeet; opintoprojektit; opetusaineistoihin liittyvät immateriaalioikeudet 02.05
Hyvän tieteellisen käytännön loukkausepäilyt   02.06
Opiskelijaliikkuvuuden ja työharjoittelun järjestäminen Opiskelijavaihto-ohjelmat; kotimainen ja kansainvälinen työharjoittelu 02.07
Opintoasioiden kyselyt ja tilastoiminen   02.08
Täydennyskoulutus Tuettu täydennyskoulutus; työvoimakoulutus; yliopistopedagoginen koulutus 02.09

 

03. Tutkimus- ja innovaatiopalvelut

Asiaryhmä Asiaryhmän sisältö Asiaryhmän numero
Tutkimuksen tukipalveluiden toteuttaminen Yhteisrahoitteinen tutkimus; maksullinen palvelutoiminta; tutkimusyhteistyö 03.01
Innovaatiopalvelut Immateriaalioikeudet; tavaramerkit; yrittäjyyspalvelut 03.02
Yritysyhteistyö Kumppanuuksien tukeminen 03.03
Tutkimuseettinen ennakkoarviointi   03.04
This service is provided by:

Archive and Registry Services

Did you find what you were looking for? If not, please contact us.
  • Published:
  • Updated:
Share
URL copied!