Esitarkastus
Aloita tästä
Tutustu ensin Arviointi ja valmistuminen -sivulla esitettyihin esitarkastusprosessin vaiheisiin ja väitöslupaan johtavan prosessin muistilistaan. Lue sen jälkeen alla oleva yksityiskohtainen selostus esitarkastusprosessista.
Mitä esitarkastusprosessin aikana tapahtuu?
Prosessia koskevat viralliset päätökset tekee korkeakoulusi tohtorikoulutusneuvosto (TKN).
- Tohtoriopiskelija viimeistelee väitöskirjan käsikirjoituksen. Katso lisätietoja ja ohjeita. Kirjoituspohjat ovat ladattavissa Unigrafian sivulta. Lisäohjeita löydät täältä.
- Vastuuprofessori vahvistaa, että käsikirjoitus on valmis esitarkastukseen.
- Tohtoriopiskelija tekee esitarkastushakemuksen.
- Vastuuprofessori tekee esityksen kahdesta esitarkastajasta, jotka ovat käytettävissä, esteettömiä ja ovat antaneet suostumuksensa tehtävään.
-
TKN päättää väitöskirjan lähettämisestä esitarkastukseen ja nimittää kaksi esitarkastajaa.
• Tohtoriohjelma tiedottaa kaikkia osapuolia TKN:n päätöksestä ja lähettää tarvittavan väitöskirjaan liittyvän materiaalin esitarkastajille.
• Tohtoriopiskelija ei saa olla yhteydessä esitarkastajiin esitarkastusvaiheen aikana.
- Esitarkastajat toimittavat lausuntonsa tohtoriohjelmalle.
- TKN päättää väitösluvasta esitarkastajien lausuntojen perusteella. Tohtoriopiskelijalla on oikeus toimittaa virallinen kirjallinen vastine.*
Väitöslupa toimii myös julkaisulupana – voit lähettää väitöskirjan painoon vasta, kun sinulle on myönnetty väitöslupa. Huomioithan myös, ettet voi aloittaa julkaisuprosessia ennen kuin TKN on vahvistanut vastaväittäjän ja kustoksen nimet sekä väitöspäivä, sillä nämä tiedot tulee olla painettuna väitöskirjassa. Tarkista myös, mitä muutoksia voit tehdä käsikirjoitukseen sen jälkeen, kun olet jättänyt sen esitarkastukseen.
*Voit toimittaa virallisen kirjallisen vastineen esimerkiksi silloin, kun esitarkastaja on ymmärtänyt väitöskirjasi keskeisen sisällön merkittävästi väärin ja lausunnossa on olennaisia virheitä, joilla voi olla vaikutusta TKN:n päätökseen väitösluvan myöntämisestä. Toimita virallinen vastine ennen TKN:n päätöstä.
Näin viimeistelen väitöskirjani esitarkastusta ja julkaisua varten
Ohjeet tohtoriopiskelijoille väitöskirjan käsikirjoituksen valmisteluun esitarkastusta ja julkaisua varten
Miten valmistaudun ja haen esitarkastukseen?
Jätä hakemuksesi verkossa Webropol-alustalla.
Liitä verkkolomakkeelle:
- Esitarkastushakemus:
Allekirjoitettu väitöskirjan esitarkastus- ja väittelylupahakemus (PDF), sisältäen vastuuprofessorisi allekirjoituksen ja esityksen esitarkastajiksi.
Lomake saatavilla sivulla Lomakkeet tohtoriopiskelijoille. - Väitöskirjan käsikirjoitus:
Katso ohjeistus käsikirjoitukseen vaaditusta sisällöstä ja rakenteesta.
Jos käsikirjoitus sisältää paljon kuvamateriaalia ja tiedostokoko on iso, voit toimittaa sen Funet FileSender-palvelun kautta. Tohtoriohjelma toimittaa käsikirjoituksen esitarkastajille sähköisenä versiona.
SCI: Käsikirjoituksen voi myös lähettää osoitteeseen doctoral-sci-elec@aalto.fi korkeintaan viikon sisällä esitarkastushakemuksen määräpäivästä. - Abstrakti, julkaisulista ja tekijän osuuden kuvaus yhtenä PDF-tiedostona (BIZ: contribution model)
- Esitarkastajien CVt ja julkaisulistat (pyydä nämä vastuuprofessoriltasi)
Ks. ohjeet vastuuprofessoreille esitarkastajien valitsemiseen ja heidän jäävittömyyteensä liittyen - Vastuuprofessorin perustelut esitetyille esitarkastajille (BIZ & ELEC: pakollinen vaatimus)
- ARTS: Jos väitöskirjasi sisältää taiteellisia osia, liitä niiden dokumentaatio, ellet ole toimittanut sitä tohtoriohjelmaasi aiemmin.
- Jossain tapauksissa (esim. Cotutelle) saatetaan vaatia myös muita liitteitä, tarkista nämä verkkolomakkeen lopusta (Webropol).
Katso alempaa tarkemmat ohjeet väitöskirjan viimeistelyyn ja abstraktin, julkaisulistan sekä tekijän osuuden kuvauksen tekemiseen.
* Jos sinä tai vastuuprofessorisi ette voi allekirjoittaa/skannata esitarkastushakemusta, voit myös lähettää sen omasta Aalto sähköpostistasi tohtoriohjelmasi Tohtorinkoulutuspalveluihin (liitä vastuuprofessorisi viestin vastaanottajaksi ja pyydä häntä vahvistamaan hakemus sähköpostitse).
Jos sinulla on kysyttävää tämän sivun ohjeista, löydät korkeakoulusi yhteistiedot alta. Käytä samaa osoitetta väitöskirjasi käsikirjoituksen lähettämiseen Funet FileSender-palvelun kautta, jos tiedosto on liian iso Webropol-lomakkeeseen liitettäväksi.
ARTS
Ota yhteyttä: doctoral-arts@aalto.fi
ARTS tärkeät päivämäärät
BIZ
Ota yhteyttä: doctoralprogramme-biz@aalto.fi
BIZ tärkeät päivämäärät
CHEM
Ota yhteyttä: sirje.liukko@aalto.fi
CHEM tärkeät päivämäärät
ELEC
Ota yhteyttä: emma.holmlund@aalto.fi
ELEC tärkeät päivämäärät
ENG
Ota yhteyttä: ritva.viero@aalto.fi
ENG tärkeät päivämäärät
SCI
Ota yhteyttä: suvipilvi.kotipelto@aalto.fi & doctoral-sci-elec@aalto.fi
SCI tärkeät päivämäärät
Esitarkastajien lausunnot ja väittelylupa
Kun saat esitarkastajiesi lausunnot, on hyvä tietää, että kullakin korkeakoululla on esitarkastajien lausuntoja koskevia linjauksia ja ohjeet siitä miten väittelylupa myönnetään lausuntojen perusteella.
Esitarkastajilla on puolitoista (1,5) kuukautta aikaa antaa lausuntonsa.
Muutokset ja korjaukset
- Esitarkastajan lausunto voi sisältää korjaus- ja parannusehdotuksia.
- Jos tohtoriopiskelija tekee väitöskirjaansa muutoksia esitarkastuksen pohjalta, hänen tulee lähettää yksityiskohtainen korjausraportti Tohtorinkoulutusneuvoston sihteerille. Korjausraportin tarkoitus on vastata esitarkastajien lausunnoissaan mahdollisesti esittämiin korjausvaatimuksiin tai -ehdotuksiin.
- Viittaa korjausraportissa käsikirjoituksen sivunumeroihin tai osoita muutetut kappaleet/osiot jollain muulla tapaa, jotta Tohtorinkoulutusneuvoston jäsenet voivat halutessaan tarkistaa tehdyt muutokset.
Vähäiset tai merkittävät korjaukset
- Jos vaaditut muutokset tai korjaukset ovat vähäisiä, vastuuprofessori on vastuussa siitä, että tohtoriopiskelija tekee vaaditut muutokset ja korjaukset. Vähäiset muutokset voivat sisältää vaatimuksen kohtuullisella työllä hankittavasta lisäaineistosta tai lisäperehtymisestä tutkimuskirjallisuuteen.
- Jos jommankumman esitarkastajan vaatimat muutokset tai korjaukset ovat merkittäviä, järjestetään toinen esitarkastuskierros sen jälkeen, kun tohtoriopiskelija on tehnyt vaaditut korjaukset ja muutokset. Merkittäviin muutoksiin ja korjauksiin voi edellä mainittujen lisäksi sisältyä tutkimusasetelman muokkaamista sekä perustelujen ja päätelmien kehittämistä.
- Toisella esitarkastuskierroksella käsikirjoituksen voi tarkistaa joko toinen tai molemmat esitarkastajista, riippuen ensimmäisen kierroksen lausunnoista. Jos esitarkastaja esittää merkittäviä muutoksia ja on valmis tarkastamaan korjatun käsikirjoituksen, se voidaan lähettää hänelle ilman Tohtorinkoulutusneuvoston päätöstä. Tässä tapauksessa vastuuprofessorin on vahvistettava, että korjattu versio on valmis, ja Tohtorinkoulutusneuvoston sihteeri lähettää sen esitarkastajille. Jos on tarpeen nimittää uusia esitarkastajia, Tohtorinkoulutusneuvosto päättää vastuuprofessorin esityksestä siitä, miten toinen esitarkastuskierros järjestetään.
- Toinen esitarkastuskierros voi yleensä alkaa aikaisintaan 3kk ensimmäisen kierroksen jälkeen ja viimeistään 12kk sen jälkeen. Jos tohtorikoulutettava tarvitsee yli 12kk korjausten tekemiseen, asia raukeaa ja esitarkastusprosessi alkaa uudelleen esitarkastajien nimittämisestä, ellei Tohtorinkoulutusneuvosto päätä toisien, johtuen epätavallisista olosuhteista.
- Jos toisen esitarkastuskierroksen esitarkastaja(t) ei(vät) ole sama(t) kuin ensimmäisellä kierroksella, vastuuprofessorin tulee antaa perustelut esittämilleen henkilöille. Perustelut voivat olla esimerkiksi että ensimmäisen kierroksen esitarkastajat eivät ole käytettävissä, käsikirjoituksen aihe on muuttunut tai että tarkastukseen tarvitaan eri tyyppistä asiantuntemusta.
Jos esitarkastaja esittää väittelyluvan epäämistä
- Jos käsikirjoituksessa on vakavia puutteita tutkimuksen laadussa ja/tai tutkimusetiikassa, esitarkastajan tulee esittää, että väittelylupa evätään.
- Jos yksi tai useampi esitarkastaja esittää luvan epäämistä, tohtoriopiskelijalla on oikeus keskeyttää arviointiprosessi. Prosessin keskeyttäminen tarkoittaa, että Tohtorikoulutusneuvosto ei käsittele esitarkastajien esityksiä, ja että esitarkastusprosessi raukeaa. Esitarkastusprosessi keskeytetään ilmoittamalla asiasta Tohtorinkoulutusneuvoston sihteerille kirjallisesti (esim. sähköposti).
- Jos prosessi keskeytetään, mutta tohtoriopiskelija haluaa jatkaa väitöskirjatutkimustaan, hänen tulee neuvotella asiasta vastuuprofessorin kanssa ja toimittaa Tohtorinkoulutusneuvostolle uusi tutkimussuunnitelma. Uuteen tutkimussuunnitelmaan perustuva väitöskirja voidaan jättää esitarkastettavaksi aikaisintaan 6kk uuden tutkimussuunnitelman hyväksymisestä.
- Jos tohtoriopiskelija ei tahdo keskeyttää prosessia, Tohtorinkoulutusneuvosto tekee päätöksen asiasta. Tässä tapauksessa opiskelijalla on oikeus toimittaa asiaa koskeva virallinen vastine sihteerille ennen neuvoston kokousta.
Esitarkastajilla on 6 viikkoa aikaa toimittaa lausuntonsa.
Esitarkastajien lausunnot ja korjausraportti
Esitarkastajien lausuntojen saavuttua neuvoston sihteeri lähettää ne tohtoriopiskelijalle ja vastuuprofessorille. Opiskelijan tulee tehdä virallinen vastine, eli vastata ehdotuksiin ja kommentteihin sekä esitellä esitarkastuslausuntojen perusteella tehdyt korjaukset. Jos julkaistavaksi lähetetty julkaisu on hyväksytty julkaistavaksi tai sitä on muutettu esitarkastusprosessin aikana, opiskelijan tulee myös sisällyttää Tohtorinkoulutusneuvostolle suunnattuun vastineeseen tämän julkaisun päivitetty tilanne.
Tohtoriopiskelija vastaa annettuihin kommenteihin ja toimittaa seuraavat dokumentit neuvostolle saadakseen julkaisuluvan:
- Väitöskirjan käsikirjoituksen lopullisen version (sisältäen mahdollisesti päivitetyn tiedon julkaistavaksi lähetetyistä julkaisuista)
- Korjausraportti: Opiskelija kopio esitarkastajien kunkin huomion ja tekee niistä numeroidun listan (a), sitten vastaa jokaiseen huomioon (b) ja listaa lausuntoihin perustuvat muutokset ja lisäykset. Vastuuprofessorin tulee hyväksyä raportti ja opiskelijan tulee toimittaa tämä hyväksyntä raportin mukana.
- Muutosmerkinnät (tracked changes) sisältävä versio käsikirjoituksesta PDF-muodossa.
Vastausten tulee olla selkeiät, yksityiskohtaisia ja vankkoja. Vastuuprofessorin tulee hyväksyä korjattu käsikirjoitus ja korjausraportti ennen niiden toimittamista Tohtorinkoulutusneuvostolle. Huomaathan että korjausraportti saatetaan toimittaa esitarkastajille osana toista esitarkastuskierrosta. Myös vastaväittäjä voi pyytää raporttia nähtäväkseen ennen väitöstä. Oikolukua ja kaavioiden ja kuvien laatua parantavia teknisiä korjauksia voi tehdä painatukseen saakka.
Tohtoriopiskelijalla on korkeintaa 12 kk aikaa vastata, korjata ja toimittaa korjausraporttinsa ja korjattu käsikirjoituksensa neuvoston sihteerille, mutta on erittäin suositeltavaa tehdä huolelliset korjaukset mahdollisimman pian. Jos vastuuprofessorin hyväksymän korjausraportin toimittaminen viivästyy yli 12 kuukauden takarajan, esitarkastusprosessi päätetään "hylätty" -päätöksellä.
Tohtorinkoulutusneuvoston päätöksenteko
Tohtorinkoulutusneuvosto päättää väittelyluvan myöntämisestä saatuaan molemmat esitarkastuslausunnot. Päätöstä tehdessään neuvosto ottaa huomioon itse väitöskirjan, esitarkastajien lausunnot ja tohtoriopiskelijan mahdollisesti toimittaman virallisen vastineen.
Päätösvaihtoehtoja ovat:
- Väitöskirjassa ei ole erityistä korjattavaa. Väittelylupa myönnetään.
- Tohtoriopiskelijan on tehnyt esitarkastajien esittämiä vähäisiä korjauksia väitöskirjaan. Väittelylupa voidaan myöntää.
- Tohtoriopiskelijan odotetaan tekevän esitarkastajien esittämiä kohtuullisia korjauksia väitöskirjaan. Neuvosto keskustelee väittelyluvan myöntämisestä uudelleen.
- Tohtoriopiskelijan tulee tehdä esitarkastajien esittämiä huomattavia korjauksia väitöskirjaan. Neuvosto keskustelee väittelyluvan myöntämisestä uudelleen. Toiselta esitarkastajalta mahdollisesti pyydetään toista lausuntoa korjatusta käsikirjoituksesta.
- Väitöskirjan sisältö vaatii erittäin huomattavia muutoksia ja muita korjauksia ja kehitysehdotuksia. Korjattu käsikirjoitus voi tarvita toisen esitarkastuksen kierroksen saadakseen väittelyluvan.
- Nykymuodossaan käsikirjoitus ei täytä väitöskirjan vaatimuksia. Yksi tai useampi esitarkastaja on merkinnyt arviointitaulukkoon "hylätty". Neuvosto päättää miten tilanteessa toimitaan.
Väittelylupa – Tohtorinkoulutusneuvoston päätösprosessi
Valmistumiseen kuluu aikaa keskimäärin 6 kuukautta esitarkastuksen alkamisesta. Täältä voit katsoa suuntaa antavan aikajanan esitarkastuksesta valmistumiseen, josta saat vinkkejä prosessin eri vaiheiden kestosta. Vaiheet ovat seuraavat:
- Esitarkastuslausunnot saapuvat ja asian valmistelija lähettää ne sinulle ja vastuuprofessorillesi.
- Sinulla on mahdollisuus tarvittaessa kirjoittaa neljän arkipäivän aikana kirjallinen vastine*. Huomaa, että kirjallinen vastine ei ole sama asia kuin selvitys korjauksista (response letter), jonka tohtorinkoulutusneuvosto pyytää tekemään korjauksia edellyttäessään, siis vasta päätöksen jälkeen. Eli jos olet tyytyväinen lausuntoihin ja niissä ei ole väärinymmärryksiä, sinun ei tarvitse kirjoittaa vastinetta. Suosittelemme, että kuitenkin ilmoitat sähkötekniikan tohtorinkoulutuspalveluihin myös, jos et ole tekemässä vastinetta, koska tämä useissa tapauksissa voi nopeuttaa prosessia.
-
Ensimmäinen päätös lausuntojen perusteella. Tohtorinkoulutusneuvosto tekee päätöksen väittelyluvan myöntämisestä. Tohtorinkoulutusneuvosto ottaa päätöksenteossaan huomioon itse väitöskirjan, siitä annetut esitarkastuslausunnot sekä mahdollisen tohtorikoulutettavan tekemän vastineen.
Päätös tehdään joko sähköpostikokouksessa tai varsinaisessa kuukausikokouksessa. Sähköpostikokousta ei käytetä, jos tohtorinkoulutusneuvoston jäsenet ovat hyvin erimielisiä päätöksestä, tai jos tohtoriopiskelija on toimittanut kirjallisen vastineen. Näissä tapauksissa päätös tehdään aina varsinaisessa kokouksessa. Lue lisää kokousajoista tohtorinkoulutusneuvoston sivulta.Tiedotus päätöksestä. Asian valmistelija tiedottaa sinua ja vastuuprofessoria päätöksestä sähköpostilla. Päätösvaihtoehdot ja niissä vaadittavat korjaukset sekä dokumentit on kuvattu tarkemmin alempana.
- Korjaukset ja selvityskirje. Teet väitöskirjaasi korjauksia esitarkastajien ehdotusten mukaisesti sekä erillisen selvityskirjeen tohtorinkoulutusneuvostolle, jossa kuvailet, mitä korjauksia olet väitöskirjaasi tehnyt. Selvityksessä voit lisäksi vastata esitarkastajien kommentteihin. Vastuuprofessorisi hyväksyy tehdyt korjaukset. Pyydetyt dokumentit toimitetaan tohtorinkoulutuspalveluille.
Lue lisää korjausten jättöpäivistä tohtorinkoulutusneuvoston sivulta. -
Toinen päätös/väittelyluvan vahvistaminen korjausten perusteella. Riippuen ensimmäisestä päätöksestä joko koko tohtorinkoulutusneuvosto tarkastaa korjaukset ja tekee uuden väittelylupapäätöksen (edellinen päätös C tai D), tai tohtorinkoulutusneuvoston puheenjohtaja tarkastaa korjaukset ja vahvistaa ehdollisesti myönnetyn väittelyluvan (edellinen päätös B).
Tiedotus päätöksestä. Asian valmistelija tiedottaa sinua ja vastuuprofessoria päätöksestä sähköpostilla.
*VASTINE: Tohtoriopiskelijalla on mahdollisuus tehdä kirjallinen vastine esitarkastajien lausunnoista. Vastineen voi tehdä, jos esitarkastaja on esim. väärinymmärtänyt jotain väitöskirjan kohtia, ja lausunnossa on merkittäviä virheitä, jotka voivat vaikuttaa julkaisuluvan myöntämiseen. Mahdollisessa vastineessa tohtorikoulutettava voi tuoda esiin vastinettaan tukevia seikkoja. Vastine tulee tehdä ennen tohtorinkoulutusneuvoston päätöksentekoa, 4 arkipäivän kuluessa lausuntojen saamisesta. Vastine toimitetaan sähkötekniikan tohtoriohjelman opiskelijapalveluihin.
Väittelylupapäätösvaihtoehdot
Päätöstyypit on listattu alla. Pääset lukemaan lisää päätöksistä, vaadittavista korjauksista ja niiden määräajoista täältä.
Lue lisää korjausten jättöpäivistä tohtorinkoulutusneuvoston sivulta.
Päätöstyyppi A: Väittelylupa myönnetty
Väitöskirjassa ei ole havaittu erityistä korjattavaa. Väittelylupa myönnetään väitöskirjalle sellaisenaan. Vastuuprofessori tarkistaa mahdolliset pienet korjaukset kieliasussa yms. Lue lisää.
Jos saat A-päätöksen joko ensimmäisellä tai myöhemmällä päätöskierroksella, merkitset väitöskirjan tiivistelmäsivun tietoihin julkaisualustalla tämän päivämäärän.
Päätöstyyppi B: Väittelylupa myönnetty ehdollisena
Väittelylupa myönnetään ehdollisena. Väitöskirjan tekijän tulee tehdä työhön esitarkastajien esittämiä vähäisiä korjauksia annetun määräajan puitteissa. Päätös ei vaadi uusintakäsittelyä tohtorinkoulutusneuvostossa, mutta neuvoston puheenjohtaja tarkastaa korjaukset ja vahvistaa väittelyluvan. Lue lisää.
Jos saat ehdollisen väittelyluvan, merkitset väitöskirjan tiivistelmäsivun tietoihin julkaisualustalla tämän päivämäärän (eli ei puheenjohtajan vahvistuspäivää).
Päätöstyyppi C: Väittelylupaa ei myönnetty, korjauksia vaaditaan
Väitöskirjan tekijän tulee tehdä työhön esitarkastajien esittämiä kohtalaisia korjauksia annetun määräajan puitteissa. Tohtorinkoulutusneuvosto käsittelee asian uudestaan korjaukset saatuaan. Lue lisää.
Päätöstyyppi D: Väittelylupaa ei myönnetty, korjauksia vaaditaan
Väitöskirjan tekijän tulee tehdä työhön esitarkastajien esittämiä suuria sisällöllisiä ja muita korjauksia annetun määräajan puitteissa. Tohtorinkoulutusneuvosto käsittelee asian uudestaan ja päättää väitöskirjan lähettämisestä uusintatarkastukseen esitarkastajille. Lue lisää.
Päätöstyyppi E: Hylätty
Työhön vaaditaan niin merkittäviä sisällöllisiä ja muita korjauksia sekä kehitys- ja parannuskohteita, että väitöskirjan tarkastusprosessi aloitetaan alusta. Lue lisää.
Muutokset väittelyluvan myöntämisen jälkeen
Kun väittelylupa on myönnetty, väitöskirjan käsikirjoitukseen saa tehdä vain pieniä korjauksia (esim. typot) tai sellaisia korjauksia, joita tohtorinkoulutusneuvosto on erityisesti vaatinut tehtäväksi.
Ilman tohtorinkoulutusneuvoston lupaa:
- väitöskirjan nimeä ei saa muuttaa
- tuloksia ei saa muuttaa
- julkaisuja ei saa lisätä/poistaa/vaihtaa
Jos väitöskirjassasi oleva ”submitted” -tilassa ollut artikkeli hyväksytään julkaistavaksi, voit vaihtaa väitöskirjaan hyväksytyn version jos artikkelin sisältöön ei ole tullut muutoksia.
Jos artikkeli hyväksytään julkaistavaksi sillä edellytyksellä, että teet tiettyjä korjauksia, toimi seuraavasti:
- Jos pyydetyt korjaukset ovat pieniä, voit vaihtaa vastuuprofessorin hyväksynnällä artikkelin hyväksyttyyn, korjattuun versioon. Lisäksi sinun tulee laatia vapaamuotoinen lyhyt selvitys muutoksista ja vastuuprofessorin tulee hyväksyä selvitys allekirjoituksellaan. Allekirjoitettu selvitys lähetetään ELEC tohtorinkoulutuspalveluille, jotka toimittavat sen tiedoksi tohtorinkoulutusneuvostolle.
- Jos sinua pyydetään tekemään suuria muutoksia tai lisäämään/poistamaan tuloksia, säilytä väitöskirjassa se artikkeli, joka on ollut esitarkastetussa versiossa.
Väitöskirjan esitarkastus, prosessikuvaus
Tohtorinkoulutuettava toimittaa väitöskirjakäsikirjoituksen yhtenä pdf:nä. Tohtorinkoulutusneuvostolla on salasanalla suojattu wiki-sivusto esitarkastusprosessia varten.
Tohtorinkoulutusneuvosto lähettää esitarkastjille virallisen kutsun, väitöskirjakäsikirjoituksen ja tarkastusohjeet sähköpostilla. Väitöskirja tarkastetaan sähköisesti, mutta paperiversio lähetetään myös pyydettäessä. Esitarkastajat lähettävät lasusuntonsa sähköpostin liitteenä Tohtorinkoulutusneuvostolle. Neuvoston jäsenet arvioivat lausuntoja wikissä.
Tohtorinkoulutusneuvosto pyytää lausunnot neljän viikon kuluessa. Väittelyluvan saaminen kestää pääsääntöisesti korkeintaan kolme kuukautta käsikirjoituksen ja esitarkastushakemuksen jättämisestä.
Esitarkastusprosessissa Tohtorinkoulutusneuvosto nimeää kaksi ulkopuolista tarkastajaa. Neuvosto arvioi lausunnot ja tekee päätöksen väittelyluvasta. Väitöstilaisuus on julkinen.
Ennen esitarkastushakemuksen jättämistä, vastuuprofessori tekee päätöksen, että väitöskirja on valmis esitarkastukseen. Tässä vaiheessa käsikirjoituksen tulee olla valmis julkaistavaksi esim. kielentarkastus tulee tehdä ennen esitarkastusta.
Väittelijä jättää esitarkastushakemuksen ja hakemuksen väittelyluvasta, ja vastuuprofessori esittää kahta esitarkastajaa Tohtorinkoulutusneuvostolle.
Vastuprofessori valitsee kaksi riippumatonta esitarkastajaa ja yksi tai kaksi vastaväittäjää, jotka omaavat riittävän tieteellisen pätevyyden ja ovat väitöskirjan tutkimusalan asiantuntijoita. Tämä tarkoittaa, että hänellä on oltava tohtorin tutkinto ja riittävä määrä tieteellisiä julkaisuja (esim. viisi journal-julkaisua viimeisen viiden vuoden aikana), jotka tulee osoittaa esittämällä esitarkastajien ja vastaväittäjän ansioluettelot ja julkaisuluettelot tai vastaava selvennys. Esitarkastajien ja vastustajien tulee olla riippumattomia henkilöitä. Heillä ei saa olla liian läheisiä suhteita väitöskirjan tekijään, ohjaavaan professoriin tai opinnäytetyön ohjaaja(ihin), jottei puolueettomuudesta jää epäselvyyttä.
Väittelijä ei saa osallistua esitarkastajien valintaan, mutta hän hyväksyy heidät etukäteen.
Väitöskirja tarkastetaan sähköisesti, mutta myös paperiversio voidaan tarvittaessa lähettää esitarkastajille. Esitarkastusaika on neljä viikkoa.
Väittelyluvan myöntäminen
Kun pyydetyt lausunnot ovat saapuneet tohtorinkoulutusneuvostolle, neuvosto ottaa väitöskirjan ja esitarkastuslausunnot käsittelyyn.
Tohtorinkoulutusneuvoston arvio:
Esimerkkejä väitöskirjan tarkastusprosessista Insinööritieteiden korkeakoulussa permission to publish.
TAPAUS 1.
* Opiskelijalle annetaan mahdollisuus esittää *vastine esitarkastajien lausunnoista 4 päivän kuluessa lausunnot saatuaan.
* Tohtorinkoulutusneuvosto/sähköpostikokous käsittelee julkaisulupa-asiaa ja tekee päätöksen.
* Väitöskirjassa ei ole havaittu erityistä korjattavaa. Julkaisulupa myönnetään.
* Päätöksestä tiedotetaan vastuuprofessorille ja opiskelijalle.
TAPAUS 2.
* Opiskelijalle annetaan mahdollisuus esittää *vastine esitarkastajien lausunnoista 4 päivän kuluessa lausunnot saatuaan.
* Tohtorinkoulutusneuvosto/sähköpostikokous* käsittelee julkaisulupa-asiaa ja tekee päätöksen.
* Väitöskirjan tekijää kehotetaan ottamaan huomioon esitarkastajien esittämät pienet korjausehdotukset. Ei vaadi selvitystä korjauksista (aikaa korjausten tekemiseen on kuusi viikkoa) eikä uusintakäsittelyä. Julkaisulupa myönnetään. Vastuuprofessori tarkastaa, että esitarkastajien esittämät korjaukset on tehty.
* Päätöksestä tiedotetaan vastuuprofessorille ja opiskelijalle.
TAPAUS 3.
* Opiskelijalle annetaan mahdollisuus esittää *vastine esitarkastajien lausunnoista 4 päivän kuluessa lausunnot saatuaan.
* Tohtorinkoulutusneuvosto/sähköpostikokous* käsittelee julkaisulupa-asiaa ja tekee päätöksen.
* Väitöskirjan tekijää pyydetään tekemään työhön kohtalaisia korjauksia.
* Vastuuprofessoria ja opiskelijaa tiedotetaan päätöksestä.
* Tohtorinkoulutusneuvoston asian valmistelijalle toimitetaan korjattu käsikirjoitus, *selvitys tehdyistä korjauksista (aikaa korjausten tekemiseen on kolme kuukautta) ja vastuuprofessorin kirjallinen lausunto tehdyistä korjauksista.
* Tohtorinkoulutusneuvosto/sähköpostikokous* käsittelee julkaisulupa-asian uudestaan ja tekee päätöksen julkaisuluvasta.
* Päätöksestä tiedotetaan vastuuprofessorille ja opiskelijalle.
TAPAUS 4
* Opiskelijalle annetaan mahdollisuus esittää *vastine esitarkastajien lausunnoista 4 päivän kuluessa lausunnot saatuaan.
* Tohtorinkoulutusneuvosto/sähköpostikokous* käsittelee julkaisulupa-asian ja tekee päätöksen.
* Väitöskirjan tekijää pyydetään tekemään työhön melko suuria korjauksia.
* Vastuuprofessoria ja opiskelijaa tiedotetaan päätöksestä.
* Tohtorinkoulutusneuvoston asian valmistelijalle toimitetaan korjattu käsikirjoitus, *selvitys tehdyistä korjauksista (aikaa korjausten tekemiseen on yksi vuosi) ja vastuuprofessorin kirjallinen lausunto tehdyistä korjauksista.
* Korjattu työ ja väittelijän tekemä selvitys tehdyistä korjauksista lähetetään uusintatarkastukseen molemmille tai toiselle esitarkastajalle.
* Opiskelijalle annetaan mahdollisuus esittää *vastine esitarkastajien lausunnoista 4 päivän kuluessa viimeisen lausunnon saatuaan.
* Mahdollinen opiskelijan vastine toimitetaan kokoukseen asian valmisteliljalle.
* Tohtorinkoulutusneuvosto/sähköpostikokous* käsittelee julkaisulupa-asian ja tekee päätöksen.
* Päätöksestä tiedotetaan vastuuprofessorille ja opiskelijalle.
TAPAUS 5.
* Opiskelijalle annetaan mahdollisuus esittää *vastine esitarkastajien lausuntoihin 4 päivän kuluessa lausunnot saatuaan.
* Opiskelijalla on oikeus keskeyttää arvosteluprosessi, mikäli esitarkastajien lausuntojen perusteella on odotettavissa tohtorinkoulutusneuvoston hylkäävä päätös julkaisuluvasta/väittelyluvasta. Arvosteluprosessin keskeyttämisen jälkeen opiskelija voi halutessaan neuvotella vastuuprofessorin kanssa väitöskirjan laatimisen jatkamisesta.
* Tohtorinkoulutusneuvostoa tiedotetaan arvosteluprosessin keskeyttämisestä
* Mikäli opiskelija ei keskeytä arvosteluprosessia, tohtorinkoulutusneuvosto tekee päätöksen.
* Työhön vaaditaan niin suuria korjauksia, että väitöskirjan tarkastusprosessi aloitetaan alusta.
* Päätöksestä tiedotetaan vastuuprofessorille ja opiskelijalle.
* Uuden väitöskirjaluonnoksen valmistuttua opiskelija hakee korkeakoululta väitöskirjaluonnokselle julkaisulupaa ja asian käsittely korkeakoulussa alkaa uudelleen alusta väitöskirjan esitarkastajien valinnasta lähtien. Vastuuprofessori tekee perustellun (perustelut erillisessä liitteessä) esityksen uusista esitarkastajista tohtorinkoulutusneuvostolle.
KIELENTARKASTUS: Tohtorinkoulutusneuvosto voi halutessaan vaatia, että käsikirjoitukselle tehdään kielentarkastus. Todistus tehdystä kielentarkastuksesta tulee toimittaa valmistelijalle.
*VASTINE=HUOMAUTUS: Opiskelijalla on mahdollisuus tehdä huomautus esitarkastajien lausunnoista
* Mahdollisessa vastineessa opiskelija voi tuoda esiin huomautustaan tukevia seikkoja. Huomauksen voi tehdä, jos esitarkastaja on esim. väärinymmärtänyt jotain väitöskirjan kohtia. Vastinetta pyydetään ennen ensimmäistä käsittelyä.
* *SELVITYS TEHDYISTÄ KORJAUKSISTA: Opiskelija selvittää, mitä korjauksia hän on tehnyt.
* Tohtorinkoulutusneuvoston sähköpostikokous: Kokous voidaan yksittäisen asian käsittelemiseksi pitää sähköpostitse tai muuta vastaavaa sähköistä yhteyttä käyttäen (sähköpostikokous), jos asian kiireellisyys tai muu perusteltu seikka sitä edellyttää.
* Sähköpostikokousta ei pidetä julkaisulupa-asioissa, mikäli neuvoston jäsenten arviot ovat huomattavan erimielisiä tai käsiteltävänä on opiskelijan tekemä huomautus esitarkastajien lausunnoista.
*
Valmistumiseen kuluu aikaa keskimäärin 6 kuukautta esitarkastuksen alkamisesta. Täältä voit katsoa suuntaa antavan aikajanan esitarkastuksesta valmistumiseen, josta saat vinkkejä prosessin eri vaiheiden kestosta.
Esitarkastajien lausunnot
Esitarkastajilla on 4 viikkoa aikaa toimittaa lausuntonsa.
Kun pyydetyt lausunnot ovat saapuneet tohtorinkoulutusneuvostolle, asian valmistelija lähettää lausunnot tohtorikoulutettavalle ja vastuuprofessorille. Tohtorikoulutettavalle annetaan mahdollisuus esittää vastine esitarkastajien lausunnoista neljän arkipäivän kuluessa viimeisen lausunnon saatuaan. Mahdollinen vastine toimitetaan tohtoriohjelman opiskelijapalveluihin.
Kirjallinen vastine
Tohtorikoulutettavalla on mahdollisuus tehdä kirjallinen vastine esitarkastajien lausunnoista. Vastineen voi tehdä, jos esitarkastaja on esim. väärinymmärtänyt jotain väitöskirjan kohtia, ja lausunnossa on merkittäviä virheitä, jotka voivat vaikuttaa julkaisuluvan myöntämiseen. Mahdollisessa vastineessa tohtorikoulutettava voi tuoda esiin vastinettaan tukevia seikkoja. Vastinetta pyydetään ennen tohtorinkoulutusneuvoston päätöksentekoa. (Kirjallinen vastine viivästyttää yleensä prosessia. Vastineen jättämistä suositellaankin käytettäväksi vain, jos esitarkastuslausunnoissa on vakavia väärinymmärryksiä tai virheitä.)
Päätöksenteko tohtorinkoulutusneuvostossa
(Ohje päivitetty tohtorinkoulutusneuvostossa 20.6.2023, uudet ohjeet tulevat voimaan 1.8.2023.)
Tohtorinkoulutusneuvosto päättää väittelyluvan myöntämisestä saatuaan esitarkastajien lausunnot. Tohtorinkoulutusneuvosto ottaa päätöksenteossaan huomioon itse väitöskirjan, siitä annetut esitarkastuslausunnot sekä mahdollisen tohtorikoulutettavan tekemän vastineen.
Väitöskirjan väittelylupaa käsitellään yleensä sähköpostikokouksessa. Sähköpostikokousta ei pidetä väittelylupa-asioissa, mikäli neuvoston jäsenten mielipiteet julkaisuluvan myöntämisestä ovat huomattavan erimielisiä tai käsiteltävänä on tohtorikoulutettavan tekemä vastine esitarkastajien lausunnoista. Näissä tapauksissa päätös väittelyluvasta tehdään varsinaisessa tohtorinkoulutusneuvoston kokouksessa.
Tohtorikoulutettavaa ja vastuuprofessoria tiedotetaan päätöksestä.
Tohtorinkoulutusneuvoston päätös voi olla jokin seuraavista vaihtoehdoista:
Päätös 3
- Väitöskirja ei vaadi mitään tai vain vähäisiä korjauksia.
- Vastuuprofessori tarkastaa käsikirjoitukseen tehdyt korjaukset. Tohtorinkoulutusneuvostolle ei tarvitse toimittaa selvitystä tehdyistä korjauksista
- Väittelylupa myönnetään.
Päätös 2
- Väitöskirjan tekijän tulee tehdä työhön esitarkastajien esittämiä kohtalaisia korjauksia.
- Tohtorinkoulutusneuvosto käsittelee asian uudestaan.
- Korjattu käsikirjoitus, tohtorikoulutettavan tekemä selvitys tehdyistä korjauksista (ks. alla) sekä vastuuprofessorin lausunto, jossa hän vahvistaa, että korjaukset on tehty, toimitetaan tohtoriohjelman opiskelijapalveluihin.
- Tohtorinkoulutusneuvosto tekee uuden päätöksen väittelyluvan myöntämisestä, joka perustuu korjattuun väitöskirjaan, korjausselvitykseen sekä vastuuprofessorin lausuntoon.
Päätös 1
- Väitöskirjan tekijän tulee tehdä työhön esitarkastajien esittämiä sisällöllisiä ja muita korjauksia.
- Tohtorinkoulutusneuvosto käsittelee väittelyluvan myöntämisen uudestaan.
- Korjattu käsikirjoitus, tohtorikoulutettavan tekemä selvitys tehdyistä korjauksista (ks. alla) sekä vastuuprofessorin lausunto, jossa hän vahvistaa, että korjaukset on tehty, toimitetaan tohtorinkoulutusneuvostolle.
- Korjattu käsikirjoitus ja tohtorikoulutettavan tekemä selvitys tehdyistä korjauksista lähetetään uusintatarkastukseen molemmille esitarkastajalle.
- Tohtorinkoulutusneuvosto tekee uuden päätöksen väittelyluvan myöntämisestä, joka perustuu korjattuun väitöskirjaan, korjausselvitykseen, vastuuprofessorin lausuntoon sekä esitarkastajien uusintatarkastuslausuntoihin.
Päätös 0*
- Työhön vaaditut korjaukset ja esiin nousseet puutteet ovat niin laajoja, että tohtorinkoulutusneuvosto ei usko hyväksyttävän väitöskirjan toteutuvan kohtuullisessa ajassa.
- Tarkastusprosessi keskeytetään.
- Tohtoriopiskelija voi halutessaan neuvotella vastuuprofessorin kanssa väitöskirjan laatimisen jatkamisesta.
- Uuden väitöskirjaluonnoksen valmistuttua tohtorikoulutettava voi aloittaa esitarkastusprosessin alusta. Vastuuprofessori tekee perustellun (perustelut erillisessä liitteessä) esityksen uusista esitarkastajista tohtorinkoulutusneuvostolle.
* Tarkastusprosessin keskeyttäminen
- Tohtorikoulutettavalla on oikeus keskeyttää tarkastusprosessi ennen kuin tohtorinkoulutusneuvosto tekee päätöksen, mikäli esitarkastajien lausuntojen perusteella on odotettavissa tohtorinkoulutusneuvoston hylkäävä päätös väittelyluvasta.
- Tarkastusprosessi keskeytetään ilmoittamalla siitä tohtorinkoulutusneuvostolle (sähköpostiviesti tohtoriohjelman opiskelijapalveluihin).
- Mikäli tohtorikoulutettava ei keskeytä tarkastusprosessia, tohtorinkoulutusneuvosto keskeyttää prosessin kokouksessaan.
Selvitys tehdyistä korjauksista
Koskee yllä kuvattuja päätöksiä 1 ja 2:
Tohtorikoulutettava tekee tohtorinkoulutusneuvostolle selvityksen, mitä korjauksia hän on väitöskirjaansa tehnyt. Selvityksessä tohtorikoulutettava voi vastata esitarkastajien kommentteihin ja selventää mitä kohtia väitöskirjassa on korjattu (jos korjauksia on tehty). Mahdollista selvitystä pyydetään tohtorinkoulutusneuvoston päätöksen jälkeen. Selvitys tehdyistä korjauksista suositellaan kirjoitettavan englanniksi.
Korjausten määräaika
- Päätös 2: Väitöskirjan tekijällä on korjausten tekemiseen aikaa kolme kuukautta, tohtorinkoulutusneuvoston päätöspäivämäärästä lähtien. Perustellusta syystä aikaa voidaan pyynnöstä pidentää.
- Päätös 1: Väitöskirjan tekijällä on korjausten tekemiseen aikaa yksi vuosi, tohtorinkoulutusneuvoston päätöspäivämäärästä lähtien.
- Jos tohtorikoulutettava itse toteaa, että hän ei ehdi korjata väitöskirjan käsikirjoitusta annetussa määräajassa (yksi vuosi väittelylupapäätöksestä), tohtorikoulutettava voi itse keskeyttää tarkastusprosessin ilmoittamalla siitä tohtorinkoulutusneuvostolle (sähköpostiviesti tohtoriohjelman opiskelijapalveluihin).
- Jos tohtorikoulutettavaan ei saada yhteyttä, eikä hän toimita korjattua väitöskirjan käsikirjoitusta määräajassa eikä keskeytä prosessia itse, tohtorinkoulutusneuvosto keskeyttää prosessin kokouksessaan, määräajan umpeuduttua.
Kielentarkastus
Tohtorinkoulutusneuvosto voi halutessaan vaatia, että käsikirjoitukselle tehdään kielentarkastus. Todistus tehdystä kielentarkastuksesta tulee toimittaa tohtoriohjelman opiskelijapalveluihin.
Väittelyluvan myöntämisen jälkeen tehtävät muutokset
Kun väittelylupa on myönnetty, väitöskirjan käsikirjoitukseen saa tehdä vain pieniä korjauksia (esim. kirjoitusvirheet) tai sellaisia vähäisempiä korjauksia, joita esitarkastajat tai tohtorinkoulutusneuvosto ovat erityisesti vaatineet tehtäväksi.
Ilman tohtorinkoulutusneuvoston lupaa:
- tuloksia ei saa muuttaa
- julkaisuja ei saa poistaa
- julkaisuja ei saa vaihtaa
Jos lehteen lähetetty artikkeli joka on sisällytetty väitöskirjaan hyväksytään julkaistavaksi ja sisällöllisiä muutoksia ei ole tullut artikkeliin, voit vaihtaa hyväksytyn version artikkelista väitöskirjaan.
Jos lehteen lähetetty artikkeli hyväksytään julkaistavaksi edellyttäen että joitakin korjauksia tehdään:
-
ja vaaditut korjaukset ovat vähäisiä, voit vaihtaa hyväksytyn version artikkelistasi väitöskirjaasi, jos vastuuprofessorisi antaa tähän luvan. Sinun tulee tehdä vapaamuotoinen lyhyt selvitys käsikirjoitukseen tehdyistä muutoksista jonka vastuuprofessorisi hyväksyy allekirjoituksellaan. Tohtorinkoulutusneuvostoa tiedotetaan artikkeliin tehdyistä muutoksista toimittamalla allekirjoitettu versio tohtoriohjelman opiskelijapalveluihin.
ja sinua pyydetään tekemään suurempia muutoksia käsikirjoitukseen tai poistamaan olennaisia tuloksia, väittelyluvan saanut käsikirjoitus tulee pitää väitöskirjassa.
Mitä seuraavaksi?
Väittelyluvan myöntämisen jälkeen voidaan nimetä vastaväittäjä ja voit tilata väitöskirjan painatuksen.
