Vastuuprofessori esittää vastaväittäjää, joka on vahvistanut olevansa käytettävissä tehtävään. Ks. lisätietoa: Proposing pre-examiners and opponents (Being a supervising professor or thesis advisor at Aalto University, aalto.fi). Tohtoriopiskelija voi halutessaan jättää kirjallisen vastineen vastaväittäjän valinnasta, esimerkiksi jos hän kokee, että esitetty vastaväittäjä on jäävi.

Vastuuprofessori yleensä toimii kustoksena, tai hankkii kustoksen tehtävään soveltuvan henkilön. Korkeakoulun toinen professori, jolla on tohtorintutkinto samalta tutkimusalalta, voi toimia kustoksena. 

Sovi väitöksen päivä ja kellonaika yhdessä kustoksen kanssa, ja varmistakaa ajan sopivuus vastaväittäjälle ennen esityksen jättämistä. Varmistakaa myös että väitöstilaisuudelle on varattu sopiva sali. Nämä tiedot painetaan väitöskirjaasi, varmista siis että niitä ei tarvitse muuttaa.

Väitökset alkavat tavanomaisesti tasan klo 12:00 ja kestävät noin 2-3 tuntia. Väitökselle vahvistettava aloitusaika tarkoittaa sitä aikaa, johon mennessä yleisön on saavuttava väitössaliin, mutta väittelijä, vastaväittäjä ja kustos astuvat saliin 15 min. myöhemmin.

Väitöstilaisuuden kieli on suomi, ruotsi tai englanti. Tohtorinkoulutusneuvoston luvalla on mahdollista valita myös jokin muu, väitöskirjan näkökulmasta perusteltu kieli.

Väitöstilaisuus voi tapahtua

1. Aalto-yliopiston tiloissa
2. etäyhteydessä interaktiivisella alustalla, kuten Zoom tai Teams
3. hybrid-muodossa (sekä kampuksella että interaktiivisesti etäyhteydellä)

Jos väitöstilaisuus järjestetään etäyhteydessä tai hybrid-muodossa, osallistuminen kaikkien kanavien kautta tulee olla järjestetty interaktiivisesti (eli yleisöllä tulee olla mahdollisuus esittää kysymyksiä ja saada niihin vastaus kysymyksille varattuna ajankohtana).

Huomaathan että sinun tulee jo vastaväittäjän nimeämislomakkeelle määritellä väitöksen järjestämistapa (kampuksella/ etäyhteydellä/ hybridi-muodossa). Mikäli kysessä ei ole yksinomaan etäyhteydellä järjestetty väitös, mainitse lomakkeella myös väitössali, jos mahdollista. Huomaa, että nämä yksityiskohdat on hyvä suunnitella ajoissa, koska niitä tarvitaan mm. väitöstapahtumassa Aalto.fi-sivuilla. Tiettyinä aikoina voi myös olla hankalaa löytää vapaita saleja, joten se kannattaa hoitaa ajoissa.

Jos ylitsepääsemättömistä syistä on tarpeen muuttaa väitöstilaisuuden aikaa, kieltä tai kustosta, Tohtorinkoulutusneuvoston puheenjohtaja voi tehdä asiasta päätöksen. Ole yhteydessä tohtoriohjelmaasi, jos huomaat tarpeen muutoksille. Huomaathan, että tässä tapauksessa saatat joutua lisäämään väitöskirjaasi erratan.

Kun tohtorinkoulutusneuvosto on nimittänyt vastaväittäjän ja kustoksen sekä vahvistanut väitöksen ajankohdan ja kielen, tohtoriohjelma lähettää vastaväittäjälle virallisen kutsun. Tohtoriohjelma lähettää vastaväittäjälle myös ohjeet, jossa kerrotaan väitöskirjan arvioinnista. Vastaväittäjää pyydetään toimittamaan lausuntonsa sähköpostitse kahden viikon kuluessa kustokselle.

Vastaväittäjille lähetettävät ohjeet kouluittain: 

• ARTS
• BIZ
• ELEC
• ENG
• SCI

Tohtoriohjelma ei lähetä väitöskirjan pdf-tiedostoa vastaväittäjälle. Tämä on opiskelijan vastuulla. Lisätietoja sähköisen ja painetun väitöskirjan jakelusta alla.

Väitöksen jälkeen väitöskirjan hyväksyntä menee tohtorinkoulutusneuvoston käsittelyyn. Väitöskirjan arvioinnista löytyy lisätietoa täältä.

Tohtorinkoulutusneuvosto nimittää vastuuprofessorin väitöksen kustokseksi. Myös korkeakoulun toinen professori, jolla on tohtorintutkinto samalta tutkimusalalta, voi toimia kustoksena. Kustoksen vastuulla ovat seuraavat asiat:

• Kustos vastaa vastaväittäjän vierailuun liittyvistä järjestelyistä. Kustoksena sinun on hyvä informoida vastaväittäjää aikatauluista ja sopia matkajärjestelyistä hyvissä ajoin. Laitosten sihteeripalvelut huolehtivat matkojen varaamisesta pyynnöstäsi. Huomaa, että väittelijä ei saa olla ennen väitöstä vastaväittäjään muussa yhteydessä, kuin lähettää hänelle valmiin väitöskirjansa pdf-version.
• Vastaväittäjän sairastuessa on syytä olla välittömästi yhteydessä tohtoriohjelmaan. Tilanteen salliessa on mahdollista vaihtaa väitös hybriditilaisuudeksi, jolloin väitöstä ei tarvitse siirtää. Kustoksen sairastuessa tulee myös pikaisesti olla yhteydessä tohtoriohjelmaan.
• Kustos valvoo, että väitöstilaisuus noudattaa Aalto-yliopiston ohjeita ja vastaa vastaväittäjän ohjeistamisesta väitöksen käytännöissä. Käytännöt löytyvät sivulta Väitöspäivän kulku. Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulussa kustoksen tulee myös varmistaa, että vastaväittäjä tuntee korkeakoulun väitöskirjoille annettavat arvosanat ja arviointiperusteet.
• Opiskelijan ja kustoksen tulee sopia etukäteen, miten toimitaan, jos tilaisuudessa on teknisiä ongelmia. On suositeltavaa, että paikalla on sovittu apuhenkilö, joka voi tarvittaessa esimerkiksi lähteä hakemaan apua.
• Etä- ja hybridiväitöksissä kustos on vastuussa väitöstilaisuuden yleisön ohjeistamisesta väitöksen aikana. Kustoksen tulee kehottaa osallistujia pitämään mikrofoninsa äänettöminä ja kameransa suljettuna koko väitöksen ajan, elleivät he halua pyytää puheenvuoroa sille varattuna aikana.
• Kustoksen vastuuulla on varmistaa, että vastaväittäjän lausunto on tehty korkeakoulun ohjeiden mukaisesti ja on toimitettu tohtoriohjelmaan kahden viikon kuluessa väitöksestä (tekniikan kouluissa mieluiten viimeistään 3 päivää ennen tohtorinkoulutusneuvoston seuraavaa kokousta). Korkeakoulukohtaiset ohjeet voi tarkistaa ylempää kohdasta 'Tohtoriohjelma'. Ennen lausunnon toimittamista on hyvä tarkistaa, että lausunto sisältää selkeän esityksen väitöskirjan hyväksynnästä/hylkäämisestä ja että se on allekirjoitettu. Suositeltavaa on, että vastaväittäjä on käyttänyt lausuntoon oman yliopistonsa (/ yrityksen / muun affiliaation) logolla varustettua paperia. Lausuntoon liitetään kemian tekniikan ja insinööritieteiden koulujen väitöksissä myös arviointitaulukko.
• Lausunto toimitetaan tohtoriohjelmaan ensisijaisesti sähköisenä ja koulusta riippuen suoraan joko koordinaattorille (ELEC, ENG, SCI), suunnittelijalle (CHEM), tai tohtoriohjelman yhteiseen osoitteeseen (ARTS: doctoral-arts(at)aalto.fi; BIZ: doctoralprogramme-biz(at)aalto.fi).
• Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulussa kustoksen tulee myös toimittaa oma raporttinsa tohtorinkoulutusneuvostolle. Raportin tulee sisältää tiedot väitöksen kulusta (alku- ja loppuajat sekä yleisön määrä).

Laitoksen sihteeripalvelutiimi huolehtii kustoksen pyynnöstä matkavarauksista ja avustaa matkajärjestelyissä. Huomaa, että Suomesta tulevien vastaväittäjien matkavaraukset hoidetaan yleensä hänen kotiyliopistostaan käsin ja laskutetaan jälkeenpäin. Laitos myös huolehtii vastaväittäjän palkkion maksamisesta. Jotkin laitokset avustavat myös tohtoriopiskelijaa käytännön järjestelyissä.

Tohtoriohjelmasi tai koulusi huolehtii väitöstapahtuman julkaisemisesta Aalto.fi-sivulla. Sinun tehtäväsi on toimittaa tarkempi väitöstiedote, joka lisätään tapahtumaan.

Keskustele kustoksen kanssa myös mahdollisuudesta mainostaa väitöskirjaasi ja väitöstilaisuuttasi Aallon ulkopuolelle. Tätä varten voit valmistella lehdistötiedotteen (mahdolliset kohteet: STT, Tekniikka & Talous, tiedelehdet jne.).

Väitöstiedotteen ja lehdistötiedotteen laatiminen (aalto.fi)

Unigrafia toimittaa sinulle  PDF-vedoksen väitöskirjasi kannesta ja sisuksesta erikseen, ja kun olet hyväksynyt vedoksen, voit yhdistää ne ja jakaa kyseistä vedosta vastaväittäjälle. Et saa olla vastaväittäjään muussa yhteydessä ennen väitöstä. 

Tohtoriohjelmastasi saat tarkemmat ohjeet painetun väitöskirjan jakeluun. Jotkin laitokset auttavat jakelussa. Katso tarkemmat ohjeet omaa kouluasi koskien täältä: 

Väitöskirjan jakelu (aalto.fi)

• Voit kutsua haluamiasi vieraita väitöstilaisuuteen, esimerkiksi muita aiheen tai alan asiantuntijoita, esitarkastajasi, ohjaajasi, perhettäsi, ystäviäsi jne.
• Tutustu korkeakoulusi väitösprotokollaan ja pukukoodiin, löydät linkit alta kohdasta Korkeakoulujen väitösprotokollat ja ohjeet karonkkaan
• On tavanomaista, että väittelijä tarjoaa yleisölle virvokkeita väitöstilaisuuden päätteeksi. Virvoketarjoilun järjestelyt ja kustannukset ovat väittelijän vastuulla. Valtaosassa kampuksen rakennuksista on ravintola, jolta tarjoilut voi halutessaan tilata.
• Suosittelemme, että järjestät väitöstilaisuuteesi apuhenkilön auttamaan käytännön järjestelyistä, kuten hoitamaan viime hetken käytännön ongelmia, järjestelemään virvokkeita (jos et ole tilannut niitä ravintolasta) ja esimerkiksi jakamaan osallistujille yleisöetiketin (saatavilla ARTSille).
• Huolehdi karonkan järjestelyistä. Sinun tulee maksaa karonkan kustannukset.

• Varaa tai varmista että väitöstä varten on varattu salin ohella valmistautumistila (yleensä varauksen kesto on 10:00-16:00, jotta aikaa jää valmisteluihin). Pyydä apua laitokseltasi tai vastuuprofessoriltasi.
• Hyvissä ajoin etukäteen tarkista, että esityksesi tekniikka toimii salissa. Jos tarvitset apua, ole yhteydessä rakennuksen aulapalveluihin. Voit myös varata IT- tai AV-apua IT-palveluista osoitteesta servicedesk@aalto.fi (tee varaus useita päiviä ennen väitöstä).
• Sovi kustoksesi kanssa etukäteen, miten toimitaan, jos tilaisuudessa on teknisiä ongelmia. On suositeltavaa, että paikalla on sovittu apuhenkilö, joka voi tarvittaessa esimerkiksi lähteä hakemaan apua.
• Salikyltit: Rakennuksesta riippuen, voit joko lähettää rakennuksen aulapalveluille A4-kokoisen kyltin (XX:n väitöstilaisuus, pvm, sali), jonka he asettavat salin ulkopuolelle, tai lähettää samat tiedot asetettavaksi rakennuksen videonäytöille (Ekonominaukio 1).

• Ole yhteydessä IT-palveluihin osoitteessa servicedesk@aalto.fi useita päiviä ennen väitöstäsi ja sovi IT-tuesta etäväitökseen.
• Huomaathan, että sinulla tulisi olla joku apuhenkilö vahtimassa Zoomia väitöksesi aikana, itsesi ja kustoksen lisäksi. IT-palvelut voivat pääasiassa auttaa vain ennen väitöstä ja sen alussa, eivät päivystää koko väitöksen ajan Zoomissa. Voit pyytää esimerkiksi tohtoriopiskelijakollegaasi auttamaan.
• Tutustu IT-palveluiden etäväitösten Zoom-ohjeeseen ja Zoom-pikaoppaaseen
• Toimita väitöstilaisuutesi Zoom-linkki tohtoriohjelmaasi mahdollisimman pian, vähintään 15 päivää ennen väitöstilaisuutta.
• Kustos on vastuussa väitöstilaisuuden yleisön ohjeistamisesta väitöksen aikana. Kustoksen tulee kehottaa osallistujia pitämään mikrofoninsa äänettöminä ja kameransa suljettuna koko väitöksen ajan, elleivät he halua pyytää puheenvuoroa sille varattuna aikana.