Eettinen kanava
Eettinen kanava on työkalu väärinkäytöksistä ilmoittamiseen
Aalto-yliopistolle on tärkeää, että sen henkilöstö, opiskelijat ja sidosryhmät voivat nostaa rohkeasti esiin havaitsemiaan väärinkäytösepäilyjä. Aalto-yliopiston eettisessä kanavassa voidaan ilmoittaa Aalto-yliopiston tai yliopistokonserniin kuuluvien yhtiöiden toiminnassa ilmenneistä lainvastaisuuksista ja väärinkäytöksistä.
Kannustamme tekemään ilmoituksen omalla nimellä, mutta eettisessä kanavassa ilmoituksen voi tehdä myös nimettömästi.
Aalto-yliopisto on sitoutunut huolehtimaan ilmoitusten tietoturvallisesta ja huolellisesta käsittelemisestä. Kaikki vilpittömässä mielessä tehdyt ilmoitukset tutkitaan ja niiden osalta ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin.
Aalto-yliopiston eettinen kanava on vuonna 2023 voimaan tulleen ilmoittajansuojelulain mukainen sisäinen, luottamuksellinen ilmoituskanava. Eettinen kanava toteutetaan tietoturvallisen WhistleB-työkalun avulla. (kts. alempana ilmoittajansuojelu (whistleblowing)
Mikä on eettisessä kanavassa ilmoitettava väärinkäytös?
Ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetut väärinkäytökset
Esimerkkejä toiminnasta, josta voit ilmoittaa eettisen kanavan kautta:
- taloudelliset väärinkäytökset, kuten julkisiin hankintoihin ja rahoituspalveluihin liittyvät lainvastaisuudet, tukia ja avustuksia koskevat rikkomukset, verotusrikkomukset sekä petokset ja korruptio,
- Euroopan unionin kilpailu- ja valtiontukisääntöjen rikkominen,
- epäily lahjuksen antamisesta tai vastaanottamisesta,
- kuluttajansuojan ja elintarvikkeiden turvallisuuden vaarantaminen,
- ympäristörikkomukset kuten kemikaaliturvallisuuden vaarantaminen, säteily- ja ydinturvallisuuden vaarantaminen ja
- vakavat tietoturva- tai tietosuojaloukkaukset.
Näitä väärinkäytöksiä työnsä yhteydessä havainnut ja niistä ilmoittava voi saada ilmoittajansuojalain tarkoittamaa ilmoittajansuojaa (kts. alempana ilmoittajansuojelu (whistleblowing)).
Muut kuin ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetut lainvastaisuudet ja väärinkäytökset
Eettinen kanava täydentää Aalto-yliopistossa jo käytössä olevia ilmoittamistapoja.
Epäasialliseen käyttäytymiseen ja häirintään, tutkimuseettisiin asioihin ja turvallisuuspoikkeamiin tai tietoturvapoikkeamiin liittyvissä asioissa kannustamme käyttämään seuraavia ilmoittamistapoja.
- Henkilöstön kokemaan häirintään ja epäasialliseen kohteluun puuttuminen
- Tutkimusetiikka ja hyvä tieteellinen käytäntö: tiedevilppien tutkinta Aalto-yliopistossa
- Poikkeamailmoitus | Aalto-yliopisto
- Ilmoita tietoturvapoikkeamasta!
Voit kuitenkin ilmoittaa eettisen kanavan kautta kaikista yliopiston eettisten periaatteiden rikkomusepäilyistä. Epäasialliseen käyttäytymiseen ja häirintään, tutkimuseettisiin asioihin ja työturvallisuuteen ja tietoturvaan liittyvissä asioissa ilmoitukset ohjataan selvitettäväksi näitä asioita koskevien selvitysprosessien mukaisesti.
Aalto-yliopistossa eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta ilmoittajalle ei seuraa kielteisiä seuraamuksia, kunhan kyse on asiallisesta ilmoituksesta. Tämä tarkoittaa, että ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa.
Milloin eettinen kanava ei ole oikea väline ilmoituksen tekemiselle?
Erimielisyyksissä ja yliopistoyhteisön ongelmatilanteissa rohkaisemme sinua olemaan ensisijaisesti yhteydessä esihenkilöösi tai kyseisestä asiasta vastaavaan johtajaan tai yhteyshenkilöön.
Eettinen kanava ei ole tarkoitettu palautteen tai kehitysideoiden antamiseen.
Eettinen kanava ei ole tarkoitettu turvallisuutta tai tiloja koskevien hätäilmoitusten tekemiseen taikka työturvallisuuspoikkeamien ilmoittamiseen, tutustu niiden varalta ohjeisiin täällä:
- Ohjeita hätätilanteisiin sekä normaaliolojen häiriötilanteisiin | Aalto-yliopisto
- Poikkeamailmoitus | Aalto-yliopisto
Yliopiston palveluista voit antaa palautetta ja kehittämisehdotuksia myös täällä: Avoin palaute ja aloitteet | Aalto-yliopisto.
Opiskelijat voivat antaa opetuksesta kehittävää palautetta monin tavoin, kts. Palaute ja kyselyt | Aalto-yliopisto.
Ilmoittajansuojelu (whistleblowing)
Eettinen kanava on samalla Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain (ns. ilmoittajansuojelulaki) tarkoittama sisäinen ilmoituskanava. Lain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen tekijällä on oikeus lain tarkoittamaan suojeluun. Soveltamisalaan kuuluvista ilmoituksista ja ilmoittajan suojelusta saat lisätietoja täältä:
Ilmoittajansuojelu | Valtioneuvoston oikeuskansleri.
Ilmoittajan suojelemisella tarkoitetaan ennen muuta sitä, että ilmoittajaan ei saa kohdistua asian esiin tuomisen johdosta vastatoimia, kuten työsuhteen päättämistä, työehtojen heikentämistä, syrjintää tai muita kielteisiä seuraamuksia. Ilmoittajan suojaa voi saada henkilö, joka on saanut tiedon rikkomuksesta työssään tai sen yhteydessä. Ilmoittajan suojeleminen voi joissain tapauksissa tarkoittaa myös henkilöllisyyden salaamista. Ilmoittajan suojaaminen ei vapauta rikkomuksiin osallistunutta itseään vastuusta.
Jotta ilmoittajaa voidaan suojata lain nojalla, ilmoittajan on perustellusti uskottava ilmoitushetkellä, että hänen kuvaamansa rikkomukset kuuluvat lain soveltamisalaan ja että ilmoitetut tiedot ovat pitäneet paikkansa.
Miten teen ilmoituksen eettisessä kanavassa?
Voit tehdä ilmoituksen painamalla oheista linkkiä ja seuraamalla ilmoituslomakkeen ohjeita. Kun lähetät ilmoituksesi, saat tunnuksen ja salasanan ilmoituksen seuraamista varten. Tallenna tunnus ja salasana turvalliseen paikkaan. Saat ilmoituksen vastaanottamisesta vahvistuksen.
Huomaathan, että kanavaan ei tallennu ilmoittajasta mitään tietoja, joita et itse ole kertonut. Esimerkiksi tietokoneesi IP-osoite, käyttäjätunnuksesi tai sähköpostiosoitteesi ei tallennu järjestelmään. Seuraathan ilmoituksesi johdosta annettuja vastausviestejä tai mahdollisia jatkokysymyksiä kanavasta oma-aloitteisesti.
Miten ilmoitus käsitellään?
Ilmoituskanava on yliopiston ulkopuolisen kumppanin ylläpitämä palvelu, jossa ilmoituksen jättäminen on tietoturvallista ja halutessasi täysin anonyymiä. Ilmoituksen vastaanottamisesta ja jatkokäsittelyyn ohjaamisesta vastaavat tehtävään nimenomaisesti osoitetut yliopiston työntekijät. Mikäli ilmoitus johtaa jatkotoimenpiteisiin, ilmoituksesi näkevät vain ilmoituksen käsittelemisessä välttämättömät henkilöt.
Epäasialliseen käyttäytymiseen ja häirintään, tutkimuseettisiin asioihin ja työturvallisuuteen ja tietoturvaan liittyvissä asioissa ilmoitukset ohjataan selvitettäväksi Aalto-yliopiston näitä asioita koskevien selvitysprosessien mukaisesti.
Mitä ilmoituksen johdosta tapahtuu? Ilmoituksen tekijä saa tiedon asian ottamisesta käsittelyyn sekä tiedon, kun asian käsittely on päätetty. Ilmoituksen tekijää pyydetään varautumaan vastaamaan asiaa koskeviin täydentäviin kysymyksiin. Ilmoituksen tekijä ei kuitenkaan välttämättä saa tietoa ilmoituksensa seuraamuksista ilmoituksen kohteelle. Työnantajana yliopisto ei esimerkiksi yleensä saa kertoa varoituksista tai muista työoikeudellisista toimenpiteistä muille kuin työsuhteen osapuolille.
Eettiset periaatteet ja huolenaiheista ilmoittaminen
Aalto-yliopiston eettisiin periaatteisiin on koottu kaikkia aaltolaisia koskevat vastuut ja velvoitteet. Ongelmatilanteita toimitaan eettisten periaatteiden mukaisesti. Häirintään ja epäasialliseen kohteluun puuttumisesta on omat ohjeensa.
Eettiset periaatteet - arvot käytäntöön
Eettiset periaatteet (Code of Conduct) muodostavat Aalto-yhteisön kulttuurin perustan, ja toteutamme niiden avulla arvojamme ja tapaamme toimia.
Henkilöstön kokemaan häirintään ja epäasialliseen kohteluun puuttuminen
Aalto-yliopiston kulttuuri on monimuotoinen ja syrjimätön. Toimimme vastuullisesti ja kunnioitamme muiden yhteisömme jäsenten oikeutta turvalliseen ja miellyttävään yliopistoympäristöön, joka mahdollistaa häiriöttömän työskentelyn ja opiskelun. Emme hyväksy minkäänlaista epäasiallista käytöstä tai häirintää.
Tiedevilppien tutkinta Aalto-yliopistossa
Hyvän tieteellisen käytännön ohjeiden loukkaukset, tiedevilppien tutkinta
Ilmoittajansuoja, luottamuksellisuus, avoimuus ja salassapito
Aalto-yliopiston toiminta kuuluu julkisuuslain piiriin. Tästä syystä yliopistolle toimitetut tai yliopistolla olevat ilmoitukset ja asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisuuslain alaisia. Yliopistolla on velvollisuus noudattaa lain salassapitovelvoitteita, mutta myös lain edellyttämää avoimuutta. Asianosaisilla on yleensä oikeus saada itseään koskevat tiedot. Selvityksen kohteena olevan tulee saada perustiedot siitä, mitä väitteitä hänen toiminnastaan on esitetty ja millaisin perustein.
Väärinkäytöksestä ilmoittavan tulee välttää itseään tai muita koskevien suojattavien tietojen tarpeetonta sisällyttämistä ilmoitukseen tai muuhun aineistoon.
Ilmoittajansuoja on mahdollista varmistaa ainoastaan silloin, kun ilmoittajan henkilöllisyys on yliopiston tiedossa.
Valtioneuvoston oikeuskanslerin viraston ilmoituskanava
Kun ilmoitus ei johda asian käsittelyyn tai jos ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, ettei rikkomukseen voida puuttua tehokkaasti tai jos ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa tulevansa vastatoimien kohteeksi ilmoituksen johdosta, voi ilmoituksen tehdä oikeuskanslerin viraston kanavaan.
Oikeuskanslerinviraston keskitetty ulkoinen ilmoituskanava | Valtioneuvoston oikeuskansleri
- Miksi tämä kanava perustettiin Aaltoon?
Haluamme, että Aalto-yliopistossa jokainen voi kertoa havaitsemistaan väärinkäytöksistä. Uusi ilmoittajansuojelulaki myös edellyttää, että organisaatioilla, kuten Aalto-yliopistolla, on sisäinen ilmoituskanava, johon voi ilmoittaa työssään havaitsemistaan väärinkäytöksistä tai väärinkäytösepäilyistä - Voinko kaikki mahdolliset väärinkäytökset ilmoittaa tämän saman kanavan kautta?
Kyllä. Eettisen kanavan kautta kannustamme ilmoittamaan erityisesti
- taloudelliset väärinkäytökset, kuten julkisiin hankintoihin ja rahoituspalveluihin liittyvät lainvastaisuudet, tukia ja avustuksia koskevat rikkomukset, verotusrikkomukset sekä petokset ja korruptio,
- Euroopan unionin kilpailu- ja valtiontukisääntöjen rikkominen,
- epäily lahjuksen antamisesta tai vastaanottamisesta,
- kemikaaliturvallisuuden vaarantaminen, säteily- ja ydinturvallisuuden vaarantaminen tai muut ympäristörikkomukset sekä
- vakavat tietoturvaa- tai tietosuojaa koskevat puutteet tai laiminlyönnit.
Voit kuitenkin eettisen kanavan kautta ilmoittaa myös muista yliopiston eettisten periaatteiden rikkomusepäilyistä. Epäasialliseen käyttäytymiseen ja häirintään, tutkimuseettisiin asioihin ja työturvallisuuteen liittyvissä asioissa ilmoitukset ohjataan selvitettäväksi näitä asioita koskevien selvitysprosessien mukaisesti. -
Saanko varmasti vastauksen, jos olen tehnyt ilmoituksen väärinkäytöksestä tai epäilystä?
Kyllä. Saat aina vastauksen ilmoituksesi vastaanottamisesta. Vastaus voi sisältää myös lisäkysymyksiä, tietoa tai ohjeita ilmoitukseesi liittyen.
Saat myös tiedon, kun asian käsittely on päätetty. Ilmoituksen tekijä ei kuitenkaan välttämättä saa tietoa ilmoituksensa seuraamuksista ilmoituksen kohteelle. Työnantajana yliopisto ei esimerkiksi saa kertoa varoituksista tai muista työoikeudellisista toimenpiteistä ulkopuolisille.
- Mitä tarkoittaa ilmoittajan suojelu?
Ilmoittajansuojelulla tarkoitetaan ilmoittajansuojelulaissa Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden… 1171/2022 - Säädökset alkuperäisinä - FINLEX ® määriteltyä suojaa ja vastatoimien kieltoa tiettyjen vakavien väärinkäytösten tai väärinkäytösepäilyiden ilmoittajille. Laissa määriteltyjen edellytysten täyttyessä ilmoittajan henkilöllisyyttä voidaan suojata ilmoituksen jatkokäsittelyssä ja ilmoittajaan sovelletaan ilmoittajansuojelulain mukaista vastatoimien kieltoa. Työnantaja ei voi esimerkiksi heikentää ilmoittajan palvelussuhteen ehtoja, päättää ilmoittajan palvelussuhdetta tai lomauttaa ilmoittajaa ilmoituksen johdosta. -
Onko ilmoittajan suojan saamiselle mitään muita edellytyksiä, kuin ilmoittaminen eettisen kanavan kautta?
Kyllä. Ilmoittajansuojelulain tarkoittamalle ilmoittajan suojelulle on kolme yleistä edellytystä:
1) ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa,
2) rikkomista koskeva tieto kuuluu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan ja
3) ilmoittaja ilmoittaa työnsä yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä. -
Miksi minulla ei ole ilmoittajansuojaa ilmoittaessani mistä tahansa väärinkäytöksestä?
Ilmoittajansuojelulaki on säädetty antamaan suojaa määrättyjen väärinkäytösten ilmoittajille. On katsottu, että näistä väärinkäytöksistä ilmoittaminen on tärkeää yleiseen etuun kohdistuvien uhkien ja vakavien haittojen ennaltaehkäisemiseksi.Aalto-yliopistossa jo vuodesta 2017 ollut voimassa eettiset periaatteet (code of conduct). Niiden mukaan eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta ilmoittajalle ei seuraa kielteisiä seuraamuksia, kunhan kyse on asiallisesta ilmoituksesta. Tämä tarkoittaa, että ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa.
- Jos ilmoitan asiasta, jota ilmoittajansuoja ei koske, niin onko se minulle riski?
Ei ole. Aalto-yliopistossa eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta ilmoittajalle ei seuraa kielteisiä seuraamuksia, kunhan kyse on asiallisesta ilmoituksesta. Tämä tarkoittaa, että ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa. -
Voinko ilmoittaa väärinkäytöksestä tai väärinkäytösepäilystä eettisen kanavan kautta anonyymisti?
Tiedämme, että vaikka epäkohtien esiintuominen on oikein, se voi tuntua stressaavalta. Kannustamme silti ilmoittamaan epäkohdista omalla nimelläsi.
Uuden eettisen kanavan kautta voit aina ilmoittaa väärinkäytöksestä tai väärinkäytösepäilystä anonyymisti silloin, kun kysymyksessä on
- taloudelliset väärinkäytökset, kuten julkisiin hankintoihin ja rahoituspalveluihin liittyvät lainvastaisuudet, tukia ja avustuksia koskevat rikkomukset, verotusrikkomukset sekä petokset ja korruptio,
- Euroopan unionin kilpailu- ja valtiontukisääntöjen rikkominen,
- epäily lahjuksen antamisesta tai vastaanottamisesta,
- kemikaaliturvallisuuden vaarantaminen, säteily- ja ydinturvallisuuden vaarantaminen tai muut ympäristörikkomukset sekä
- vakavat tietoturvaa tai tietosuojaa koskevat puutteet tai laiminlyönnit.
Epäasiallista käytöstä, häirintää tai tutkimuseettisiä asioita koskevia anonyymeja ilmoituksia emme voi kuin poikkeustapauksissa selvittää anonyymin ilmoituksen perusteella. -
Jos joku tekee anonyymisti ilmoituksen väärinkäytöksestä tai väärinkäytösepäilystä, mahdollistaako se syyttömän kiusaamisen? Miten tämä voidaan välttää?
Ilmoittajansuojelulain mukaan väärien tietojen ilmoittaminen tahallaan on rangaistavaa, ja siitä voi seurata vahingonkorvausvelvollisuus.
Aalto-yliopistojen arvojen ja toimintatavan mukaisesti uskomme myös jokaisen aaltolaisen ymmärtävän, että eettiseen kanavaan tehdään ilmoitus silloin, kun ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa.
Ilmoituksen johdosta tehtävä selvitystyö tehdään eettisten periaatteiden mukaisesti niin, että riippumattomuus ja objektiivisuus taataan. Johtopäätösten ja toimenpiteiden aika on sen jälkeen, kun asia on ensin selvitetty.
-
Voinko tehdä myös kehitysehdotuksia eettisen kanavan kautta?
Eettinen kanava ei ole tarkoitettu kehittämisehdotuksen tekemiseen eikä myöskään työ- tai opiskeluyhteisöissä mahdollisesti syntyvien erimielisyyksien tai ristiriitatilanteiden selvittämiseen.
Aalto-yliopistossa on käytössä monenlaisia palaute ja aloitekanavia. Löydät ne www.aalto.fi:stä, esimerkiksi Avoin palaute ja aloitteet | Aalto-yliopisto.
Työ- tai opiskeluyhteisöissä mahdollisesti syntyvien erimielisyyksien tai ristiriitatilanteiden selvittämiseen parhaat kanavat ja ohjeet löydät täältä: Henkilöstön kokemaan häirintään ja epäasialliseen kohteluun puuttuminen | Aalto-yliopisto
- Ketkä kaikki voivat tehdä ilmoituksia tämän kanavan kautta (työntekijät, opiskelijat, sidosryhmät jne.)?
Aalto-yliopiston eettiseen kanavaan voivat tehdä ilmoituksia kaikki yliopistoyhteisön jäsenet, mukaan lukien henkilöstö, vierailijat, apurahatutkijat ja opiskelijat. Ilmoituksen voivat jättää myös yhteisömme ulkopuoliset.
Henkilötietojen käsittely eettisessä kanavassa - tietosuojailmoitus
Lue täältä lisää henkilötietojen käsittelystä, kun ilmoitus väärinkäytöksestä tehdään eettisen kanavan kautta.
Aalto-yliopiston tietosuojailmoitus työntekijöille sisältää tiedot siitä, miten henkilötietoja käsitellään osana yliopiston työnantajana toimimista.
Jos ilmoitus on tehty eettisen kanavan eli WhistleB-työkalun avulla ilmoittajansuojan saamiseksi, seuraavassa on tarkempi kuvaus henkilötietojen käsittelystä:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Eettiseen kanavaan voi tehdä ilmoituksen antamatta itsestään tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Mikäli ilmoittaja antaa tietonsa tai tekee ilmoituksen toisesta henkilöstä, henkilötietojen käsittelyä tehdään ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetun tai yliopiston eettisten periaatteiden vastaisen toiminnan tunnistamiseen ja selvittämiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen sekä tutkinnan vaiheiden seurantaan.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Ilmoituskanava on Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain tarkoittama sisäinen ilmoituskanava ja keino valvoa yliopiston eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada keskeistä tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja rikkomuksista sekä reagoida niihin mahdollisimman oikea-aikaisesti.
Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yleiseen etuun tai Aalto-yliopistolle rekisterinpitäjänä kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen, kun yliopisto toteuttaa ilmoittajansuojasääntelyn tarkoitusta ja muita julkisia tehtäviään.
Rekisteröidyn nimenomainen suostumus voi tapauskohtaisesti olla myös henkilötietojen käsittelyn perusteena.
Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät ja mistä henkilötiedot saadaan
Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee vain välttämättömiä henkilötietoja ilmoitettujen tapauksen tutkimista varten.
Käytettäessä eettistä kanavaa ei ilmoituksen tekijästä tallennu WhistleB-järjestelmään mitään muita tietoja kuin ilmoittajan itsensä jättämiä tietoja. Järjestelmään ei tallennu ilmoittajan laitteen IP-osoite tai mikään muu yksilöivä tieto.
Ilmoittajan kertoessa henkilöllisyytensä käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, muu yksilöintitieto ja yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
WhistleB-palveluun jätettävät ilmoitukset voivat sisältää muita kuin ilmoittajaa koskevia henkilötietoja kuten kuvauksen epäillystä väärinkäytöksestä, tietoja väärinkäytöksiin liittyvistä henkilöistä ja heidän toiminnastaan sekä tietoja henkilöistä joiden voidaan ajatella voivan antaa lisätietoja asiasta. Ilmoitus voi sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Käsiteltäviä tietoja voivat olla myös tapaukseen liittyvät mahdollisesti ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot, esimerkiksi nimi ja asema yrityksessä.
Ilmoitusten oikeutetuista käsittelijöistä käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, yhteystiedot, lokitiedot järjestelmän käytöstä.
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan ilmoituksesta sekä selvityksessä käytetyistä tietolähteistä sekä selvitykseen liittyvistä kuulemisista ja todistajilta.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään Aalto-yliopistossa ilmoitettujen tapausten tutkimiseksi sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Aalto-yliopisto käyttää ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Mikäli ilmoitus edellyttää tarkempaa selvittämistä ja ilmoituksessa on annettu henkilön tietoja, henkilötietoja voidaan luovuttaa organisaation nimetyille sisäisestä tutkinnasta vastaaville tahoille. Pääsy henkilötietoihin on rajattu tehtävien mukaisesti.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Aalto-yliopisto noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja EEA:n ulkopuolelle suoritetaan aina tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen. Lähtökohtaisesti käsittelemme työntekijöiden henkilötietoja vain EU:n tai ETA:n sisällä.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa on määritetty yliopiston asiakirjojen säilytysajat.
Lähtökohtaisesti ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 5 vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteröidyn oikeudet
Lue rekisteröidyn oikeuksista täällä: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietosuojailmoitukset.
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Aalto-yliopisto on tehnyt henkilötietojen käsittelystä osana ilmoittajansuojan toteuttamista tietosuojavaltuutetun toimiston edellyttämän vaikutustenarvioinnin varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn oikeasuhtaisuuden ja käytettävissä olevien suojatoimenpiteiden tehokkuuden.
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Anonyymin ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Eettisen kanavan toteuttamisessa käytettävä WhistleB-järjestelmä ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain nimetyt henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.
Aalto-yliopistolla suojaamme henkilötietoja tietosuojapolitiikkamme mukaisesti. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Informoimme tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Rekisterinpitäjä
Aalto-yliopistosäätiö s.r. on rekisterinpitäjä.
Olethan yhteydessä päälakimieheen Kristiina Kemetteriin, mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä WhistleB-ilmoituskanavan avulla tehdyistä ilmoituksista tai muista väärinkäytösepäilyjen selvitysprosessissa.
Voit myös ottaa henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä ja vaatimuksissa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan:
Anni Tuomela
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: [email protected]
Saavutettavuusseloste
Lue täältä lisää eettisen kanavamme saavutettavuudesta.
Organisaation nimi: Aalto-korkeakoulusäätiö sr.
Tämä saavutettavuusseloste koskee palvelua WhistleB, Aalto-yliopiston eettinen kanava: WhistleB, Whistleblowing Centre. Palvelua koskee laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, jossa edellytetään, että julkisten verkkopalvelujen on oltava saavutettavia.
Olemme arvioineet digipalvelun saavutettavuuden itse.
Tämä seloste on laadittu 29.12.2022.
Digipalvelun saavutettavuuden tila:
Täyttää kaikki saavutettavuusvaatimukset.
Kuinka voit antaa palautetta saavutettavuudesta?
Jos havaitset puutteita saavutettavuudessa tai sinulla on muuta palautetta siihen liittyen, voit olla yhteydessä sähköpostitse, tietosuojavastaava(at)aalto.fi.
Aalto-yliopiston yhteystiedot löydät täältä: Aalto-yliopiston yhteystiedot | Aalto-yliopisto
Lisätietoa saavutettavuudesta Aalto-yliopistossa: Saavutettavuus | Aalto-yliopisto
Valvontaviranomainen
Jos huomaat sivustolla saavutettavuusongelmia, anna ensin palautetta meille eli sivuston ylläpitäjälle. Vastauksessa voi mennä 14 päivää. Jos et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen tai et saa vastausta lainkaan kahden viikon aikana, voit tehdä ilmoituksen Etelä-Suomen aluehallintovirastoon . Etelä-Suomen aluehallintoviraston sivulla kerrotaan tarkasti, miten ilmoituksen voi tehdä ja miten asia käsitellään.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot
Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Saavutettavuuden valvonnan yksikkö
www.saavutettavuusvaatimukset.fi
saavutettavuus(at)avi.fi
puhelinnumero vaihde 0295 016 000