Tutkimusdatan tallentaminen

Ennen tutkimusdatan keräämisen tai tuottamisen aloittamista on erittäin suositeltavaa suunnitella datanhallinta. Jos tarvitset apua datan kanssa, pyydä apua Data Agenteilta. 

Datan keräämiseen voit hyödyntää Aalto Data Hubin palveluita.

Vierailethän myös seuraavilla ohjeistussivustoilla:

1. Aalto Research Services - YouTube
2. Avoimen tieteen ja tutkimusdatan hallinnan koulutukset | Aalto-yliopisto
    

Ole erityisen huolellinen, kun käsittelet luottamuksellista dataa. Tällöin on tärkeää huomioida mm. seuraavat seikat:

1. Tunnista, kuinka luottamuksellista aineisto on. Alkuun auttaa alle linkitetyt ohjeet tietoaineistojen luokittelusta ja niille soveltuvista palveluista.
2. Onko aineiston käsittelylle ja tallennukselle annettu rajoituksia tai määräyksiä? Noudatettavia ehtoja voivat asettaa mm. lainsäädäntö, datan luovuttanut taho, tutkimussopimukset, salassapito/NDA-sopimukset, tutkimuspartnerit tai tutkimusrahoittajat.
3. Suunnittele henkilötietojen käsittely heti tutkimuksen alussa.
4. Käytä vain hyväksyttyjä tietojärjestelmiä luottamuksellisen tiedon tallentamiseen, siirtämiseen ja jakamiseen (katso perusohje tiedon luokittelemiseen).

Alla olevista linkeistä löydät tarkempia ohjeita tiedon turvalliseen käsittelyyn.

Suositeltavin tallennuspaikka tutkimusdatalle on Aallon verkkolevyt. Palvelun tiedostoista otetaan automaattisesti varmuuskopiot, verkkolevyt kelpaavat luottamuksellisen ja arkaluontoisen datan tallennukseen ja tiedostojen jakaminen Aallon sisällä onnistuu.

1. Käytä Teamwork tallennuspaikkaa tutkimusprojekteille
2. Käytä Secwork tallennuspaikkaa salaiselle datalle

Lisätietoa: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/mihin-voin-tallentaa-datani#10-tutkijat 
 

Kansalliset CSC palvelut: Service Catalog - Services for Research - CSC Company Site

1. Käytä Allas tallennuspaikkaa isolle datalle ja sen jakamiseen
2. Käytä Fairdata IDA isojen tietoaineistojen julkaisemiseen. IDA ei sovellu luottamukselliselle datalle eikä arkaluontoisille henkilötiedoille.

Laskenta:

1. Aallon Triton klusteri
2. SecData ympäristö salaiselle datalle
3. Pilvilaskenta: Azure | Aalto University or Amazon Web Services (AWS) | Aalto University
4. CSC:n ympäristöt

Microsoft Teams on monipuolisin palvelu yhdessä työskentelyyn ja mukaan saa myös yliopiston ulkopuolisia käyttäjiä.

Yhteistyöprojekteissa on luottamuksellisen tiedon käsittely tehtävä huolellisesti. Näissä palveluissa voit jakaa luottamuksellista tietoa huolellisuutta ja seuraavia erityisjärjestelyitä noudattaen:

• Eduuni: Käyttöoikeudet rajoitettu tietoon oikeutetuille
• Teams (OneDrive for Business, Google Workspace, Dropbox): Käyttöoikeuksin rajoitettuna tietoon oikeutetuille, luottamuksellisen tiedon jakamista ei tehdä linkillä vaan käytetään henkilökohtaista jakoa.
• Funet FileSender: Käytä palvelun salausoptiota File encryption vahvalla salasanalla. Salasana pitää jakaa vastaanottajalle turvallisesti esim. salaavan viestipalvelun välityksellä tai tekstiviestillä.
   

Eri vaihtoehtoja datan tallennukseen ja julkaisemiseen on esitelty tarkemmin sivuilla (linkit alla):

• Tallennusratkaisut-taulukko palveluiden ominaisuuksien vertailuun
• Mihin voin tallentaa datani? -ohje eri tilanteisiin

Datan julkaisemiseen löytyy paljon palveluita. Yleisistä julkaisupaikoista käytetyimmät ovat Zenodo ja Fairdata IDA. Zenodo sopii hyvin pienempiin asioihin (pienempi koko, vähemmän yhteistyötä, vähemmän pitkäaikaista hallintaa). IDA sopii myös suurempiin asioihin ja datalle, joka vaatii hallintaa (sisältää mm. valmiit komentorivityökalut).

Ennen julkaisemista ja säilyttämistä varmista, että kuvaileva tieto (metadata) on hyvin dokumentoitu: Tutkimusdatan dokumentointi, kansioiden organisointi ja data-arkistojen metadata | Aalto-yliopisto. Muista, että uudelleenkäytettävyys vaikuttaa merkittävästi datan arvoon.

Kun olet julkaissut datasi, muista poistaa tarpeeton data tallennustiloista ja yhteistyötyökaluista. 

Tietojen säilytys verkkolevyillä edellyttää hyvää datan elinkaarenhallintaa sekä korostaa yksilön ja tiimin vastuuta. Kuvailevan tiedon ja pelisääntöjen kirjaaminen tallennustilan yhteyteen on tärkeää säilytysaikojen osalta sekä datan ymmärrettävyyden ja uudelleenkäytettävyyden varmistamisessa. 
Lue lisää tutkimusdatan säilytyksestä ja arvon määrittämisestä: Kuinka säilytän dataa tallennustiloissa | Aalto-yliopisto

(Huom: Uusia säilytysratkaisuja on kehitteillä. Lisätietoja myöhemmin.)

Näillä linkeillä voit selata tutkimusdatan hallinnan ohjeita.

Aalto-yliopisto tarjoaa palveluita, ohjeita ja tukea auttaakseen tutkijoitamme hallitsemaan dataansa hyvin. Kaikille avoin webinaarisarja RDM:stä ja avoimesta tieteestä.

Hyödyllistä tietoa löydät Science-IT datakäytännöstä: Science-IT datakäytäntö — Aalto Scientific Computing (ASC)