Palvelut

Tutkimusdatan tallentaminen

Datan tallennukseen on monia ratkaisuja. Tutkimuksen edetessä säilytystarpeet voivat vaihdella. Todennäköisimmin data on tallennettava useisiin järjestelmiin tai eri käyttöoikeuksien nojalla sen elinkaaren aikana. Jotta datasta voidaan saada mahdollisimman paljon irti sen elinkaaren aikana, se on hallittava hyvin, dokumentoitava, säilytettävä turvallisesti ja se on varmuuskopiotava.

The image is from Aalto University material bank.

Ennen tutkimusdatan keräämisen tai tuottamisen aloittamista on erittäin suositeltavaa suunnitella datanhallinta. Jos tarvitset apua datan kanssa, pyydä apua Data Agenteilta.

Datan keräämiseen voit hyödyntää Aalto Data Hubin palveluita.

Vierailethän myös seuraavilla ohjeistussivustoilla:

Ole erityisen huolellinen, kun käsittelet luottamuksellista dataa. Tällöin on tärkeää huomioida mm. seuraavat seikat:

Tunnista, kuinka luottamuksellista aineisto on. Alkuun auttaa alle linkitetyt ohjeet tietoaineistojen luokittelusta ja niille soveltuvista palveluista.
Onko aineiston käsittelylle ja tallennukselle annettu rajoituksia tai määräyksiä? Noudatettavia ehtoja voivat asettaa mm. lainsäädäntö, datan luovuttanut taho, tutkimussopimukset, salassapito/NDA-sopimukset, tutkimuspartnerit tai tutkimusrahoittajat.
Suunnittele henkilötietojen käsittely heti tutkimuksen alussa.
Käytä vain hyväksyttyjä tietojärjestelmiä luottamuksellisen tiedon tallentamiseen, siirtämiseen ja jakamiseen (katso perusohje tiedon luokittelemiseen).

Alla olevista linkeistä löydät tarkempia ohjeita tiedon turvalliseen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittely tutkimuksessa

Tunnista, käsitteletkö henkilötietoja tutkimuksessasi. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, kuten videokuva tai ääninauhoite henkilöstä, IP-osoite, henkilön paikannustieto tai tietoja, joita yhdistelemällä ihminen voidaan tunnistaa (esimerkiksi osoitetiedot ja työnimike).

Suositeltavin tallennuspaikka tutkimusdatalle on Aallon verkkolevyt. Palvelun tiedostoista otetaan automaattisesti varmuuskopiot, verkkolevyt kelpaavat luottamuksellisen ja arkaluontoisen datan tallennukseen ja tiedostojen jakaminen Aallon sisällä onnistuu.

Käytä Teamwork tallennuspaikkaa tutkimusprojekteille
Käytä Work tallennuspaikkaa hallinnolliselle tiedolle
Käytä Secwork tallennuspaikkaa salaiselle datalle

Lisätietoa: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/mihin-voin-tallentaa-datani#10-tutkijat

Kansalliset CSC palvelut: Service Catalog - Services for Research - CSC Company Site

Käytä Allas tallennuspaikkaa isolle datalle ja sen jakamiseen
Käytä Fairdata IDA isojen tietoaineistojen julkaisemiseen. IDA ei sovellu luottamukselliselle datalle eikä arkaluontoisille henkilötiedoille.

Laskenta:

Aallon Triton klusteri
SecData ympäristö salaiselle datalle
Pilvilaskenta: Azure | Aalto University or Amazon Web Services (AWS) | Aalto University
CSC:n ympäristöt

Yleiset tallennusperiaatteet ja niihin liittyvät käytännöt

Ohjeistuksen tavoitteena on edistää Aallon tallennuspalveluiden vastuullista ja kestävää käyttöä ja tukea hyvää datanhallintakäytäntöä.
Yleiset tallennuksen periaatteet

Musta-valkoinen valokuva, jossa on erilaisia materiaaleja. Materiaalit ovat eri sävyisiä valkoisia, harmaita ja mustia. Tämä on Eeva Suorlahden valokuva nimeltä Structural colours.

Tallennustila tutkimukselle ja ryhmille (TeamWork verkkolevy)

Tutkijat, tutkimusryhmät ja -projektit voivat käyttää erillistä TeamWork-tiedostopalvelua. Levytilan määrä ja muut ominaisuudet sovitetaan kunkin ryhmän tarpeita vastaavaksi.

Fairdata-palvelut

Fairdata-kokonaisuus varmistaa tutkimuksen todennettavuuden ja toistettavuuden sekä turvaa tutkimuksen tietoaineistojen pitkäaikaisen saatavuuden.

Green text Fairdata.fi and a tree supporting a blue sphere with small binary numbers on it

Microsoft Teams on monipuolisin palvelu yhdessä työskentelyyn ja mukaan saa myös yliopiston ulkopuolisia käyttäjiä.

Yhteistyöprojekteissa on luottamuksellisen tiedon käsittely tehtävä huolellisesti. Näissä palveluissa voit jakaa luottamuksellista tietoa huolellisuutta ja seuraavia erityisjärjestelyitä noudattaen:

Eduuni: Käyttöoikeudet rajoitettu tietoon oikeutetuille
Teams (OneDrive for Business, Google Workspace, Dropbox): Käyttöoikeuksin rajoitettuna tietoon oikeutetuille, luottamuksellisen tiedon jakamista ei tehdä linkillä vaan käytetään henkilökohtaista jakoa.
Funet FileSender: Käytä palvelun salausoptiota File encryption vahvalla salasanalla. Salasana pitää jakaa vastaanottajalle turvallisesti esim. salaavan viestipalvelun välityksellä tai tekstiviestillä.

Eri vaihtoehtoja datan tallennukseen ja julkaisemiseen on esitelty tarkemmin sivuilla (linkit alla):

Tallennusratkaisut-taulukko palveluiden ominaisuuksien vertailuun
Mihin voin tallentaa datani? -ohje eri tilanteisiin

Tallennusratkaisut-taulukko

Tallennusratkaisujen vertailu (koti- ja työhakemistot, home, work, teamwork, secwork, teams, onedrive, aalto repository, fairdata ida).

Microsoft Teams

Microsoft Teams on kätevä yhteistyötyökalu koko yhteisölle.

Eduuni - Ryhmätyöympäristö

Eduuni-workspaces sisältää Microsoft SharePoint -työtiloja organisaatioiden, verkostojen, hankkeiden ja tiimien käyttöön. Eduunia käytetään lähinnä EU-laajuisiin, kansainvälisiin tutkimusprojekteihin, sillä se mahdollistaa yhteistyön myös Aallon ulkopuolisten tahojen kanssa. Mikäli tallennettava informaatio ei ole salassapidettävää, ryhmätyöskentelyyn suositellaan käytettäväksi Microsoft Teamsia.

Funet FileSender (ulkoinen linkki)

Palvelu isojen tiedostojen jakamiseen turvallisesti

Two students drawing on coloured paper at a table in a workshop space

Mihin voin tallentaa datani?

Suositellut tallennuspalvelut eri tilanteisiin.

Ennen julkaisemista ja säilyttämistä varmista, että metadata on hyvin dokumentoitu:Tutkimusdatan dokumentointi, kansioiden organisointi ja data-arkistojen metadata | Aalto-yliopisto. Muista, että uudelleenkäytettävyys vaikuttaa merkittävästi datan arvoon.

Kun olet julkaissut datasi, muista poistaa tarpeeton data tallennustiloista ja yhteistyötyökaluista. Voit säilyttää tarvittavan datan jaetussa Teamworkin "arkisto"-kansiossa, jossa on hyvä metadata ja elinkaaritiedot. Ilmoita hakemiston omistajalle (PI) datasta. Jos dataa on paljon eikä sitä tarvita usein, pyydä IT Service Deskistä datan siirtämistä nauhalle.
(Huom: Uusia säilytysratkaisuja on kehitteillä. Lisätietoja myöhemmin.)

Lisätietoja datan julkaisemiseen käytettävistä arkistoista löydät alla olevista linkeistä.

Tutkimusdatan julkaiseminen

Käytetyn tutkimusdatan julkaiseminen lisää viittauksia lehtiartikkeleihisi ja muihin julkaisuihin. Tälle sivulle on koottu tutkimusdatan julkaisemisessa huomioitavat asiat avuksesi. Prosessissa on kolme vaihetta: tutkimusdatan valmistelu, tutkimusdatan julkaiseminen ja datasi markkinointi!