Tallennusratkaisut-taulukko
Tallennusratkaisujen vertailu (koti- ja työhakemistot, home & work, tallennus, pilvitallennus, teamwork, teams, onedrive, googledrive, fairdata ida).
Mihin voin tallentaa datani?
Aalto-yliopisto tarjoaa kattavan valikoiman erilaisia tallennuspalveluita yhteisömme moninaisiin tarpeisiin. Tälle sivulle on koottu suositukset tallennuspalveluiksi tyypillisimpiin käyttötapauksiin.
Tiivistelmä suosituksista
Tutkija
Teamwork sisäiseen työskentelyyn, Microsoft Teams yhteistyöhön myös ulkopuolisten kanssa.
Opettaja
MyCourses tiedostojen jakamiseen opiskelijoiden kanssa, Microsoft Teams kollegoiden kesken.
Palveluhenkilöstö
Käytä verkkolevyä work tai rajattua Microsoft Teams -aluetta, jotta tiedostot ovat oikeiden henkilöiden saatavilla.
Opiskelija
Microsoft Teams ryhmätöihin, OneDrive tai Google Workspace henkilökohtaiseen työskentelyyn ja satunnaiseen jakamiseen.
Suositellut tallennuspalvelut tavallisimpiin käyttötapauksiin
Henkilökohtaiseen työskentelyyn liittyvät dokumentit ja tiedostot (esim. luonnokset, henkilöstöasiat, kurssien ja koulutusten muistiinpanot, jne.)
- Home -verkkolevy henkilökohtaisille tiedostoille, joita ei jaeta kenellekään.
- OneDrive luonnoksille ja tiedostojen jakamiseen kommentointia varten.
Home-verkkolevyn ohjeetPilvitallennus - OneDrive & Google Drive
Kokousmuistiinpanot ja esitykset
- Yhteinen Microsoft Teams -alue, jos ryhmällä on sellainen.
- OneDrive tai Google Workspace tiedostojen jakamiseksi osallistujien kesken.
Microsoft TeamsPilvitallennus - OneDrive & Google Drive
Yhteisten tiedostojen käsittely projektin tai työryhmän kanssa
- Microsoft Teams -alue dokumenttien tehokkaaseen kirjoittamiseen yhdessä ja näppärään viestintään chatin avulla.
- Google Workspacessa kannattaa käyttää Shared Drivea, jotta tiedostojen omistajuus jää ryhmälle yksittäisen käyttäjän sijaan.
- Yli 100 Gt:n datamäärille suositellaan teamwork-kansiota, kun ryhmän jäsenet ovat Aalto-yliopistosta.
Microsoft TeamsGooglen ohjeet Shared Driven luomiseenTallennustila tutkimukselle ja ryhmille (Teamwork)
Yhteistyöprojektit Aalto-yliopiston ulkopuolisten henkilöiden kanssa
- Microsoft Teams -alue projektille, tai jokin muu pilvitallennuspalvelu: OneDrive, Google Workspace tai Dropbox.
Microsoft TeamsPilvitallennus - OneDrive & Google DriveAalto Dropbox Pikaopas
Tiedostojen lähettäminen tai vastaanottaminen
- Pienet tiedostot <20 Mt, sähköpostin liitteenä tai pilvitallennuspalvelun kautta (OneDrive, Google Workspace, Dropbox)
- Isot tiedostot ja datasetit (< 300 Gt): Funet FileSender, yhdellä kerralla voi siirtää 1-30 tiedostoa, joiden koko yhteensä voi olla enintään 300 Gt.
- Todella suurien aineistojen siirtämiseksi sopivin ratkaisu kannattaa valita tapauskohtaisesti, ota yhteyttä [email protected]. Vaihtoehtoja ovat mm. SFTP-palvelin, CSC Allas, ja pilvialustat (Azure/GCP/AWS).
Pilvitallennus - OneDrive & Google DriveAalto Dropbox PikaopasFunet FileSender
Tiedostojen käsittely etäyhteydellä (kampuksen ulkopuolella)
- Verkkolevyt ovat käytettävissä VPN-yhteydellä. Pilvitallennuspalveluiden käyttöön tarvitaan internet-yhteys.
Etäyhdistäminen Aallon verkkoon - VPN
Henkilökohtaiset tiedostot ja muistiinpanot
- Tallenna tiedostot OneDriveen, niin ne ovat helposti käytettävissä eri laitteilla ja paikoissa. Muistiinpanojen tekemiseen voi käyttää esim. OneNote-sovellusta.
- Vaihtoehtoinen vastaava palvelu on Google Workspace.
Pilvitallennus - OneDrive & Google Drive
Suosituksia eri käyttäjäryhmille
Tutkijat
Tutkimusdatan hyödyntämiseksi Aallossa tutkimuksen jälkeen, järjestä ja siivoa data, dokumentoi se, ja tallenna teamwork -verkkolevylle. Mikäli aineisto on suuri (useita teratavuja), eikä sitä tarvitse käyttää kuin harvoin, kysy nauhatallennusta [email protected].
Tallennustila tutkimuksille ja ryhmille (Teamwork)
Tutkimusdatan julkaisemiseen suosittelemme soveltuvaa tieteenalakohtaista data-arkistoa, joka tarjoaa parhaan vaikuttavuuden ja näkyvyyden aineistolle. Yleiskäyttöisenä data-arkistona suositeltuja ovat Zenodo, tai Fairdata IDA yli 50 Gt:n kokoisille aineistoille. Lue lisää:
Suuri tallennustila väliaikaiseen tallennukseen (useita teratavuja) ilman varmuuskopioita on saatavilla tietyissä tapauksissa. Triton-laskentaklusterissa on scratch-levy tilapäiseen tallennukseen, ja esimerkiksi CSC Allas tai pilviratkaisut voivat sopia tarkoitukseen.
Tritonin ohje scratch-levystä (englanniksi)
CSC Allas -dokumentaatio (englanniksi)
Tutkimusprojekteille suosittelemme teamwork -verkkolevyä sisäiseen tallennukseen ja Microsoft Teams -palvelua yhteistyöhön ulkopuolisten kanssa.
Tallennustila tutkimuksille ja ryhmille (Teamwork)
Huomattavan suurille datamäärille (yli kymmenen teratavua) sopivimman ratkaisun löytämiseksi ota yhteyttä [email protected]. Etsitään yhteistyössä tarpeeseen nähden toimivin ja Aalto-yliopiston kannalta kustannustehokas ratkaisu.
Opettajat
Tiedostojen jakamiseen opiskelijoille ensisijainen paikka on MyCourses. Tiedostot ja aineistot, jotka ovat liian suuria MyCoursesiin, kannattaa laittaa ladattavaksi OneDriveen tai Google Workspaceen ja laittaa jakolinkki saataville MyCoursesiin.
Digitaalinen MyCourses-oppimisympäristö
Pilvitallennus - OneDrive & Google Drive
Tiedostojen jakamiseen kollegoiden kesken suosittelemme Microsoft Teams -aluetta rajattuna sopivalle ryhmälle.
Palveluhenkilöstö
Työrooliin liittyville tiedostoille suosittelemme verkkolevyä work, siten että kansion käyttöoikeudet on rajattu ryhmälle tai nimetyille henkilöille, aineiston luottamuksellisuus huomioiden.
Tallennustila työlle ja opiskelulle
Tiedostojen jakamiseen ryhmän kesken kannattaa luoda ryhmälle rajattu Microsoft Teams -alue. Harvoin tarvittaville tiedostoille ja arkistojärjestelmän ulkopuolella (yksikössä) säilytettäville aineistoille soveltuu jaettu kansio work -verkkolevyllä.
Microsoft TeamsTallennustila työlle ja opiskelulleDokumentit, kuten sisäiset ohjeet, prosessikuvaukset, jne., mitkä voi jakaa Aaltolaisille (luokitus julkinen tai sisäinen), voi ylläpitää Microsoft Teams -alueella, johon on laaja pääsy koko yksiköllä tai kaikilla Aalto-käyttäjillä (esimerkkejä Finance Teams, Aalto.fi, Personal data and research, …). Dokumenttien ylläpidon hallitsemiseksi alueiden kirjoitusoikeudet voi rajata tiukemmin kuin lukuoikeudet.
Microsoft TeamsJos tietoja on tilapäisesti käsiteltävä pääasiallisen tietojärjestelmän ulkopuolella, (eri toiminnoissa kuten opinnot/SISU, henkilöstöhallinto/Workday, talous, IT-palvelut, jne.), käytä henkilökohtaiseen käyttöön rajattua kansiota kuten home-verkkolevyä ja poista kaikki tarpeettomat tiedostot viivytyksettä. Esimerkiksi tietojen analysointi omalla tietokoneella excelissä tai Power BI -työkalulla.
Tallennustila työlle ja opiskelulle
Opiskelijat
Opiskelijoiden käytettävissä on Microsoft Teams, OneDrive ja Google Workspace. Nämä soveltuvat sekä itsenäiseen työskentelyyn että ryhmätöihin.
Opiskelijat voivat myös käyttää verkkolevyä home. Etäyhteys verkkolevylle onnistuu VPN:n avulla.
Microsoft TeamsPilvitallennus - OneDrive & Google DriveTallennustila työlle ja opiskelulle
Vierailijat
Aalto-yliopiston vierailijatunnuksella voi käyttää verkkolevyjä. Tämä ratkaisu voi sopia tilanteisiin, joissa täytyy käsitellä isoa (yli 100 Gt) luottamuksellista aineistoa tai mittauslaitteista kerättyä dataa.
Pilvitallennuspalveluita voi käyttää rekisteröitymällä palveluntarjoajalle (Microsoft, Google, Dropbox, CSC).
Luottamuksellisten tietojen tallentaminen
Kaikki edellä mainitut palvelut soveltuvat luottamuksellisille tiedoille oikein käytettynä.
Tiedon luokittelun perusohje ja palvelut
Arkistointi ja pitkän aikavälin tallennus (kymmeniä vuosia)
- Suunnittele datan elinkaari jo tallennuspalvelua valittaessa. Selvitä tiedonohjaussuunnitelman avulla, kuinka kauan ja missä dataa tulee säilyttää/arkistoida.
- Mieti koko tallennusajan osalta, kuka hallinnoi dataa ja kenen tulisi päästä siihen? Kiinnitä hallinnointivastuu tiettyyn rooliin henkilön sijasta ja varmista, että datan pääsee useampi kuin yksi henkilö (luottamuksellisuus huomioiden). Aalto-yliopisto ei pääsääntöisesti arkistoi dataa, joka on vain henkilökohtaisessa käytössä.
- Tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen asiakirjojen arkistointipaikka on asianhallintajärjestelmä SAHA. Tutkimusdata voidaan arkistoida ja julkaista data-arkistossa. Myöhemmin käyttöön otetaan Aalto Repository, jonne arkistoidaan valikoidut Aalto-yliopistossa tuotettavat digitaaliset aineistot.
Tiedonohjaussuunnitelma TOS
Tiedonohjaussuunnitelma TOS on yliopiston asiakirjojen ja niihin verrattavien tietoaineistojen rekisteröinnin, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelma sisältää tiedot organisaatiossa syntyvistä asiakirjoista ja tietoaineistoista sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvistä menettelyistä ja julkisuudesta.
Sähköinen asianhallinta SAHA
Yliopiston sähköisessä asianhallintajärjestelmässä käsitellään yliopiston virallisia asioita ja niiden käsittelyprosessista syntyneitä toimenpiteitä ja asiakirjoja. Samalla asiat myös kirjataan yliopiston diaariin.
Tutkimusdatan julkaiseminen
Käytetyn tutkimusdatan julkaiseminen lisää viittauksia lehtiartikkeleihisi ja muihin julkaisuihin. Tälle sivulle on koottu tutkimusdatan julkaisemisessa huomioitavat asiat avuksesi. Prosessissa on kolme vaihetta: tutkimusdatan valmistelu, tutkimusdatan julkaiseminen ja datasi markkinointi!
Aalto Repository
Aalto Repository toimii yliopistossa syntyvän sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytys- ja arkistointijärjestelmänä. Aalto Repository pystyy ottamaan vastaan lähes kaikkea yliopiston tuottamaa digitaalista sisältöä, ja tarjoaa työkaluja sen jatkohyödyntämiseen ja esittämiseen.
Salaisen datan tallentaminen
Käytä vain tarkastettuja ja hyväksyttyjä järjestelmiä salaiseksi luokitellun datan tallentamiseen. Nämä suositukset perustuvat sähköpostin ja tiedostojen salausohjeeseen sekä tiedon luokittelun perusohjeeseen. Tarkista muiden kuin alla mainittujen järjestelmien ja palveluiden luokitus perusohjeesta, tai pyydä neuvoa osoitteesta [email protected].
Itsenäinen työskentely salaisella datalla
Salaa tiedot vahvasti ja käytä verkkolevyä, jonka pääsy on rajattu (home tai work). Suositeltuja salausratkaisuja ovat:
- Microsoft Office -tiedostojen sisäänrakennettu salaus
- salattu ZIP-arkisto (esim. 7zip)
- VeraCrypt -taltio kokonaisen kansion tai useiden tiedostojen salaamiseen
Sähköpostin ja tiedostojen salaus
Yhteistyö Aallossa salaisella datalla
Nimetylle ryhmälle aaltolaisia kannattaa luoda secwork-verkkolevykansio.
Tallennustila sensitiiviselle tiedolle (secwork)
Yhteistyö Aallon ulkopuolisten kanssa salaisella datalla
Työskenneltäessä useille eri tasoille luokiteltujen tietojen kanssa, voi perusratkaisuna ryhmätyötilaksi olla Microsoft Teams tai OneDrive. Salainen data täytyy salata erikseen ennen kuin se ladataan ryhmätyötilaan pilvipalvelussa. Muille tasoille luokiteltua tietoa ei tarvitse salata ryhmätyötilassa.
Tutkimushankkeisiin, joissa käsitellään pääsääntöisesti salaista dataa eri organisaatioiden kesken, on saatavilla projektikohtaisesti eriytetty ympäristö. Aalto-yliopiston SECDATA-palvelu on auditoitu, toisiolain mukainen tietoturvallinen käyttöympäristö. Lisäksi CSC:n SD Desktop-palvelu soveltuu yhteistyöhön salaisella datalla.
Sähköpostin ja tiedostojen salaus
Toisiolain mukainen tietoturvallinen käyttöympäristö SECDATA
CSC Sensitive data services for research
Salaisen datan lähettäminen ja vastaanottaminen
- Pienet tiedostot, <20 Mt, voi lähettää salatulla sähköpostilla . Tiedostot voi myös ensin salata erillisellä ohjelmalla, ja lähettää salatut tiedostot tavallisen sähköpostin liitteinä. Erikseen salatut tiedostot voi myös jakaa OneDriven kautta.
- Isot tiedostot ja aineistot (< 300 Gt) voi ensin salata erillisellä ohjelmalla ja sitten jakaa Funet FileSender-palvelun kautta. Yhdessä siirrossa voi olla 1-30 tiedostoa, joiden yhteenlaskettu koko on enintään 300 Gt.
- Valtavan suurten aineistojen siirtämiseksi ota yhteys [email protected] tarpeeseen sopivimman ratkaisun löytämiseksi.
Lisätietoja tallennuspalveluista
Näillä sivuilla on lisätietoja tallennuspalveluista, varmuuskopioinnista ja tutkimusdatalle sopivista vaihtoehdoista.
Tutkimusdatan tallentaminen
Palvelut tutkimusdatan säilyttämiseen ja jakamiseen turvallisesti.
Tiedostojen varmuuskopiointi
Tiedostojen varmuuskopioinnilla tarkoitetaan tiedon varastointia ja palautusta odottamattoman virheen tai vahingon varalta. Tiedostot varmistetaan pikavarmuuskopioilla sekä vakaammilla varmuuskopioilla, jotka tallennetaan erilliselle medialle.
- Julkaistu:
- Päivitetty: