Dataskyddsmeddelande - MyStudies

Översikt

Aalto-universitetet förbinder sig till att skydda dina rättigheter och friheter när dina personuppgifter behandlas vid universitetet. Funktionen för akademisk handledning på Aalto-universitetets tjänsteplattform följer Aalto-universitetets dataskyddspolicy (på finska). Detta dataskyddsmeddelande innehåller information om hur dina personuppgifter behandlas och lagras i funktionen för akademisk handledning på Aaltos tjänsteplattform.

Aalto-universitetet samarbetar med tredje parter för att erbjuda de flesta av sina tjänster, inklusive Aaltos tjänsteplattform. Tjänsteplattformen är en ”plattform som en tjänst” som erbjuds av Salesforce.org EMEA Limited inom ramen för ett dataskyddsavtal och andra avtalsförpliktelser som företaget har ingått med Aalto-universitetet. Alla processer som innefattar behandling av personuppgifter övervakas noggrant, och personuppgifter behandlas endast inom EU/ESS.

Varför använder Aalto dina personuppgifter?

Aalto-universitetet använder tjänsteplattformen och dess funktion för akademisk handledning för att erbjuda:

• Snabbare och mer engagerande akademisk handledning.
  När vi har en mer fullständig bild av dina studier vid Aalto kan vi säkerställa att du får den handledning du behöver. I MyStudies har du tillgång till alla stödtjänster du behöver, och där kan du enkelt hantera dina handledningsträffar. Du kan också se tidigare träffar och vad ni har diskuterat. I vissa fall kan vi kontakta dig om vi tror att du skulle ha nytta av ytterligare handledning.
• En mer övergripande bild av ditt livsvida lärande.
  Aalto-universitetet erbjuder också mycket annat än undervisning som leder till examen. Oavsett hur du lär dig vid Aalto-universitetet får du stöd under studiernas gång.
• Bättre tillgång till dina uppgifter.
  Du ser all viktig information som gäller dina studier på ett och samma ställe. Du kan lita på att informationen är korrekt. Du får i de flesta fall veta om det sker några ändringar i uppgifterna.

Vilka personuppgifter lagras?

För att erbjuda dig bästa möjliga handledning lagrar vi följande personuppgifter som rör dig:

• identifikationsuppgifter såsom namn, e-postadress, studentnummer och högskola vid Aalto
• information om tidigare, aktuella och kommande handledningsträffar, inklusive tidpunkt, deltagare och mötesanteckningar
• information om dina uppgifter och uppgiftshelheter
• information om dina studieprestationer, inklusive delprestationer, samt planer för dina studier
• information om dina lärdomsprov på kandidat-, magister- eller doktorsnivå som är under arbete eller slutförda, inklusive information om arbetets ämne och personer som deltagit i handledningen och övervakningen av lärdomsprovet
• information om dina studierätter vid Aalto-universitetet.

Vem ser dina personuppgifter?

Av princip är dina personuppgifter synliga enbart för personer som har ett välgrundat behov att komma åt dina uppgifter vid Aalto. Observera dock att funktionen för akademisk handledning medför att fler personer har åtkomst till dina personuppgifter än tidigare.

Om du är studerande har följande personer åtkomst till dina personuppgifter:

• Ditt akademiska stödteam ser alla dina personuppgifter. Du kan kontrollera vem som ingår i ditt stödteam i MyStudies.
• Lärandetjänsternas (LES) personal som erbjuder stödtjänster kan se alla dina personuppgifter om du är i behov av stöd. De ser dina personuppgifter endast om de behöver dem i sitt arbete.
• Övriga studerande ser dina personuppgifter endast om du använder sociala funktioner (såsom Chatter) eller interagerar med dem personligen till exempel i samband med ett möte. De ser dock inte något annat än dina basuppgifter, såsom ditt namn.

I vissa fall kan även andra personer se dina personuppgifter av till exempel följande orsaker:

• För tekniskt underhåll och för att utreda serviceavbrott och störningar.
• För att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Alla anställda vid Aalto och utomstående tjänsteleverantörer har fått utbildning i att behandla personuppgifter. Därtill förbinder de sig att behandla dina personuppgifter med noggrannhet i enlighet med lagstadgade och avtalade förpliktelser.

Aggregering av personuppgifter för analys och rapporter

Personer som har rätt att se dina personuppgifter kan använda aggregerade uppgifter för analys och rapporter. Analys kan användas för att till exempel

• skapa statistik om studier på högskole- eller institutionsnivå
• mäta arbetsmängden hos Aaltos personal och studerande
• identifiera studerande som skulle kunna dra nytta av ytterligare handledning och studerande som har svårigheter i sina studier.

Tillgång till dina personuppgifter

Du ser största delen av dina personuppgifter i funktionen för akademisk handledning och på din arbetsyta i MyStudies. En del personuppgifter är inte direkt synliga, till exempel:

• Anteckningar som rör studerande, om anteckningarna inte är bifogade direkt till mötesinformationen, samt anteckningar som har begränsad synlighet i inställningarna.
• Chatter-meddelanden om studerande som inte finns i de offentliga Chatter-grupperna.

I regel strävar vi efter att minimera mängden personuppgifter som du inte har åtkomst till själv. Personalen har fått anvisningar om att inte skapa anteckningar med begränsad synlighet. Du har i vilket fall som helst rätt att begära en kopia av dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Skicka begäran per e-post till [email protected].

Rättelse av felaktiga personuppgifter

Dina identifikationsuppgifter, såsom namn och e-postadress, kommer från andra system såsom Sisu och Workday HR, och eventuella korrigeringar görs i dessa system. Uppgifter som har förts in direkt i funktionen för akademisk handledning kan korrigeras i detta system.

Om du önskar göra en begäran om personuppgifter i anknytning till dina rättigheter som registrerad ska du använda Aaltos portal för personuppgifter: https://datarequest.aalto.fi/.

Behandling av känsliga personuppgifter

Aaltos tjänsteplattform och dess funktion för akademisk handledning har inte utformats eller certifierats för behandling av känsliga personuppgifter. Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) avser känsliga personuppgifter sådana uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt genetiska eller biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Personal som använder funktionen för akademisk handledning har fått anvisningar om att inte föra in känsliga personuppgifter i systemet. Om sådana uppgifter förs in av misstag kan de raderas på begäran. Du kan begära radering av personuppgifter genom att skicka e-post till adressen [email protected].

Misstänkt missbruk av personuppgifter

Om du misstänker att dina personuppgifter har missbrukats, kontakta [email protected], och ta också direkt kontakt med Aaltos dataskyddsombud på det sätt som anges i Aalto-universitetets dataskyddspolicy (på finska). Begäran behandlas konfidentiellt.

Lagring av uppgifter, automatiserat beslutsfattande och behandling av personuppgifter utanför EU och EES

Personuppgifter lagras i enlighet med Aalto-universitetets informationsstyrningsplan. När lagringstiden i enlighet med informationsstyrningsplanen har upphört förstörs uppgifterna på ett säkert sätt i enlighet med anvisningarna för förstörelse av personuppgifter.

Automatiserat beslutsfattande används inte i nuläget i samband med akademisk handledning.

Inga personuppgifter behandlas eller överförs utanför EU och EES i syfte att bedriva akademisk handledning.