Opetus ja oppiminen

Tietosuojailmoitus - MyStudies

Aalto-yliopiston palvelualustaan sisältyvä akateemisen ohjauksen toiminto noudattaa Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikkaa. Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten tietojasi käsitellään ja säilytetään Aallon palvelualustan akateemisen ohjauksen toiminnossa.

Yleiskuvaus

Aalto-yliopisto on sitoutunut suojelemaan oikeuksiasi ja vapauksiasi käsitellessään henkilötietojasi. Aalto-yliopiston palvelualustaan sisältyvä akateemisen ohjauksen toiminto noudattaa Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikkaa. Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten tietojasi käsitellään ja säilytetään Aallon palvelualustan akateemisen ohjauksen toiminnossa.

Aalto-yliopisto tarjoaa useimmat palvelunsa, myös Aallon palvelualustan, käyttäen kumppaneinaan kolmansia osapuolia. Palvelualusta on ”sovellusalusta palveluna” -ratkaisu (platform as a service), jonka tuottaa Salesforce.org EMEA Limited. Yritys on allekirjoittanut tietosuojasopimuksen, ja sillä on myös muita Aalto-yliopistoon kohdistuvia sopimusvelvoitteita. Kaikkia henkilötietojen käsittelyprosesseja valvotaan tarkasti, ja henkilötietoja käsitellään ainoastaan EU- ja ETA-maiden alueella.

 

Mihin Aalto tarvitsee henkilötietojasi?

Aalto-yliopisto tarjoaa sinulle Aallon palvelualustan ja sen akateemisen ohjauksen toiminnon avulla:

  • Entistä nopeampaa ja osallistavampaa akateemista ohjausta.
    Kun meillä on kattava kuva Aallossa suorittamistasi opinnoista, pystymme takaamaan sinulle tarvitsemasi ohjauspalvelut. Kaikki tukipalvelusi ovat käytössäsi MyStudiesin kautta, ja sen avulla pystyt hallinnoimaan ohjaustapaamisiasi helposti. Näet myös aiemmat ohjaustapaamiset ja niissä keskustellut asiat. Toisinaan saatamme ottaa sinuun yhteyttä itse, jos uskomme, että hyötyisit lisäohjauksesta.
  • Entistä yhtenäisemmän kuvan elämänlaajuisen oppimisesi koko elinkaaresta.
    Aalto-yliopisto tarjoaa paljon muutakin kuin tutkintoon johtavaa opetusta. Riippumatta siitä, miten opit Aallossa, saat tukea opintojesi aikana.
  • Aiempaa helpomman pääsyn tietoihisi.
    Näet kaikki tärkeät opintoihisi liittyvät tiedot yhdestä ja samasta paikasta. Voit luottaa siihen, että tiedot ovat oikein. Tietoihin tehtävistä muutoksista ilmoitetaan sinulle useimmissa tapauksissa.

 

Mitä henkilötietoja sinusta säilytetään?

Säilytämme sinusta seuraavia henkilötietoja voidaksemme tarjota sinulle parasta mahdollista ohjausta:

  • tunnistetiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, opiskelijanumero ja Aallon korkeakoulu
  • tiedot menneistä, nykyisistä ja tulevista ohjaustapaamisistasi, mukaan lukien ajankohdat, osallistujat ja ohjaustapaamisten muistiinpanot
  • tiedot tehtävistäsi ja tehtäväkokonaisuuksistasi
  • tiedot opintosuorituksistasi, mukaan lukien osasuoritukset, sekä opintojasi koskevat suunnitelmasi
  • tiedot kesken olevista ja valmiista kandidaatti-, maisteri- ja tohtoritason opinnäytetöistäsi, mukaan lukien työn aihe ja tiedot opinnäytteen ohjaukseen ja valvontaan osallistuneista henkilöistä
  • tiedot opiskeluoikeuksistasi Aalto-yliopistossa.

 

Kuka näkee henkilötietosi?

Periaatteessa ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on perusteltu syy päästä käsiksi henkilötietoihisi, voivat nähdä Aallossa henkilötietosi. Huomaathan kuitenkin, että akateemisen ohjauksen toiminto antaa muille aiempaa laajemman pääsyn henkilötietoihisi.

Jos olet opiskelija, seuraavilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihisi:

  • Sinulle nimetty akateeminen tukitiimi näkee kaikki henkilötietosi. Näet tiimisi jäsenet koska tahansa omalla MyStudies-työpöydälläsi.
  • Oppimispalveluissa (LES) työskentelevä tukihenkilöstö voi katsoa henkilötietojasi, jos tarvitset heiltä tukea. He eivät lue henkilötietojasi, elleivät tarvitse niitä työssään.
  • Muut opiskelijat näkevät henkilötietosi vain, kun käytät yhteisötoimintoja (esim. Chatter) tai olet heidän kanssaan tekemisissä henkilökohtaisesti esimerkiksi tapaamisissa. He eivät kuitenkaan näe muuta kuin perustietosi kuten nimesi.

Joskus myös muut henkilöt voivat nähdä henkilötietosi seuraavista syistä:

  • Tarvittavan teknisen ylläpidon suorittaminen sekä toiminnan katkosten ja häiriöiden tutkiminen ja niiden syiden tunnistaminen.
  • Aallon lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen.

Kaikki Aallon työntekijät ja palveluntarjoajana toimivat kolmannet osapuolet on koulutettu käsittelemään henkilötietoja. Lisäksi lakisääteiset ja sopimuksiin perustuvat velvoitteet sitovat heitä käsittelemään henkilötietojasi huolellisesti.

 

Henkilötietojen aggregointi analytiikkaa ja raportointia varten

Henkilöt, joilla on luvallinen pääsy henkilötietoihisi, voivat aggregoida henkilötietojasi (eli karkeistaa niitä yleiselle tasolle) tuottaakseen analytiikkaa ja raportteja. Analytiikkaa voidaan käyttää esimerkiksi

  • opintoja koskevien koulu- tai laitostasoisten tilastojen tuottamiseen
  • Aallon henkilöstön ja opiskelijoiden työmäärien mittaamiseen
  • lisäohjauksesta mahdollisesti hyötyvien tai opinnoissaan haasteita kohtaavien opiskelijoiden tunnistamiseen.

 

Pääsy omiin henkilötietoihisi

Näet useimmat henkilötietosi suoraan akateemisen ohjauksen toiminnossa ja MyStudies-työpöydälläsi. Jotkin henkilötiedot ole välittömästi näkyvissä. Niitä ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Sinua opiskelijana koskevat muistiinpanot, jos niitä ei ole liitetty suoraan ohjaustapaamisen tietoihin, sekä muistiinpanot, joiden näkyvyyttä on rajoitettu asetuksista.
  • Chatter-viestit opiskelijoista, jotka eivät ole julkisissa Chatter-ryhmissä.

Yleisesti ottaen pyrimme minimoimaan niiden henkilötietojen osuuden, joihin et pääse käsiksi itse. Työntekijät on ohjeistettu olemaan luomatta muistiinpanoja, joiden näkyvyys on rajoitettu. Sinulla on joka tapauksessa oikeus pyytää jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Voit pyytää jäljennöstä henkilötiedoistasi kirjoittamalla osoitteeseen [email protected].

 

Virheellisten henkilötietojen oikaiseminen

Tunnistetietosi kuten nimi ja sähköpostiosoite haetaan toisista ydintietoja sisältävistä järjestelmistä (systems of record) kuten Sisusta ja Workday HR:stä. Mahdolliset virheet on oikaistava näissä järjestelmissä. Suoraan akateemisen ohjauksen toimintoon syötetyt tiedot on mahdollista oikaistakin siinä.

Jos haluat tehdä henkilötietopyynnön, jollaiseen sinulla on rekisteröitynä oikeus, käytä Aallon henkilötietoportaalia osoitteessa https://datarequest.aalto.fi/.

 

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely

Aallon palvelualustaa ja sen sisältämää akateemisen ohjauksen toimintoa ei ole suunniteltu eikä sertifioitu arkaluonteisten henkilötietojen käsittelemiseen. Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista ilmenee henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisiä tai biometrisiä tietoja, terveystietoja taikka tietoja henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta.

Akateemisen ohjauksen toimintoa käyttävät työntekijät on ohjeistettu olemaan tallentamatta järjestelmään arkaluonteisia henkilötietoja. Jos niitä tallennetaan vahingossa, ne poistetaan pyynnöstä. Voit pyytää henkilötietojen poistamista kirjoittamalla osoitteeseen [email protected].

 

Henkilötietojen epäilty väärinkäyttö

Jos epäilet, että henkilötietojasi on käytetty väärin, kirjoita osoitteeseen [email protected] ja ota yhteyttä suoraan Aallon tietosuojavastaavaan Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikassa kerrotulla tavalla. Kaikki yhteydenotot käsitellään luottamuksellisesti.

 

Tietojen säilyttäminen, automaattinen päätöksenteko ja henkilötietojen käsittely Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella

Henkilötietoja säilytetään Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaisesti. Kun tiedonohjaussuunnitelman mukainen säilytysaika on päättynyt, tiedot tuhotaan turvallisesti tietoaineiston tuhoamisesta annetun ohjeistuksen mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ei ole tällä hetkellä käytössä akateemisessa ohjauksessa.

Henkilötietoja ei käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella eikä luovuteta niiden ulkopuolelle akateemiseen ohjaukseen liittyviä käyttötarkoituksia varten.

Tietosuojailmoitus opiskelijoille

Tietosuojailmoitus opiskelijoille

Tietosuojailmoitus opiskelijoille
Student guide illustration, front page
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu