I enlighet med Aalto-universitetets strategi breddar vi vårt ansvar för utbildningen och det livslånga lärandet och utvecklar studieupplevelsen. Lärandetjänsterna (Learning Services, LES) har en central roll i att göra detta möjligt. Vi utvecklar vår tjänstehelhet för att vara användarorienterad och framtidsinriktad.
Verksamheten för lärandetjänsterna är indelad i processområden och varje område har en processägare som ansvarar för utvecklingen av sitt område. Läs mera om modellen för processägande nere på denna sida (länk till sidans slut). En stor del av de utvecklade processerna och tjänsterna digitaliseras genom tjänsteplattformen, Sisu eller någon annan plattform.
Studieregistersystemet Sisu har tagits i bruk men den aktiva utvecklingen fortsätter. Utvecklingen sker i enlighet med högskolornas behov och myndigheternas krav och i nära samarbete med andra högskolor som använder Sisu. Högskolorna i fråga diskuterar regelbundet gemensamma utvecklingsbehov och presenterar dem för Funidata som ansvarar för utvecklingen av Sisu. Vid Aalto-universitetet identifieras utvecklingsbehoven i samarbete med universitetssamfundet.
På senaste tiden har fokus varit på att utveckla grundfunktionerna i Sisu. De synligaste resultaten av utvecklingsarbetet sedan Sisu togs i bruk är bland annat funktionerna för Öppna universitetet samt en del av funktionerna för korsvisa studier. Därtill har tillgängligheten förbättrats till exempel för de studerandes anmälan. Det har också blivit enklare för lärare att utföra den bedömning som görs i Sisu.
Tjänsteplattformen som använder teknik från Salesforce har blivit en viktig del av Aaltos digitala vägkarta. Genom tjänsteplattformens lösningar erbjuder vi sökande, studerande och akademisk personal olika digitala tjänster såsom t.ex. att hitta en studieplats, planera studierna och akademisk handledning. Målet är att fortsätta digitaliseringen av processerna och ersätta gamla system med system baserade på Salesforce. Du ser projekten vid lärandetjänsterna som använder Salesforce i vägkartan (länk). Du kan läsa mer om aktuella ärenden för projekten i det månatliga nyhetsbrevet. Du hittar mer information om tjänsteplattformen här: https://www.aalto.fi/en/digital-aalto/aalto-service-platform
The world changes quickly and requires constant updating of skills and knowledge. This has also been identified in Aalto's strategy. The development of lifewide learning processes and Digivision 2030 project development are a key part of Learning Services' service development. You can read more about Lifewide Learning services and Digivisio 2030 project.
Verksamheten för lärandetjänsterna är indelad i processområden med processägare. Processägarna är medlemmar i Learning Services Advisory Board (LESjory)
Modellen för processägande innebär att ansvaret för de olika processerna vid LES är tydligt uppdelat. Nedan/bifogat hittar du en aktuell beskrivning av processerna vid LES med respektive ägare. Dessa processägare bär ansvar för att förvalta och utveckla processerna som hör till det egna området enligt strategin i samarbete med centrala intressentgrupper såsom de studerande, lärarna och tjänsteenheter vid andra universitet. Processägarna utvärderar utvecklingsprocesserna och hur de framskrider och schemalägger kommande utvecklingsprojekt i samband med kvartalsöversikterna.
Modellen för processägande har utvecklats som stöd för organiseringen och utvecklingen av lärandetjänsternas verksamhet. Modellen baserar sig på högskolornas gemensamma OPI-referensarkitektur (2015). Modellen gör det möjligt att strukturera gemensamma funktioner för högskolorna.
Utvecklingsarbetena vid lärandetjänsterna sammanfattas årligen i form av en vägkarta som dras upp för fyra år åt gången. Vägkartan görs upp i samarbete mellan processägarna under en översikt som hålls i början av året och utvärderas under årets lopp kring maj och september. Arbetet med vägkartan innefattar utvecklingsbehov som framkommit i processområdena. Dessa delas upp i processutveckling som ska digitaliseras, egentlig digitaliseringsutveckling för tjänsteplattformen, Sisu eller annan tjänst samt övrigt utvecklingsarbete. Dessutom beaktas mindre utveckling som behöver ske inom processområdena. För prioriteringen av utvecklingsmålen används utvecklings- och digitaliseringskriterier (länkar).
I samband med arbetet med vägkartan säkerställs/utvärderas även resurserna och organisationens förmåga att hantera förändringar. IT-tjänsterna vid Aalto (ITS) deltar i arbetet med vägkartan och bidrar med i synnerhet perspektiven för plattformarna och IT-resurserna.
LeSG (Learning Steering Group) godkänner vägkartan som framläggs av LESJory.
Du hittar den senaste vägkartan här: LES roadmap 2024-27 here (.pdf).
Stöd för livsvitt och mångvetenskapligt lärande samt mobilitet.
Effektivt och konsekvent planerade tjänsteprocesser stöder lärarens arbete.
Projekthelheten Leap for Learning (2018–2023) sammanförde tre stora projekt inom lärandetjänsterna (LES). Helheten innefattade ibruktagande och utveckling av studieregistersystemet Sisu, utveckling av processerna inom lärandetjänsterna och ibruktagande av Salesforce-tjänsteplattformen för att stöda utvecklade processer och digitaliseringen. Projektperioden var som namnet antyder ett stort steg i både Aaltos och lärandetjänsternas historia och baserat på lärdomarna från det byggs också i framtiden ett hållbart, användarorienterat och framtidsinriktat Aalto.
Målet med projektet var att bygga digitala lösningar som hjälper oss att utveckla de studerandes och personalens användar- och tjänsteupplevelser, att förbereda oss på att svara på nya användargruppers behov (till exempel studerande inom det livsvida lärandet) och att utnyttja mer data och analytik än tidigare i vårt arbete.
Projektet hade under sin gång en gemensam styrgrupp och en utnämnd förändringsorganisation för att stöda arbetet. I och med att projektet gick i mål har verksamheten för sponsorerna och projektdragarna upphört. Styrgruppens uppgifter överfördes i huvudsak till LeSG (Learning steering group).
Utvecklingsarbetet med processerna vid lärandetjänsterna inleddes år 2018 med att identifiera processerna och med att anamma OPI-referensarkitekturen som grund för processarbetet. LES har utnämnda ägare för processområdena vars kompetens i fråga om uppföljningen av utvecklingsarbetet har utvecklats genom mångformigt stöd och färdiga modeller. Sedan 2018 har processutveckling gjorts för sammanlagt 43 processer. Processutvecklingen fördes helt och hållet i mål för 12 huvudprocesser.
Höjdpunkter från arbetet med att klargöra processer:
• Den förnyade processen för att samla in och rapportera kursrespons finns tillgänglig på sidorna för kursrespons. Efter klargörandet av processen ersattes även det gamla systemet med ett nytt system som bättre tjänar lärarnas och de studerandes behov.
• Processen med lärdomsprovet har utvecklats och definierats och efter klargörandet av processen pågår en digitalisering av processen, vilket sker i tjänsteplattformen.
• I och med utvecklingen av studentvägledningens processer och tjänstestig förenhetligades processerna för den programspecifika vägledningen. Nu får de studerande ett stödteam med en akademisk handledare och en representant från lärandetjänsterna. Salesforce-systemet fick en ny tjänst där de studerande har en vy och möjligheter att boka tid till sitt stödteam (och även andra tjänster: MyStudies) och på motsvarande sätt har personalen (Student Success Hub) möjlighet att hantera tidsbokningar och på ett informationssäkert sätt göra anteckningar för mötena. Systemet gör det också möjligt att samla in data från vägledningsmötena.
Övergången till Sisu i augusti 2021 var en betydande ansträngning. Sisu innebar förändringar i användarupplevelsen som studieregistersystem utgör i synnerhet för de studerande eftersom Sisu stöder livscykeln för alla studier.
• I Sisu kan de studerande anmäla sig till undervisning samt planera och schemalägga sina studier för hela sin examen.
• Sisu erbjuder lärarna verktyg för att hantera och bedöma studiemoment.
• Tjänstepersonalen å sin sida förvaltar bland annat personuppgifter, prestationer, utbildningar, utbildningsprogram, studiehelheter, studierätter och studiemoment i Sisu.
Efter det aktiva övergångsskedet håller Sisu på att övergå till underhållsläge och har fortfarande en central roll i utvecklingen av tjänsterna.
Tjänsteplattformen (Salesforce) har blivit en viktig del av Aaltos digitala vägkarta under projektperioden för Leap for learning.
Salesforce-plattformen har fått många funktioner under projektperioden:
• År 2021 togs Salesforce i bruk i samband med magisterantagningen och för hanteringen av ARTS förhandsuppgifter på kandidatnivå.
• År 2022 har MyStudies, som stöder den akademiska handledningen, tagits i bruk, liksom också ett verktyg för att återställa studierätter samt en årsklocka för ledarna av utbildningsprogrammet.
• Digitaliseringen av processen med lärdomsprovet som inleddes hösten 2022 ros i hamn 2024.
• Antagningen till doktorandprogrammen har förts över till tjänsteplattformen.
• Kurskatalogen courses.aalto.fi har publicerats på plattformen.
• Student Success Hub har tagits i bruk och utveckling fortsätter.
Lösningar baserade på Salesforce är även i framtiden en viktig del av lärandetjänsterna.
Utöver tekniska förändringar och förändringar i organiseringen av arbetet fick många goda verksamhetssätt sin början under projektperioden och samtidigt utvecklades kompetensen vid lärandetjänsterna.
Konkreta förändringar som kom till stånd under projektperioden för Leap for Learning är modellen för processägande och kvartalsöversikter som förtydligar ansvarsfördelningen och stöder prioriteringen av utvecklingen. Gate-modellen bidrog till att göra beslutsfattandet tydligare.
Det har skett positiv utveckling i arbetssätten, kompetensen och arbetskulturen:
Sisu togs i bruk augusti 2021 och vägkartan för den fortsatta utvecklingen sträcker sig för tillfället till 2024. Utvecklingsarbetet med lärandetjänsternas processer inleddes 2018 med att identifiera processerna och tillägna sig OPI-ramarkitekturen som grund för processarbetet. LES har fastställda processägare för processområdena och en modell samt stöd för uppföljningen av utvecklingsarbetet.
Flera olika projekt inom lärandetjänsterna pågår i samband med tjänsteplattformen, och den kommer så småningom att ersätta många gamla system vid Aalto, även utanför lärandetjänsterna. Plattformen är en viktig del av Aaltos digitala vägvisare.
År 2021 togs Salesforce i samband med magisterantagningen och för behandlingen av ARTS förhandsuppgifter på kandidatnivå. År 2022 har MyStudies, som stöder den akademiska handledningen, tagits i bruk, liksom också ett verktyg för att återställa studierätter samt en årsklocka för ledarna av utbildningsprogrammet. Hösten 2022 har digitaliseringen av lärdomsprovsprocessen samt överföringen av antagningen till doktorandprogrammen inletts. Dessutom finns Aaltos kurskatalog på plattformen på adressen courses.aalto.fi
Sisu-, tjänsteplattforms- och processharmoniseringsprojekten hör till helheten Leap for Learning. Helheten sammanbinder människor, processer och information och erbjuder en ny digital upplevelse av Aalto.
Many teaching and learning services and workflows will be renewed over the coming year. Related projects have been brought together under the heading of Leap for Learning.
The number of students and lifelong learners is likely to increase in the future, and so is the digital collaboration between universities.