Lär känna det digitala arkivets skatter
Det stora projektet är klart. En stor del av examensarbetena från Aalto-universitetet och dess två föregångare Tekniska högskolan och Helsingfors handelshögskola, har digitaliserats. Det stora materialet är nu lättare att använda och det har blivit plats ledigt i arkivet för nytt material.
Digitaliseringsprojektet tog två år och det utfördes av arkivtjänsterna, biblioteket och IT-tjänsterna tillsammans. Projektet bestod av två helheter; högskolornas skriftliga examensarbeten från 1960-talet till idag samt arkivets historiska samlingar av bilder, ritningar och dian.
Vi är den första högskolan i Finland som digitaliserat examensarbeten i denna omfattning, säger Susanna Kokkinen, dokumenthanteringschef.
Tack vare digitaliseringen frigjordes nästan 2,5 hyllkilometer.
Enorma mängder data
Examensarbetena har lagrats på ett sätt som är tekniskt hållbar eftersom de ska bevaras brukliga för evigt enligt Riksarkivets föreskrifter.
”Varje arbete har för säkerhets skull sparats på tre sätt; som pdf-, tiff- och xml-filer. Detta har krävt enorma mängder lagringsutrymme eftersom ett slutarbete kan bestå av hundratals megabyte. Sammanlagt sparades examensarbeten för hundratals terabyte”.
Examensarbetenas ursprungliga pappersversioner sparas tillsvidare, tills man har kunnat säkerställa de digitala exemplarens kvalitet. Målsättningen är dock att förstöra pappersversionerna.
Publiceringstillstånd krävs
Nu behöver man inte längre beställa ett önskat examensarbete från arkivet, utan man kan kolla in det från kundterminalen vid lärcentret Harald Herlin. Från den elektroniska versionen är det lättare än tidigare att söka, och tack vare den maskinella textidentifieringen kan man även rikta sökningar till slutarbetenas textinnehåll.
Examensarbetena är inte öppet tillgängliga på nätet, säger Susanna Kokkinen.
”I tiderna har man inte bett om lov för publicering och att göra det i efterskott av varje upphovsman är omöjligt. Vi har inte person- och kontaktuppgifterna till alla utexaminerade under årtiondens lopp. Vi har löst problemet så att alla arbeten kan ses i lärcentret där man kan titta på dem via datasystemet Aaltodoc.”
Tillsammans med IT utvecklar Arkivtjänsten ett sätt för alumnerna att tryggt logga in i uppgifterna för det egna slutarbetet.
”På så sätt har skribenten en möjlighet att granska det digitala exemplaret och bevilja tillstånd för publicering av det.”
Ritningar och bilder ut från arkivet
Utöver de skriftliga examensarbetena har Aalto-universitetets arkiv digitaliserat drygt 175 000 diabilder som hör till utbildningen, tusentals pappersfotografier samt ritningar som gjorts som elevarbeten.
Det har varit jobbigt att samla in författarnas namn, publiceringsdatum, bildernas objekt och övriga uppgifter om dessa verk.
”Vissa bilder saknade nästan helt dokumentation, men bilder från högskolans historiska evenemang och personal har ofta dokumenterats noga”, säger Susanna Kokkinen.
Exempel på arkivbilder
Mätningsritningarna inom arkitekturen är en egen och omfattande grupp av arkivmaterial. Nu har man digitaliserat 5 000 av studenternas byggnadsritningar i skala.
”Arkitektutbildningen började 1863 i Finland, just hos oss, alltså i Tekniska högskolan - den dåvarande Polytekniska skolan - så det är fint att de historiska ritningarna nu har digitaliserats och dokumenterats i öppet format.”
Ritningarna utgör en visuellt och tekniskt värdefull helhet. Från samlingarna hittar man även rariteter; rivna eller numera ändrade byggnader samt sådana som förstörts i krig eller hus som blivit bakom gränsen.
Mätningsritningarna har funnits digitalt redan i mer än ett år och de har även använts flitigt. Förra året gjordes ca 8 000 sökningar bland bildmaterialet på nätet samt drygt 100 ansökningar om datamaterial och forskning.
Materialet är tillgängligt i den nationella databasen Finna och det är gratis att använda. Inlärningscentret och arkivet erbjuder guidning för att använda arkiven och databaserna.
Arbetet med digitalisering av samlingarna kommer att fortsätta flera år, eftersom bara hälften av bilderna i Aaltos arkiv har digitaliserats, och en ännu mindre andel har publicerats för allmänheten.
Stifta bekantskap med Finna-databas.
- Publicerat:
- Uppdaterad:
Läs fler nyheter
Påverka vår levande strategi – svara på en enkät om universitetets förhandsöversikt 2023
Alla aaltoiter och partner är varmt välkomna att dela med sig av sina tankar genom att svara på en webbenkät senast den 30 september.
Förslag på hur du skulle använda 13 000 e för välbefinnandet av Aalto-universitetets studenter!
Lämna ditt förslag senast den 29.9.2023 som ett deltagande budgetprojekt för att förbättra studenternas välbefinnande på campus. En vinnare kommer att röstas fram från de genomförbara idéerna under år 2023.
Bästa författare av kursböcker och vetenskapslitteratur - visste du att du har rätt till utlåningsersättning?
Alla författare som har skrivit text till ett verk som lånas ut på bibliotek har rätt till utlåningsersättning.