Lär känna det digitala arkivets skatter

Det stora projektet är klart. En stor del av examensarbetena från Aalto-universitetet och dess två föregångare Tekniska högskolan och Helsingfors handelshögskola, har digitaliserats. Det stora materialet är nu lättare att använda och det har blivit plats ledigt i arkivet för nytt material.

Digitaliseringsprojektet tog två år och det utfördes av arkivtjänsterna, biblioteket och IT-tjänsterna tillsammans. Projektet bestod av två helheter; högskolornas skriftliga examensarbeten från 1960-talet till idag samt arkivets historiska samlingar av bilder, ritningar och dian.

Vi är den första högskolan i Finland som digitaliserat examensarbeten i denna omfattning, säger Susanna Kokkinen, dokumenthanteringschef.

Tack vare digitaliseringen frigjordes nästan 2,5 hyllkilometer.

Enorma mängder data

Examensarbetena har lagrats på ett sätt som är tekniskt hållbar eftersom de ska bevaras brukliga för evigt enligt Riksarkivets föreskrifter.

”Varje arbete har för säkerhets skull sparats på tre sätt; som pdf-, tiff- och xml-filer. Detta har krävt enorma mängder lagringsutrymme eftersom ett slutarbete kan bestå av hundratals megabyte. Sammanlagt sparades examensarbeten för hundratals terabyte”.

Examensarbetenas ursprungliga pappersversioner sparas tillsvidare, tills man har kunnat säkerställa de digitala exemplarens kvalitet. Målsättningen är dock att förstöra pappersversionerna.

Publiceringstillstånd krävs

Nu behöver man inte längre beställa ett önskat examensarbete från arkivet, utan man kan kolla in det från kundterminalen vid lärcentret Harald Herlin. Från den elektroniska versionen är det lättare än tidigare att söka, och tack vare den maskinella textidentifieringen kan man även rikta sökningar till slutarbetenas textinnehåll.

Examensarbetena är inte öppet tillgängliga på nätet, säger Susanna Kokkinen.

”I tiderna har man inte bett om lov för publicering och att göra det i efterskott av varje upphovsman är omöjligt. Vi har inte person- och kontaktuppgifterna till alla utexaminerade under årtiondens lopp. Vi har löst problemet så att alla arbeten kan ses i lärcentret där man kan titta på dem via datasystemet Aaltodoc.”

Tillsammans med IT utvecklar Arkivtjänsten ett sätt för alumnerna att tryggt logga in i uppgifterna för det egna slutarbetet.

”På så sätt har skribenten en möjlighet att granska det digitala exemplaret och bevilja tillstånd för publicering av det.”

Ritningar och bilder ut från arkivet

Utöver de skriftliga examensarbetena har Aalto-universitetets arkiv digitaliserat drygt 175 000 diabilder som hör till utbildningen, tusentals pappersfotografier samt ritningar som gjorts som elevarbeten.

Det har varit jobbigt att samla in författarnas namn, publiceringsdatum, bildernas objekt och övriga uppgifter om dessa verk.

”Vissa bilder saknade nästan helt dokumentation, men bilder från högskolans historiska evenemang och personal har ofta dokumenterats noga”, säger Susanna Kokkinen.