Nyheter

Lär känna det digitala arkivets skatter

Aalto är det första universitetet i Finland som har digitaliserat merparten av examensarbetena från och med 1960-talet.
Kuvassa on Otto Meurmanin tekemä mittauspiirustus ”Antiikin tyylimuotoja” vuodelta 1911. Piirroskuvassa on koristeellisia yksityiskohtia rakennusten seinistä ja pylväistä.
Arkivets mest efterfrågade material är arkitekturens mätningsritningar samt bilder som dokumenterar högskolornas historia. Bilden visar Otto Meurmans mätningsritning ”Antikens stilar” från 1911.

Det stora projektet är klart. En stor del av examensarbetena från Aalto-universitetet och dess två föregångare Tekniska högskolan och Helsingfors handelshögskola, har digitaliserats. Det stora materialet är nu lättare att använda och det har blivit plats ledigt i arkivet för nytt material.

Digitaliseringsprojektet tog två år och det utfördes av arkivtjänsterna, biblioteket och IT-tjänsterna tillsammans. Projektet bestod av två helheter; högskolornas skriftliga examensarbeten från 1960-talet till idag samt arkivets historiska samlingar av bilder, ritningar och dian.

Vi är den första högskolan i Finland som digitaliserat examensarbeten i denna omfattning, säger Susanna Kokkinen, dokumenthanteringschef.

Tack vare digitaliseringen frigjordes nästan 2,5 hyllkilometer.

Enorma mängder data

Examensarbetena har lagrats på ett sätt som är tekniskt hållbar eftersom de ska bevaras brukliga för evigt enligt Riksarkivets föreskrifter.

”Varje arbete har för säkerhets skull sparats på tre sätt; som pdf-, tiff- och xml-filer. Detta har krävt enorma mängder lagringsutrymme eftersom ett slutarbete kan bestå av hundratals megabyte. Sammanlagt sparades examensarbeten för hundratals terabyte”.

Examensarbetenas ursprungliga pappersversioner sparas tillsvidare, tills man har kunnat säkerställa de digitala exemplarens kvalitet. Målsättningen är dock att förstöra pappersversionerna.

Publiceringstillstånd krävs

Nu behöver man inte längre beställa ett önskat examensarbete från arkivet, utan man kan kolla in det från kundterminalen vid lärcentret Harald Herlin. Från den elektroniska versionen är det lättare än tidigare att söka, och tack vare den maskinella textidentifieringen kan man även rikta sökningar till slutarbetenas textinnehåll.

Examensarbetena är inte öppet tillgängliga på nätet, säger Susanna Kokkinen.

”I tiderna har man inte bett om lov för publicering och att göra det i efterskott av varje upphovsman är omöjligt. Vi har inte person- och kontaktuppgifterna till alla utexaminerade under årtiondens lopp. Vi har löst problemet så att alla arbeten kan ses i lärcentret där man kan titta på dem via datasystemet Aaltodoc.”

Tillsammans med IT utvecklar Arkivtjänsten ett sätt för alumnerna att tryggt logga in i uppgifterna för det egna slutarbetet.

”På så sätt har skribenten en möjlighet att granska det digitala exemplaret och bevilja tillstånd för publicering av det.”

Ritningar och bilder ut från arkivet

Utöver de skriftliga examensarbetena har Aalto-universitetets arkiv digitaliserat drygt 175 000 diabilder som hör till utbildningen, tusentals pappersfotografier samt ritningar som gjorts som elevarbeten.

Det har varit jobbigt att samla in författarnas namn, publiceringsdatum, bildernas objekt och övriga uppgifter om dessa verk.

”Vissa bilder saknade nästan helt dokumentation, men bilder från högskolans historiska evenemang och personal har ofta dokumenterats noga”, säger Susanna Kokkinen.

Arkkitehtuuripiirroksessa on puutalon julkisivu ja sen yksityiskohtia

Mätningsritningarna inom arkitekturen är en egen och omfattande grupp av arkivmaterial. Nu har man digitaliserat 5 000 av studenternas byggnadsritningar i skala.

”Arkitektutbildningen började 1863 i Finland, just hos oss, alltså i Tekniska högskolan - den dåvarande Polytekniska skolan - så det är fint att de historiska ritningarna nu har digitaliserats och dokumenterats i öppet format.”

Ritningarna utgör en visuellt och tekniskt värdefull helhet. Från samlingarna hittar man även rariteter; rivna eller numera ändrade byggnader samt sådana som förstörts i krig eller hus som blivit bakom gränsen.

Mätningsritningarna har funnits digitalt redan i mer än ett år och de har även använts flitigt. Förra året gjordes ca 8 000 sökningar bland bildmaterialet på nätet samt drygt 100 ansökningar om datamaterial och forskning.

Materialet är tillgängligt i den nationella databasen Finna och det är gratis att använda. Inlärningscentret och arkivet erbjuder guidning för att använda arkiven och databaserna. 

Arbetet med digitalisering av samlingarna kommer att fortsätta flera år, eftersom bara hälften av bilderna i Aaltos arkiv har digitaliserats, och en ännu mindre andel har publicerats för allmänheten.

Stifta bekantskap med Finna-databas.

  • Publicerat:
  • Uppdaterad:
Dela
URL kopierat

Läs fler nyheter

Aalto logo on the snow
Campus, Universitetet Publicerat:

Beredskap för cirkulerande elavbrott på Otnäs campus

Om eventuella elavbrott informeras i mån av möjlighet på förhand.
Kampuspyörä
Campus, Universitetet Publicerat:

13 000 euro till de studerandes välbefinnande - rösta på den bästa idén!

I september 2022 fick våra studerande komma med idéer om hur universitetet borde använda 13 000 euro för att öka studerandes välbefinnande på campuset. Nu är det dags att rösta fram den bästa idén för genomförande under våren 2023.
ACRE Campus Plan
Campus, Universitetet Publicerat:

Svara på campusenkäten, påverka och vinn – enkäten är öppen fram till 9.11.

Mot världens bästa campusupplevelse! Dela med dig av dina åsikter om din arbetsmiljö – vad fungerar och vad borde man utveckla? Du kan vinna lunch för en vecka eller andra välmåendepriser.
Väre ja Kauppakorkeakoulu aurinkopaneelit Kuva: Mikko Raskinen / Aalto-yliopisto
Campus, Universitetet Publicerat:

Avslöja energitjuvar på Aalto-universitetets campus!

Betydande energisparåtgärder har genomförts på campus under flera år, men nu behöver vi även din hjälp.