Tutustu digitaalisen arkiston aarteisiin
Suururakka on valmistunut. Iso osa Aalto-yliopiston ja sen kahden perustajakorkeakoulun, Teknillisen korkeakoulun ja Helsingin kauppakorkeakoulun, kirjallisista opinnäytteistä on digitoitu. Mittavat aineistot ovat nyt helpommin käytettävissä ja arkistointitilaa on vapautunut muille kokoelmille.
Digitointihanke kesti kaksi vuotta ja sen toteuttivat yhteistyössä arkistopalvelut, kirjasto ja IT-palvelut. Hanke koostui kahdesta kokonaisuudesta: korkeakoulujen kirjalliset opinnäytteet 1960-luvulta nykypäivään sekä arkiston historialliset kuva-, piirustus- ja diakokoelmat.
”Olemme ensimmäinen Suomen yliopistoista, jossa opinnäytteitä on digitalisoitu tässä laajuudessa”, sanoo asiakirjahallinnon päällikkö Susanna Kokkinen.
Digitoinnin myötä on saatu vapautettua lähes 2,5 hyllykilometriä tilaa.
Valtava määrä dataa
Opinnäytetyöt on tallennettu teknisesti pitkäaikaissäilytyskelpoisella tavalla, sillä niiden on säilyttävä pysyvästi käyttökelpoisina Kansallisarkiston määräyksestä.
”Jokainen työ on tallennettu varmuuden vuoksi kolmessa muodossa: pdf-, tiff- ja xml-tiedostona. Tämä on vaatinut valtavan määrän tallennustilaa, sillä yksi opinnäyte voi sisältää useita satoja megatavuja dataa. Yhteensä kaikki opinnäytteet vievät tallennustilaa satojen teratavujen verran.”
Opinnäytteiden alkuperäiset paperiversiot säilytetään toistaiseksi, kunnes digitoitujen kappaleiden laatu on saatu varmistettua. Tavoitteena on kuitenkin hävittää alkuperäiset paperikappaleet.
Julkaisulupa saatava tekijältä
Asiakkaan ei enää tarvitse tilata haluamaansa opinnäytetyötä arkistosta, vaan hän pääsee tutustumaan siihen Harald Herlin -oppimiskeskuksen asiakaspäätteiltä. Sähköisestä versiosta käyttäjä voi tehdä hakuja aiempaa helpommin, ja koneellisen tekstintunnistuksen avulla hakuja voi kohdentaa myös opinnäytteiden tekstisisältöihin.
Opinnäytteet eivät ole avoimesti verkon kautta saatavilla, sanoo Susanna Kokkinen.
”Vanhoista töistä julkaisulupia ei aikoinaan ole kerätty, ja luvan pyytäminen jälkikäteen jokaiselta tekijältä on mahdotonta. Kaikkien vuosikymmenten mittaan valmistuneiden nykyiset henkilö- ja yhteystiedot eivät ole meillä tiedossa. Asia on ratkaistu niin, että kaikki työt ovat nähtävissä oppimiskeskuksessa, jossa niihin voi tutustua Aaltodoc-tietojärjestelmän kautta.”
Arkistopalvelut kehittää yhteistyössä IT:n kanssa alumneille luotettavaa tapaa kirjautua oman opinnäytteen tietoihin.
”Näin tekijällä on halutessaan mahdollisuus tarkastaa digitoitu kappale ja myöntää sille julkaisuoikeus.”
Piirustukset ja kuvat ulos arkiston hyllyiltä
Kirjallisten opinnäytteiden lisäksi Aalto-yliopiston arkisto on digitoinut runsaat 175 000 opetukseen liittyvää diakuvaa, tuhansia paperivalokuvia, sekä oppilastöinä tehtyjä piirustuksia.
Tekijöiden nimien, julkaisuajankohdan, kuvien kohteen ja muiden tietojen kokoaminen näistä teoksista on ollut vaativa tehtävä.
”Joistain kuvista ei ole ollut juuri mitään kirjattua tietoa, mutta korkeakoulujen historiaan liittyvät kuvat tapahtumista ja henkilöistä ovat usein huolellisesti dokumentoituja”, sanoo Susanna Kokkinen.
Poimintoja arkiston kuvista
Arkkitehtuurin mittauspiirustukset ovat oma laaja arkistoaineistoryhmänsä. Mittakaavassa toteutettuja opiskelijoiden rakennuspiirustuksia on nyt digitoitu 5 000 kappaletta.
”Arkkitehtuurin koulutus aloitettiin Suomessa vuonna 1863 juuri meillä, eli Teknillisessä korkeakoulussa – silloisessa Polyteknillisessä koulussa – joten on hienoa, että historialliset piirustukset on nyt digitoitu ja dokumentoitu avoimeen käyttöön.”
Piirustukset ovat visuaalisesti ja teknisesti arvokas kokonaisuus. Kokoelmasta voi myös löytää harvinaisuuksia: jo purettuja tai nykyilmeeltään muuttuneita rakennuksia sekä sodassa tuhoutuneita tai rajan taakse jääneitä taloja.
Mittauspiirustukset ovat olleet digitaalisesti saatavilla jo runsaan vuoden verran, ja niitä on myös käytetty paljon. Viime vuonna kuva-aineistosta tehtiin noin 8 000 hakua verkossa, ja niihin liittyviä tietopalvelu- ja tutkimuspyyntöjä oli runsaat 100.
Aineistot ovat saatavilla kansallisen Finna-tietokannan kautta, eikä niiden käytöstä peritä maksua. Oppimiskeskus ja arkisto tarjoavat opastusta arkistojen ja tietokantojen käyttöön.
Työ digitaalisten ja digitoitavien kokoelmien parissa jatkuu vielä useiden vuosien ajan, sillä vasta puolet kaikista Aallon arkiston kuvista on nyt digitoitu ja vielä pienempi osa julkaistu avoimesti saataville.
Tutustu arkiston Finna-tietokantaan.
Lue lisää uutisia
Joel Kallio aloitti tietoasiantuntijana tutkimuspalveluissa
Joel Kallio työskentelee Avoin tiede ja ACRIS -tiimissä.
Verkkohaku nyt käytettävissä Aalto AI Assistantissa
Verkkohaku on nyt käytettävissä Aalto AI Assistantissa GPT-5- ja Gemini-malleilla. Sen avulla assistentti voi hyödyntää ajantasaista julkista verkkotietoa kysymyksissä, jotka riippuvat tuoreesta tai ulkoisesta tiedosta.
Kaksi webinaaria tehokkaasta viestinnästä ja psykologisesta turvallisuudesta työpaikalla: ensimmäisen webinaarin tallenne on katsottavissa 31.10. asti.
Tulevat luennot keskittyvät viestintään, psykologiseen turvallisuuteen ja hyvinvointiin