Utvecklingsarbetet med processerna vid lärandetjänsterna inleddes år 2018 med att identifiera processerna och med att anamma OPI-referensarkitekturen som grund för processarbetet. LES har utnämnda ägare för processområdena vars kompetens i fråga om uppföljningen av utvecklingsarbetet har utvecklats genom mångformigt stöd och färdiga modeller. Sedan 2018 har processutveckling gjorts för sammanlagt 43 processer. Processutvecklingen fördes helt och hållet i mål för 12 huvudprocesser.
Höjdpunkter från arbetet med att klargöra processer:
• Den förnyade processen för att samla in och rapportera kursrespons finns tillgänglig på sidorna för kursrespons. Efter klargörandet av processen ersattes även det gamla systemet med ett nytt system som bättre tjänar lärarnas och de studerandes behov.
• Processen med lärdomsprovet har utvecklats och definierats och efter klargörandet av processen pågår en digitalisering av processen, vilket sker i tjänsteplattformen.
• I och med utvecklingen av studentvägledningens processer och tjänstestig förenhetligades processerna för den programspecifika vägledningen. Nu får de studerande ett stödteam med en akademisk handledare och en representant från lärandetjänsterna. Salesforce-systemet fick en ny tjänst där de studerande har en vy och möjligheter att boka tid till sitt stödteam (och även andra tjänster: MyStudies) och på motsvarande sätt har personalen (Student Success Hub) möjlighet att hantera tidsbokningar och på ett informationssäkert sätt göra anteckningar för mötena. Systemet gör det också möjligt att samla in data från vägledningsmötena.
Övergången till Sisu i augusti 2021 var en betydande ansträngning. Sisu innebar förändringar i användarupplevelsen som studieregistersystem utgör i synnerhet för de studerande eftersom Sisu stöder livscykeln för alla studier.
• I Sisu kan de studerande anmäla sig till undervisning samt planera och schemalägga sina studier för hela sin examen.
• Sisu erbjuder lärarna verktyg för att hantera och bedöma studiemoment.
• Tjänstepersonalen å sin sida förvaltar bland annat personuppgifter, prestationer, utbildningar, utbildningsprogram, studiehelheter, studierätter och studiemoment i Sisu.
Efter det aktiva övergångsskedet håller Sisu på att övergå till underhållsläge och har fortfarande en central roll i utvecklingen av tjänsterna.
Tjänsteplattformen (Salesforce) har blivit en viktig del av Aaltos digitala vägkarta under projektperioden för Leap for learning.
Salesforce-plattformen har fått många funktioner under projektperioden:
• År 2021 togs Salesforce i bruk i samband med magisterantagningen och för hanteringen av ARTS förhandsuppgifter på kandidatnivå.
• År 2022 har MyStudies, som stöder den akademiska handledningen, tagits i bruk, liksom också ett verktyg för att återställa studierätter samt en årsklocka för ledarna av utbildningsprogrammet.
• Digitaliseringen av processen med lärdomsprovet som inleddes hösten 2022 ros i hamn 2024.
• Antagningen till doktorandprogrammen har förts över till tjänsteplattformen.
• Kurskatalogen courses.aalto.fi har publicerats på plattformen.
• Student Success Hub har tagits i bruk och utveckling fortsätter.
Lösningar baserade på Salesforce är även i framtiden en viktig del av lärandetjänsterna.
Utöver tekniska förändringar och förändringar i organiseringen av arbetet fick många goda verksamhetssätt sin början under projektperioden och samtidigt utvecklades kompetensen vid lärandetjänsterna.
Konkreta förändringar som kom till stånd under projektperioden för Leap for Learning är modellen för processägande och kvartalsöversikter som förtydligar ansvarsfördelningen och stöder prioriteringen av utvecklingen. Gate-modellen bidrog till att göra beslutsfattandet tydligare.
Det har skett positiv utveckling i arbetssätten, kompetensen och arbetskulturen:
- Förståelsen för processer och processutveckling har ökat avsevärt.
- Det inbördes förtroendet har förstärkts genom tydlig ansvarsfördelning och genom att arbeta tillsammans.
- Samarbetet är starkare än tidigare och känslan av gemenskap och välbefinnandet i arbetet har enligt utsago ökat.
- Projektmodellen för arbetet har i och med projektet etablerats som ett naturligt arbetssätt.