Prosessin käynnistyminen ja diaarinumeron pyytäminen kirjaamosta
Kun rehtorin, dekaanin, provostin tai yliopiston ylimmän johdon rekrytointiprosessi käynnistyy, pyydä prosessille diaarinumero sähköpostitse osoitteesta kirjaamo@aalto.fi. Tarvitset diaarinumeroa esitysten ja päätösten valmistelussa. Diaarinumeroon on hyvä viitata myös mahdollisessa toimielinkäsittelyssä (Aalto-yliopiston viralliset toimielimet, haku- ja valintakomiteat).
Päätöslomake esitysten ja päätösten valmistelun työkaluna
Esitykset ja päätökset valmistellaan Päätöslomakkeella, jota käyttämällä asiakirjat tallentuvat suoraan yliopiston asianhallintajärjestelmä SAHAan allekirjoituksen jälkeen. Asiakirjat säilyvät SAHA:ssa turvallisesti yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja ovat käytettävissä myös prosessin päätyttyä asiakirjoille määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaisesti.
Sama asiakirja, ml. esitykset ja päätökset, voi tyypillisesti esiintyä useampaan kertaan liiteasiakirjana.
Päätöslomakkeen käyttöoikeutta voi pyytää osoitteesta arkisto@aalto.fi, viestissä on oltava mukana pyytäjän esihenkilö.
Muut asiakirjat
Mikäli pysyvään säilytykseen määrätty asiakirja ei sisälly Päätöslomakkeella tehtyihin esityksiin ja päätöksiin, tai sitä ei allekirjoiteta Aalto Signilla, toimitetaan se sähköpostitse kirjaamoon kirjaamo@aalto.fi. Mainitse viestissä diaarinumero.
Rekrytointiin voi sisältyä myös muita kuin pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, jotka hävitetään yliopiston tiedonohjaussuunnitelma TOS:ssa määritellyn säilytysajan päätyttyä. Tarkempaa tietoa yliopiston asiakirjojen säilytysajoista ja muista käsittelyperusteista löytyy yliopiston tiedonohjaussuunnitelma TOS:sta.
Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja
Huomaathan, että rekrytointiprosessin asiakirjoihin voi sisältyä lainauksia prosessin aikana tehdyistä arvioinneista (JulkL 24.1 § 29 kohta), tai hakijan itsensä antamaa yksityiselämään liittyvää tietoa (JulkL 24.1 § 32 kohta), jolloin asiakirja on näiltä osin salassapidettävä.
Asiakirjojen valmistelija merkitsee salassapidon asiakirjakohtaisesti. Merkintä on hyvä tehdä itse asiakirjaan. Päätöslomakkeella valmistellessa merkintä tehdään valitsemalla salassapito ja sen peruste asiakirjan metatiedoissa.
Rekrytointiasian päättyminen
Kun rekrytointiprosessi päättyy ja asiakirjat on dokumentoitu ja arkistoitu tämän ohjeen mukaisesti, ilmoittaa rekrytoinnin valmistelija tai muu sovittu henkilö asiasta sähköpostitse kirjaamo@aalto.fi. Ilmoituksen jälkeen kirjaamo sulkee asian SAHA:ssa.
Samalla rekrytoinnin valmistelija tai muu sovittu henkilö varmistaa, että muut kuin kirjaamoon toimitettavat asiakirjat hävitetään määräajan päätyttyä. Lisäksi kaikkien valmisteluun osallistuneiden on hyvä siivota omat sähköpostikansiot (ml. lähteneet ja saapuneet liitteineen) ja varmistaa yhteisten työskentelytilojen sisällön hävittäminen määräaikojen mukaisesti.
Asiakirjojen käyttö rekrytointiprosessin päätyttyä
Johdon rekrytointeihin osallistuvien valmistelijoiden esihenkilöt voivat pyytää SAHA-käyttöoikeuksia työssään johdon rekrytointeihin liittyviä asiakirjoja käsitteleville henkilöille. Oikeuksia pyydetään osoitteesta arkisto@aalto.fi. Asiakirjahallintapalvelut antaa pyynnöstä koulutusta SAHA:n käyttöön.
Julkisia asiakirjoja voi pyytää kirjaamosta, osa julkisista asiakirjoista on julkaistu myös aalto.fi:ssä Aalto-yhteisön käyttöön, mikäli asiakirjan valmistelija on niin määritellyt. Rekrytointiin osallistuneille asiakirjat ovat asianomaisjulkisia.
Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat
Seuraavat asiakirjat on määrätty pysyvään säilytykseen, mikäli niitä syntyy prosessissa.
| Asiakirjatyyppi | Tarkenne | Julkisuus | Huom. |
| Esitykset liitteineen | Esitys lähtökohtaisesti julkinen | ||
| Päätökset liitteineen | Mm. hallituksen päätös rehtorin/provostin hakukomitean nimittämisestä. Hallituksen päätös tehtävään nimittämisestä. Rehtorin päätös dekaanin valintakomitean nimittämisestä | Päätös lähtökohtaisesti julkinen | |
| Hakukomitean/valintakomitean muistio | OS JulkL 24.1 § 29 kohta | Mikäli muistio sisältää referointeja joissa arvioidaan henkilöä, on asiakirja näiltä osin salassa pidettävä | |
| Lausunto / Suositus toimenpiteeksi (toimielin) | OS JulkL 24.1 § 29 kohta | Mikäli lausunto / suositus sisältää lainauksia asiantuntijalausunnoista / asiantuntijalausuntojen referointeja joissa arvioidaan henkilöä, on asiakirja näiltä osin salassa pidettävä. Itse lausunto-/suosituskohta on julkinen. | |
| Hakuilmoitus | Julkinen | ||
| Hakijalistaus | Julkinen | ||
| Valitun hakemus | OS JulkL 24.1 § 32 kohta | ||
| Shortlistattujen hakemukset, jos shortlist tehdään | OS JulkL 24.1 § 32 kohta |
Aalto-yliopistossa on käytössä allekirjoituspalvelu Aalto Sign. Kaikki yliopiston työntekijät voivat lähettää palvelun kautta yliopiston toimintaan liittyviä asiakirjoja allekirjoitettavaksi ja palvelun kautta lähetettyjä allekirjoituspyyntöjä voi allekirjoittaa kuka tahansa myös yliopiston ulkopuolelta. Palvelu on Sarake Oy:n tarjoama.
