Aalto Sign – sähköinen allekirjoituspalvelu

Sähköpostiin saapuu allekirjoituspyyntö osoitteesta Aalto Sign <[email protected]>.

Palveluun kirjaudutaan viestissä olevasta ”Avaa pyyntö” -painikkeesta tai seuraamalla sähköpostiviestin lopussa olevia ohjeita: ”Kuinka allekirjoitan dokumentit”.

Kirjautuminen Aalto-käyttäjätunnuksella

Valitse allekirjoituspyynnön sähköpostiviestissä Avaa pyyntö -painike.

Kirjaudu palveluun valitsemalla kirjautumissivulla Aalto-kirjautuminen. Kirjautuminen on käytössä Aalto-yliopiston työntekijöille ja opiskelijoille.

Kirjautuminen postilaatikon tai ryhmän jäsenenä

Valitse allekirjoituspyynnön sähköpostiviestissä Avaa pyyntö -painike.

Kirjaudu palveluun valitsemalla kirjautumissivulla Aalto-kirjautuminen. Kirjautuminen on käytössä Aalto-yliopiston työntekijöille, opiskelijoille ja vierailijatunnuksia käyttäville henkilöille.

Kirjautumisen jälkeen pääset näkemään postilaatikkoon/ryhmälle lähetetyn allekirjoituspyynnön tiedot ja sen sisältämät dokumentit.

Ennen kuin pääset allekirjoittamaan allekirjoituspyynnön, täytyy sinun ottaa pyyntö ryhmältä itsellesi painamalla Ota itsellesi -painiketta. Varmista pyynnön ottaminen vielä painamalla avautuvassa ikkunassa Seuraava. Tämän jälkeen siirryt suoraan allekirjoituspyynnölle ja allekirjoituspyyntö on siirtynyt sinulle allekirjoitettavaksi.

Allekirjoituspyyntö on siirtynyt myös henkilökohtaisiin allekirjoituspyyntöihisi ja se on näkyvissä omissa allekirjoituspyynnöissäsi palvelun Allekirjoituspyynnöt-osiossa. Allekirjoituspyyntö ei näy enää muille ryhmän jäsenille.

Kirjautuminen kutsutunnisteella

Aalto-yliopiston ulkopuoliset allekirjoittajat kirjautuvat palveluun kutsutunnistetta käyttämällä.

Valitse allekirjoituspyynnön sähköpostiviestissä Avaa pyyntö -painike.

Tunnuksen pitäisi ilmaantua automaattisesti kirjautumiskenttään, mikäli saavut kirjautumissivulle Avaa pyyntö -painikkeen kautta.

Muussa tapauksessa kopioi tunnus sähköpostiviestistä käyttäjätunnus- ja kutsutunnistekenttään. Jos kopiot tunnuksen, tarkista, ettei kentässä ei ole tyhjiä välilyöntejä tai ylimääräisiä merkkejä.

Palvelun kielen voi vaihtaa kirjautumissivun oikeasta yläkulmasta.

Valitse Seuraava -painike.

Valitse SMS-painike. Palvelu lähettää puhelimeesi PIN-koodin tekstiviestinä. Kutsutunnisteen lisäksi sinun täytyy tunnistautua tällä kertakäyttöisellä PIN-koodilla.

Lisää PIN-koodi numerokenttiin. Jos koodi on oikein, sinut ohjataan automaattisesti eteenpäin.

Tämän jälkeen tarkista, että tietosi ovat oikein. Voit muokata nimeäsi, titteliäsi ja organisaation nimeä. Mikäli sähköpostiosoitteessa tai puhelinnumerossa on virhe tai sinulla on ongelmia kirjautumisen kanssa, ota yhteyttä sähköpostitse allekirjoituspyynnön lähettäjään.

Jos tiedot ovat oikein, valitse Seuraava-painike. Sinut ohjataan Aalto Sign -palveluun ja allekirjoituspyyntöön.

Kirjautumisen jälkeen pääset näkemään allekirjoituspyynnön tiedot ja sen sisältämät dokumentit ja voit katselmoida ja ladata ne.

Ennen allekirjoitusta tai hylkäämistä, voit jättää kommentin kohtaan Kommentit. Kommentit näkyvät kaikille allekirjoituspyynnössä mukana oleville.

Voit allekirjoittaa pyynnön valitsemalla sivun yläreunasta painikkeen Allekirjoita. Tunnistaudu tarvittaessa pyydetyllä menetelmällä. Allekirjoituspyynnön valmistelutavasta riippuen, on valittavissasi joko pelkkä Allekirjoita-painike tai eri vaihtoehtoja, joista voit valita allekirjoituksen tyylin. Jälkimmäisen vaihtoehdon kohdalla valitse haluamasi tyyli annetuista vaihtoehdoista ja paina Seuraava-painiketta. Tämän jälkeen paina Allekirjoita-painiketta. Jos valitset Peruuta, palaat edelliseen näkymään, jossa voit vaihtaa allekirjoituksen tyylin.

Jos et halua allekirjoittaa, voit hylätä pyynnön valitsemalla sivun yläreunasta Hylkää.

Lisäksi voit tarvittaessa delegoida pyynnön toiselle henkilölle sivun yläreunassa olevasta painikkeesta Delegoi. Toimintoa voit käyttää, jos jonkun toisen henkilön täytyy allekirjoittaa asiakirja sinun sijastasi.

Hyväksymisestä, hylkäämisestä ja delegoinnista lähtee tieto allekirjoituspyynnön lähettäjälle.

Kun allekirjoituskierros on valmis, saat siitä tiedon sähköpostiisi.

Voit noutaa allekirjoitetut dokumentit itsellesi palvelusta.

Lataa kaikki -painike löytyy Dokumentit-kohdasta ja se pakkaa kaikki dokumentit liitteineen .zip-tiedostoon. Voit halutessasi myös ladata yksittäisen dokumentin pdf-muodossa valitsemalla sen ja painamalla Lataa-kuvaketta esikatseluosion oikeasta yläkulmasta.

Voit kirjautua ulos palvelusta painamalla nimeäsi sivun oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla Kirjaudu ulos.

Huomioithan, että allekirjoitetut dokumentit säilyvät palvelussa vain 30 vrk.