Kirjaamo

Kirjaamo vastaa yliopistossa syntyvien ja sinne saapuvien virallisten asiakirjojen rekisteröinnistä (diaarinumero) sähköiseen asianhallintajärjestelmä SAHA:an, sekä saapuvien asiakirjojen jakelusta ja arkistoinnista.

Kirjaamisella/rekisteröinnillä tarkoitetaan yliopiston käsittelemien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröimistä yliopiston sähköiseen asianhallintajärjestelmä SAHA:an. Kirjaamisen avulla voidaan seurata asian käsittelyä ja sen etenemistä asian vireilletulosta välitoimenpiteisiin ja lopputoimenpiteeseen.

Kirjaamisella toteutetaan lakisääteistä julkisuusperiaatetta ja varmistetaan tiedon löytyminen. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) edellytetään, että viranomaisten tulee "pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä".

Kirjaamiskäytännöt Aalto-yliopistossa

Kirjaamossa rekisteröidään yliopiston viralliset asiakirjat (ml. yliopistolle saapuvat asiakirjat), sekä asiakirjoihin liittyvien asioiden käsittelyvaiheet asianhallintajärjestelmä SAHA:an.

Asiakirjat kirjataan diaariin asiamuotoisesti eli käsittelyprosessille avataan SAHA:an asia, jolloin samaan asiaan liittyvät asiakirjat kirjataan samalle diaarinumerolle. Esimerkiksi päätös oikaisupyynnöstä kirjataan samalle diaarinumerolle kuin oikaisupyyntö ja lausunto kirjataan samalle diaarinumerolle kuin lausuntopyyntö.

Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) on listattu kirjattavat asiat tehtäväryhmittäin. Lisätietoja saa kirjaamosta.

Diaarinumeron / asia-avauksen pyytäminen kirjaamosta

Diaarinumero / asia-avaus pyydetään kirjaamosta sähköpostilla, mielellään jo asian valmisteluvaiheessa. Mikäli mahdollista, sähköpostiin liitetään luonnos asiakirjasta, jolle diaarinumeroa pyydetään. Jos luonnosta ei ole mahdollista lähettää kirjaamoon, asian käsittelyyn liittyvät olennaiset tiedot mainitaan sähköpostissa: mitä asiakirja koskee (esim. dekaanin päätös opiskelijavalinnasta), korkeakoulu (tai yksikkö) ja asian valmistelija.

Aalto-yliopiston diaarinumero muodostuu asian juoksevasta numerosta, diaarikaavan ryhmätunnuksesta ja vireilletulovuodesta.

Kirjattujen asiakirjojen arkistointi

Valmis asiakirja toimitetaan kirjaamoon sähköpostilla tallennettavaksi SAHA:an. Alkuperäiset allekirjoitetut asiakirjat (mm. päätökset ja sopimukset) toimitetaan toistaiseksi paperimuodossa kirjaamoon arkistoitaviksi (PL 11000).

Kirjaamon yhteystiedot

Sähköposti: [email protected]

Puh. 050 4061141

Käyntiosoite: Otakaari 1B, Espoo

 

Tätä palvelua tarjoaa:

Arkisto- ja kirjaamopalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu