Palvelut

Kirjaamo

Kirjaamo vastaa yliopistossa syntyvien ja sinne saapuvien virallisten asiakirjojen rekisteröinnistä sähköiseen asianhallintajärjestelmään (SAHA), sekä saapuvien asiakirjojen jakelusta ja arkistoinnista.

Kirjaamisella toteutetaan lakisääteistä julkisuusperiaatetta ja varmistetaan tiedon löytyminen. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) edellytetään, että viranomaisten tulee "pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä".

Asiakirjat kirjataan asiamuotoisesti: käsittelyprosessille avataan asianhallintajärjestelmään uusi asia ja asia saa yksilöivän tunnuksen (diaarinumeron). Kaikki saman käsittelyprosessin asiakirjat kirjataan samalle diaarinumerolle.

Aalto-yliopiston diaarinumero, eli asia-avaus muodostuu juoksevasta numerosta, asiaryhmän tunnuksesta ja vireilletulovuodesta.

Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) on listattu kirjattavat asiat tehtäväryhmittäin. Lisätietoja saa kirjaamosta.

Diaarinumeron pyytäminen kirjaamosta

Diaarinumero pyydetään kirjaamosta sähköpostilla asian valmisteluvaiheessa. Sähköpostissa mainitaan asian keskeiset tiedot: asian sisältö (esim. asiakirjan otsikko ja tarvittaessa lisätietoa sisällöstä), käsittelevä korkeakoulu (tai yksikkö) ja asian valmistelija. Jos mahdollista, sähköpostiin voi liittää luonnoksen asiakirjasta, jolle diaarinumeroa pyydetään.

Korkeakouluille avataan vuosittaisia diaarinumeroita joidenkin tehtäväryhmien osalta. Nämä diaarinumerot toimitetaan vuosittain korkeakouluihin ko. palveluiden esimiehille.

Kirjattujen asiakirjojen arkistointi

Sähköisen päätöslomakkeen kautta valmistellut asiakirjat päätyvät asianhallintajärjestelmä SAHA:an automaattisesti. Muutoin valmistellut asiakirjat toimitetaan kirjaamoon sähköpostilla. Toistaiseksi paperisina säilytettävät asiakirjat (mm. sopimukset) toimitetaan kirjaamoon arkistoitaviksi (PL 11000).

Yhteystiedot

Sähköposti: [email protected]

Käyntiosoite: Otakaari 1 B, Espoo

Postitusosoite: Aalto-yliopisto, Kirjaamo, PL 11000, 00076 AALTO

Puhelin: 050 4061141

Tätä palvelua tarjoaa:

Arkisto- ja kirjaamopalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu