Asiakirjat kirjataan asiamuotoisesti: käsittelyprosessille avataan asianhallintajärjestelmään uusi asia ja asia saa yksilöivän tunnuksen (diaarinumero). Kaikki saman käsittelyprosessin asiakirjat kirjataan samalle diaarinumerolle.
Aalto-yliopiston diaarinumero eli asia-avaus muodostuu juoksevasta numerosta, asiaryhmän tunnuksesta ja vireilletulovuodesta.
Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) on listattu kirjattavat asiat tehtäväryhmittäin. Lisätietoja saa kirjaamosta.
Diaarinumero pyydetään kirjaamosta sähköpostilla asian valmisteluvaiheessa. Sähköpostissa mainitaan asian keskeiset tiedot: asian sisältö (esim. asiakirjan otsikko ja tarvittaessa lisätietoa sisällöstä), käsittelevä korkeakoulu (tai yksikkö) ja asian valmistelija. Jos mahdollista, sähköpostiin voi liittää luonnoksen asiakirjasta, jolle diaarinumeroa pyydetään.
Korkeakouluille avataan vuosittaisia diaarinumeroita joidenkin tehtäväryhmien osalta. Nämä diaarinumerot toimitetaan vuosittain korkeakouluihin ko. palveluiden esimiehille.
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) edellyttää vireille tulevien asioiden kirjaamista asianhallintajärjestelmään, sekä analogisena saapuvien asiakirjojen muuttamista digitaaliseen muotoon.
Tiedonhallintalain mukaan "Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Viranomaisen on rekisteröitävä viipymättä sille saapunut tai sen laatima asiakirja asiarekisteriin. Sen lisäksi, mitä 26 §:ssä säädetään, asiakirjan rekisteröinnistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta."
"Tiedonhallintayksikön on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi."
Sähköisen päätöslomakkeen kautta valmistellut asiakirjat sekä Aalto Signilla allekirjoitetut asiakirjat päätyvät asianhallintajärjestelmä SAHA:aan automaattisesti. Muutoin valmistellut asiakirjat toimitetaan kirjaamoon sähköpostilla. Mikäli asiakirja tulee säilyttää erityisestä syystä myös paperilla, toimitetaan ne kirjaamoon arkistoitaviksi (PL 11000).
Sähköposti: [email protected]
Käyntiosoite: Otakaari 1 B, Espoo
Postitusosoite: Aalto-yliopisto, Kirjaamo, PL 11000, 00076 AALTO
Asiakirjahallintapalvelut vastaa monipuolisesti yliopiston tietoon ja kulttuuriperintöön liittyvistä tehtävistä sekä kirjaamo- ja arkistopalveluiden toiminnasta. Tavoitteena on edistää yliopiston tiedon digitalisointia ja varmistaa pitkään ja pysyvästi säilytettävän tiedon käytettävyys ja saavutettavuus.
Aalto-yliopiston arkisto on kaikille tutkijoille avoin arkisto. Arkistopalvelujen tehtävänä on yliopiston tieteellisen, taiteellisen ja hallinnollisen kulttuuriperinnön säilyttäminen ja ylläpito sekä siihen pohjautuvan tutkimuksen edistäminen.
Aalto-yliopistossa on käytössä allekirjoituspalvelu Aalto Sign. Kaikki yliopiston työntekijät voivat lähettää palvelun kautta dokumentteja allekirjoitettavaksi ja palvelun kautta lähetettyjä allekirjoituspyyntöjä voi allekirjoittaa kuka tahansa myös yliopiston ulkopuolelta. Palvelu on Sarake Oy:n tarjoama.
Tiedonohjaussuunnitelma TOS on yliopiston asiakirjojen ja niihin verrattavien tietoaineistojen rekisteröinnin, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelma sisältää tiedot organisaatiossa syntyvistä asiakirjoista ja tietoaineistoista sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvistä menettelyistä ja julkisuudesta.