Aalto-yliopiston arkisto vastaa aineistojen pitkäaikaisesta säilyttämisestä. Arkiston tehtävänä on varmistaa aineistojen käytettävyys ja säilyminen, sekä huolehtia aineistoihin liittyvästä tietopalvelusta.
Aalto-yliopiston arkisto vastaa lakisääteisesti Aalto-yliopiston toiminnassa syntyvän tiedon, asiakirjojen ja muun monimuotoisen aineiston säilyttämisestä pitkään tai pysyvästi. Arkistointi pitää sisällään sekä yliopiston analogiset että digitaaliset aineistot.
Arkistoinnin keskeinen tehtävä on varmistaa aineistojen säilyminen tulevien sukupolvien käyttöön. Analogisten aineistojen osalta säilyminen varmistetaan mm. pitkäaikaissäilytykseen tarkoitetuilla suojamateriaaleilla sekä asianmukaisilla arkistointitiloilla. Digitaalisen aineiston kanssa käytetään elinkaariajattelun mukaista tiedon ohjausta (mm. Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelma TOS ja muut tiedon säilymistä ohjaavat ohjeet), ja luotettavan sähköiseen arkistointiin tarkoitetun järjestelmän ylläpitoa.
Arkistointi on myös tiedon järjestämistä. Arkistoinnissa tieto pyritään järjestämään provenienssiperiaatteen mukaisesti sen syntykonteksti huomioiden. Määräajan säilytettävät aineistot seulotaan, ja pitkään tai pysyvästi säilytettävä aineisto järjestetään ja kuvaillaan tietopalvelun sekä käytön helpottamiseksi. Arkisto ylläpitää kokoelmistaan luetteloita, joilla varmistetaan kokoelmien käytettävyys.
Aalto-yliopiston arkisto ottaa vastaan vain Aalto-yliopiston toimintaan liittyvää aineistoa. Tämä pitää sisällään myös yliopiston toimintaan läheisesti liittyvät yksityis- ja henkilöarkistot.
Aineistojen luovuttamisen yhteydessä sovitaan aina käyttöoikeuksista. Arkiston ensisijaisena tehtävänä on varmistaa kokoelmien mahdollisimman avoin käyttö opetuksessa, tutkimuksessa ja muissa tarkoituksissa. Analogisille aineistoille on oma vastaanottoprosessinsa, ja myös sen aikana määritellään aineiston käyttöoikeudet talletussopimuksessa.
Aalto Repository (Aalto Repo) on tietojärjestelmä, joka on suunniteltu digitaalisen sisällön pitkäaikaissäilytykseen, hallintaan ja esittämiseen. Järjestelmä varmistaa yliopistossa luodun pysyvästi säilytettävän sisällön käytettävyyden ja hyödyntämisen. Sen työkalut mahdollistavat erimuotoisten digitaalisien objektien ja niiden metatietojen turvallisen säilytyksen ja julkisen esittämisen.
Aalto Repositoryn (Aalto Repo) julkinen sisältö on haettavissa, katseltavissa ja ladattavissa järjestelmän hakuportaalissa. Tällä sivulla annetaan tarkemmat ohjeet Aalto Repositoryn aineiston käyttöoikeuksista, kuvailutiedoista ja viittauskäytännöistä.
Arkistoaineiston vastaanottaminen Aalto-yliopiston arkistoon
