Prosessin käynnistyminen ja diaarinumeron pyytäminen kirjaamosta
Kun akateemisen tehtävän rekrytointi- tai etenemisprosessi käynnistyy, pyydä prosessille diaarinumero sähköpostitse osoitteesta kirjaamo@aalto.fi. Tarvitset diaarinumeroa esitysten ja päätösten valmistelussa, ja siihen on hyvä viitata myös toimielinten päätöksissä.
Päätöslomake esitysten ja päätösten valmistelun työkaluna
Esitykset ja päätökset valmistellaan Päätöslomakkeella, jota käyttämällä asiakirjat tallentuvat suoraan yliopiston asianhallintajärjestelmä SAHAan allekirjoituksen jälkeen. Asiakirjat säilyvät SAHA:ssa turvallisesti yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja ovat käytettävissä myös prosessin päätyttyä asiakirjoille määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaisesti.
Sama asiakirja, ml. esitykset ja päätökset, voi tyypillisesti esiintyä useampaan kertaan liiteasiakirjana.
Päätöslomakkeen käyttöoikeutta voi pyytää osoitteesta arkisto@aalto.fi, viestissä on oltava mukana pyytäjän esihenkilö.
Toimielinten asiakirjojen valmistelu ja allekirjoittaminen
Yliopisto-, koulu-, ja laitostason toimielinten ja työryhmien pöytäkirjat ja muistiot suositellaan allekirjoitettavan Aalto Sign -työkalulla, jolloin asiakirjat päätyvät suoraan kirjaamon työjonoon, josta ne tallennetaan oikealle asialle SAHA:an.
Otteita pöytäkirjoista voi sisältyä varsinaisiin rekrytointi- ja etenemisprosessien asiakirjoihin liitteinä.
Yliopiston virallisten toimielinten asiakirjat suositellaan valmisteltavan kokoushallintajärjestelmä Valmussa, mutta etenkin määräaikaisten työryhmien asiakirjat voi valmistella myös käytössä olevilla tekstinkäsittelytyökaluilla (tyypillisesti Word).
Muut asiakirjat
Mikäli pysyvään säilytykseen määrätty asiakirja ei sisälly Päätöslomakkeella tehtyihin esityksiin ja päätöksiin, tai sitä ei allekirjoiteta Aalto Signilla, toimitetaan se sähköpostitse kirjaamoon kirjaamo@aalto.fi. Mainitse viestissä diaarinumero.
Rekrytointiin tai etenemisarviointiin voi sisältyä myös muita kuin pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, jotka hävitetään yliopiston tiedonohjaussuunnitelma TOS:ssa määritellyn säilytysajan päätyttyä. Tarkempaa tietoa yliopiston asiakirjojen säilytysajoista ja muista käsittelyperusteista löytyy yliopiston tiedonohjaussuunnitelma TOS:sta.
Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja
Huomaathan, että rekrytointi- ja etenemisprosessin asiakirjoihin voi sisältyä lainauksia prosessin aikana tehdyistä arvioinneista (JulkL 24.1 § 29 kohta), tai hakijan itsensä antamaa yksityiselämään liittyvää tietoa (JulkL 24.1 § 32 kohta), jolloin asiakirja on näiltä osin salassapidettävä.
Asiakirjojen valmistelija merkitsee salassapidon asiakirjakohtaisesti. Merkintä on hyvä tehdä itse asiakirjaan. Päätöslomakkeella valmistellessa merkintä tehdään valitsemalla salassapito ja sen peruste asiakirjan metatiedoissa.
Rekrytointi- tai etenemisasian päättyminen
Kun rekrytointi- tai etenemisprosessi päättyy ja asiakirjat on dokumentoitu ja arkistoitu tämän ohjeen mukaisesti, ilmoittaa rekrytoinnin valmistelija tai muu sovittu henkilö asiasta sähköpostitse kirjaamo@aalto.fi. Ilmoituksen jälkeen kirjaamo sulkee asian SAHA:ssa.
Samalla rekrytoinnin valmistelija tai muu sovittu henkilö varmistaa, että muut kuin kirjaamoon toimitettavat asiakirjat hävitetään määräajan päätyttyä. Lisäksi kaikkien valmisteluun osallistuneiden on hyvä siivota omat sähköpostikansiot (ml. lähteneet ja saapuneet liitteineen) ja varmistaa yhteisten työskentelytilojen sisällön hävittäminen määräaikojen mukaisesti.
Asiakirjojen käyttö rekrytointi- tai etenemisprosessin päätyttyä
Yliopistotason tai koulujen HR:t voivat pyytää SAHA-käyttöoikeuksia työssään rekrytointi- ja etenemisprosesseihin liittyviä asiakirjoja käsitteleville henkilöille. Oikeuksia pyydetään osoitteesta arkisto@aalto.fi.
Oikeus annetaan aina käyttäjäryhmälle, jolloin oikeudet ovat voimassa myös jo päättyneisiin prosesseihin käyttäjäryhmän mukaisesti, ja toisaalta poistuvat, mikäli henkilön oikeus nähdä ryhmän asiakirjoja poistetaan. Ryhmään lisääminen ja poistaminen tehdään manuaalisesti, joten asiakirjahallintapalvelut tarkistaa vuosittain käyttöoikeusryhmän omistajilta ryhmään kuuluvat henkilöt.
Asiakirjahallintapalvelut antaa pyynnöstä koulutusta asiakirjojen hakuun SAHA:ssa ja voi myös valmistella tallennettuja hakuja koulun asiakirjoihin.
Julkisia asiakirjoja voi pyytää kirjaamosta, osa julkisista asiakirjoista on julkaistu myös aalto.fi:ssä Aalto-yhteisön käyttöön, mikäli asiakirjan valmistelija on niin määritellyt. Rekrytointiin osallistuneille asiakirjat ovat asianomaisjulkisia.
Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat
Seuraavat asiakirjat on määrätty pysyvään säilytykseen, mikäli niitä syntyy prosessissa.
| Asiakirjatyyppi | Liiteasiakirjan nimi päätöslomakkeella | Julkisuus | Huom. |
| Esitykset liitteineen | Esitys lähtökohtaisesti julkinen | ||
| Päätökset liitteineen | Dekaanin päätös laitostyöryhmän nimittämisestä / Dean's decision on the departmental committee. Dekaanin päätös ulkopuolisista arvioijista / Dean’s decision on the external reviewers | Päätös lähtökohtaisesti julkinen | |
| Laitostyöryhmän pöytäkirja | OS JulkL 24.1 § 29 kohta | Mikäli pöytäkirja sisältää lainauksia asiantuntijalausunnoista / asiantuntijalausuntojen referointeja joissa arvioidaan henkilöä, on asiakirja näiltä osin salassa pidettävä | |
| Lausunto / Suositus toimenpiteeksi (toimielin) | The school-level tenure track committee’s statement on the appointment (extract of the minutes). The departmental tenure track committee’s proposal / Proposal by the departmental committee | OS JulkL 24.1 § 29 kohta | Mm. laitostason tenure-työryhmän esitys sekä korkeakoulu- tai yliopistotason tenure track -komitean pöytäkirja/pöytäkirjan ote. Mikäli lausunto / suositus sisältää lainauksia asiantuntijalausunnoista / asiantuntijalausuntojen referointeja joissa arvioidaan henkilöä, on asiakirja näiltä osin salassa pidettävä. Itse lausunto-/suosituskohta on julkinen. |
| Hakuilmoitus | Hakuilmoitus / Recruitment call | Julkinen | |
| Hakijalistaus | Lista hakijoista / List of applicants. List of all applicants and their comparison, and the grounds for the selection of the shortlisted candidates | Julkinen | |
| Valitun hakemus | Ehdokkaan / ehdokkaiden hakumateriaalit / Application materials from xxx | OS JulkL 24.1 § 32 kohta | |
| Shortlistattujen hakemukset, jos shortlist tehdään | OS JulkL 24.1 § 32 kohta | Kaikkien shortlistattujen hakemukset liitetään laitostyöryhmän pöytäkirjaan Aalto Signissa | |
| Asiantuntijalausunto | Ulkopuolisten arvioijien lausunnot / External reviews | OS JulkL 24.1 § 29 kohta | Prosessin aikana on hakijalle tämän pyynnöstä viiveettä annettava tieto hänen omasta sijoituksestaan ja häntä koskevista arvioinneista (asianosaisjulkinen). Prosessin päätyttyä hakijoiden sijoitustiedot tulevat julkisiksi. Hakijaa koskeva arvioinnit pysyvät prosessin päätyttyä salassa pidettävinä. |
| Opetustaidon arviointi | Evaluation report by the SCHOOL TCAC | OS JulkL 24.1 § 29 kohta | Sekä prosessin aikana että jälkeen sanallinen arviointi annetaan vain henkilölle itselleen - prosessin jälkeen arvosanat ovat julkisia asianomaisille. |
| Bibliometrinen analyysi (sisältyy hakijalistaukseen?) | Bibliometrinen analyysi / Bibliometric analysis | Julkinen | |
| Arviointiohjeet ulkopuolisille asiantuntijoille | Arviointiohjeet / Review instructions | Sisäinen | |
| Rehtorin ilmoitus (ilmoitus vakinaistamisarvioinnin päättymisestä) | Rehtorin ilmoitus vakinaistamisarvioinnin päättymisestä | Julkinen | |
| Hakijaviestintä, jos tarpeellista (lähtökohtaisesti koulun verkkolevyllä) | Sisäinen |
Aalto-yliopistossa on käytössä allekirjoituspalvelu Aalto Sign. Kaikki yliopiston työntekijät voivat lähettää palvelun kautta yliopiston toimintaan liittyviä asiakirjoja allekirjoitettavaksi ja palvelun kautta lähetettyjä allekirjoituspyyntöjä voi allekirjoittaa kuka tahansa myös yliopiston ulkopuolelta. Palvelu on Sarake Oy:n tarjoama.
