Aalto Storage Management
Data Storage Governance – support for the improvement
Services
Hantering av Aaltos lagringsutrymme för studerande
Den studerandes sida för hantering av Aaltos lagringsutrymme innehåller praktiska anvisningar för att spara, dela och skydda filer under dina studier.
Här hittar du anvisningar för användning av lagringstjänsterna och för ansvarsfull hantering av dina filer. Dessutom hittar du anvisningar om vad du ska beakta i fråga om lagringsutrymme när du utexamineras, bland annat hur du överför eller tar bort filer när ditt konto stängs.
Här hittar du anvisningar för användning av lagringstjänsterna och för ansvarsfull hantering av dina filer. Dessutom hittar du anvisningar om vad du ska beakta i fråga om lagringsutrymme när du utexamineras, bland annat hur du överför eller tar bort filer när ditt konto stängs.
Hantering av filer
Aalto-universitetets studerande kan spara sina filer både i molntjänster och i sitt eget utrymme i Aalto-universitetets nätverk. Alla lagringslösningar finns här: Tabell över lagringslösningar (på finska) | Aalto-universitetet
Obs: Kontakta IT Service Desk (servicedesk@aalto.fi) om du har särskilda lagringsbehov, till exempel i fråga om utrymme.
Individuellt lagringsutrymme
- Microsoft OneDrive - för att spara och dela personliga arbetsdata (lite utrymme)
- Aalto Home - för att spara stora/tunga individuella arbetsfiler (mer utrymme)
Utöver Microsofts molntjänster erbjuds även Google Drive. Google Drive stöds dock inte på samma sätt som Microsofts molntjänster, och filerna som sparas där säkerhetskopieras inte av Aalto.
Obs! När ditt användarkonto stängs raderas dina personliga filer och e-postmeddelanden. Se till att du har säkerhetskopior av viktiga filer.
KOM IHÅG ATT ANMÄLA DIG som antingen närvarande eller frånvarande, så att ditt användarkonto förblir i kraft.
Gemensamma lagringsutrymmen
- Microsoft Teams – teamarbete, enhetsarbete, projektarbete och mötesbaserat arbete (mer utrymme)
- Sharepoint – team-, enhets-, projekt- och mötesbaserat arbete
Du kan skapa en Teams-grupp till exempel i din webbläsare på adressen https://o365.aalto.fi. Välj Teams och välj om du går med i ett Team eller skapar ett.
För att överföra data från OneDrive till Teams:
- Öppna OneDrive (i webbläsaren eller appen).
- Välj filer → Överför till → Välj Team (syns som SharePoint-sida).
Microsoft OneDrive, Teams and Sharepoint kan användas för samarbete med personer som inte har ett Aalto-konto.
Utexaminering och överföring/radering av data
Rätt att använda Aalto-universitetets IT-tjänster, det vill säga Aalto-användarkonto och e-post, är bunden till studierätten och dessa rättigheter upphör två månader efter att studierätten går ut.
Rättigheterna är i kraft två (2) månader efter att studierätten har upphört och filerna tas bort fyra (4) månader efter användarkontots registrerade slutdatum.
Denna frist är i första hand avsedd för att sköta ärenden och kommunikation i anknytning till utexamineringen och för att föra över filer och e-postmeddelanden från tjänster som kräver Aalto-användarkonto.
Studierätten upphör i samband med utexamineringen, med att den begränsade studietiden eller giltighetstiden för studierätten upphör, genom att läsårsanmälan försummas, genom att den studerande avsäger sig studierätten eller genom att studierätten dras in.
När studierätten upphör:
- Kontrollera tidtabellen! Studerande får ett automatiskt meddelande om det nya slutdatumet för sitt Aalto-användarkonto när slutdatumet för studierätten ändras i Sisu. Du får även upprepade påminnelsemeddelanden om att Aalto-användarkontot håller på att stängas med början 14 dygn före kontot avslutas.
- Överför alla personliga filer du vill spara till personliga lagringstjänster.
- Kom ihåg att kontrollera alla tjänster som du har loggat in på med ditt Aalto-användarkonto.
- Se till att alla gemensamma filer finns i gruppernas interna mappar.
- Överför viktiga kontakter, e-postmeddelanden och kalenderanteckningar.
Vanliga frågor
Ja, om frånvaroanmälan inte ändrar slutdatumet i Sisu.
Aaltos lagringsutrymme är avsett för filer som rör studier och arbete. Små, icke-känsliga personliga filer är tillåtna inom ramen för din lagringskvot. Spara inte stora personliga mediefiler eller identifierande/känsliga personuppgifter i Aaltos lagringsutrymme.
Använd egen molntjänst eller extern hårddisk för långvarig lagring av personliga filer.
Nej. Spara inte identifierbara personuppgifter i den vanliga OneDrive för studerande. Använd begränsad lagring för forskning som universitetet godkänt och en dokumenterad datahanteringsplan (DMP).
Konsultera din handledare, de juridiska tjänsterna eller IT-tjänsterna i fråga om godkända lagringsplatser samt eventuella etiska/GPDR-godkännanden.
Tillgång till filer i din personliga OneDrive försvinner när ditt konto stängs. Filer i Teams/Sharepoint förblir tillgängliga.
Ändra vem som äger filerna i Sharepoint/Teams innan ditt konto stängs. Du kan också ladda ner och överföra kopior till en kollega eller till en personlig lagringsplats.
Undvik att spara stora datafiler i din personliga OneDrive. Använd SharePoint eller dedikerat lagringsutrymme för kursen för media/forskningsmaterial, dela strömningslänkar, och undvik att göra ofullständiga synkroniseringar. Du kan också be IT-tjänsterna att tillhandahålla tillfälligt extra utrymme eller överföringsmetoder (FTP, nedladdning i delar, organisationens överföringsverktyg).
Alumner får inte automatiskt tillgång. Ladda ner eller flytta viktiga filer innan ditt användarkonto stängs.
Godkända, begränsade arkiv som uppfyller de krav på sekretess och kryptering som gäller för avtalet. Använd universitetets forskningslagring eller projektets Sharepoint-sidor, vars tillgång är begränsad.
Registrera behörigheter, underteckna sekretessavtal vid behov och meddela din handledare, juridiska tjänsterna eller IT-tjänsterna.
I OneDrive och Teams finns en papperskorg och grundläggande versionshantering. De är dock inte långsiktiga säkerhetskopior. Lita inte bara på dem.
Säkerhetskopiera dina viktiga arbeten i en personlig molntjänst eller på en extern hårddisk. Kontrollera med din handledare om viktiga filer behöver säkerhetskopieras.
Exportera och komprimera de slutliga versionerna, lägg till metadata (projektets namn, datum, kontaktuppgifter) och flytta dem tillsammans med handledaren till universitetets lagringsutrymme med fastställda regler för lagring och behörighet. Ange en kanonisk sökväg och dokumentera var filerna finns.
Basic data storage instructions
Data Storage basics, dimensions and vocabulary.