Aalto-tallennuksen hallinta
Tiedon tallennuksen hallintaperiaatteet – parannuksen tukeminen
Aalto-tallennustilan hallinta opiskelijoille
Opiskelijoiden sivu Aalto-tallennustilan hallinnasta sisältävät käytännön ohjeita tiedostojen tallentamiseen, jakamiseen ja suojaamiseen opintojesi aikana.
Täältä löydät ohjeet tallennuspalveluiden käyttöön ja tietojesi vastuulliseen hallintaan. Lisäksi löydät ohjeet, mitä huomioida tallennustilan osalta valmistuessasi, muun muassa kuinka siirrät tai poistat tiedostoja opiskelijatunnuksen sulkeutuessa.
Täältä löydät ohjeet tallennuspalveluiden käyttöön ja tietojesi vastuulliseen hallintaan. Lisäksi löydät ohjeet, mitä huomioida tallennustilan osalta valmistuessasi, muun muassa kuinka siirrät tai poistat tiedostoja opiskelijatunnuksen sulkeutuessa.
Tiedostojen hallinta
Aalto-yliopiston opiskelijat voivat tallentaa tiedostojaan sekä pilvipalveluihin että henkilökohtaiselle verkkolevylle. Peruskäytössä suosittelemme pilvipalveluita ensisijaisena tallennusratkaisuna. Kaikki tallennusratkaisut löytyvät täältä: Tallennusratkaisut-taulukko | Aalto-yliopisto
Huom: Jos sinulla on erikostarpeita tallennukselle, esimerkiksi käyttötilan määrän suhteen, ole yhteydessä IT Service Deskiin (servidesk@aalto.fi).
Pilvipalvelut
Microsoftin pilvipalvelut ovat Aalto-yliopiston peruspalvelu pilvipalveluista:
- Microsoft OneDrive – henkilökohtaisen työdatan tallentamiseen ja jakamiseen
- Microsoft Teams – tiimi-, yksikkö-, projekti- ja kokoustyöhön
- Microsoft Sharepoint – tiimi-, yksikkö-, projekti- ja kokoustyöhön
Microsoftin pilvipalveluiden lisäksi tarjolla on myös Google Drive. Sitä ei kuitenkaan tueta samalla tavoin kuin Microsoftin pilvipalveluita, eikä siitä esimerkiksi oteta Aallolla varmuuskopioita.
Verkkolevy
- Aalto Home – suurten/raskaiden henkilökohtaisten työtiedostojen tallentamiseen
Valmistuminen ja datan siirto/poisto
Aalto-yliopiston IT-palveluiden käyttöoikeus eli Aalto-tunnuksen ja sähköpostin voimassaolo on opiskelijoilla sidoksissa opiskeluoikeuteen, ja käyttöoikeudet päättyvät opiskeluoikeuden päättyessä.
Käyttöoikeudet ovat voimassa kaksi (2) kuukautta opiskeluoikeuden päättymisestä, ja tiedostot poistetaan neljä (4) kuukautta käyttäjätunnuksen sulkeutumisen jälkeen merkitystä poistumispäivästä.
Opiskeluoikeus päättyy valmistumiseen, rajatun opintoajan tai opiskeluoikeuden voimassaoloajan päättymiseen, lukuvuosi-ilmoittautumisen laiminlyömiseen, opiskeluoikeudesta luopumiseen tai opiskeluoikeuden peruuttamiseen.
Opiskeluoikeuden päättymisen jälkeinen Aalto-tunnuksen voimassaoloaika on tarkoitettu lähinnä valmistumiseen liittyvien toimintojen hoitamiseen ja viestintään sekä omien tiedostojen tai sähköpostien siirtämiseen pois Aalto-tunnuksella käytettävistä palveluista.
Opiskeluoikeuden päättyessä:
- Tarkista aikataulu! Opiskelijana saat automaattisen viestin Aalto-tunnuksen uudesta päättymispäivästä, kun opiskeluoikeutesi päättymispäivä muuttuu Sisussa. Saat myös useita muistutusviestejä Aalto-tunnuksen tulevasta sulkeutumisesta alkaen 14 vuorokautta ennen sulkeutumista..
- Siirrä kaikki henkilökohtaiset tiedostot, jotka haluat säilyttää, henkilökohtaisille tallennuspalveluille
- Muista tarkistaa kaikki palvelut, joihin olet kirjautunut Aalto-tunnuksilla.
- Varmista, että kaikki yhteiset tiedostot ovat ryhmien sisäisissä kansioissa.
- Siirrä talteen tärkeät kontaktit, sähköpostit sekä merkinnät kalentereissa.
Yes, if the registration does not change end date in SISU system.
Aalto storage is intended for study and work related data. Small, non-sensitive personal files are allowed within your quota. Do not store large personal media or identifiable/sensitive personal data there. Prefer your own cloud or external drive for private long-term storage.
Export or move any personal files from OneDrive, personal Teams folders and your mailbox before closure.
Yes. Use SharePoint/Teams guest access or OneDrive “specific people” / external link sharing. Only grant external access when necessary. Avoid public links. If external collaborators need sustained access, request guest accounts or use a controlled project SharePoint site.
No. Do not store identifiable personal data in a regular student OneDrive. Use university-approved, access-restricted research storage and documented Data Management Plan (DMP). Consult your supervisor, legal or IT for approved locations and any ethics/GDPR approvals.
Files in your personal OneDrive lose access if your account is closed. Files in Teams/SharePoint remain with the team. Before closure, move ownership to a SharePoint/Team site or download and transfer copies to a colleague or personal storage.
Avoid putting raw large files in personal OneDrive. Use SharePoint or course dedicated storage for media/research service, share streaming links not full syncs, and ask IT for temporary extra space or a transfer method (FTPs, chunked upload, institutional transfer tool).
Alumni access is not automatic. Download or transfer important files before your user account is closed.
In an approved, access-restricted repository that meets contractual confidentiality and encryption requirements. Use project SharePoint sites with restricted permissions or university research storage. Log permissions, sign NDAs if required, and inform your supervisor, legal or IT.
Basic versioning and recycle bins exist for OneDrive/Teams, but these are not long-term backups. Do not rely solely on them. Keep a secondary copy (personal cloud or external drive) for irreplaceable work and ask your supervisor if important files needs backup.
Export and compress final versions, add metadata (project name, date, contacts), and move them with supervisor to university storage with defined retention and access rules. Provide a single canonical location and document where files live.
Basic data storage instructions
Data Storage basics, dimensions and vocabulary.