Aalto-tallennuksen hallinta
Tiedon tallennuksen hallintaperiaatteet – parannuksen tukeminen
Aalto-tallennustilan hallinta opiskelijoille
Opiskelijoiden sivu Aalto-tallennustilan hallinnasta sisältää käytännön ohjeita tiedostojen tallentamiseen, jakamiseen ja suojaamiseen opintojesi aikana.
Täältä löydät ohjeet tallennuspalveluiden käyttöön ja tietojesi vastuulliseen hallintaan. Lisäksi löydät ohjeet, mitä huomioida tallennustilan osalta valmistuessasi, muun muassa kuinka siirrät tai poistat tiedostoja opiskelijatunnuksen sulkeutuessa.
Täältä löydät ohjeet tallennuspalveluiden käyttöön ja tietojesi vastuulliseen hallintaan. Lisäksi löydät ohjeet, mitä huomioida tallennustilan osalta valmistuessasi, muun muassa kuinka siirrät tai poistat tiedostoja opiskelijatunnuksen sulkeutuessa.
Tiedostojen hallinta
Aalto-yliopiston opiskelijat voivat tallentaa tiedostojaan sekä pilvipalveluihin että henkilökohtaiselle verkkolevylle. Peruskäytössä suosittelemme pilvipalveluita ensisijaisena tallennusratkaisuna. Kaikki tallennusratkaisut löytyvät täältä: Tallennusratkaisut-taulukko | Aalto-yliopisto
Huom: Jos sinulla on erikostarpeita tallennukselle, esimerkiksi käyttötilan määrän suhteen, ole yhteydessä IT Service Deskiin (servidesk@aalto.fi).
Yksilön tallennustila
- Microsoft OneDrive – henkilökohtaisen työdatan tallentamiseen ja jakamiseen (pieni tilamäärä)
- Aalto Home – suurten/raskaiden henkilökohtaisten työtiedostojen tallentamiseen (suurempi tilamäärä)
Microsoftin pilvipalveluiden lisäksi tarjolla on myös Google Drive. Sitä ei kuitenkaan tueta samalla tavoin kuin Microsoftin pilvipalveluita, eikä siitä esimerkiksi oteta Aallolla varmuuskopioita.
Huomio: Kun Aalto käyttäjätunnuksesi sulkeutuu, henkilökohtaiset tiedostosi ja sähköpostisi poistetaan.
Varmista, että sinulla on varmuuskopiot tärkeistä tiedostoista.
MUISTA ILMOITTAUTUA joko läsnäolevaksi tai poissaolevaksi opiskelijaksi, jotta Aalto käyttäjätunnuksesi pysyy voimassa.
Ryhmätyötilat
- Microsoft Teams – tiimi-, yksikkö-, projekti- ja kokoustyöhön (suurempi tilamäärä)
- Sharepoint – tiimi-, yksikkö-, projekti- ja kokoustyöhön
Teams-ryhmän pääsee luomaan esimerkiksi selaimella osoitteessa https://o365.aalto.fi. Valitse Teams ja painike "Liity tiimiin tai luo tiimi".
Siirtääksesi dataa OneDrivesta Teamsiin;
- Avaa OneDrive (selaimessa tai sovelluksessa).
- Valitse tiedostot → Siirrä kohteeseen → valitse Teams-tiimi (näkyy SharePoint-sivustona).
Valmistuminen ja datan siirto/poisto
Aalto-yliopiston IT-palveluiden käyttöoikeus eli Aalto-tunnuksen ja sähköpostin voimassaolo on opiskelijoilla sidoksissa opiskeluoikeuteen, ja käyttöoikeudet päättyvät opiskeluoikeuden päättyessä.
Käyttöoikeudet ovat voimassa kaksi (2) kuukautta opiskeluoikeuden päättymisestä, ja tiedostot poistetaan neljä (4) kuukautta käyttäjätunnuksen sulkeutumisen jälkeen merkitystä poistumispäivästä.
Opiskeluoikeus päättyy valmistumiseen, rajatun opintoajan tai opiskeluoikeuden voimassaoloajan päättymiseen, lukuvuosi-ilmoittautumisen laiminlyömiseen, opiskeluoikeudesta luopumiseen tai opiskeluoikeuden peruuttamiseen.
Opiskeluoikeuden päättymisen jälkeinen Aalto-tunnuksen voimassaoloaika on tarkoitettu lähinnä valmistumiseen liittyvien toimintojen hoitamiseen ja viestintään sekä omien tiedostojen tai sähköpostien siirtämiseen pois Aalto-tunnuksella käytettävistä palveluista.
Opiskeluoikeuden päättyessä:
- Tarkista aikataulu! Opiskelijana saat automaattisen viestin Aalto-tunnuksen uudesta päättymispäivästä, kun opiskeluoikeutesi päättymispäivä muuttuu Sisussa. Saat myös useita muistutusviestejä Aalto-tunnuksen tulevasta sulkeutumisesta alkaen 14 vuorokautta ennen sulkeutumista..
- Siirrä kaikki henkilökohtaiset tiedostot, jotka haluat säilyttää, henkilökohtaisille tallennuspalveluille
- Muista tarkistaa kaikki palvelut, joihin olet kirjautunut Aalto-tunnuksilla.
- Varmista, että kaikki yhteiset tiedostot ovat ryhmien sisäisissä kansioissa.
- Siirrä talteen tärkeät kontaktit, sähköpostit sekä merkinnät kalentereissa.
Kyllä, jos poissaoloilmoitus ei muuta päättymispäivää SISU-järjestelmässä.
Aallon tallennustila on tarkoitettu opiskeluun ja työhön liittyville tiedostoille. Pienet, ei-arkaluontoiset henkilökohtaiset tiedostot ovat sallittuja tallennuskiintiösi puitteissa.
Älä tallenna suuria henkilökohtaisia mediatiedostoja tai yksilöiviä/arkaluontoisia henkilötietoja Aalto-tallennustilaan. Käytä omaa pilvipalveluasi tai ulkoista levyä yksityiseen pitkäaikaiseen tallennukseen.
Tallenna kaikki henkilökohtaiset tiedostosi OneDrivesta, henkilökohtaisista Teams-kansioista ja postilaatikostasi muualle ennen kuin käyttäjätilisi sulkeutuu.
Kyllä. Sharepointissa ja Teamsissa voit antaa henkilölle pääsyn vierailijana. Voit myös jakaa OneDrivessä linkin määrittelemillesi henkilöille. Vältä julkisia linkkejä ja anna ulkopuolisille pääsy vain kun se on tarpeellista.
Jos ulkopuoliset yhteistyökumppanit tarvitsevat pitkäaikaista pääsyä tiedostoihin, pyydä heille vierastunnukset tai käytä hallittua projektin Sharepoint-sivustoa.
Et voi. Älä tallenna tunnistettavia henkilötietoja tavalliseen opiskelija-OneDriveen. Käytä yliopiston hyväksymää, pääsyrajoitettua tutkimustallennusta ja dokumentoitua tietojenhallintasuunnitelmaa (DMP). Konsultoi ohjaajaasi, lakiasiainosastoa tai IT-osastoa hyväksyttyjen tallennuspaikkojen sekä mahdollisten eettisten/GPDR-hyväksyntien suhteen.
Pääsy henkilökohtaisessa OneDrivessa oleviin tiedostoihin poistuu, kun tilisi suljetaan. Teams/Sharepoint -tiedostot pysyvät saatavilla.
Siirrä mahdollinen omistajuutesi Sharepoint/Teams-sivustolle ennen kuin tilisi suljetaan. Voit myös ladata ja siirtää kopiot kollegalle tai henkilökohtaiseen tallennuspaikkaan.
Vältä suurten raakadatatiedostojen tallentamista henkilökohtaiseen OneDriveesi. Käytä Sharepointia tai kurssille omistettua tallennustilaa media/tutkimuspalvelulle, jaa suoratoistolinkkejä, älä tee ei täysiä synkronointeja. Voit myös pyytää IT-palveluita tarjoamaan tilapäistä lisätilaa tai siirtomenetelmää (FTP:t, paloiteltu lataus, organisaation siirtotyökalu).
Alumneille ei myönnetä pääsyä automaattisesti. Lataa tai siirrä tärkeät tiedostot ennen kuin käyttäjätilisi suljetaan.
Hyväksytyssä, pääsyrajoitetussa arkistossa, joka täyttää sopimukseen liittyvät salassapito- ja salausvaatimukset. Käytä yliopiston tutkimustallennusta tai projektin Sharepoint-sivustoja, joiden käyttöoikeudet ovat rajoitettuja.
Kirjaa käyttöoikeudet, allekirjoita salassapitosopimukset tarvittaessa ja ilmoita ohjaajallesi, lakiasiainosastolle tai IT-osastolle.
OneDrivessä ja Teamsissa on roskakori ja käytössä perusversiointi. Ne eivät kuitenkaan ole pitkän aikavälin varmuuskopioita. Älä luota pelkästään niihin.
Ota tärkeistä töistäsi varmuuskopio henkilökohtaiseen pilveen tai ulkoiselle kovalevylle. Tarkista ohjaajaltasi, tarvitsevatko tärkeät tiedostot varmuuskopiointia.
Vie ja pakkaa lopulliset versiot, lisää metatiedot (projektin nimi, päivämäärä, yhteystiedot), ja siirrä ne ohjaajan kanssa yliopiston tallennustilaan, jossa on määritellyt säilytys- ja käyttöoikeussäännöt. Kerro yksi kanoninen sijainti ja dokumentoi, missä tiedostot sijaitsevat.
Basic data storage instructions
Data Storage basics, dimensions and vocabulary.