Lärcentrets kundregister - Dataskyddsmeddelande

Registrets
namn:

Kundregister för Aalto-universitetets lärcenter.

Datum:

3.4.2023

Personuppgiftsansvarig, kontaktperson och
ansvarsperson

Stiftelsen för Aalto-högskolan
Postadress: PB 11000, 00076 AALTO
Besöksadress: Otsvängen 24, 02150 Esbo
Telefonväxel: 09 47001

Kontakt- och ansvarsperson: Servicechef, teamledare inom LES, tfn 050-373 2233

Dataskyddsombud och kontaktuppgifter

Aalto-universitetets dataskyddsombud
Postadress: PB 11000, 00076 AALTO
Besöksadress: Otsvängen 24, 02150 Esbo
Telefonväxel: 09 47001
E-post: [email protected]

Syftet med behandlingen av personuppgifter i registret och den rättsliga grunden

Syftet med behandlingen av personuppgifter i registret är att upprätthålla information om kunder och deras lån vid Aalto-universitetets lärcenter.

De e-postadresser som ingår i registret används för att skicka ut inbjudan till att delta i kundnöjdhetsenkäter. Enkäten genomförs vartannat år eller mer sällan.

Aalto-universitetets rätt att behandla personuppgifter grundar sig på att behandlingen är nödvändig för att

• utföra en uppgift av allmänt intresse och erbjuda lärcentrets tjänster för Aalto-universitetets studerande
• ingå eller fullfölja avtal för alla kunders del vad gäller användningen av tjänster
• tillgodose ett berättigat intresse i sådana fall där en kund inte uppfyller sina förpliktelser

Ja.

B: Personuppgifter samlas in annanstans än från den registrerade

Ja.

Studieregistret vid Aalto-universitetet
Personalregistret vid Aalto-universitetet

Registrets innehåll (beskrivning av kategorier av registrerade och kategorier av personuppgifter)

Följande behövliga personuppgifter behandlas i registret:

Uppgifter om studerande som överförs från studieregistret:

• personbeteckning
• efternamn
• förnamn
• gatuadress
• postnummer
• mobiltelefonnummer
• e-postadress

Uppgifter om kunder som använder lärcentrets utlåningstjänster:

• kundens namn
• personbeteckning
• postadress
• telefonnummer
• e-postadress
• kundkategori (t.ex. personal, studerande)
• statistisk grupp (t.ex. Aalto-universitetets studerande, utomstående studerande)
• bibliotekskortsnummer
• uppgifter om kundens nuvarande lån
• uppgifter om ackumulerade förseningsavgifter
• uppgifter om kundens reservationer
• uppgifter om indrivning (om sådana åtgärder behövts).

Före 1.8.2019 har uppgifter om studerande förts över från studieregistret om den studerande gett sitt tillstånd separat. Från och med 1.8.2019 har uppgifterna direkt överförts från studieregistret. Från och med början av 2021 överförs den studerandes uppgifter från studieregistret till lärcentrets kundregister när hen anmäler sig som kund via portalen Aalto-Primo.

I övriga fall erhålls kunduppgifter när de uppges av kunden själv.

Från och med början av 2021 överförs Aalto-universitetets personalkunders uppgifter från HR-systemet till lärcentrets kundregister när de anmäler sig som kunder via portalen Aalto-Primo.

Mottagarna och de kategorier av mottagare som ska ta del av personuppgifterna (= utlämnanden)

Uppgifterna behandlas endast av personer som är anställda vid Aalto-universitetet eller personer som arbetar på uppdrag av universitetet och för universitetets räkning och som har rätt att behandla uppgifterna.

Aalto-universitetet kan även använda utomstående personuppgiftsbiträden som på basis av ett uppdragsavtal behandlar personuppgifter för Aalto-universitetets räkning.

Mottagare av personuppgifterna (beroende på åtgärd):

• Ex Libris (producent av bibliotekssystemet som innehåller kundregistret, datastöd och upprätthållande av servern)
• Betalningstjänsten (om kunden betalar förseningsavgifter genom nätbetalning)
• inkassobyrå (om fordringar går till indrivning)
• Depåbiblioteket (om kunden beställer material från Depåbibliotekets samling)

Överföring av uppgifter till tredjeländer

Universitetet iakttar särskild noggrannhet om personuppgifter överförs till ett land utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte erbjuder dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES görs i enlighet med dataskyddsförordningen.

Den period under vilken personuppgifterna lagras / De kriterier som används för att fastställa denna period

Lagringstiden för personuppgifter som sparas i system samt för manuellt material grundar sig på lagen och på Aalto-universitetets informationsstyrningsplan. För detta personregister gäller följande lagringstider:

• kunduppgifter lagras så länge kunden använder lärcentrets tjänster eller har ouppfyllda förpliktelser, såsom oreturnerade lån, obetalda förseningsavgifter eller fordringar som gått till indrivning
• i annat fall raderas uppgifterna tre (3) kalenderår efter den senaste kundhändelsen

Den registrerades rättigheter

Rätt till tillgång till dina uppgifter

Du kan själv kontrollera dina uppgifter i portalen Aalto-Primo (https://primo.aalto.fi) och korrigera dina kontaktuppgifter genom att fylla i en adressändringsblankett i Aalto-Primo eller meddela [email protected].

Du har rätt att veta vilka personuppgifter som behandlas och vilken information som har registrerats i ditt fall. Universitetet tillhandahåller den begärda informationen så snart som möjligt utan onödigt dröjsmål. Du kan begära informationen via adressen https://datarequest.aalto.fi/fi-FI/.Universitetet ska tillhandahålla informationen eller ge närmare information gällande begäran inom en månad efter att begäran har mottagits. Om begäran är komplicerad och omfattande kan tidsfristen förlängas med två månader.

Rätt till rättelse av uppgifter

Du har rätt att kräva att felaktiga, oklara eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras utan onödigt dröjsmål. Därtill har du rätt att kräva att personuppgifter som rör dig och som inte är nödvändiga raderas.

Rätt att göra invändningar

Du har i specifika situationer rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter, d.v.s. begära att dina personuppgifter inte alls behandlas. Om personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning eller på grund av den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen kan du göra invändningar mot behandling av personuppgifter av skäl som hänför sig till din specifika situation.

Rätt till radering

Beroende på den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna kan du ha rätt att få dina personuppgifter raderade ur universitetets register. Denna rättighet gäller inte till exempel i sådana fall där behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller som ett led i universitetets myndighetsutövning. Vid lagring och radering av uppgifter iakttas universitetets informationsstyrningsplan och den lagstiftning som gäller lagringstider för uppgifter.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att universitetet hindrar detta. Denna rättighet gäller situationer där behandlingen av uppgifter är automatisk och baserar sig på samtycke eller ett avtal.

För att utöva dina rättigheter kan du vara i kontakt med Aalto-universitetets dataskyddsombud ([email protected]).

Rätt att inge klagomål till en myndighet

Du har rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679. Därtill har du rätt att använda annat administrativt prövningsförfarande samt rättsmedel.

Du har även rätt att väcka talan mot den personuppgiftsansvarige eller en organisation som utgör personuppgiftsbiträde om du anser att dina rättigheter har kränkts genom att dina personuppgifter inte har behandlats i enlighet med dataskyddsförordningen.