Oppimiskeskuksen asiakasrekisteri - Tietosuojailmoitus

Rekisterin nimi:

Aalto-yliopiston oppimiskeskuksen asiakasrekisteri.

Päiväys:

18.6.2021

Rekisterinpi­täjä, yhteyshenkilö ja rekisterin vastuuhenkilö

Aalto-korkea kouIusäätiö sr
Postiosoite: PL 11000, 00076 AALTO
Käyntiosoite: Otakaari 24, 02150 Espoo
Puhelinvaihde: 09 47001

Rekisterin yhteys- ja vastuuhenkilö:
Palvelupäällikkö, LES-Palvelupisteet-tiimin vetäjä. p. 050-373 2233

Tietosuojavas­taava ja yhteys­tiedot

Aalto-yliopiston tietosuojavastaava
Postiosoite: PL 11000, 00076 AALTO
Käyntiosoite: Otakaari 24, 02150 Espoo
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: [email protected]

Rekisterin pitämisen tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää yllä tietoja Aalto-yli­opiston oppimiskeskuksen asiakkaista ja heidän lainaamastaan aineistosta.

Rekisterissä olevia sähköpostiosoitteita käytetään asiakastyytyväisyyskyselyn kut­sujen lähettämiseen. Kyselyitä pidetään joka toinen vuosi tai harvemmin.

Aalto-yliopiston oikeus käsitellä rekisteröidyn tietoja perustuu

• yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen Oppimiskeskuksen palvelujen tarjoamiseksi Aalto-yliopiston opiskelijoille
• sopimuksen tekemiseksi tai toteuttamiseksi kaikkien asiakkaiden osalta palveluita käytettäessä
• oikeutettuun etuun eräissä tapauksissa, jos asiakkaalla on täyttämättömiä velvoitteita

A: Henkilötie­toja kerätään suoraan rekiste­röidyltä

Kyllä.

B: Henkilötie­tojakerätään muualta kuin rekisteröidyltä

Kyllä.

Aalto-yliopiston opiskelijarekisteri

Aalto-yliopiston HR-työntekijä rekisteri

Rekisterin tieto­ sisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötieto­ ryhmistä)

Rekisterissä käsitellään seuraavia tarpeellisia henkilötietoja:

Opiskelijarekisteristä siirtyvät tiedot Aalto-yliopiston opiskelijoista:

• henkilötunnus
• sukunimi
• etunimet
• katuosoite
• postinumero
• matkapuhelinnumero
• sähköpostiosoite

Oppimiskeskuksen lainauspalveluita käyttävien asiakkaiden tiedot:

• • Asiakkaan nimi
  • henkilötunnus
  • postiosoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • asiakastyyppi (esim. henkilökunta-asiakas, opiskelija-asiakas)
  • tilastoryhmämerkintä (esim. Aalto-yliopiston opiskelija, ulkopuolinen opiskelija).
  • kirjastokortin numero
  • tiedot asiakkaalla olevista lainoista
  • tieto kertyneistä myöhästymiskorvauksista
  • tieto asiakkaan varauksista
  • tieto perintätoimista (jos tällaisia on tarvittu)

Ennen 1.8.2019 aloittaneiden opiskelijoiden tiedot on saatu opiskelija rekisteristä silloin kun opiskelija on antanut siihen erillisen luvan. 1.8.2019 alkaneen lukuvuo­den alusta lähtien tiedot on saatu suoraan opiskelija rekisteristä. Vuoden 2021 alusta lähtien opiskelijan tiedot siirtyvät opiskelija rekisteristä Oppimiskeskuksen asiakasrekisteriin sen jälkeen kun hän on ilmoittautunut asiakkaaksi Aalto-Primo - portaalissa.

Muutoin asiakkaiden tiedot saadaan asiakkaiden itsensä ilmoittamina.

Vuoden 2021 alusta lähtien Aalto-yliopiston henkilökunta-asiakkaiden tiedot siirtyvät HR-järjestelmästä sen jälkeen kun he ovat ilmoittautuneet asiakkaiksi Aalto­ Primo - portaalissa.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanotta­ja ryhmät (= luovutukset)

Tietoja käsittelevät vain ne Aalto yliopiston työntekijät tai Aallon toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Aalto-yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka kä­ sittelevät henkilötietoja Aalto-yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat eri toimenpiteiden yhteydessä:

• Ex Libris (asiakasrekisterin sisältävän kirjastojärjestelmän tuottaja, järjestelmän tuki ja palvelimen ylläpito)
• Paytrail-verkkomaksupalvelu siinä tapauksessa, että asiakas maksaa myöhästymismaksut verkkomaksulla
• perintätoimisto siinä tapauksessa, että saatava siirretään perintään

Tietojen siirrot kolmansiin mai­hin

Yliopiston tietosuoja politiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle mai­hin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojensäilytysaika / määrittämiskri­teerit

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Aalto yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan. Tämän henkilörekisterin osalta säilytysajat ovat:

• asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas käyttää Oppimiskeskuk­sen palveluita tai asiakkaalla on täyttämättömiä velvoitteita, kuten palauttamattomia lainoja, maksamattomia myöhästymismaksuja tai perin­ tätoimiston hoidettavaksi lähetettyjä saatavia
• muussa tapauksessa tiedot poistetaan kolmen (3) kalenterivuoden kulut­tua viimeisestä asiakastapahtumasta

Rekisteröidynoikeudet

Tietojen tarkastusoikeus

Sinulla on mahdollisuus itse tarkastaa omat Aalto-Primo -portaalissa (https://primo.aalto.fi) ja mahdollista oikaista yhteystietosi ilmoittamalla asiasta Aalto-Primon osoitteenmuutoslomakkeella tai osoitteeseen: oppimiskes­[email protected]

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja si­nusta on tallennettu. Yliopisto toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnön voi tehdä osoitteessa https://da­tarequest.aalto.fi/fi-FI/. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liit­tyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Kun tietoja käsitellään yleistä etua kos­ kevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttä­ miseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen to­ teuttamiseksi, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilantee­seensa liittyvällä perusteella.

Oikeus tulla unohdetuksi

Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua yliopiston rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä var­ten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, ylei­sesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston sitä estämättä. Tämä oikeus koskee ti­lanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Aallon tietosuojavastaavaan ([email protected]).

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötie­ tojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsitteli­ jäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.