Oppimiskeskuksen asiakasrekisteri - Tietosuojailmoitus
Tässä ilmoituksessa annetaan EU:n tietosuoja-asetuksen (artiklat 13 ja 14) edellyttämiä tietoja
Rekisterin nimi: |
Aalto-yliopiston oppimiskeskuksen asiakasrekisteri. |
Päiväys: |
3.4.2023 |
Rekisterinpitäjä, yhteyshenkilö ja rekisterin vastuuhenkilö |
Aalto-korkea kouIusäätiö sr
|
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot |
Aalto-yliopiston tietosuojavastaava |
Rekisterin pitämisen tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste |
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää yllä tietoja Aalto-yliopiston oppimiskeskuksen asiakkaista ja heidän lainaamastaan aineistosta. Rekisterissä olevia sähköpostiosoitteita käytetään asiakastyytyväisyyskyselyn kutsujen lähettämiseen. Kyselyitä pidetään joka toinen vuosi tai harvemmin. Aalto-yliopiston oikeus käsitellä rekisteröidyn tietoja perustuu
|
A: Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä |
Kyllä. |
B: Henkilötietoja kerätään muualta kuin rekisteröidyltä |
Kyllä. Aalto-yliopiston opiskelijarekisteri Aalto-yliopiston HR-työntekijä rekisteri |
Rekisterin tieto sisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötieto ryhmistä) |
Rekisterissä käsitellään seuraavia tarpeellisia henkilötietoja: Opiskelijarekisteristä siirtyvät tiedot Aalto-yliopiston opiskelijoista:
Oppimiskeskuksen lainauspalveluita käyttävien asiakkaiden tiedot:
Ennen 1.8.2019 aloittaneiden opiskelijoiden tiedot on saatu opiskelija rekisteristä silloin kun opiskelija on antanut siihen erillisen luvan. 1.8.2019 alkaneen lukuvuoden alusta lähtien tiedot on saatu suoraan opiskelija rekisteristä. Vuoden 2021 alusta lähtien opiskelijan tiedot siirtyvät opiskelija rekisteristä Oppimiskeskuksen asiakasrekisteriin sen jälkeen kun hän on ilmoittautunut asiakkaaksi Aalto-Primo - portaalissa. Muutoin asiakkaiden tiedot saadaan asiakkaiden itsensä ilmoittamina. Vuoden 2021 alusta lähtien Aalto-yliopiston henkilökunta-asiakkaiden tiedot siirtyvät HR-järjestelmästä sen jälkeen kun he ovat ilmoittautuneet asiakkaiksi Aalto Primo - portaalissa. |
Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottaja ryhmät (= luovutukset) |
Tietoja käsittelevät vain ne Aalto yliopiston työntekijät tai Aallon toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Aalto-yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka kä sittelevät henkilötietoja Aalto-yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella. Henkilötietojen vastaanottajat eri toimenpiteiden yhteydessä:
|
Tietojen siirrot kolmansiin maihin |
Yliopiston tietosuoja politiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. |
Henkilötietojen säilytysaika / määrittämiskriteerit |
Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Aalto yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan. Tämän henkilörekisterin osalta säilytysajat ovat:
|
Rekisteröidyn oikeudet |
Tietojen tarkastusoikeus Sinulla on mahdollisuus itse tarkastaa omat Aalto-Primo -portaalissa (https://primo.aalto.fi) ja mahdollista oikaista yhteystietosi ilmoittamalla asiasta Aalto-Primon osoitteenmuutoslomakkeella tai osoitteeseen: oppimiskes[email protected]. Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Yliopisto toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnön voi tehdä osoitteessa https://datarequest.aalto.fi/fi-FI/. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. Oikeus tietojen oikaisemiseen Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Kun tietoja käsitellään yleistä etua kos kevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttä miseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen to teuttamiseksi, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Oikeus tulla unohdetuksi Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua yliopiston rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Aallon tietosuojavastaavaan ([email protected]). Oikeus tehdä valitus viranomaiselle Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötie tojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsitteli jäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta. |
Yhteystiedot: Oppimiskeskus
Koko Oppimiskeskusta koskevat yhteystiedot. Päätoimipisteemme on Harald Herlin -oppimiskeskus (Otaniementie 9, Espoo).
