Aalto-yliopiston monista tehtävistä johtuen ylläpidämme useampaa tietosuojailmoitusta. Niiden tarkempaan sisältöön voitte tutustua tämän sivun linkkien ja liitteiden kautta. Yliopiston toiminnassa rekisteröityjä eli heitä, joiden henkilötietoja käsitellään ovat esimerkiksi opiskelijat, henkilöstö, alumnit, yhteistyökumppanit ja asiakkaat. Huomaathan, että riippuen rekisteröidyn ja yliopiston välisestä suhteesta voi yksi tai useampi tietosuojailmoituksista soveltua henkilötietojesi käsittelyyn.
Seuraavissa tietosuojailmoituksissa on kerrottu henkilötietojen käsittelystä ja suojasta yliopiston tapahtumissa ja viestinnässä.
Kerromme Aalto-yliopiston alumnien, lahjoittajien ja sidosryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelystä CRM-järjestelmässä tässä tietosuojailmoituksessa.
Tämä tietosuojailmoitus antaa tietoja Aalto-yliopiston alumneille, lahjoittajille ja sidosryhmiin kuuluville heidän henkilötietojensa käsittelystä osana yliopiston kumppanuus- ja yritysyhteistyöpalveluja CRM-järjestelmässä.
IT-palvelujen tietosuojailmoituksessa kuvataan yliopiston tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat Aalto-yliopiston Tietotekniikkapalveluiden (Aalto ITS) tuottamien palveluiden ja toteuttamien prosessien yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.
Tästä tietosuojailmoituksesta saat tietoja henkilötietojesi käsittelystä silloin, kun olet Aalto-yliopiston tutkija, asiantuntija tai akateeminen vierailija.
Tietosuojailmoitus tutkijoille, asiantuntijoille ja akateemisille vierailijoille
Aalto-yliopisto (”Aalto”) kerää henkilötietoja aalto.fi-sivustonsa (”sivusto”) käyttäjistä. Tietosuojailmoitusta sovelletaan aalto.fi –sivustoon. Aalto toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita sivuston käyttäjät, kuten sinä, antavat Aallolle vieraillessaan sivustolla tai muilla tavoin, tai joita Aalto kerää automaattisesti sivustolla vierailevista.
Löydät yliopiston opiskelijoille sekä opiskelijoiksi hakeville laaditut tietosuojailmoitukset omilta sivuiltaan:
Tietosuojailmoitus opiskelijoille
Tämä ilmoitus koskee kandidaatin-, maisterin- ja tohtorinkoulutukseen hakevia. Tässä ilmoituksessa kerromme, miten sinun henkilötietojasi käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi.
Tietosuoja-asetuksen perusteella sinulla on oikeus tietojesi tarkastamiseen ja epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisemiseen. Tietyin poikkeuksin sinulla on lisäksi oikeus tietojesi poistamiseen. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Löydät tarkemmat tiedot oikeuksistasi alla olevasta luettelosta.
Tietosuoja-asetuksen mukaisen oikeuden nojalla sinulla on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Sinulla on oikeus pyytää, että oikaisemme ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Mikäli oikaistavia tai poistettavia tietojasi on kumppanimme hallussa, niin pyydämme häntä menettelemään vastaavasti.
Tietosuoja-asetus takaa sinulle myös tietyin poikkeuksin oikeuden tietojesi poistamiseen eli niin kutsutun oikeuden tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei ole erityisesti silloin kun yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen taikka lakisääteiseen velvoitteeseen. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Tällöin voit esittää meille pyynnön poistaa sinua koskevat tiedot järjestelmistämme. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta, poistamme tiedot.
Jos kiistät tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes esimerkiksi tietojen oikeellisuus on varmistettu. Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista, voit sen sijaan pyytää, että Aalto-yliopisto rajoittaa näiden tietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen.
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.
Tästä osasta löydät tietoa siitä, miten voit tarvitessasi toteuttaa rekisteröidyn oikeuksia Aalto-yliopistossa.
Voit käyttää oikeuksiasi jättämällä tietosuoja-asetuksen mukaisen pyynnön henkilötietoportaalimme kautta: Aalto-yliopiston henkilötietoportaaliHuomaathan kuitenkin, että jos kyse on yhteystietojen muutoksien ja muiden tavanomaisten muutoksien tekemisestä, voit olla yhteydessä tietosuojailmoituksessa kerrottuun rekisterin yhteyshenkilöön.
Jos sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan:
Tietosuojavastaava: Anni Tuomela
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)aalto.fi
Jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle. Lue lisää: http://www.tietosuoja.fi
Meillä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.
Aallossa on tietoturvaryhmä (sähköposti security(at)aalto.fi), joka käsittelee Aalto-yliopistoa koskevat tietoturva- ja tietosuojapoikkeamailmoitukset, avustaa poikkeamien ratkaisemisessa mm. tutkimalla mahdolliset tietomurrot.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Käytössä on ajanmukaiset tekniset ratkaisut, kuten palomuurit ja salaukset. Rekisterinpitäjänä Aalto-yliopisto huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja annettujen ohjeiden mukaan vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Käsittelemme henkilötietojasi tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia kunnioittavalla tavalla. Huolehdimme siitä, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.
Henkilötietoja käsitellään sekä manuaalisesti (paperilla), sähköisesti sekä tietojärjestelmissä, jotka ovat joko Aalto-yliopiston tai sen kumppaneiden hallinnoimia.
Olemme valinneet palveluntarjoajiksi vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja pystyvät huolehtimaan sinun oikeuksiesi toteutumisesta.