Rekrytoinnin tietosuojailmoitus

Aalto-yliopisto kerää hakijalta kyseisen rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja, joita ovat esimerkiksi hakijan:

• Henkilötiedot (nimitiedot, sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus)
• Osoite- ja yhteystiedot (katuosoite, paikkakunta, postinumero, maa, sähköposti ja puhelinnumero)
• Koulutustiedot
• Aikaisempi työkokemus
• Kielitaito, IT-taidot sekä muu haettavan tehtävän kannalta oleellinen osaaminen
• Hakemuksen liitteet (esim. cv, motivaatiokirje, suositukset ja suosittelijat)
• Mahdolliset sosiaalisen median profiilit (LinkedIn tai vastaavat)
• Mahdollisessa haastattelussa antamat tiedot (mukaan lukien mahdollisen videohaastattelun tallenne)
   

Arkaluontoiset henkilötiedot

Aalto-yliopisto ei pyydä eikä kerää arkaluonteisia henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä. Jos hakija kuitenkin antaa näitä tietoja, yliopisto ei huomioi niitä rekrytointipäätöksissä. Arkaluonteisiin henkilötietoihin kuuluvat esimerkiksi rotua tai etnistä alkuperää, fyysistä tai psyykkistä kuntoa, poliittisia mielipiteitä tai uskonnollista vakaumusta, seksuaalista suuntausta sekä ammattiliiton jäsenyyttä koskevat tiedot.

Aalto-yliopisto kerää henkilötietoja ensisijaisesti suoraan hakijalta. 

Aalto-yliopisto voi kerätä hakijan henkilötietoja myös alla olevista lähteistä voidakseen aktiivisesti lähestyä potentiaalisia hakijoita työtarjouksilla, toteuttaa julkaisuanalyysin tai varmistaa hakemuksen yhteydessä esitettyjen tietojen oikeellisuuden (julkiset ammatilliset tiedot). Tarvittaessa Aalto-yliopisto varmistaa hakijalta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn. 

• Julkisesti saatavilla olevat profiilit tai lähteet 
• Aalto-yliopiston kontaktit, yhteistyökumppanit tai ulkopuoliset rekrytointikonsultit 
• Ammatilliset sosiaaliset verkostot, kuten LinkedIn, julkiset tietokannat ja -lähteet (esim. Google Scholar, Web of Science, Scopus, ResearchGate)
• Organisaatioiden verkkosivut
• Muut julkiset rekisterit kuten Finder (vain työelämään liittyviä tietoja)

• Sopimus (GDPR Art 6  kohta 1 b): Sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä 
• Lakisääteiset velvoitteet (GDPR Art 6 kohta 1 c) : Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet tai oikeudet, muun muassa työ-, tietosuoja-, tasa-arvo-, syrjimättömyys- ja rikoslainsäädäntö 
• Suostumus (GDPR Art 6 kohta 1 a ): Työnhakijan ja/tai kolmansien osapuolten suostumukset 
• Oikeutettu etu (GDPR Art 6 kohta 1 f): Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (avointen työpaikkojen täyttäminen)

Soveltuvuusarviointi: arvioinnin toteuttaa Aalto-yliopiston sopimuskumppani, jolla on käytössään luotettavat testausmenetelmät. Sopimuskumppani huolehtii myös datan säilyttämisestä ja poistamisesta. Aalto-yliopisto saa raportin hakijan soveltuvuudesta.

Henkilöluottotietojen tarkistaminen: Mikäli kyse on sellaisesta työtehtävästä, että tehtävään valittavalta henkilöltä edellytetään luottotietojen tarkistamista, Aalto-yliopisto informoi tästä asiasta jo hakuilmoituksessa. Luottotiedot tarkistetaan luottotietorekisteristä hakijan suostumuksella.  

Turvallisuusselvitys: Mikäli kyse on sellaisesta työtehtävästä, että tehtävään valittavasta henkilöstä tehdään turvallisuusselvitys, Aalto-yliopisto informoi asiasta jo hakuilmoituksessa. Turvallisuusselvityksen tekee Suojelupoliisi. Lisätietoja turvallisuusselvityksestä: Turvallisuusselvitykset | Suojelupoliisi

Aalto-yliopisto käsittelee työnhakijatietoja pääasiassa rekrytointiprosessien yhteydessä, osana hakemusten vastaanottamista, työhaastatteluja, henkilökohtaisia arviointeja, mahdollisia taustatietojen tarkistuksia ja muita rekrytoinnin toteuttamisessa tarvittavia toimia.

Työnhakijatietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus:

• Avoimien työpaikkojemme täyttäminen
• Potentiaalisten hakijoiden kartoittaminen

Työnhakijatietoja käsitellään myös seuraaviin tarkoituksiin:

• Raportointi ja tilastointi
• IT-järjestelmä- ja prosessikehitys
• Työnhakijan ja Aalto-yliopiston oikeuksien turvaaminen sekä rekrytoinnissa sovellettavien säännösten ja oikeudellisten velvoitteiden noudattamisen varmistaminen

Työnhakijatietoja ei käytetä suoramarkkinointiin tai muihin kuin tässä ilmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin.

Hakijan tietoja käsittelevät vain ne Aalto-yliopiston työntekijät tai yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet sähköiseen rekrytointijärjestelmään määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat ko. tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi. Lisäksi rekrytoinnin suorittamisessa saatetaan käyttää alihankkijoita, esimerkiksi suorahakupalveluja tarjoavaa yritystä.

Tietyissä akateemisissa rekrytoinneissa henkilötietoja käsittelevät Aalto-yliopiston lukuun ulkopuoliset asiantuntijat, jotka voivat toimia EU/ETA alueen ulkopuolella. 

Aalto-yliopisto voi hyödyntää rekrytoinnin toteuttamiseen alihankkijoita, esimerkiksi suorahakupalveluja tarjoavia yrityksiä. Rekrytoinneissa henkilötietoja voidaan luovuttaa rekrytointikonsulteille ja soveltuvuusarvioinnin toimittajille tai suojelupoliisille. 

Aalto-yliopisto voi luovuttaa hakijan tietoja kolmansille osapuolille myös seuraavissa tilanteissa:

• Lakiin perustuva tilastointi ja raportointi Tilastokeskukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle.
• Lakien tai toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen, valtion viraston, tuomioistuimen tai kolmannen osapuolen vaatimusten noudattaminen, jotta Aalto-yliopisto voi täyttää oikeusprosessiin tai lainvalvontaan liittyvät vaatimukset, tai käyttääkseen tai puolustaakseen laillisia oikeuksiaan.
• Rekrytointia koskevat tietopyynnöt.

Aalto-yliopisto käsittelee hakijan henkilötietoja pääsääntöisesti vain EU:n tai ETA:n sisällä. Tietyissä akateemisissa rekrytoinneissa henkilötietoja käsittelevät Aalto-yliopiston lukuun ulkopuoliset asiantuntijat, jotka voivat toimia EU:n/ETA:n ulkopuolella. Aalto-yliopisto varmistaa, että käsittelijöinä toimivat ulkopuoliset asiantuntijat sitoutuvat noudattamaan yliopiston antamia tietosuoja- ja tietoturvaohjeita. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA:n ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen ja rekrytointiin liittyvän muun dokumentaation säilytysajat perustuvat lakiin ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan. Tietosuojaperiaatteiden mukaisesti Aalto-yliopisto ei säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja.

Aalto-yliopisto säilyttää tehtäväkohtaisia hakemustietoja rekrytointijärjestelmässä kolme vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä, minkä jälkeen hakijan suorat tunnistetiedot ja hakemuksen liitteet poistetaan. 

Poikkeukset säilytysaikoihin

• Hakijatili poistetaan 12 kk:n kuluttua, jos tilillä ei ole aktivaatiota (työpaikkahälytystä ei lueta aktivaatioksi) tai jos henkilö ei ole hakenut työpaikkaa.
• Suorahaun kontaktitiedot säilytetään 12 kk rekrytointiprosessin päättymisestä.
• Avoimet hakemukset säilytetään 12 kk hakemuksen toimittamisesta. 
• Business developers haun hakemukset säilytetään 12 kk hakemuksen toimittamisesta.
• Suorarekrytointien henkilötiedot säilytetään 6 kk rekytointiprosessien päättymisestä.

Pysyvät säilytysajat

• Lyhytlistattujen professori-tehtäviin hakeneiden hakemukset liitteineen
• Lyhytlistattujen akateemisiin johtotehtäviin hakeneiden hakemukset liitteineen
• Lyhytlistattujen palvelujohdon tehtäviin hakeneiden hakemukset liitteineen
• Staff / Senior scientist, Työelämäprofessorin, Adjunct professorin ja lehtoritehtäviin valittujen henkilöiden hakemukset liitteineen.

Professorirekrytoinneissa hakijoista kerätty statistiikka (kuten syntymävuosi, sukupuoli, kansalaisuus, valmistumisajankohta sekä tutkintotiedot) säilytetään pysyvästi. Statistiikkaan sisältyvät henkilötiedot säilytetään pseudonymisoidussa muodossa.

Aalto-yliopisto kerää henkilötietoja sekä suoraan rekisteröidyltä että muualta kuin rekisteröidyltä. Tietoja kartoitetaan kahdella tavalla:

1. Julkiset tietokannat ja -lähteet (esim. Google Scholar, Web of Science, Scopus, ResearchGate, LinkedIn, yritysten verkkosivut ja julkiset rekisterit kuten Finder).

2. Yliopiston kontaktit eli kysymällä alaa tuntevilta henkilöiltä, jotka voivat olla Aalto-yliopiston työntekijöitä tai ulkopuoliseen organisaatioon kuuluvia yhteistyökumppaneita.

Henkilötietojen keräämisen tarkoituksena on kartoittaa tehtävään sopivia potentiaalisia henkilöitä, ottaa heihin yhteyttä ja selvittää heidän kiinnostuksensa kyseiseen tehtävään. Lisäksi tarkoituksena on lisätä Aalto-yliopiston näkyvyyttä ja kiinnostavuutta, sekä tukea sitä kautta yliopiston rekrytointeja. Samalla kartoitetaan henkilöitä, jotka ovat kiinnostuneet yhteistyöstä Aalto-yliopiston kanssa tai ovat kiinnostuneita myöhemmin avoimeksi tulevista tehtävistä.

Käsitellyistä tiedoista tuotetaan anonyymiä tilastotietoa yliopiston sisäistä käyttöä varten. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn (henkilöiden kartoitus ja yhteydenotto) oikeusperuste on oikeutettu etu yliopiston tarvitseman osaamisen varmistamiseksi sekä yhteiskunnallisen näkyvyyden ja vuorovaikutuksen lisäämiseksi.

Potentiaalisten ehdokkaiden henkilötietojen jatkokäsittely perustuu suostumukseen sellaisissa tapauksissa, joissa rekisteröity on antanut itse lisätietoja tai ilmaissut kiinnostuksensa myöhemmin avautuvia tehtäviä kohtaan tai hakenut tehtävää.

Potentiaalisesta hakijasta kerättävä tiedot

• Henkilön etu- ja sukunimi 
• Henkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite, linkki henkilön mahdolliselle kotisivulle)
• Nykytyö ja työhistoria, koulutus
• Henkilön julkaisutoimintaa koskevat tiedot, jotka ovat saatavilla julkisista tietolähteistä (esim. Google Scholar, Web of Science, Scopus, LinkedIn)
• Yhteydenottoja ja keskusteluja koskevat tiedot

Alaa tuntevien asiantuntijoiden tiedot

• Nimi- ja yhteystiedot, affiliaatio

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että Aalto-yliopisto oikaisee ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Mikäli oikaistavia tai poistettavia tietoja on Aalto-yliopiston kumppanin hallussa, Aalto-yliopisto velvoittaa kumppaninsa menettelemään vastaavasti.

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle myös tietyin poikkeuksin oikeuden tietojensa poistamiseen eli niin kutsutun oikeuden tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei ole kuitenkaan silloin, kun Aalto-yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu julkisen vallan käyttämiseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Tällöin rekisteröity voi esittää pyynnön, että häntä koskevat tiedot poistetaan järjestelmistä. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta, tiedot poistetaan.

Jos rekisteröity kiistää tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden tai on vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiensa mukaisesti, rekisteröity voi pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes esimerkiksi tietojen oikeellisuus on varmistettu. Jos rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista, voi hän sen sijaan pyytää, että Aalto-yliopisto rajoittaa näiden tietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, esimerkiksi markkinointitarkoituksia varten. 

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan jättämällä tietosuoja-asetuksen mukaisen pyynnön Aalto-yliopiston henkilötietoportaalin kautta:

Aalto-yliopiston henkilötietoportaali

Jos on kyse yhteystietojen tai muiden tavanomaisten muutosten tekemisestä tai tietojenkäsittelyyn liittyvistä yleisistä kysymyksistä, rekisteröity voi olla yhteydessä tietosuojailmoituksessa kerrottuun rekisterin yhteyshenkilöön. 

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä rekisteröity voi ottaa yhteyttä Aalto‑yliopiston tietosuojavastaavaan:

Tietosuojavastaava: Sirpa Syrjälä
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)aalto.fi

Jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).

Aalto-yliopistolla on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Aalto-yliopisto ilmoittaa rekisteröidylle, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.

Henkilötietoja käsitellään sähköisesti sekä Aalto‑yliopiston että sen kumppaneiden hallinnoimissa tietojärjestelmissä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Käytössä ovat ajanmukaiset tekniset ratkaisut, kuten palomuurit ja salaukset. Rekisterinpitäjänä Aalto-yliopisto huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja annettujen ohjeiden mukaan. Hakijan tietoja käsittelevät vain ne Aalto-yliopiston työntekijät tai Aalto-yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Aalto-yliopisto varmistaa, että käsittelijöinä toimivat ulkopuoliset asiantuntijat sitoutuvat noudattamaan yliopiston antamia tietosuoja- ja tietoturvaohjeita.

Aalto-yliopisto on valinnut palveluntarjoajikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla, sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja pystyvät huolehtimaan hakijan oikeuksien toteutumisesta.