Aalto-yliopisto

Kumppanuuspalveluiden tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus antaa tietoja Aalto-yliopiston alumneille, lahjoittajille ja sidosryhmiin kuuluville heidän henkilötietojensa käsittelystä osana yliopiston kumppanuus- ja yritysyhteistyöpalveluja CRM-järjestelmässä.
gdpr-nn-banner-wj.jpg

Aallossa henkilötietojen suojaa koskevat yleiset säännöt löytyvät tietosuojapolitiikasta. Henkilötietojen käsittelyä ohjaa ja täydentää myös yliopiston tiedonohjaussuunnitelma. Lisäksi Aallossa on nimetty tietosuojavastaava ([email protected]).

Aallon toimintaa ohjaa myös laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (jäljempänä julkisuuslaki). Julkisuusperiaatteen mukaan yliopiston hallussa oleva tieto on julkista, ellei laissa erikseen toisin säädetä. Aalto voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille julkisuuslain perusteella.

Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikka
Tiedonohjaussuunnitelma TOS

Jos sinut on kutsuttu osallistumaan tapahtumaamme, saat lisätietoa tilaisuuksien järjestämisessä tarpeellisesta henkilötietojen käsittelystä tästä tietosuojailmoituksesta:

Tapahtumien tietosuojailmoitukseen

Miksi ja millä perusteella Aalto-yliopisto käsittelee henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Aalto-yliopiston sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden, alumnien ja kumppaneiden tarpeiden ymmärtäminen, toiminnan laadun parantaminen, uusien palveluiden tarjonta sekä asiakaspalvelun kohdentaminen ja syventäminen. Tarkoituksena on myös Aalto-yliopiston yhteiskunnallisen vaikuttavuuden edistäminen sekä yliopiston elinkeinoelämän ja yksilöiden kanssa tekemän yhteistyön ja suhdetoiminnan edistäminen.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.

Alumni- ja kumppanuuspalvelut voivat käsitellä henkilötietoja kolmeen eri tarkoitukseen, joiden oikeusperusteet ovat seuraavat.

Alumnitoimintaan liittyminen on vapaaehtoista ja siihen liittyvien henkilötietojen avulla hallitaan alumnien jäsenyyttä, alumnisuhteita, -toimintaa ja -viestintää sekä markkinoidaan Aalto-yliopiston alumnitoimintaa ja palveluita. Tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen Aalto yliopiston käyttöön. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Sidosryhmäluettelot sisältävät henkilöitä, joiden asema tai tehtävä on sellaista, että heitä halutaan käyttää esimerkiksi asiantuntijoina, mentoreina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina, tai muussa vastaavassa roolissa Aalto-yliopiston toiminnassa tai joille kohdennetaan laskutusta Aalto-yliopiston toimesta kuten lukukausimaksuja tai jotka laskuttavat Aalto-yliopistoa. Kumppanuustoiminnan yhteydessä kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää myös Aalto-yliopiston tai sen osan toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja laskutukseen liittyvän henkilötiedon osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.

Lahjoittajista kerätään tarvittavat henkilötiedot heidän tekemänsä lahjoituksen yhteydessä. Henkilötietoja hyödynnetään lahjoittajille tapahtuvassa viestinnässä kuten mm. lahjoittajauutiskirjeen sekä sidosryhmätapahtumien kutsujen lähettämisessä. Lisäksi lahjoittajan tiedot voidaan julkaista ja pitää pysyvästi näkyvillä (esimerkiksi lahjoituksen tekijän nimen julkaiseminen verkkosivulla), mikäli lahjoittaja on lahjoituksen yhteydessä antanut julkaisemiseen suostumuksensa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä tositemateriaalin ja pysyvästi säilytettävien tietojen osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.

Mikäli alumni- ja kumppanuustoiminnan yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään kaupallisessa tarkoituksessa tehtävään suoramarkkinointiin, sitä harjoitetaan oikeutetun edun perusteella. Tällöin noudatamme laissa sähköisistä palveluista annettuja määräyksiä sähköisestä suoramarkkinoinnista.

Mitä henkilötietoja Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

Yksilöivät tunnistetiedot:

  • nimi, yhteystiedot,
  • syntymäaika, sukupuoli ja kansalaisuus (alumnit)
  • henkilötunnus (yksityislahjoittajat)

Linkit rekisteröidyn sosiaalisen median sivuille sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön.

Alumnitoimintaan, tutkintoihin sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön liittyvät tiedot.

Laskutukseen liittyvät tiedot.

  • pankkitili

Markkinoinnin vaikuttavuuteen liittyvät tiedot.

Miten keräämme henkilötietoja?

Alumnitoimintaan liittyvät tiedot on siirretty Aalto-yliopiston opintorekisteristä rekisteröidyn antaman luvan perusteella tai rekisteröity on itse antanut tietonsa rekisteröitymällä alumniksi.

Muiden palveluiden yhteydessä tiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen tai muun yhteydenoton perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Aallon muista rekistereistä silloin kun siihen on laillinen oikeus, kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä.

Kenelle luovutamme henkilötietoja?

Aalto-yliopisto käyttää ulkoisia palveluntarjoajia, jotka osana palveluaan voivat käsitellä henkilötietoja. Palveluntarjoaja on käsittelijä siltä osin, kun se käsittelee henkilötietoja Aalto-yliopiston määrittelemien tarkoitusten mukaisesti. Osana yliopiston vaikuttavuustyötä teemme laajasti yhteistyötä erilaisten yritysten ja julkisten organisaatioiden kanssa sekä osallistumme yliopiston etujen mukaisten, yhteiset tavoitteet omaavien ekosysteemien toimintaan. Yliopisto edellyttää yhteistyökumppaneiltaan luotettavuutta ja toiminnan eettisyyttä (Code of Conduct), ja henkilötietojen suojaamista koskevista vastuista sovitaan kussakin yhteistyösuhteessa tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Työmme vaikuttavuuden mittaamiseksi ja ohjaamiseksi meidän tulee seurata yhteistyön ja verkoston laajuutta ja myös, jos mahdollista, sen merkityksellisyyttä. Edellä esitetyn tarpeen toteutuminen edellyttää läpinäkyvyyttä sekä henkilöresurssien ja teknisten resurssien tehokasta hyödyntämistä. Näille yhteistyökumppaneille voimme tapauskohtaisesti luovuttaa tarvittavia henkilötietoja.

Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoja siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käyttäen esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella, hyödyntäen mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuojaasetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä noudattaen.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aalto-yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Henkilökunnan työsuhteeseen liittyvät tiedot poistetaan työsuhteen päätyttyä. Kumppanuustoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä. Lahjoituksiin liittyvät tiedot säilytetään vähintään kuusi vuotta viimeisen suoritteen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen perusteella sinulla on oikeus tietojesi tarkastamiseen ja epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisemiseen. Tietyin poikkeuksin sinulla on lisäksi oikeus tietojesi poistamiseen. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Löydät tarkemmat tiedot oikeuksistasi alla olevasta luettelosta.

Oma vastuusi

Sinun tulee varmistaa, että antamasi tiedot ovat totuudenmukaisia ja täsmällisiä.

Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Aalto-yliopisto päivittää tätä tietosuojailmoitusta tarvittaessa. Tietosuojailmoitus ei ole osa työsopimustasi tai muuta sopimusta. Kun tietosuojailmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoitukseen.

Jos teemme sisällöllisiä muutoksia tähän ilmoitukseen, saatamme tiedottaa sinua tehtyjen muutosten mukaisessa laajuudessa. Kannustamme sinua tarkastamaan tämän ilmoituksen usein, jotta olisit tietoinen siitä, kuinka Aalto-yliopisto suojelee tietojasi.
 

Muut tietosuojailmoitukset

Aalto-yliopisto ylläpitää useita tietosuojailmoituksia. Jos sinulla on esimerkiksi yliopiston käyttäjätunnukset, osallistut yliopiston tilaisuuksiin tai vierailet kampuksellamme, voit saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä muiden palvelujen toteuttamiseksi yliopiston tietosuojailmoitusten sivulta.

Tietosuojailmoitukset

Sivulta löytyvät Aalto-yliopiston tietosuojailmoitukset. Kukin tietosuojailmoitus antaa tietoa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja oikeusperusteista yliopistolla samoin kuin rekisteröityjen oikeuksista. Ilmoituksesta on käytetty myös nimityksiä rekisteriseloste tai tietosuojaseloste.

Tutustu tietosuojailmoituksiin (tapahtumat, IT-palvelut jne)
People at Learning Centre

Rekisterinpitäjä, vastuuhenkilö ja yhteystiedot

Kumppanuustoiminnan rekisterinpitäjänä on Aalto-yliopisto.

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii Ville Krannila.
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: crm-support(at)aalto.fi

  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu