Kumppanuuspalveluiden tietosuojailmoitus
Päivitetty 30.11.2021 & 16.6.2022 & 21.2.2023
Aallossa henkilötietojen suojaa koskevat yleiset säännöt löytyvät tietosuojapolitiikasta. Henkilötietojen käsittelyä ohjaa ja täydentää myös yliopiston tiedonohjaussuunnitelma. Lisäksi Aallossa on nimetty tietosuojavastaava ([email protected]).
Aallon toimintaa ohjaa myös laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (jäljempänä julkisuuslaki). Julkisuusperiaatteen mukaan yliopiston hallussa oleva tieto on julkista, ellei laissa erikseen toisin säädetä. Aalto voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille julkisuuslain perusteella.
Tietosuojailmoitus viestinnän ja tapahtumapalvelujen asiakkaille
Tietosuojailmoitus viestinnän ja tapahtumapalvelujen asiakkaille
Miksi ja millä perusteella Aalto-yliopisto käsittelee henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Aalto-yliopiston sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden, alumnien ja kumppaneiden tarpeiden ymmärtäminen, toiminnan laadun parantaminen, uusien palveluiden tarjonta sekä asiakaspalvelun kohdentaminen ja syventäminen. Tarkoituksena on myös Aalto-yliopiston yhteiskunnallisen vaikuttavuuden edistäminen sekä yliopiston elinkeinoelämän ja yksilöiden kanssa tekemän yhteistyön ja suhdetoiminnan edistäminen.
Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.
Alumni- ja kumppanuuspalvelut voivat käsitellä henkilötietoja kolmeen eri tarkoitukseen, joiden oikeusperusteet ovat seuraavat.
Aalto-yliopisto ylläpitää Alumnirekisteriä (CRM). Alumnirekisterin henkilötietojen avulla ylläpidetään alumnisuhteita, hallitaan alumniviestintää sekä markkinoidaan Aalto-yliopiston alumnitoimintaa ja palveluita. Tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen Aalto yliopiston käyttöön. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin tehtäviin sekä oikeutettuun etuun.
Alumni voi myös itse antaa ja päivittää yhteystietojaan Aalto.fi alumnisivuston https://www.aalto.fi/fi/alumneille kautta.
Sidosryhmätiedot sisältävät tiedot yhteistyökumppaneistamme (organisaatiot) ja niiden yhteyshenkilöistä ja edustajista sekä henkilöistä, joiden asema tai tehtävä on sellainen, että heitä halutaan käyttää esimerkiksi asiantuntijoina, mentoreina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina, tai muussa vastaavassa roolissa Aalto-yliopiston toiminnassa tai joille kohdennetaan laskutusta Aalto-yliopiston toimesta kuten lukukausimaksuja tai jotka laskuttavat Aalto-yliopistoa. Kumppanuustoiminnan yhteydessä kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää myös Aalto-yliopiston tai sen osan tai kumppaneiden toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin (esimerkiksi laskutus, palkkiot, pakotesääntelyn edellyttämät tarkistukset).
Lahjoittajista kerätään tarvittavat henkilötiedot heidän tekemänsä lahjoituksen yhteydessä. Henkilötietoja hyödynnetään lahjoittajille tapahtuvassa viestinnässä kuten mm. lahjoittajauutiskirjeen sekä sidosryhmätapahtumien kutsujen lähettämisessä. Lisäksi lahjoittajan tiedot voidaan julkaista ja pitää pysyvästi näkyvillä (esimerkiksi lahjoituksen tekijän nimen julkaiseminen verkkosivulla), mikäli lahjoittaja on lahjoituksen yhteydessä antanut julkaisemiseen suostumuksensa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä tositemateriaalin ja pysyvästi säilytettävien tietojen osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
Mikäli alumni- ja kumppanuustoiminnan yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään kaupallisessa tarkoituksessa tehtävään suoramarkkinointiin, sitä harjoitetaan oikeutetun edun perusteella. Tällöin noudatamme laissa sähköisistä palveluista annettuja määräyksiä sähköisestä suoramarkkinoinnista.
Mitä henkilötietoja Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?
Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:
Yksilöintiin tarvittavat tiedot, kuten:
- nimi, yhteystiedot
- syntymäaika (alumnit ja henkilökunta)
- sukupuoli ja kansalaisuus (alumnit)
- henkilötunnus (yksityislahjoittajat)
Linkit rekisteröidyn sosiaalisen median sivuille sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön.
Alumnitoimintaan, tutkintoihin sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön liittyvät tiedot.
Laskutukseen liittyvät tiedot.
- pankkitili
Markkinoinnin vaikuttavuuteen liittyvät tiedot.
Miten keräämme henkilötietoja?
Alumnirekisterin ylläpitoon tarvittavat tiedot tallennetaan Aalto-yliopiston opintorekisteristä. Vuosina 1960-2021 valmistuneiden alumnien tiedot on tallennettu erillisenä toimenpiteenä vuonna 2021.
Alumni voi myös itse antaa tietojaan rekisteröitymällä alumniksi.
Muiden palveluiden yhteydessä tiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen tai muun yhteydenoton perusteella.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Aallon muista rekistereistä silloin kun siihen on laillinen oikeus, kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä erikseen sovitusti Aallon yhteistyökumppaneilta esimerkiksi yhteisten tapahtumien toteutusta varten. Henkilötiedot poistetaan Aallon rekistereistä kun tietojen käsittelyperuste päättyy.
Kenelle luovutamme henkilötietoja?
Aalto-yliopisto käyttää ulkoisia palveluntarjoajia, jotka osana palveluaan voivat käsitellä henkilötietoja. Palveluntarjoaja on käsittelijä siltä osin, kun se käsittelee henkilötietoja Aalto-yliopiston määrittelemien tarkoitusten mukaisesti. Osana yliopiston vaikuttavuustyötä teemme laajasti yhteistyötä erilaisten yritysten ja julkisten organisaatioiden kanssa sekä osallistumme yliopiston etujen mukaisten, yhteiset tavoitteet omaavien ekosysteemien toimintaan. Yliopisto edellyttää yhteistyökumppaneiltaan luotettavuutta ja toiminnan eettisyyttä (Code of Conduct), ja henkilötietojen suojaamista koskevista vastuista sovitaan kussakin yhteistyösuhteessa tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Työmme vaikuttavuuden mittaamiseksi ja ohjaamiseksi meidän tulee seurata yhteistyön ja verkoston laajuutta ja myös, jos mahdollista, sen merkityksellisyyttä. Edellä esitetyn tarpeen toteutuminen edellyttää läpinäkyvyyttä sekä henkilöresurssien ja teknisten resurssien tehokasta hyödyntämistä. Näille yhteistyökumppaneille voimme tapauskohtaisesti luovuttaa tarvittavia henkilötietoja.
Julkisuuslain perusteella voimme luovuttaa erillisellä sopimuksella yhteistyökumppaneille kuten alumniyhdistykselle henkilötietoja.
Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin
Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoja siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käyttäen esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella, hyödyntäen mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuojaasetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä noudattaen.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aalto-yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Henkilökunnan työsuhteeseen liittyvät tiedot poistetaan työsuhteen päätyttyä. Kumppanuustoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä. Lahjoituksiin liittyvät tiedot säilytetään vähintään kuusi vuotta viimeisen suoritteen jälkeen.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen perusteella sinulla on oikeus tietojesi tarkastamiseen ja epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisemiseen. Tietyin poikkeuksin sinulla on lisäksi oikeus tietojesi poistamiseen. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Löydät tarkemmat tiedot oikeuksistasi alla olevasta luettelosta.
Tietosuoja-asetuksen mukaisen oikeuden nojalla sinulla on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Sinulla on oikeus pyytää, että oikaisemme ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Mikäli oikaistavia tai poistettavia tietojasi on kumppanimme hallussa, niin pyydämme häntä menettelemään vastaavasti.
Tietosuoja-asetus takaa sinulle myös tietyin poikkeuksin oikeuden tietojesi poistamiseen eli niin kutsutun oikeuden tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei ole erityisesti silloin kun yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen taikka lakisääteiseen velvoitteeseen. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Tällöin voit esittää meille pyynnön poistaa sinua koskevat tiedot järjestelmistämme. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta, poistamme tiedot.
Jos kiistät tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes esimerkiksi tietojen oikeellisuus on varmistettu. Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista, voit sen sijaan pyytää, että Aalto-yliopisto rajoittaa näiden tietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen.
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.
Voit käyttää oikeuksiasi jättämällä tietosuoja-asetuksen mukaisen pyynnön henkilötietoportaalimme kautta:
Aalto-yliopiston henkilötietoportaali
Huomaathan kuitenkin, että jos kyse on yhteystietojen muutoksien ja muiden tavanomaisten muutoksien tekemisestä, voit olla yhteydessä palveluosoitteeseen servicedesk(at)aalto.fi J
os sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan:
Tietosuojavastaava: Anni Tuomela
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)aalto.fi
Jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
Meillä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.
Aallossa on tietoturvaryhmä (sähköposti security(at)aalto.fi), joka käsittelee Aalto-yliopistoa koskevat tietoturva- ja tietosuojapoikkeamailmoitukset, avustaa poikkeamien ratkaisemisessa, mm. tutkimalla mahdolliset tietomurrot.
Oma vastuusi
Sinun tulee varmistaa, että antamasi tiedot ovat totuudenmukaisia ja täsmällisiä.
Ilmoitukseen tehtävät muutokset
Aalto-yliopisto päivittää tätä tietosuojailmoitusta tarvittaessa. Tietosuojailmoitus ei ole osa työsopimustasi tai muuta sopimusta. Kun tietosuojailmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoitukseen.
Jos teemme sisällöllisiä muutoksia tähän ilmoitukseen, saatamme tiedottaa sinua tehtyjen muutosten mukaisessa laajuudessa. Kannustamme sinua tarkastamaan tämän ilmoituksen usein, jotta olisit tietoinen siitä, kuinka Aalto-yliopisto suojelee tietojasi.
Muut tietosuojailmoitukset
Aalto-yliopisto ylläpitää useita tietosuojailmoituksia. Jos sinulla on esimerkiksi yliopiston käyttäjätunnukset, osallistut yliopiston tilaisuuksiin tai vierailet kampuksellamme, voit saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä muiden palvelujen toteuttamiseksi yliopiston tietosuojailmoitusten sivulta.
Tietosuojailmoitukset
Sivulta löytyvät Aalto-yliopiston tietosuojailmoitukset. Kukin tietosuojailmoitus antaa tietoa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja oikeusperusteista yliopistolla samoin kuin rekisteröityjen oikeuksista. Ilmoituksesta on käytetty myös nimityksiä rekisteriseloste tai tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä, vastuuhenkilö ja yhteystiedot
Kumppanuustoiminnan rekisterinpitäjänä on Aalto-yliopisto.
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii Ville Krannila.
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: crm-support(at)aalto.fi
- Julkaistu:
- Päivitetty: