Palvelut

Tapahtumien järjestäminen Aallossa

Aalto University Graduation Party, photo by Heli Sorjonen

Aalto-yliopistossa järjestetään vuosittain satoja erilaisia tapahtumia eri kohderyhmille seminaareista ja konferensseista muihin tutkijoiden, verkostojen ja sidosryhmien tapaamisiin sekä näyttelyihin, näytöksiin ja muihin tilaisuuksiin. Tapahtumat ovat osa viestintää ja Aalto-näkyvyyttä: ne tekevät Aallon toimintaa tutuksi – niin toisillemme kuin ulkopuolisille. Tapahtumille on luotu yhtenäiset Aallon strategian mukaiset ohjeistukset. Ennakointi ja ohjeistus vähentävät järjestäjien työmäärää, kun tiedonsaanti nopeutuu ja toimintamallit tulevat tutuiksi. Tapahtumatiimin konsultointipyynnön voit lähettää tätä kautta.

Yliopiston tapahtumat

Strategiset Aalto-tason tilaisuudet

Viestintäpalveluiden tapahtumatiimi tekee yliopiston arvot ja strategian näkyviksi ja havaittaviksi – yhteisiksi kokemuksiksi ja traditioiksi. Strategisten tapahtumien tiimi vastaa Aalto-yliopiston yhteisistä akateemisista tilaisuuksista, kuten lukuvuoden avajaisista jatkoineen ja professoreiden tervetuliaisluennoista, rehtorin tilaisuuksista ja vastaanotoista sekä keskeisistä sidosryhmätapahtumista.

- Aalto Day One eli lukuvuoden avajaispäivä
- professoreiden tervetuliaisluennot
- Ceremony Week eli promootiot, Graduation Party ym. lukuvuoden päättymiseen liittyvät tapahtumat
- rehtoraatin ja johdon isännöimät tapahtumat
- suurlahjoittajatilaisuudet 

Koulujen ja laitosten järjestämät tilaisuudet

- publiikit, väitöstilaisuudet
- seminaarit, vierailut, esittelytilaisuudet, lanseeraukset, kokoukset ja kongressit

Ota yhteyttä, jos tarvitset vinkkejä tapahtumasi järjestämisessä tai jos pohdit kysymyksiä, jotka liittyvät akateemisten perinteiden säilyttämiseen tai uusien luomiseen tai muihin korkeakoulujen merkittäviin tilaisuuksiin, jotka liittyvät Aalto-yliopiston näkyväksi tekemiseen joko sisäisille tai ulkoisille kohderyhmille.

Konferenssit

Tällä hetkellä Aalto-yliopistossa ei ole konferensseihin erikoistunutta henkilökuntaa, mutta voit ottaa tapahtumatiimiin yhteyttä tällä lomakkeella. Pohdimme mielellämme asiaa kanssasi.

Lisätietoa konferenssien järjestämisestä saat myös:
Visit Espoo -kongressipalvelut
Helsingin kaupungin kongressipalvelut

Huomioitavia asioita

Tapahtumapaikka

Ensisijaisesti tilaisuudet tulisi järjestää yliopiston omissa tiloissa. Katso lisätietoa kampusten tiloista ja tilanvarausjärjestelmistä. Tutustu myös tilojen tapahtumakäytön ohjeisiin.
Tiedustelut, tarjouspyynnöt ja varaukset [email protected] sekä booking.aalto.fi

Tilojen tapahtumakäyttö

Aalto-yliopiston tiloissa voi järjestää erilaisia tapahtumia ja iltatilaisuuksia ilmoitettujen tila- ja rakennuskohtaisten aukio-oloaikojen jälkeen.

Tapahtumatekniikka 

Aallossa järjestetään vuosittain satoja tilaisuuksia ja toisinaan tilojen AV-tekniikka on riittämätön tilaisuuden tarpeisiin.
Aalto Studios lainaa tapahtumateknisiä laitteita sekä Unigrafia tarjoaa verkkolähetykseen ja tallennukseen liittyviä palveluja. Lisätietoja: Aalto Studios (studios.aalto.fi) Unigrafia (unigrafia.fi)
Ulkopuolisia palveluntarjoajia on esim. Broadway Finland Oy, joka auttaa laajemmissa tapahtumateknisissä ratkaisuissa. Tapahtumateknisiin palveluihin kuuluvat muun muassa äänentoisto-, valaisu-, kuvatekniikka ja lavarakenteet. Broadway Finlandin kautta voi tilata myös tapahtumien suorat verkkolähetykset sekä tallenteet. Yhteystiedot: Jussi Kylliäinen | [email protected] | +358 41 504 4446

Videointi ja valokuvaus

Viestintäpalvelut opastaa laitoksia ja tutkimusryhmiä videoiden ja valokuvien tuottamiseen liittyvissä asioissa. Lisätietoa saat lähettämällä sähköpostia [email protected].

Kutsut ja muut painomateriaalit

Kutsut ja painomateriaalit tulee tehdä Aallon visuaalisen ilmeen mukaan. Kutsujen ja muiden painotuotteiden painatukseen suositellaan Unigrafiaa, josta löytyvät Aallon visuaalisen ilmeen kutsupohjat sekä taitto-ohjeet. Oheisesta brändiohjeistosta saat paljon lisätietoa. Muistathan myös mahdolliset kieliversiot, johon saat lisätietoa käännös- ja kielentarkastuspalveuista.

Aalto-näkyvyys tapahtumassa

Tarvitsetko messuosastoa tai Aallon markkinointituotteita? Onko tapahtumassa mahdollista jakaa Aalto-materiaalia, tai haluatko jakaa Aalto-tuotteita? Viestintäpalveluiden tapahtumatiimi koordinoi Aallon messuosastoa ja muita näkyvyyselementtejä viestinnässä. Aalto-tuotteita voit tilata ja ostaa jaettavaksi Aalto Shopista. 

Musiikinkäyttölupa

Jos tapahtumassa esitetään musiikkia, siitä tehdään ilmoitus Teostolle. Viestintäpalveluilla on omiin tapahtumiinsa Taustamusiikki tapahtumassa -vuosilupa .

Brändiohjeisto

Ohjeet ja materiaalit Aalto-yliopiston visuaalisen ilmeen käyttämiseen omissa materiaaleissasi.

AaltoxFlow_Mikko Raskinen

Tervetuloa Aalto University Shopiin

Otaniemessä sijaitseva Aalto University Shop avattiin syksyllä 2018. Löydät kaupasta Aalto-yliopiston opiskelijoiden ja alumnien suunnittelemia tuotteita, Aalto ARTS Books -kustantamon kirjoja sekä suosittuja Aalto-tuotteita.

Aalto University Shop
DYI Tapahtumapolku
Polku onnistuneeseen tapahtumaan

Tapahtumahallinnan kehityshanke

Viestintäpalveluiden tapahtumatiimillä ja Aallon IT-palveluilla on parhaillaan käynnissä tapahtumahallinnan kehityshanke, jonka tavoitteena on luoda työkalu, prosessi sekä palveluverkosto tukemaan aaltolaisia tapahtumien järjestämisessä. Uutta työkalua pilotoidaan syksyllä 2019 ja työkalu pyritään ottamaan käyttöön 2020 alkupuolella. Aallon yhteistä tapahtumajärjestämisen prosessia työstetään syksyn 2019 aikana lean-workshopeissa, johon osallistuu tapahtumien parissa työskentelevää henkilöstöä eri puolelta Aalto-yliopistoa. Tämä joukko aaltolaisia tulee muodostamaan tapahtumien palveluverkoston, joka toimii sekä tapahtumatiimin yhteyshenkilönä että tapahtumajärjestäjien tukena Aallossa.

Tapahtumatiimin yhteystiedot palveluittain

Jessica Sinikoski
viestintäpäällikkö 
p. 050 590 5818
Strategisten tapahtumien esimies. Projektien hallinta, tuotantojen konseptointi, tapahtumien vuosikello Aalto-tasolla ja lahjoittajatilaisuudet. Jag betjänar även på svenska.
Reetta Lindberg tuottaja 
p. 050 428 5227 
Tilasuunnittelu ja Aalto-näkyvyys tapahtumissa, näyttely- ja brändimateriaalien koordinointi sekä kampustapahtumien tuotanto ja konsultointi. 
Tarja Peltoniemi tuottaja
p. 050 532 3817
Aalto Party ja muut yhteisötapahtumat, Graduation Party, Aalto town hall -tapaamisten tuotanto. Konsultointi korkeakoulujen konferensseissa, seminaareissa, tapahtumissa ja näyttelyissä.
Tatu Pohjola projektipäällikkö
p. 050 576 0125
Aalto-yliopiston lukuvuoden päättävän seremoniaviikon kehittäminen ja tuotanto. 
Katja Reinikka tuottaja
p. 050 571 0526
Lukuvuoden avajaiset, professoreiden tervetuliaisluennot ja sidosryhmätilaisuudet sekä strategisten tapahtumien tukipalvelut ja järjestelmät (ml. tapahtumahallinnan kehityshanke). Avustaminen ja konsultointi korkeakoulukohtaisissa seminaareissa ja tapahtumissa.

Sähköpostit ovat muotoa [email protected]
Tapahtumatiimin toimisto sijaitsee Dipolissa.
Postiosoite: Aalto-yliopisto, Tapahtumat, PL 18000, 00076 AALTO

Tätä palvelua tarjoaa:

Viestintäpalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu