Tapahtumien järjestäminen Aallossa
Aalto-yliopistossa järjestetään vuosittain satoja erilaisia tapahtumia eri kohderyhmille seminaareista ja konferensseista muihin tutkijoiden, verkostojen ja sidosryhmien tapaamisiin sekä näyttelyihin, näytöksiin ja muihin tilaisuuksiin. Tapahtumat ovat osa viestintää ja Aalto-näkyvyyttä: ne tekevät Aallon toimintaa tutuksi – niin toisillemme kuin ulkopuolisille. Tapahtumille on luotu yhtenäiset Aallon strategian mukaiset ohjeistukset. Ennakointi ja ohjeistus vähentävät järjestäjien työmäärää, kun tiedonsaanti nopeutuu ja toimintamallit tulevat tutuiksi.
Ohjeita Aalto-yliopiston tapahtumajärjestäjille
Events Library
Events Library on Aallon tapahtumaohjeisto, johon on koottu merkittävimmät vinkit ja työkalut tapahtumien suunnitteluun ja hallintaan koko yhteisölle. Events Library opastaa vaihe vaiheelta tapahtumien järjestelyä nimenomaan Aalto-yliopiston näkökulmasta. Yhteiset ohjeet paitsi tarjoavat tukea tapahtumien järjestäjille, auttavat toteuttamaan laadukkaita tapahtumia, jotka ovat strategian ja arvojemme mukaisia.
Tapahtumaverkosto
Yliopistossa on tapahtumaverkosto, jonka tarkoituksena on jakaa tapahtumien järjestämiseen liittyviä hyviä käytäntöjä ja ohjeita. Verkosto on avoin kaikille Aalto-yliopiston tapahtumien järjestäjille ja aiheesta kiinnostuneille.
Tapahtumien hallintatyökalu
Aallon tapahtumahallintatyökalu on Salesforcen alustalla toimiva Blackthorn-sovellus. Sen avulla käyttäjät voivat luoda tapahtumalle verkkosivut, kerätä ilmoittautumisia ja lähettää markkinointiviestejä. Työkalu mahdollistaa viestimisen kolmikielisesti ja tarjoaa integraation Aallon tapahtumakalenteriin aalto.fi-sivustolla sekä CRM-järjestelmään. Vuodesta 2024 sen avulla voi kerätä ilmoittautumisia myös maksullisiin tapahtumiin. Lisenssejä on saatavilla Aallon henkilökunnalle erityisesti ulkoisille kohderyhmille suunnattujen tapahtumien järjestämiseen. Itseopiskelumateriaalien ja Workday-kurssin lisäksi järjestetään koulutustilaisuuksia loppusyksystä 2023 lähtien.
Tapahtumatiimin yhteystiedot palveluittain
| Jessica Sinikoski viestintäpäällikkö p. 050 590 5818 |
Strategisten tapahtumien esimies. Projektien hallinta, tuotantojen konseptointi, tapahtumien vuosikello Aalto-tasolla ja lahjoittajatilaisuudet. Jag betjänar även på svenska. |
| Anže Bratuš koordinaattori p. 050 462 1147 |
Tapahtumahallinnan työkalun pääkäyttäjä, kutsuprosessit. Tapahtumaverkoston yhteyshenkilö. |
| Reetta Lindberg tuottaja p. 050 428 5227 |
Tilasuunnittelu ja Aalto-näkyvyys tapahtumissa, näyttely- ja brändimateriaalien koordinointi sekä kampustapahtumien tuotanto ja konsultointi. |
| Minna Pajari tuottaja p. 050 571 0526 |
Aalto Day One – lukuvuoden avajaiset, professoreiden tervetuliaisluennot ja rehtorin sidosryhmätilaisuudet sekä strategisten tapahtumien tukipalvelut ja järjestelmät (esim. Liveto). |
| Tarja Peltoniemi tuottaja p. 050 532 3817 |
Aalto Party, Graduation Party sekä yhteisötapahtumat sekä kampuksella että sen ulkopuolella. Konsultointi korkeakoulujen konferensseissa, seminaareissa, tapahtumissa ja näyttelyissä. |
| Tatu Pohjola seremoniamestari p. 050 576 0125 |
Aalto-yliopiston akateemiset tapahtumat, varsinkin lukuvuoden päättävän Seremoniaviikon kehittäminen ja tuotanto. Seremoniaviikon päätapahtumia ovat juhlalliset tohtoripromootiot sekä lukuvuoden aikana kaikille yliopistosta valmistuneille järjestettävä Graduation Party. |
Sähköpostit ovat muotoa [email protected]
Tapahtumatiimin toimisto sijaitsee Dipolissa.
Postiosoite: Aalto-yliopisto, Tapahtumat, PL 18000, 00076 AALTO