Perusohjeet datan tallentamiseen

Mitä on data?

• Data tarkoittaa kaikkia digitaalisia tiedostojasi ja tietoja, esimerkiksi numeroita, tekstiä, kuvia ja ääntä.
• Datan tallennus tarkoittaa tallennusratkaisuja (paikat ja menetelmät), jotka varmistavat, että data on myöhemmin helposti haettavissa, hyödynnettävissä ja suojattuna.
   

Pitääkö dataa säilyttää, kun lähdet Aallosta?

Lyhyesti: Älä vie dataa mukanasi. Kun lähdet Aalto-yliopistosta, henkilökohtaisiin pilvitallennustiloihin tallennetut tiedostot ja sähköpostit poistetaan lähtösi jälkeen. Varmista, että kaikki työ- ja tutkimusdata jää sovittuihin ryhmätallennuspaikkoihin.

• Omistajuus ja vastuut: Työ- ja tutkimusaineisto kuuluu yleensä Aalto-yliopistolle tai tutkimusryhmälle/projektille. Sopimukset (työsopimus, hankesopimukset), datanhallintasuunnitelma (DMP) ja Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) määrittävät säilytyksen.
• Siirrä data: Siirrä henkilökohtaisista kansioista (OneDrive, Home jne.) data ryhmätallennuksiin (Teams/SharePoint, Work/Teamwork/SecWork) ja varmista, että omistajuus ja käyttöoikeudet ovat kunnossa.
• Poista henkilökohtaiset kopiot: Poista omat kopiot ja ladatut versiot henkilökohtaisilta laitteilta ja yksityisistä pilvipalveluista.
• Henkilötiedot ja salassa pidettävä data: Noudata GDPR:ää ja Aallon tietoturvaohjeita; älä siirrä tai jaa ilman lupaa.
• Dokumentointi: Päivitä README, kirjaa aineiston sijainti, vastuut ja säilytysajat.
• Kysy lupa: Jos tarvitset jatkokäyttöoikeuden (esim. julkaisuun), sovi kirjallisesti projektin vastuuhenkilön tai aineiston omistajan kanssa.

Tarvittaessa ota yhteyttä: servicedesk@aalto.fi, researchdata@aalto.fi, security@aalto.fi (arkaluonteinen data).