Tehokas datan hallinta sen koko elinkaaren ajan on ratkaisevan tärkeää tallennuksen optimoinnin, tietoturvan varmistamisen sekä oman ja organisaatiosi datan hyödyntämiskyvyn maksimoimisen kannalta. Aallossa käytä tiimikohtaista MS Teams tilaa tai Work-verkkolevyä.

1. Suunnittele etukäteen yksikkösi ja ryhmäsi kanssa: Huomioi mahdolliset sopimukset, työn jatkuvuus ja arvioi etukäteen, kuinka paljon dataa tuotat tai keräät ja minne. Tarkista ja päivitä tarvittaessa TOS ohjeistus tiiminne osalta.
2. Varmista pääsy ja luottamuksellisuus: Määrittele ryhmän omistajuus ja käyttöoikeudet, myös organisaatiorajat ylittävässä yhteistyössä. Pyydä tarvittaessa IT:ltä apua verkkolevyjen käyttöoikeuksien hallintaan. Huomioi perehdytys dataan, datan jakaminen ja sopimukset etukäteen.
3. Ylläpidä ja siivoa: Varmista tehokas elinkaari versioinnilla, selkeällä kansio- ja tiedostonimeämisellä sekä poistamalla tarpeeton data. Poista data lupauksesi mukaisesti ja silloin, kun sille ei enää ole tarvetta. Arvioi, mitä dataa tulee säilyttää ryhmää ja muita varten. 
   • Lue lisää: Kuinka poistan ja siivoan dataa tallennustiloissa | Aalto-yliopisto
   • Oppeja tiimeiltä ja yksiköiltä: https://www.aalto.fi/fi/uutiset/datasiivous-selkein-saannoin-sujuvaksi 
4. Säilytä ja hyödynnä: Varmuuskopioi ja arkistoi pitkäaikaista saatavuutta, turvallisuutta ja uudelleenkäytettävyyttä varten. Arvioi, riittääkö bittitason säilytys (esim. data voidaan pitää verkkolevyillä). Tarvittaessa ota yhteyttä Aallon arkistoon ohjeiden saamiseksi.
   • Kuinka säilytän dataa tallennustiloissa | Aalto-yliopisto
   • Arkistointi SAHA-järjestelmässä tai verkkolevyllä Arkistointi tehdään SAHA-järjestelmässä tai verkkolevyllä Tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) määriteltyjen ohjeiden mukaisesti. SAHA-järjestelmän käyttöohjeet löytyvät täältä: Electronic Document Management SAHA. TOS määrittelee, miten tiedonhallinta ja arkistointi tulee toteuttaa, mukaan lukien säilytysajat ja käytännöt.
      

Tiedostojen hallinta

Aalto-yliopiston henkilökunta voi tallentaa tiedostojaan sekä pilvipalveluihin että verkkolevylle. Kaikki tallennusratkaisut löytyvät täältä: Tallennusratkaisut-taulukko | Aalto-yliopisto

Pilvipalvelut

Microsoftin pilvipalvelut ovat Aalto-yliopiston peruspalvelu pilvipalveluista: 

• Microsoft OneDrive – henkilökohtaisen työdatan tallentamiseen ja jakamiseen esim. luonnokset (tilamäärä rajoitettu)
  Uusi mahdollisuus lisätilaan OneDrive-pilvipalvelussa | Aalto-yliopisto
• Microsoft Teams – tiimi-, yksikkö-, projekti- ja kokoustyöhön
• Microsoft Sharepoint –  tiimi-, yksikkö-, projekti- ja kokoustyöhön

Lue lisää paöveluista: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/perusohjeet-datan-tallentamiseen#8-usein-kysytyt-kysymykset--erojen-ymmartaminen 

Verkkolevy

• Aalto Home – henkilökohtaisten  työtiedostojen tallentamiseen esim. sensitiivisemmälle materiaalille

• Work - ryhmäkohtainen verkkolevy esim. lakisääteisen materiaalin säilyttämiseen (jos ei arkistossa)

Pääsynhallinta ryhmien verkkolevyillä

• Sovi omistajuudesta: omistaja on yleensä tiimin tai yksikön pitkäaikainen jäsen, joka: 
  • luo ryhmähakemiston tai pyytää sen luomista, 
  • määrittää käyttösäännöt ja tiedonhallintamenettelyt, 
  • päättää käyttöoikeuksista (ryhmät, oikeustasot) ja hallitsee jäsenten lisäämisen/poistamisen, 
  • nimeää varahenkilön
  • ilmoittaa IT‑palveluille omistajan vaihtumisesta, jotta tiedot voidaan päivittää. 
  • Omistaja vastaa myös säännöllisistä pääsyn ja tietojen siivouskäytäntöjen tarkistuksista (esim. puolivuosittain). 
  • Jos omistaja ja varahenkilö poistuvat Aallosta, vastuu siirtyy laitoksen/yksikön johtajalle.

Pääsy jaetuille levyille: 

• teknisesti pääsy annetaan aina ryhmille, ei suoraan yksittäisille käyttäjille.
• Kaksi käyttöoikeustasoa: Read‑only (lukuoikeus; oletus) tai Modify (muokkaus/kirjoitus). Pyydä vain tarvitsemasi oikeudet.
• Pidä suunnittelu yksinkertaisena: erityiset/monimutkaiset säännöt (ACL) vältetään, ellei niitä välttämättä tarvita.
• Automaattiset ryhmät päivittyvät yksikkö-/sopimusmuutosten mukaan. Jos roolisi muuttuu ja tarvitset edelleen pääsyn, pyydä omistajaa lisäämään sinut manuaaliseen ryhmään.
• Jos tarvitset pääsyn olemassa olevaan tallennustilaan, pyydä kirjallinen hyväksyntä tallennustilan/kansion omistajalta ja pyydä esimerkiksi IT‑palveluja myöntämään oikeudet.

Työsuhteen päättyminen

Tiedostojen ja henkilötietojen asianmukainen hallinta on tärkeää lakien ja yliopiston käytäntöjen noudattamiseksi. 

• Sovi esihenkilösi kanssa, miten relevantti datasi tallennetaan. Varmista, että kaikki olennainen on arkistoitu Aallon yhteiseen paikkaan ja tarpeeton data poistettu. 
• Aloita datan siivous ja siirto ajoissa! Varaa siirtoprosessille riittävästi aikaa, jotta se sujuu mahdollisimman mutkattomasti.
  
  Työsuhteen päättymisen muistilista | Aalto-yliopisto