Kuinka poistan ja siivoan dataa tallennustiloissa

Kenen vastuulla datan poistaminen ja siivoaminen on?

Henkilökohtaisen Aalto-tallennustilan siivoaminen on henkilön omalla vastuulla. Henkilöön liitetyt tallennustilat poistetaan yliopiston politiikan mukaisesti henkilön poistuessa Aallosta. 

Ryhmähakemistossa tallennustilan omistaja/tilaaja (esim. tiiminvetäjä tai projektinvetäjä) vastaa datan siivoamisen varmistamisesta ja ohjeistuksesta. Tallennustilan käyttäjät vastaavat omasta datastaan. 

Datan vastuullinen käyttö ja tallennustilan tarkoituksenmukainen hyödyntäminen ovat osa ammattimaisia työkäytäntöjä ja lisäävät sekä oman että muiden työn tehokkuutta.

Huomioitavaa datan poistamisessa

Huomioi datan poistamisessa, että tallennustilaa vapautuu viiveellä. Tämä johtuu tallennustilojen turva-asetuksista ja varmuuskopioista.  Esimerkiksi OneDrivessa ja verkkolevyillä tilaa vapautuu vasta muutaman kuukauden jälkeen.

Huomioithan myös, että ryhmän yhteisessä hakemistossa osalle aineistosta voi olla määritelty säilytysajat, esimerkiksi rahoittajien tai osallistujien kanssa tehtyjen sopimusten perusteella. Datan omistajan tulee määritellä tämä selkeästi metatiedoissa.

Mitä dataa voi poistaa?

Yleisesti ottaen kaikki tarpeettomat työmateriaalit voidaan poistaa osana normaalia työtä. Poista luonnokset, työskentelyversiot ja vanhentuneet materiaalit, kun niitä ei enää tarvita. Tallenna kaikki säilytettävät tiedostot ryhmätallennustiloihin. Lue säilytettävän materiaalin ohje. Varaa aikaa säännölliseen siivoukseen ja tärkeän datan arkistoimiseen tiimisi kanssa. 

Jos sinulla on yksityisiä tiedostoja, kuten omia kuvia, jotka eivät liity työhösi tai opiskeluusi, siirrä ne ulkopuoliseen palveluun. Aalto-yliopiston tallennustiloja ei ole tarkoitettu yksityisten tiedostojen säilyttämiseen.

Henkilökohtaisten tallennustilojen lisäksi myös ryhmätallennustiloissa olevia tietoja tulee siivota säännöllisesti. Säilytä tarpeelliset tiedostot ryhmätallennustiloissa. 

Miten siivoan?

1. Määritä tavoite ja rajaus:  Päätä mitä siivoat esim. projekti, tiimikansio tai kotihakemisto. Määritä mitä säilytetään, arkistoidaan tai poistetaan. Selkeä rajaus helpottaa päätöksentekoa.  

2. Huomioi datanhallintasuunnitelma ja yliopiston tiedonohjaussuunnitelma (TOS): Muista huomioida tiimin/projektin datanhallintasuunnitelma ja yliopiston sovitut säilytysajat: Lue lisää täältä.  

3. Hyödynnä ominaisuuksia kuten hakua ja lajittelua: 

• Järjestä tiedostot koon, päivämäärän ja/tai tiedostotyypin mukaan. Aloita suurimmista, sitten vanhimmista. Poista erityisesti tiedostot, joihin liittyy poistosääntöjä kuten henkilötietoja ja tiedostot, joista ei saa selvää.  
• Jos dataa on paljon, voit käyttää esimerkiksi hakusanoja etsimään henkilötietoa, esim "CV".
• Kansioiden nimet helpottavat työtä, esimerkiksi “Temp”, “Scratch” ja “Transfer” voivat kertoa vanhentuneesta sisällöstä, kun taas “Arkisto” usein viittaa säilytettävämpään materiaaliin.
• Pilvityökaluista löytyy usein valmiita tilanhallinta mahdollisuuksia. Esimerkkinä Microsoftin OneDrive ja Outlook ohjeet (sivu 2).

4. Poista päällekkäisyydet: Tarkista, löytyykö sama tieto useasta paikasta ja poista turhat kopiot. 

5. Arvioi ymmärrettävyys ja tarpeellisuus: Pohdi ymmärrätkö sisällön ja tarkoituksen. Ymmärtäväksi muut? Jos ei, se on todennäköisesti poistettavissa. 

6. Käsittele epävarmat:  Kokoa epävarmat tiedostot yhteen kansioon. Määritä aikaraja, jolloin poistat sisällön, jos tarvetta ei ole ilmennyt. 

7. Viimeistele ja dokumentoi: Arkistoi säilytettävät tiedostot sovittuun paikkaan. Kirjaa tiimille talteen mitä on poistettu/siirretty ja milloin. Tämä auttaa jälkikäteen epäselvissä tilanteissa ja tukee tiedon jäljitettävyyttä. 

Vinkki! Lue muiden kokemuksia ja oppeja siivoamisesta: https://www.aalto.fi/fi/uutiset/datasiivous-selkein-saannoin-sujuvaksi 
 

Tietojen siivous ennen Aallosta lähtemistä

Ennen Aallosta lähtemistä sovi esihenkilön kanssa työtehtäviin liittyvien tietojen siirtämisestä. Niin sanottua kuollutta dataa ei siis tulisi jäädä Aaltoon ilman uutta omistajaa. Omistajuus tarkoittaa datan perään katsomista sekä poistamisen että arkistoimisen kannalta.

Jos henkilö on jo lähtenyt Aallosta

Esihenkilöt voivat poistaa tarpeettomia tietoja. Jos tiedossa ei ole lakisääteistä, sääntöihin tai sopimukseen perustuvaa säilytysvelvoitetta, toisen henkilön tekemää asiakirjaa ei tule säilyttää varmuuden vuoksi. Jaetun materiaalin säilyttäminen on päävalmistelijan vastuulla. 

Kaikki tarpeeton tai kuollut data tulee poistaa. Tämä tarkoittaa dataa, joka:

• on kansiossa, johon millään aktiivisella tilillä ei ole enää pääsyä.
• on käytettävissä, mutta ei ole enää järkevää kenellekään.
• on käytettävissä, mutta ei löydettävissä eli kukaan ei tiedä, mistä etsiä. Esim. unohtunut Teams, wiki-työtila tai verkkolevy (kukaan ei ole kartoittanut).
   

Mitä, jos data olikin tärkeää?

Tärkeä data tulee säilyttää Tiedonohjaussuunnitelmassa mainitussa järjestelmässä tai verkkolevyllä ja säilytysaika tulee tehdä muillekin selväksi. Säilytysaika voidaan tehdä näkyväksi esimerkiksi lisäämällä se tiedoston tai kansion nimeen tai kirjaamalla tieto metatietoihin. Verkkolevyllä säilöminen vaatii omistajan ja tarkat merkinnät säilytysajoista ja velvoitteista. 

Jos tärkeää dataa on poistettu vahingossa, tiedostot voi yleensä palauttaa esimerkiksi roskakorista tai varmuuskopioilta riippuen, missä data on alun perin sijainnut. 

Ohjeita tiedoston palauttamiseen:

Tiedoston palauttaminen (Windows, Mac, Linux) 

Aallon verkkolevyillä sijaitsevat tiedostot voidaan palauttaa ”snapshot” kopioista tai pitkäaikaisilta varmuuskopioilta. Käyttäjä voi itse palauttaa snapshot-kopion 60 päivän sisällä. Pitkäaikaiset varmuuskopiot säilytetään erikseen ja ovat palautettavissa pyynnöstä (ota yhteyttä IT Service Deskiin servicedesk@aalto.fi).

Ohjeita tiedostojen varmuuskopiointiin:

Tiedostojen varmuuskopiointi (verkkolevyt)

Pilvitallennuspalveluista käyttäjä voi palauttaa tiedoston kyseisen palvelun roskakorista. Esimerkiksi OneDrivessa on moninkertainen roskakori poistetulle datalle. Aalto-yliopistolla ei ole toistaiseksi pilvitallennuspalveluista pitkäaikaisvarmuuskopiointia. Tämän takia pilvitallennus ei sovi tärkeille säilytettäville tiedostoille.