Guide för Microsoft Teams e-möten

Du har två alternativ var du kan skapa möten:

• Från Outlook (rekommenderas för Windows)
  • För nya möten:
    1. Gå till fliken Kalender.
    2. Välj "New Teams meeting" från verktygsbandet.
    3. En kalenderinbjudan skapas med en Teams möteslänk.
    4. Lägg till mötesinformationen och skicka till önskade deltagare.
  • För befintliga möten:
    1. Öppna mötet.
    2. Klicka på "Teams meeting".
    3. Nu har ditt möte en Teams-möteslänk tillagd under mötesinfo.
    4. Kom ihåg att trycka på "Skicka uppdatering" ("Send update") för att spara ändringarna och meddela deltagarna.
• Från Teams-klient (rekommenderas för Mac, Linux, mobil)
  1. Gå till fliken Kalender.
  2. Välj +New meeting.
  3. Lägg till mötesinformationen
     • Om det inte finns någon fysisk plats för mötet kan du lämna platsfältet tomt.
     • Om du inte vill göra mötet synligt för en hel Teams-kanal kan du också lämna kanalfältet tomt.
  4. Klicka på skicka.

Kända problem:

• Du kan inte lägga till Teams-länkar till befintliga möten via Teams-klienten. Om du behöver göra det kan du skapa ett parallellt möte i din kalender och klistra in den länken till mötesinformationen för det befintliga mötet.
• Det är för tillfället inte möjligt att skapa Teams-möten från Outlook för Mac. Detta löses när e-posten flyttas till molnet och licenstypen därmed ändras.

För att ha ett ad hoc -möte med någon kan du antingen:

• Ringa personen via chatten
  1. Gå till fliken Chat och starta en chatt med önskad person i din list (eller höger-klick på Chat och välj New chat ...)
  2. Klicka på videokameran eller telefonikonen i chatten för att ringa personen.
• Via "Möt nu" (Meet now) i en kanal
  1. När du skriver ett meddelande på en kanal kan du finna en videokamera-ikon i meddelande-alternativen.
  2. Om du klickar på ikonen öppnas ett fönster, där du kan starta ett ad-hoc-möte med personerna i den kanalen.
     • Mötet kommer att synas i kanalen och alla som har åtkomst till kanalen kan gå med.
• Via "Möt nu" (Meet now) på fliken Kalender
  1. Om du klickar på Meet now och initierar mötet skapas ett e-möte.
  2. Du kan bjuda in deltagare till mötet från fliken Deltagare (Participants).

You'll need to send out the meeting invite before you can assign roles. Once you've done that, go to Calendar, click on the meeting you just created, and select Meeting options. This will bring you to a web page, where you'll see a few choices under Who can present?

Everyone: Anyone who has access to the meeting link will join the meeting as a presenter.

People in my organization: Only people in your org will be presenters. External participants will join as attendees.

Specific people: Only people you choose from the list of invitees will be presenters. Everyone else will join as attendees.

Only me: Only the organizer will be a presenter. All other participants will join as attendees.

During the meeting: Click Show participants in the meeting controls to see a list of all the people in the meeting -> The name of the person whose role you want to change and click More options -> select Make a presenter or Make an attendee. 

• Se till att vara i tid.
• Testa din installation (internetanslutning, ljud, eventuellt video och innehållsdelning).
• Se till att din omgivning är tillräckligt tyst och har acceptabel akustik.
• Ha en agenda.
• Förbered genom att ha enkla mötesroller (ordförande - som leder mötet och sekreterare - som gör anteckningar eller för mötesprotokoll).
• Innehåll: vad som måste delas (bilder, skärm, whiteboard, frågor och svar etc.).
• Valfritt: Ändra deltagarnas inställningar för mötet (t.ex. presentatörs- och lobbyrättigheter). Change participant settings of the meeting

1. Skaffa Teams (se "Ta Teams i bruk" ovan).
2. Se till att du har en god internet-anslutning, åtminstone en uppsättning hörlurar med mikrofon och tyst omgivning.
3. Klicka på Teams möteslänk
   • Du kan också delta i ett möte från fliken Kalender i Teams.
   • Om du har öppnat Teams meddelar det dig när ett möte börjar (detta är standardinställning), med ett alternativ att gå med. I Outlook för Windows kan du på samma sätt klicka "Gå med online" (Join online) i kalenderpåminnelsen.
   • Externa deltagare utan Teams-konto kan ansluta anonymt eller via webbläsaren: https://support.office.com/en-us/article/join-a-meeting-without-a-teams-account-c6efc38f-4e03-4e79-b28f-e65a4c039508
4. Innan du deltar kan (och bör) du konfigurera dina ljud- och videoinställningar.

I ett e-möte kan du dela din skärm, dela innehåll, samarbeta på en virtuell whiteboard och mycket mer. De grundläggande kontrollerna finns i mötets kontrollpanel.

• Dela innehåll i mötet: https://support.office.com/en-us/article/share-content-in-a-meeting-in-teams-fcc2bf59-aecd-4481-8f99-ce55dd836ce8
• Andra möteskontroller: https://support.office.com/en-us/article/meetings-and-calls-d92432d5-dd0f-4d17-8f69-06096b6b48a8?ui=en-US&rs=en-US&ad=US#ID0EAABAAA=Meetings

Ett Teams-möte kommer automatiskt att inkludera en dedikerad chatt för deltagarna. Chatten går att komma åt även före och efter e-mötena, t.ex. för att samarbeta på mötesagendan eller följa upp handlingspunkter.

Chatten fungerar som ett icke-påträngande sätt för samarbete, exempelvis för att fråga feedback eller idéer i själva e-mötet. I chatten kan du enkelt även bland annat skapa omröstningar med formulär (create polls).

Att skapa en Team-möteslänk till någon annans kalender är endast möjligt genom att skapa en länk till din egen kalender och sedan kopiera den till den andra kalendern.

• När du lägger till en Teams -möteslänk genom att kopiera från din egen kalender (t.ex. som assistent) till en annan persons kalender (t.ex. en handledare), även om assistenten inte deltar i mötet (genom att klicka på länken), och mötet använder chattfunktionen kommer chattkonversationen att vara synlig för assistenten. Detta sker eftersom den ursprungliga skaparen är arrangören av ett möte. Denna funktionalitet är en inbyggd funktion och kan inte ändras.
• När du skapar en länk till din kalender som kopieras till en annans kalender, radera inte händelsen från din kalender, åtminstone inte förrän mötet hålls. Detta är relaterat till det faktum att länken skapas av arrangören av evenemanget; om arrangören raderar händelsen kommer mötet att avbrytas.