Microsoft Teams kokousopas

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa missä luoda kokouksia:

• Outlookista(suositellaan Windowsille)
  • Uusia kokouksia varten:
    1. Siirry Kalenteri-välilehteen.
    2. Valitse Uusi Teams-kokous työkalunauhasta.
    3. Kalenterikutsusta luodaan Teams kokouslinkki.
    4. Lisää kokouksen tiedot ja lähetä haluamillesi osallistujille.
  • Olemassa olevat kokoukset:
    1. Avaa kokous.
    2. Napsauta Teams -kokous.
    3. Nyt kokouksessasi on Teams-kokouslinkki, joka on lisätty kokoustietojen alle.
    4. Muista painaa Lähetä päivitys tallentaaksesi muutokset ja ilmoittaaksesi osallistujille.
• Teams-sovelluksesta (suositellaan Macille, Linuxille, mobiililaitteille)
  1. Siirry Kalenteri-välilehteen.
  2. Valitse + Uusi kokous.
  3. Lisää kokouksen yksityiskohdat
     • Jos kokoukselle ei ole fyysistä sijaintia, voit jättää Sijainti-kentän tyhjäksi.
     • Jos et halua tehdä kokouksesta näkyvää koko Teams-kanavalle, voit myös jättää Kanava-kentän tyhjäksi.
  4. Napsauta Lähetä.

Tunnetut ongelmat:

• Et voi lisätä Teams-linkkejä olemassa oleviin kokouksiin Teams-sovelluksen kautta. Jos sinun on tehtävä tämä, voit luoda samanaikaisen kokouksen kalenteriin ja liittää linkin olemassa olevan kokouksen kokoustietoihin.
• Teams-kokouksen luominen Outlook for Mac -sovelluksesta ei ole vielä mahdollista. Siirtyminen pilvipalveluun ja lisenssityypin muuttaminen tulee aikanaan ratkaisemaan asian.

Jos haluat pitää ad-hoc tapaamisen jonkun kanssa, voit joko:

• Soittaa kyseiselle henkilölle chatin kautta
  1. Siirry Chat-välilehteen, valitse henkilö listasta ja aloita keskustelu (tai klikkaa hiiren oikealla Chat-välilehteä ja valitse New chat ...)
  2. Napsauta videokameraa tai puhelimen kuvaketta kyseisessä chatissa soittaaksesi henkilölle.
• Tapaa nyt kanavalla
  1. Kun lähetät viestiä kanavalla, videokamerakuvake löytyy viestivaihtoehdoista.
  2. Napsauttamalla tätä avautuu ikkuna, josta voit aloittaa tilapäisen kokouksen kyseisen kanavan ihmisten kanssa
     • Kokous tulee näkyviin kanavalla, ja kaikki, joilla on pääsy siihen, voivat liittyä.
• Tapaa nyt Kalenteri-välilehdellä
  1. Napsauttamalla Tapaa nyt ja aloittamalla kokous luo online-kokouksen.
  2. Voit kutsua osallistujat kokoukseen Osallistujat-välilehdellä.

Kokouskutsu pitää lähettää ennen kuin kutsuja voi asettaa rooleja osallistujille. Kun kutsu on lähetetty, mene kalenteriisi, klikkaa kokousta ja valitse Meeting options. Tämän jälkeen avautuu web-sivu “Who can present?”

Everyone: Kaikki henkilöt, joilla on kokouslinkki, voivat osallistua kokoukseen esittäjinä.

People in my organization: Vain organisaation jäsenet voivat olla kokouksen esittäjiä. Ulkopuoliset voivat osallistua kokoukseen, mutta eivät esittää.

Specific people: Vain henkilöt, jotka valitset osallistujalistasta, voivat toimia esittäjinä. Muut ovat läsnäolevia.

Only me: Vain kokouksen järjestäjä voi toimia esittäjänä, muut ovat läsnäolevia.

During the meeting: Kokouksen aikana voit antaa esitysvuoron haluamallesi henkilölle. Klikkaa Show participants Meeting controls -valikosta. Valitse henkilö, jonka roolia haluat muuttaa ja klikkaa More options. Muuta henkilön rooli esittäjäksi /Make a presenter tai läsnäolevaksi/Make an attendee.

• Ole ajoissa.
• Testaa asetuksesi (Internet-yhteys, ääni, mahdollisesti videokuvan sekä muun sisällön jakaminen).
• Varmista hiljainen ympäristö ja riittävä akustiikka.
• Tarkista ja varmista esityslista.
• Valmista ja suunnittele kokousroolit (kuka on puheenjohtaja ja johtaa kokousta, kuka on sihteeri ja tekee muistiinpanoja tai kokouspöytäkirjan).
• Sisältö: mitä kokouksessa halutaan jakaa (dioja, näyttö, taulu, kyselyt, jne.).
• Valinnainen: Säädä osallistujien asetuksia (kokousaulatoiminto, esitysoikeuksien muokkaus)

1. HankiTeams (katso yllä Teams käyttöönotto)
2. Varmista hyvä yhteys, ainakin joukko kuulokkeita, joissa on mikrofoni, ja hiljainen ympäristö.
3. Napsauta Teams-kokouslinkkiä
   • Voit liittyä kokoukseen myös Teamsista Kalenteri-välilehdellä.
   • Jos sinulla on Teams avoinna, oletuksena se ilmoittaa sinulle, kun kokous alkaa, ja antaa samalla mahdollisuuden liittyä kokoukseen. Samoin Outlook for Windows -sovelluksessa voit liittyä kokoukseen (Join online) saamastasi kalenterimuistutuksesta.
   • Ulkopuoliset, joilla ei ole Teams-tiliä, voivat liittyä nimettömästi ja selaimen kautta: https://support.office.com/en-us/article/join-a-meeting-without-a-teams-account-c6efc38f-4e03-4e79-b28f-e65a4c039508
4. Voit määrittää ääni- ja videoasetukset ennen kokoukseen liittymistäsi.

Kokouksessa voit jakaa näytön, jakaa sisältöä, tehdä yhteistyötä virtuaalitaulun kanssa ja paljon muuta. Perussäätimet ovat saatavilla kokouksen ohjauspaneelissa.

• Jaa sisältö kokouksessa: https://support.office.com/en-us/article/share-content-in-a-meeting-in-teams-fcc2bf59-aecd-4481-8f99-ce55dd836ce8
• Muut kokousohjeet: https://support.office.com/en-us/article/meetings-and-calls-d92432d5-dd0f-4d17-8f69-06096b6b48a8?ui=en-US&rs=en-US&ad=US#ID0EAABAAA=Meetings

Teams-kokous sisältää automaattisesti erillisen keskustelun osallistujille. Siihen voi päästä myös ennen kokouksia ja niiden jälkeen, työskennellä kokouksen asialistalla tai seurata tehtäviä.

Chat toimii ei-häiritsevänä yhteistyötapana, esim. siinä voi kysyä palautetta tai ideoita kokouksessa. Chatissa voit helposti myös esimerkiksi luoda kyselyitä Forms -sovelluksen avulla.

Teams-kokouslinkin tekeminen toisen henkilön kalenteriin on mahdollista ainoastaan luomalla linkki omaan kalenteriin ja kopioimalla se sieltä.

• Kun Teams-kokouslinkki lisätään kopioimalla omasta kalenterista (esim. assistentti) toisen henkilön kalenteriin (esim. esimies), niin vaikka assistentti ei osallistukaan kokoukseen klikkaamalla linkkiä, niin jos kokouksessa käytetään chattiä, tulee chat-keskustelu näkyviin myös assistentille.

  Tämä johtuu siitä, että hän on kokouksen järjestäjä (Organizer). Tätä toiminnallisuutta ei voi muuttaa.

• Kun omaan kalenteriin luodaan linkki, joka kopioidaan toisen henkilön kalenteriin, niin omasta kalenterista ei pidä poistaa tapahtumaa ainakaan ennen kuin kokous on pidetty. Tämä liittyy myös siihen, että linkin luoja on tapahtuman järjestäjä (Organizer) ja jos hän poistaa merkinnän, niin hän samalla peruu tapahtuman.