Aalto Space Mobilapplikation Dataskyddsmeddelande

Detta sekretessemeddelande rör mobilapplikationen Aalto Space (Tjänst).  Aalto-universitetet (Aalto) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som uppges av Tjänstens användare.

Att skydda din integritet och dina personuppgifter är av högsta vikt för oss.  Aalto förbinder sig till att behandla personuppgifter i enlighet med kraven i gällande dataskyddslagstiftning.  Behandlingen av personuppgifter beskrivs närmare i detta dataskyddssmeddelande. 

Det kan tillkomma ändringar i detta meddelande. Den aktuella versionen av dataskyddsmeddelandet publiceras alltid på denna Tjänst.

1.    Varför behandlar Aalto personuppgifter?

Aalto samlar in och behandlar personuppgifter för att:

• användare ska kunna använda Tjänsten,
• för att utveckla campusområet och lokalutbudet för användarna,
• upprätthålla och utveckla Tjänsten genom att, exempelvis, analysera hur användare söker efter, hittar, navigerar och reserverar lokaler på campus,
• använda data för forskningsändamål i samarbete med forskningsteam och projekt

Dessutom behandlar Aalto personuppgifter för att säkra webbplatsens datasäkerhet samt förhindra och undersöka missbruk.

2.    Vilka personuppgifter behandlar Aalto?

Aalto behandlar endast sådana personuppgifter som behövs för den användning som har definierats i detta sekretessmeddelande.  Personuppgifterna som Aalto behandlar kan delas in i

För samtliga användare

• användarens telefonnummer för erkännande av användarvillkoren, verifiering av användaren och som kontaktuppgift ifall missbruk uppdagas
• tidpunkten för när applikationen senast användes,
• tidpunkten för när användningen av applikationen inleddes,
• tidpunkt för senaste användning på en iOS- och/eller Android-apparat,
• antal gånger applikationen har använts på en iOS- och/eller Android-apparat,
• typ av iOS- och/eller Android-apparat,
• platsdata med tidsstämpel och slumpmässigt genererat klient-id.

För Aalto användare

• förnamn, efternamn, e-postadress som finns i Aaltos databas. Förnamnet och efternamnet används i resservations fältet som är offentligt. 

För hyresgäster, användare av coworking-utrymmen och övriga användare inom företags- och affärslivet

• förnamn, efternamn, e-postadress, giltig från, giltig till,
• företagsnamn och FO-nummer,
• förteckning över lokaler och tjänster användaren har tillträdesrätt till.

3. Barns personliga uppgifter

Den här tjänsten kräver att du är minst 16 år gammal eller har lov av förmyndare att använda Tjänsten.

4.    Datakällor

Personliga uppgifter samlas in av användarna medan de använder tjänsten eller när de i övrigt interagerar med Aalto och från:

• Aalto AD och B2C-system, genom Aaltos integreringstjänst,
• Bitwards server för tillträdesrätt till lokaler och tjänster.

5.    Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Användaren ingår ett avtal genom att använda Tjänsten. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett avtal som gör det möjligt för Aalto att erbjuda Tjänsten och för dig att använda den.

Vid behandling av positionsinformation utgörs den rättsliga grunden av samtycke. Användarens samtycke utgör en rättslig grund för behandling av positionsinformation. Du samtycker till att din positionsinformation används genom att tillåta användning av positionsinformation i din telefon.

Behandling av personuppgifter för forskning grundar sig på ett allmänt intresse. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter för forskning är att utföra en uppgift av allmänt intresse, närmare bestämt vetenskaplig forskning.

I följande fall utgörs den rättsliga grunden av ett berättigat intresse:  Aalto har ett berättigat intresse att utveckla Tjänsten och behandla personuppgifter för kommunikation.Ett berättigat intresse utgör den rättsliga grunden också vid behandling av personuppgifter för att säkerställa informationssäkerheten och för att förhindra och lösa fall av missbruk.

5. Utlämning av personuppgifter

Aalto lämnar ut uppgifter endast i den utsträckning som är nödvändig för behandlingen av personuppgifterna.

I) Tjänsteleverantörer

Aalto använder tjänsteleverantörer (såsom Kisko Labs Oy, Steerpath Oy och Bitwards Oy) för att erbjuda och administrera den Tjänst som möjliggör användning av applikationen och för att behandla uppgifter i enlighet med detta dataskyddsmeddelande.

Denna Tjänst kan laddas ner via Google Play och Apple App Store. Utöver detta dataskyddsmeddelande iakttas även Googles (https://policies.google.com/privacy) och Apples (https://www.apple.com/legal/privacy) dataskyddspraxis. Användarna bör ta del av de olika plattformarnas användarvillkor och dataskyddspraxis.

II) Forskningsändamål

Aalto kan lämna ut dina personuppgifter för forskningsändamål Statistisk information baserad på personuppgifter kan ingå i forskningsresultat som publiceras i vetenskapliga publikationer.  I detta fall behandlas personuppgifterna i enlighet med EU:s dataskyddsförordning och den nationella dataskyddslagstiftningen. 

III) Lagstadgade orsaker

Aalto kan lämna ut uppgifter till en tredje part om tillgång till uppgifterna eller behandling av personuppgifterna är nödvändig för att i) iaktta en rättslig förpliktelse eller ett domstolsförordnande eller för att ii) upptäcka, förhindra eller hantera missbruk, informationssäkerhetsrisker eller tekniska problem. Personuppgifter kan avslöjas till hälsomyndigheterna på deras begäran för en brottsutredning eller misstänkt för brott.

6.    Överföring av personuppgifter till utlandet

Vi strävar efter att endast använda operatörer och tjänster inom EU eller EES i anslutning till denna Tjänst. I enstaka fall kan dock operatörer eller servrar belägna i tredjeländer användas i anslutning till Tjänsten. I sådana fall kan dina personuppgifter överföras till ett land utanför EU eller EES i enlighet med tillämplig lagstiftning. Om uppgifter överförs till ett land utan adekvat skyddsnivå, skyddas överföringen med lämpliga åtgärder, som standardklausuler godkända av Europeiska kommissionen eller av en tillsynsmyndighet eller bindande företagsbestämmelser. För att få mer information om vilka skyddsåtgärder vi använder, ta kontakt genom kontakuppgifterna nedan.

7.     Förvaringstid för personuppgifter

Personuppgifterna lagras så länge den rättsliga grunden för behandlingen är giltig och så länge som behövs för att behandla personuppgifterna i enlighet med detta dataskyddsmeddelande.

Uppgifter om till exempel användare lagras så länge som Aalto kan anses ha ett berättigat intresse att behandla uppgifterna.  Detta definieras till exempel genom användningen av Tjänsten och genom kontakten mellan användaren och Aalto.

8. Användarens rättigheter

Enligt EU:s dataskyddsförordning har de registrerade flera rättigheter för att fastställa hur deras personuppgifter behandlas. Registrerade kan utöva följande rättigheter i samband med personuppgifter som behandlas av Aalto i sin roll som personuppgiftsansvarig:

Granskningsrätt och rätt att korrigera felaktiga uppgifter

Du har rätt att be Aalto bekräfta om uppgifter om dig behandlas. Du har också rätt att kontrollera vilka uppgifter Aalto har om dig. Aalto kan vid behov be dig specificera din begäran om granskning bl.a. angående vilka aktiviteter begäran relaterar till.

Utöver dessa har du också rätt att be oss korrigera eventuella felaktiga uppgifter eller komplettera eventuella bristfälliga uppgifter vi har om dig.

Rätt till radering av uppgifter

Du kan be Aalto radera dina personuppgifter ur våra system. Aalto genomför behövliga åtgärder om det inte finns någon berättigad grund till att fortsättningsvis förvara uppgifterna, som en lagstadgad plikt som förutsätter fortsatt behandling. Uppgifterna raderas inte omedelbart från alla säkerhetskopieringssystem och andra motsvarande system, utan raderingen utförs i samband med regelbundna databaskörningar.

Rätt att invända mot behandling av uppgifter

Du kan begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, om uppgifterna behandlas för något annat ändamål än för att utföra tjänsten eller uppfylla lagstadgade skyldigheter. Invändning mot behandlingen av personuppgifter kan leda till att användningen av tjänsten begränsas.  Du har rätt att förbjuda elektronisk direktmarknadsföring. Anvisningar för detta finns i alla marknadsföringsmeddelanden som vi skickar ut.

Rätt till begränsning av behandling

Om du bestrider att dina personuppgifter i våra register är korrekta eller att behandlingen av uppgifterna är lagenlig, eller om du har invänt mot behandlingen av uppgifterna enligt dina rättigheter, kan du be oss begränsa behandlingen av dina personuppgifter för andra syften än förvaring. I sådant fall begränsas behandlingen av dina personuppgifter till endast förvaring fram tills att uppgifternas korrekthet kan säkerställas eller tills att vi har kontrollerat om våra berättigade intressen väger tyngre än dina.

Om du inte har rätt att be om radering av dina uppgifter från våra register kan du istället be om att begränsa behandlingen av dem för andra syften än förvaring. Om behandlingen av registrerade uppgifter om dig är nödvändig endast för att göra gällande rättsliga anspråk, kan du kräva att uppgifterna behandlas endast i förvaringssyfte.  Vi kan behandla dina uppgifter för andra syften om det behövs för att göra gällande rättsliga anspråk eller om du har gett ditt samtycke till behandlingen.

Rätt att överföra uppgifter mellan system

Du har rätt att få dina personuppgifter i en strukturerad och allmänt använd form för överföring till en annan personuppgiftsansvarig, om Aaltos behandling av personuppgifterna grundar sig på ett samtycke eller ett avtal.

9.    Vem är personuppgiftsansvarig och kontaktperson?

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta dataskyddsombudet vid Aalto ([email protected].).  Rättigheternas omfattning är bunden till grunden för behandlingen, och du ska kunna styrka din identitet för att utöva dina rättigheter.

Personuppgiftsansvarig:

Stiftelsen för Aalto-högskolan rf som agerar som Aalto-universitetet  Postadress: PB 11000, 00076 AALTO
Postadress:  PB 11000, 00076 AALTO
Växel: (09) 47001
Besöksadress: Otsvängen 24, 02150 Esbo

Dataskyddsombud Anni Tuomela

Kontaktuppgifter: [email protected]

Besvärsrätt

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter lagstridigt, har du rätt att anföra besvär hos behörig tillsynsmyndighet angående behandlingen av dina personuppgifter hos den personuppgiftsansvarige.  Besväret anförs hos behörig tillsynsmyndighet, i Finland dataombudsmannen, enligt respektive anvisningar. Mer information finns på dataombudsmannens webbplats https://tietosuoja.fi/sv/framsid