Aalto Space -mobiilisovelluksen tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus koskee Aalto Space -mobiilisovellusta (jäljempänä ”Palvelu”). Aalto-yliopisto (jäljempänä ”Aalto”) on Palvelun käyttäjien tuottamien henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää. Aalto on sitoutunut noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojesi käsittelyssä. Henkilötietojesi käsittelyn tavat ja tarkoitukset on kuvattu tässä selosteessa.

Selosteeseen voi tulla muutoksia. Tietosuojaselosteen päivitetty versio löytyy jatkossa aina tästä Palvelusta.

1.    Miksi Aalto käsittelee henkilötietoja?

Aalto kerää ja käsittelee henkilötietojasi:

• mahdollistaakseen Palvelun käytön
• kehittääkseen kampusaluetta ja sen tilatarjontaa
• ylläpitääkseen ja kehittääkseen Palvelua esimerkiksi analysoimalla sitä, miten käyttäjät hakevat ja löytävät tiloja sovelluksessa ja navigoivat siinä, tai miten he varaavat tiloja kampukselta.
• käyttääkseen tietoja tutkimuskäyttöön yhteistyössä tutkimusryhmien ja projektien kanssa.

Aalto käsittelee henkilötietoja myös tietosuojatarkoituksiin ja estääkseen ja ratkaistakseen väärinkäyttötapauksia.

2.    Mitä henkilötietoja tietoja Aalto kerää ja käsittelee?

Aalto kerää vain henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Aallon keräämä henkilötieto voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin:

Kaikista käyttäjistä kerätään:

• käyttäjän puhelinnumero, jotta palvelun käyttöoikeudet ja käyttäjä voidaan tunnistaa ja häneen voidaan olla yhteydessä väärinkäyttötapauksissa
• aika, jolloin sovellusta viimeksi käytettiin
• aika, jolloin käyttö alkoi
• aika, jolloin käyttäjä on edellisen kerran käyttänyt iOS- ja/tai Android-laitetta
• käyttökertojen määrä iOS- ja/tai Android-laitteella
• käyttäjän käyttämä iOS- ja/tai Android-laite
• sijaintitiedot, jossa aikaleimat ja satunnaisesti luotu asiakastunniste

Aalto -käyttäjiltä

• etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite Aallon tietokannasta. Sukunimeä ja etunimeä käytetään varauksen julkisena otsikkona.

Vuokralaisilta, coworking-tilojen käyttäjiltä ja muilta yrityskäyttäjiltä:

• etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, voimassaolon alku- ja loppuaika.
• yrityksen nimi ja Y-tunnus
• Luettelo tiloista ja resursseista, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus.

3. Lasten henkilötiedot

Palvelun käyttäjän tulee olla vähintään 16-vuotias tai hänellä on oltava on huoltajan suostumus Palvelun käyttöön.

4.    Tietolähteet

Tietoa kerätään käyttäjiltä heidän käyttäessään Palvelua tai ollessaan muuten tekemisissä Aallon kanssa ja seuraavista lähteistä:

• Aalto AD- ja B2C-järjestelmistä Aallon intergraatiopalvelun kautta
• Bitwards-palvelimelta tiloihin ja resursseihin liittyviä käyttöoikeustietoja.

5.    Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Palvelun käyttäjän ja Aallon välille muodostuu sopimussuhde Palvelua käytettäessä. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, jonka perusteella Aalto mahdollistaa Palvelun käytön ja ylläpidon.

Sijaintitietoja käsiteltäessä käsittelyn oikeusperuste on suostumus. Suostumus muodostaa sijaintitietojen käsittelyn oikeusperusteen. Annat suostumuksen sijaintitietojen käyttöön, jos sallit sijaintitietojen käytön puhelimen asetuksissa.

Tietojen tutkimuskäytössä käsittelyn oikeusperuste on julkinen etu. Tietojen tutkimuskäytössä käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen eli tieteellinen tutkimus ja akateeminen ilmaisun vapaus.

Seuraavissa tapauksissa oikeusperusteen muodostaa oikeutettu etu:  Aallolla on oikeutettu etu kehittää Palvelua ja käsitellä henkilötietoja viestintätarkoituksiin.Oikeutettu etu on oikeusperusteena myös silloin, kun henkilötietoja käsitellään tietosuojatarkoituksiin ja väärinkäyttötapausten ehkäisyyn ja ratkaisemiseen.

5. Henkilötietojen luovuttaminen

Aalto luovuttaa henkilötietoja seuraaville ryhmille vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä henkilötietojen käyttöä varten:

I) Palveluntarjoajat

Aalto käyttää palveluntarjoajia, kuten Kisko Labs Oy, Steerpath Oy ja Bitwards Oy tarjoamaan sovelluksen toiminnan mahdollistavan Palvelun, ylläpitämään sitä ja käsittelemään tietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Palvelun voi ladata Google Play- tai App Store -sovelluksista. Googlen (https://policies.google.com/privacy?hl=en-US) ja Applen (https://www.apple.com/legal/privacy) tietosuojakäytännöt pätevät tämän selosteen lisäksi. Palvelun käyttäjien tulee tutustua eri alustojen ehtoihin ja tietosuojakäytäntöihin.

II) Käyttö tieteellisiin tutkimustarkoituksiin

Aalto voi luovuttaa henkilötietojasi tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten. Henkilötiedoista johdettua tilastotietoa saatetaan julkaista osana tutkimustuloksia.  Tällöin henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalainsäädännön tutkimuskäyttöä koskevien säädösten mukaisesti.

III) Lakisääteiset syyt

Aalto voi luovuttaa tietoja kolmannelle osapuolelle, jos tietojen luovuttaminen tai muu henkilötietojen käsittely on välttämätöntä i) lakisääteisten velvoitteiden tai oikeuden määräyksen noudattamiseksi ii) väärinkäytösten, tietoturvariskien tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai käsittelemiseksi. Henkilötietoja voidaan siten luovuttaa esimerkiksi terveysviranomaisten pyynnöstä tai poliisitutkintaan rikosta epäiltäessä.

6.    Henkilötietojen siirto ulkomaille

Pyrimme toimittamaan kaikki Palveluun liittyvät palvelut käyttäen operaattoreita ja palveluita, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA:n alueella. Joissakin tapauksissa Palveluun liittyvän palvelun operaattori tai palvelin voi kuitenkin olla kolmannessa maassa. Silloin henkilötietojasi voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Jos henkilötietoja siirretään maihin, joissa tietoturvalainsäädäntö ei tarjoa riittävän tasoista tietosuojaa, henkilötietojen siirroissa sovelletaan asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiä vakiolausekkeita tai yritystä koskevia sitovia sääntöjä. Lisätietoa suojatoimista saat ottamalla meihin yhteyttä dokumentin lopussa annetun osoitteen kautta.

7.    Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin oikeusperuste on olemassa ja säilytys on välttämätöntä tässä selosteessa mainittuja käsittelytoimia varten.

Esimerkiksi käyttäjiä koskevaa tietoa säilytetään niin kauan kuin Aallolla voidaan katsoa olevan oikeutettu etu sen käsittelyyn. Oikeutetun edun voimassaolo määritellään mm. Palvelun käytön ja Aallon ja käyttäjän välisen viestinnän perusteella.

8. Sinun oikeutesi

EU:n yleinen tietosuoja-asetus antaa rekisteröidylle tiettyjä oikeuksia hallita henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on alla luetellut oikeudet suhteessa Aaltoon, kun Aalto on rekisteröidyn henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Tarkastusoikeus ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus saada varmistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi ja saada pääsy henkilötietoihisi. Aalto voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi esimerkiksi sen suhteen, mitä toimintoja pyyntösi koskee.

Sinulla on myös oikeus pyytää Aaltoa oikaisemaan kaikki sinua koskevat virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteelliset henkilötietosi.

Oikeus pyytää tietojen poistamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista järjestelmistämme. Aalto suostuu pyyntöösi, ellei henkilötietojen säilyttämiselle ole perusteltua syytä. Perusteltu syy on esimerkiksi se, että henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Henkilötiedot eivät välttämättä poistu välittömästi varmuuskopioista ja muista sen kaltaisista tietojärjestelmistä, mutta ne poistetaan tietokannan tavanomaisten ylläpitotoimien mukaisesti.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos tietojasi käsitellään muilla perusteilla kuin lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai palvelun tarjoamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen voi rajoittaa Palvelun käyttöäsi. Sinulla on oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka tulevat kaikkien markkinointiviestiemme mukana.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää Aalto-yliopistoa rajoittamaan henkilötietojen käytön vain tietojen säilyttämiseen. Henkilötietojen käsittely rajoittuu vain tiedon säilyttämiseen, kunnes tiedon paikkansapitävyys voidaan varmistaa tai on todennettu, syrjäyttävätkö Aallon oikeutetut perusteet sinun perusteesi.

Jos et ole oikeutettu henkilötietojesi poistamiseen, voit pyytää, että tietojesi käsittely rajoitetaan vain säilyttämiseen. Jos sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittely on tarpeen vain oikeudellisen vaateen esittämiseksi, sinulla on oikeus vaatia, että muu henkilötietojesi käsittely rajoittuu tietojen säilyttämiseen. Voimme käsitellä tietojasi muussa tarkoituksessa, jos se on välttämätöntä oikeudellisen vaateen esittämiseksi tai jos olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meiltä itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen sinun ja Aallon välillä.

9.    Kuka on rekisterinpitäjä ja kehen voin ottaa yhteyttä?

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Aallon tietosuojavastaavaan osoitteessa [email protected]. Oikeuksiesi laajuus riippuu henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteesta, ja oikeuksien käyttäminen vaatii tunnistautumisen.

Rekisterinpitäjä on:

Aalto-yliopistona toimiva Aalto-korkeakoulusäätiö sr.
Postiosoite: P.O.BOX 11000, 00076 AALTO
Puhelinnumero: (09) 47001
Käyntiosoite: Otakaari 24, FI-02150 Espoo

Tietosuojavastaava: Anni Tuomela

Yhteystiedot: [email protected]

Oikeus tehdä valitus

Jos katsot henkilötietojasi käsitellyn tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, joten valitus tulee tehdä tietosuojavaltuutetun toimistoon heidän antamiensa ohjeiden mukaisesti. Lisätietoja saat osoitteesta https://tietosuoja.fi/.