Miten lisätä luottamusta rakennushankkeessa lean-suunnittelunohjauksen avulla

Suunnittelu ja rakentaminen limittyvät yhä voimakkaammin päällekkäin. Tiedon virtaus osapuolten välillä on tällöin kriittisen tärkeää. Valitettavasti sitä haittaavat epäselvät tehtäväkuvaukset, puutteelliset spesifikaatiot ja asiakkaan päätöksenteon hidasteet.

Rakentamisen tuottavuuden ja laadun kehittäminen on painottunut tiedonhallinnan tehostamiseen, ennen kaikkea digitaalisin välinein. Sosiaalinen näkökulma, ihmisten välinen vuorovaikutus, on saanut vähemmän huomiota.

Asiakaspalautteesta kimmoke luottamustutkimukselle

Rakennusalan yritysten Building 2030 -konsortio sai herätteen selvittää ihmisten välisen kanssakäymisen haasteita Aalto-yliopiston benchmarking-kartoituksesta. Kansainvälisen selvityksen mukaan luottamus oli asiakkaita eniten kiinnostava kehityskohde.

"Pohjimmiltaan luottamus perustuu siihen, että tekee sen mitä on luvannut", kiteyttää tohtorikoulutettava Petteri Uusitalo. "Luottamus on kuitenkin hyvin henkilökohtainen kokemus."

Uusitalo on pitkän linjan rakennusammattilainen, joka käynnisti väitöskirjatyön Aalto-yliopistossa kaksi vuotta sitten. Constissa projektipäällikkönä työskentelevä Uusitalo tuntee työmaat ja on toiminut alan kehitystehtävissä. Aalto-yliopiston tohtoriopinnoissa hän on tutkinut lean-suunnittelunohjausta (lean design management). Tutkimus johti sen ja luottamuksen välisen suhteen tarkasteluun.

Positiivinen vai negatiivinen luottamuskierre?

Lean-suunnittelunohjaukseen on kaksi näkökulmaa: tekninen ja sosiaalinen. Kolmisenkymmentä tutkimushaastattelua Suomessa, USA:ssa ja Brasiliassa sekä 11 ryhmäkeskustelua paljastivat, että ihmisten välisillä luottamussuhteilla on erittäin suuri merkitys hankkeiden onnistumiselle.

Luottamusta rakentavat hyvä tiimin sisäinen kemia ja yhteinen tavoite. Viestintä, avoimuus ja läpinäkyvyys niin ikään tukevat sitä. Luottamus syntyy vähitellen. Henkilö voi kuitenkin ”periä” valmista luottamusta yritykseltä, jota edustaa.

Luottamus edistää suunnittelunohjauksessa luovaa ongelmanratkaisua ja toimivaa yhteistyötä. Se vähentää taloudellisten ja aikataulupuskureiden tarvetta. Syntyy niin sanottu positiivinen kierre.

Luottamuksen puute toimii päinvastoin. Se on projektien epäonnistumisen ydinsyitä. Luottamusvaje lisää byrokraattisen valvonnan tarvetta, johtaa hinnoittelussa riskipreemioihin ja pidentää aikatauluja.

Ryhmissä työskentely luottamuksen avaimena

"Rakennusprojektit ovat niin monimutkaisia, että kukaan ei yksin voi hallita niitä. Jokaisen on tunnustettava, että ei voi tietää kaikkea", Uusitalo muistuttaa. "Oikea, kustannustehokas tapa ratkaista ongelmia löytyy ryhmissä."

Googlen julkaiseman tutkimuksen mukaan psykologinen turvallisuus synnyttää toimivimmat tiimit. Ryhmässä koettu turvallisuus mahdollistaa innovaatiot ja luovien ideoiden esittämisen ilman pelkoa naurunalaiseksi joutumisesta.

Kun sama projektitiimi toimii usein yhdessä, luottamus osapuolten välillä ja psykologinen turvallisuus kasvavat. Ikäviä yllätyksiä ei synny, koska kumppaneiden käyttäytyminen on johdonmukaista ja ennustettavaa. 

Lean-suunnittelunohjauksen luottamusta lisäävät prosessit

"Perinteiset nelituntiset kokoukset, joissa arkkitehti on pääosin äänessä ja erikoisurakoitsijalla on parin minuutin puheenvuoro, eivät lisää luottamusta. Toteuttajien ääni ei kuulu riittävästi ja hyviäkin ideoita jää sen vuoksi käyttämättä", Uusitalo toteaa. "Lean-suunnittelunohjauksessa on useita käytäntöjä, esimerkiksi Big Room ja ICE, jotka auttavat luottamuksen rakentamisessa."

Artikkeli Solving design management problems using lean design management: the role of trust (Uusitalo, Seppänen, Peltokorpi, Olivieri) luettelee ja luokittelee 14 yleisesti sovellettua suunnittelunohjauksen lean-konseptia. Niistä viisi on luonteeltaan sosiaalisia prosesseja:

• Big Room
• Co-Location
• Collaborative Planning in Design (CPD)
• Integrated Concurrent Engineering (ICE)
• Last Planner® System (LPS)

Kaikissa mainituissa prosesseissa osallistujat joutuvat henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen keskenään, tekevät valintoja yhdessä ja sitoutuvat yhteisiin tavoitteisiin.

Allianssimalliset hankkeet ovat erinomainen tapa rakentaa ja hyödyntää luottamusta, mutta Uusitalo korostaa, että lean-suunnittelunohjauksen sosiaaliset prosessit toimivat missä tahansa toteutusmuodossa.

Luottamuksen todentaminen

Luottamusta rakentamisessa on sen merkitykseen nähden tutkittu erittäin vähän. Vielä ei ole myöskään olemassa yleisesti käytettyjä työkaluja luottamustason mittaamiseen. Yleensä luottamus ilmenee kokemustasolla ja konkretisoituu projektin tuloksissa.

Building 2030 ja Platform of Trust ovat kehittämässä verkkoon avointa välinettä rakentamisen osapuolille luottamusta kuvaavien arviointien tekemiseen. Kumppanit ovat sopineet "rakennusalan Trip Advisorin" toteuttamisesta.

"Mielestäni rakennusalan yritysten johdossa luottamuksen merkitystä ei ole vielä riittävästi tunnistettu", Uusitalo sanoo. Johdon olisi kuitenkin syytä kiinnittää asiaan huomiota. "Projekteissa, joissa yhteishenki on hyvä, taloudellinen tuloskin on paras."

Lue lisää aiheesta tutkimuksen loppuraporteista: