Building 2030 –konsortion rahoittaman tutkimushanke “Hukan mittaaminen suunnittelussa ja tuotannossa” arvioi ja testasi monipuolisesti tapoja tunnistaa ja mitata arvoa tuottamattoman tekemisen määrää rakennushankkeissa. Suunnittelun hukan mittaaminen on vaativaa, eikä aiheeseen liittyvää aiempaa tutkimusta ei ole juuri ole, joten hanke oli tässä mielessä uraauurtava. Tuotannon hukan tutkimusta on sen sijaan olemassa enemmän, mutta tämä hanke käytti siihen uudenlaisia tekniikoita ja menetelmiä.
Tutkimuksen havainnot olivat hätkähdyttäviä. Mm. suunnittelutyössä arvoa tuottavan työn osuus oli tutkitussa kohteessa vain noin 17 % ja tietyllä rakennustyömaalla 34 % läsnäolo riitti putkiremontin tehtävien aikataulun mukaiseen toteuttamiseen.
Suunnittelun hukka ilmenee ja vaikuttaa useilla tavoilla
Suunnittelun hukkatyyppejä on mm. Ossi Konielin vuonna 2019 julkaistun diplomityön mukaan viitisentoista. Suunnittelijat joutuvat mm. tuottamaan lähtötiedon tasoon nähden liian tarkkoja suunnitelmia liian aikaisin. Puutteellinen eri suunnittelualojen koordinointi johtaa sekin turhaan tekemiseen. Lukemattomat kokoukset ja kaikille varmuuden vuoksi lähetetyt sähköpostiviestit tuhlaavat projektipäälliköiden ja suunnittelijoiden aikaa silloin, kun niiden sisältö ei edistä työn tekemistä.
Suunnittelun hukka vaikuttaa sekä suunnitteluyritysten oman että muiden osapuolten toiminnan kannattavuuteen. Suunnitelmista tulee puutteellisia tai ne sisältävät suoranaisia virheitä. Suunnitelmamuutosten vaikutukset kertautuvat tarjontaketjussa.
Suunnittelutehtävien läpimenoajat vaihtelevat hukasta johtuen suuresti, kuten tohtorikoulutettava Eelon Lappalainen huomasi analysoidessaan Länsimetron kakkosvaiheen rakennesuunnittelua.
Tutkimusprojektin mukaan suunnittelun hukka on peräisin kahdesta päälähteestä: suunnittelun epävarmuudesta ja puutteellisesta suunnittelun ohjauksesta. Suunnittelu on luonteeltaan monimuotoista; tiedon virtaus on epävarmaa ja muutoksia syntyy hankkeen myöhäisessä vaiheessa. Myös ulkoiset tekijät, kuten viranomaispäätökset, lisäävät ennakoimattomuutta. Puutteellinen ohjaus taas ilmenee mm. heikkona koordinointina eri alojen välillä, puutteellisena viestintänä ja tiedon saatavuusongelmina.
Suunnittelunkin hukka on mitattavissa
Suunnittelun hukan mittaamiseksi tutkijat kokeilivat eri lähestymistapoja. Lappalaisen tutkimuksessa rakennesuunnitteluun sovellettiin IT-kehityksessä vakiintunutta SCRUM-menetelmää. Siinä työ pilkotaan vakiomittaisiksi sprinteiksi; Länsimetron tapauksessa kahden viikon jaksoiksi. Työn vakiointi helpotti tehtävien toteutuksen vertailua suunnitelmaan ja tarjosi selkeän systeemin läpimenoaikojen laskentaan. Käytössä oli kolme mittaria: ns. Burndown-kaavio (tehtävien toteutuminen verrattuna suunniteltuun), JIRA-ohjelmiston ennustetyökalu ja läpimenoajat.
Lappalaisen valitsemat mittarit kuvastivat suunnittelutyön stabiiliutta, joka indikoi hukan määrää. Lopputulos oli, että suunnittelutehtävien läpimenoaikojen vaihtelu oli suurta. Vuonna 2017 läpimenoajat vaihtelivat 11,5 työpäivän ja 22 viikon välillä. Vuoden 2018 tilanne oli parempi; vaihteluväli supistui 6 työpäivän ja 18 viikon mittaiseksi.
Ergo Pikas puolestaan käytti väitöskirjansa osatutkimuksessa haastatteluja, havainnointia ja ERP-järjestelmien dataa suunnittelun hukan mittaukseen yhteensä 28 hankkeesta. Tulokmerkittävä osa suunnittelijoiden ajankäytöstä ei varsinaisesti tuota arvoa. Havainnoinnin perusteella suunnittelutehtävistä vain 58 % oli todellista suunnittelua, kun loput ajasta oli muutoksia (28 %), odotusta, ohjaustoimintoja ja muita toimintoja. Kaiken kaikkiaan arvoa lisäävää aikaa oli lopulta ainoastaan 17 %.
Muutostyöt ovat merkittävä hukan lähde. Aleksi Aalto selvitteli diplomityössään uudelleen tekemisen osuutta suunnittelussa. Hänen aineistonaan oli 13 500 suunnitelmaa ja 17 700 elementtiä A-Insinöörit Suunnittelu Oy:n Tampereen toimiston kohteista.
Aallon tutkimus osoitti, että revisioiden analysointi kertoo säännönmukaisesti toistuvista ongelmakohdista elementtisuunnittelussa. Suurin revisiomäärä oli julkisivuelementeissä ja erityisesti niissä olevien sähköosien sijoittelu.