Workday-perusohje

Kirjaudu sisään

Workday löytyy yo. linkin lisäksi aalto.fi:n työkalut-valikosta oikeassa yläkulmassa, tai kirjoittamalla suoraan selaimeen workday.aalto.fi .

Ennen kirjautumista Workdayhin sinun on täytynyt aktivoida Aalto-tunnuksesi tai opiskelijatunnuksesi on täytynyt päivittyä työntekijän tunnukseksi. Kumpikin riippuu Workday-järjestelmään kirjatusta työsopimuksen kestosta.

Jos tietokoneesi on yhdistettynä Aallon suojattuun verkkoon, kirjaudut sisään automaattisesti myös Workday-järjestelmään. Jos et ole kirjautuneena Aallon suojatussa verkossa, sinua pyydetään kertakirjautumaan Aalto Single Sign On (SSO)-tunnistautumisella. Kirjautuminen tapahtuu tälloin Aalto-tunnuksillasi (käyttäjätunnus + salasana). SSO-kirjautumisen lisäksi sinua vaaditaan varmistamaan henkilöllisyytesi monivaiheisella tunnistautumisella (MFA-tunnistautuminen).

Huomaathan, että kaikki Workdayn toiminnallisuudet eivät ole käytettävissäsi, jos et ole Aallon turvatussa verkossa, mm. pankkitilin lisääminen tai vaihtaminen ei tällöin ole mahdollista. Etäyhteyden muodostaminen Aallon suojattuun verkkoon on mahdollista myös kotona Aallon VPN:n kautta.

Jos sinulla on aktiivinen Aalto-käyttäjätunnus ja työsopimuksesi on voimassa, mutta et silti pääse kirjautumaan Workdayhin edes selaimen incognito-tilassa SSO-kirjautumisella, ota yhteys omaan paikalliseen HR-yksikköösi.

Workdayn aloitussivu

Kun kirjaudut sisään, pääset aloitussivulle. Aloitussivu toimii kuin ohjauspaneeli, eli voit aloittaa erilaisia toimintoja, esimerkiksi osoitteenmuutoksen tai ICE yhteystietojen päivittämisen kuvakkeesta (1.) Henkilötiedot (Personal information). Uusilla työntekijöillä henkilötietojen tarkastus tulee osana aloitusjärjestelyjä (Onboarding), joten muistathan kuitata tehtävän tehdyksi myös (2.) Omat tehtävät-kansiostasi (My Tasks), jos tarkistat yhteytietosi ohjauspaneelin kuvakkeen kautta. Kuvakkeesta Ura (Career) pääset katsomaan ja täydentämään tutkintotietojasi. Omat tehtävät-kansioon saapuviin tehtäviin täytyy aina reagoida siinä pyydetyllä tavalla ja tehtävä kuitattava tehdyksi.

(3.) Ilmoituksiin (Notification) kellon alle saat ilmoituksen, kun esim. tietojasi käsitellään. Ilmoitukset voi kuitata luetuksi, ne eivät edellytä sinulta varsinaisia toimenpiteitä.

Työsuhdetiedot

Työsuhdetiedot perustuvat työsopimuksessa sovittuihin tietoihin. Niitä ei voi muokata itse, vaan HR vastaa näiden tietojen ylläpidosta.

Sekä Työtehtävä että Yhteenveto (Summary) -sivuilla voit tarkastella mm.:

• Toimi / Työ (Job title): työtehtävääsi vastaava nimike, joka vastaa Aallon virallisia nimikkeitä.
• Tehtävänimike (Business title): yksilöity nimike, jossa voidaan tarkentaa nimikettä vastaamaan paremmin työtehtäviä
• Työprofiili (Job profile): Tehtävän mukainen työprofiili, sisältää tulevaisuudessa laajan tehtäväkuvauksen, ei yksilöityjä tehtäviä
• HTV (FTE): työaikaprosentti
• Sijainti (Location): työntekopaikka
• Nykyisen sopimuksen alku- ja päättymispäivämäärä.

Työyhteystiedot

Työyhteystietosi voit päivittää yhteystiedot-osiossa painamalla Muokkaa (Edit). Tämän jälkeen valitaan muokattavaksi joko kotiyhteystiedot tai työyhteystiedot.

Osoite-kenttässä voit vaihtaa työsosoitteesi. Merkitse lisäämäsi osoite vielä vaihtoehtoiseksi työsijainniksi yrityksen sijainti-kentässä, niin saat sen näkyville aalto.fi -profiiliisi.

(Ensisijainen työosoite perustuu työsuhdetiedoissa määriteltyyn työnteon paikkaan.)

Puhelin-kentässä voi vaihtaa työpuhelinnumeron.

Työsähköpostisi muodostuu automaattisesti ensisijaisen eli kutsumanimen perusteella (preferred name). Jos työsähköpostisi on väärin, tarkistathan siis ensin ensisijaisen nimesi (Omat-osio profiilissa, nimet-välilehti).

Vaihda kieli tai Daily Digest -notifikaatio-emailin lähettämistiheys

• Oikeassa yläkulmassa omaa kuvaa (tai pilvisymbolia, jos kuvaa ei vielä lisätty) klikkaamalla saa auki valikon
• My account > Change preferences / Oma tili > muuta määrityksiä
• Vaihtaaksesi kielen: Preferred Display Language > vaihda valinnaksi Suomi
• Kirjaudu ulos samasta oikean yläkulman valikosta, joka avautuu omasta kuvasta
• Kirjaudu takaisin sisään; kieli on vaihtunut
• Vaihtaaksesi notifikaatio-emailin lähettämistiheyttä: vieritä sivua alaspäin kohtaan kanava (channel) > valitse vasemman reunan valikosta "sähköposti" > valitse tiheys, esim. ala kirjoittaa "päivittäin/daily", ja valitse painamalla enter (voit valita myös "heti/immediatly" tai "mykistys/mute").
• Ulos - sisään kirjautumista ei vaadita, emailin tiheys on vaihtunut

Kieliasetus on vaihtunut suomeksi. Huomaathan kuitenkin, että vaikka Aallossa luotu sisältö löytyy aina myös suomeksi, osassa Workday-ohjelmiston kiinteistä teksteistä käännöstä ei vielä löydy. Nämä näkyvät siis yhä englanniksi.