Palvelut

Workday-perusohje

Tervetuloa Workday-käyttäjäksi! Workday on tärkein työkalusi henkilötietojen, kuten yhteystietojesi, päivittämiseen. Käytä Workdaytä myös poissaolojesi ilmoittamiseen, olipa kyseessä vuosiloma, sairauspoissaolo tai pidempi poissaolo.

Loading table of contents

Workday on Aallon henkilöstöhallintajärjestelmä ja yliopiston työntekijöiden ja vierailijoiden itsepalveluportaali. Kirjautuaksesi sisään tarvitset aktiivisen Aalto-käyttäjätunnuksen. Oletuksena Workdayn käyttökieli on englanti, mutta voit helposti vaihtaa kielen suomeksi asetuksista. Tutustu alla oleviin ohjeisiin, ja jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, älä epäröi ottaa yhteyttä HR:ääsi!

HR-järjestelmä, itsepalveluportaali.

Aalto-käyttäjätunnus ja suojattu yhteys

Uusille työntekijöille Workdayhin kirjautuminen onnistuu seuraavana päivänä siitä, kun Aalto-käyttäjätunnus on aktivoitu. Tämän jälkeen Workday-tili on käytettävissä työ- tai vierailijasopimuksesi ajan. Jos olet Aallon opiskelija, Workdayhin kirjautuminen onnistuu sen jälkeen, kun Aalto-tunnuksesi on päivittynyt opiskelijatunnuksesta työntekijän tunnukseksi.

Jos Aallon käyttäjätunnuksesi on aktivoitu ja sopimuksesi on voimassa, mutta et silti voi kirjautua sisään—vaikka käyttäisit selaimen incognito-tilaa (yksityinen selaus) ja SSO:ta—ota yhteyttä HR:ääsi.

Aallon suojattu verkko ja Aalto-VPN

Jos käytät Aallon suojattua verkkoa (ei aalto open), kirjaudut automaattisesti sisään Workdayhin. Jos työskentelet etänä, käytä Aallon VPN:ää muodostaaksesi suojatun yhteyden.

Muu verkko

Jos et ole suojatussa Aalto-verkossa, kirjaudu sisään Aalto Single Sign-Onilla (SSO). Syötä Aallon käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, ja vahvista henkilöllisyytesi monivaiheisella tunnistautumisella (MFA). Jos et käytä Aallon suojattua verkkoa, tietyt Workdayn toiminnot, kuten pankkitilitietojen lisääminen tai päivittäminen, eivät ole saatavilla.

Aalto-käyttäjätunnuksen aktivointi

Kertakirjautuminen Aallon palveluihin

Langaton verkko Aallossa

Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA, 2FA, Authenticator)

Liikkuminen Workdayssä

Kun olet kirjautunut sisään, päädyt Workdayn etusivulle. Jos sinulla on odottavia tehtäviä, ne näkyvät täällä. Etusivulta voit navigoida helposti:

Profiiliisi, josta näet sopimustietosi ja henkilökohtaiset tietosi.
Omat tehtävät -kansioon, josta löydät kaikki tehtävät, jotka odottavat sinulta toimenpiteitä.
Ilmoituksiin, josta löydät tietoa Workdayn muutoksista, jotka koskevat sinua.

Workdayn etusivu, jossa tehtäviä ja ilmoituksia. Oikeassa yläkulmassa ilmoitus- ja profiilikuvakkeet. — Punaisilla laatikoilla korostettu odottavat tehtävät ja työkalurivin toiminnot.

Käyttökielen vaihtaminen

Workdaytä voi käyttää englanniksi ja suomeksi. Muuttaaksesi käyttökielen, siirry tilisi asetuksiin klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa profiilikuvaketta. Kun olet ladannut profiilikuvasi Workdayhin, näet sen oletuskuvakkeen sijasta. Seuraavaksi valitse Oma tili ja sitten Muuta määrityksiä. Valitse Haluttu näyttökieli -kentästä Suomi. Klikkaa OK sivun alaosasta tallentaaksesi muutokset. Jos huomaat, että käyttökieli ei päivity, kirjaudu ulos Workdaystä ja kirjaudu sitten takaisin sisään.

Workday-profiili

Päästäksesi profiiliisivullesi, klikkaa oikean yläkulman profiilikuvakettasi ja valitse sitten Näytä profiili. Etusivun alaosasta löydät Suositeltu sinulle -osion, josta myös pääset profiiliisi.

Sopimustiedot

Profiilisivusi sisältää kaikki työsuhteeseesi tai vierailijasopimukseesi liittyvät tiedot. Täällä voit myös tutustua tiimiisi ja Aallon organisaatiorakenteeseen. Klikkaa vasemmassa sivussa olevia kategorioita, kuten Työtehtävä, nähdäksesi mitä tietoa se sisältää. Workdayssa näkyvät tiedot ovat samat kuin allekirjoittamassasi sopimuksessa. Kaikki muutokset sopimukseesi käsitellään HR:n toimesta.

Henkilötiedot

Profiilissasi ylläpidät myös henkilötietojasi. Varmista, että virallinen nimesi on ilmoitettu kuten se on passissasi tai muussa virallisessa asiakirjassa, ja myös mahdolliset toiset nimet on ilmoitettu. Voit muuttaa ensisijaista nimeä, jos haluat että nimesi näkyy eri tavalla Workdayssa tai Aalto-sähköpostissasi. Aloita Vaihda oma ensisijainen nimi -tehtävä ja poista valinta kohdasta Käytä virallista nimeä ensisijaisena nimenä.

Kotiyhteystiedoissa tulee ilmoittaa vain henkilökohtaisia tietoja – älä ilmoita Aalto-sähköpostiasi tai työpuhelinnumeroasi tänne. On tärkeää, että Aalto saa sinuun tai hätäyhteyshenkilöösi (ICE) yhteyden hätätilanteissa. Kotiosoitteesi tulee olla osoite, jota käytät sopimuksesi aikana. Jos muutat Suomeen ulkomailta, vaihda suomalainen kotiosoitteesi järjestelmään heti, kun olet sellaisen saanut. Kotiyhteystiedot on asetettu yksityisiksi, ja ne ovat näkyvissä vain sinulle ja HR:lle. Työyhteystietoja (Aalto-sähköposti ja työpuhelinnumero) ylläpitää Aalto IT ja ne ovat julkisia, näkyvissä muille Workdayn käyttäjille.

Tutustu myös profiilisi Ura-kategoriaan. Koulutustietosi ovat etenkin tärkeitä, jos työskentelet akateemisessa tehtävässä Aallossa. Jos olet suorittanut tutkinnon Aallossa, huomioithan, että tämä tieto ei automaattisesti päivity SISU-järjestelmästä Workdayhin.

Muista merkitä myös poissaolosi Workdayhin. Tiedot eivät päivity automaattisesti Aallon muista järjestelmistä — vain Workdayn kautta tieto siirtyy eteenpäin palkkajärjestelmään, jossa palkkavaikutukset huomioidaan, sekä tarvittaessa viranomaisille (kuten KELA).

Henkilötiedot, pankkitili ja verokortti

Lisää tai vaihda pankkitilinumero palkanmaksua varten

Poissaolot Workdayssä

Työskenteletko kokonaistyöajassa? Löydät työajankohdentamisen ja Halli-järjestelmän ohjeet täältä.

Työskenteletkö säännöllisessä työajassa? Ilmoita mahdolliset saldovapaat Tiima-järjestelmään.

Workday-ohjevideoita

Videoissa on saatavilla tekstitykset suomeksi. Jos video sisältää demo-osioita, näiden aikana tekstitykset ovat saatavilla englanniksi ja suomeksi.

Videolla tutustutaan Workdayn profiiliin ja tietojen ilmoittamiseen.

Videolla käydään läpi käyttökielen muuttaminen, ensisijainen nimi ja ilmoitukset.

Workday-tehtävät

Sopimuksesi aikana sinun tulee suorittaa erilaisia tehtäviä Workdayssä. Suosittelemme seuraamaan tehtäviäsi säännöllisesti ja kuittaamaan ne mahdollisimman pian. Tehtävä voi myös olla osa prosessia, jolloin on tärkeää suorittaa se nopeasti – tällaisia ovat esimerkiksi työajan muutokset tai poissaolot, jotka vaikuttavat palkkaasi.

Löydät tehtäväsi Workdayn etusivulta tai klikkaamalla postilaatikkokuvaketta sivun oikeasta yläkulmasta, profiilikuvakkeen vierestä. Huomaa myös kellokuvake, josta näet sinulle lähetetyt ilmoitukset. Suorittamalla tehtävät ja merkitsemällä ilmoitukset luetuiksi varmistat, että Aalto-sähköpostiisi lähetettävä päivittäinen yhteenveto sisältää tietoa vain uusista asioista, jotka odottavat toimintaasi.