Palvelut

Vinkit toimivaan etätapaamiseen

Yleisesti ihmiset pitävät enemmän kasvokkain tapahtuvista kokouksista. Koemme ne tehokkaammiksi, miellyttävämmiksi ja helpommiksikin. Teknologia kuitenkin mahdollistaa hyvinkin tehokkaan ja yhteisöllisen virtuaalikokouksen järjestämisen, mikä mahdollistaa työskentelyn etänä joustavasti. 

Vinkkien, kokemusten ja mielipiteiden jakaminen on tärkeää onnistuneen kokemuksen saavuttamiseksi niin etätyöskentelyssä kuin paikan päällä tapahtuvassa keskustelussakin. Yhteiset pelisäännöt helpottavat myös etäkokouksia ja tekevät niistä miellyttäviä kaikille. Alla vinkkejä toimivan etäkokouksen takaamiseksi. 
Etätapaaminen
  1. Valmistaudu hyvin
    Etätapaamiseen tulee valmistautua ja valmistella esityslista, käsiteltävät asiat ja kysymyksiä aivan kuten kasvokkain tapahtuvaa tapaamista varten. On tärkeää, että kaikki tietävät tapaamisen agendan ja tavoitteen jo etukäteen sekä ymmärtävät oman roolinsa tapaamisessa. Mieti myös haluatko jonkun toisen kirjaavaan esimerkiksi muistiinpanot ja action pointit talteen. Tämä mahdollistaa kaikkien paremman valmistautumisen ja tehokkaamman osallistumisen heti alusta asti.  
  2. Käyttäkää kameroita - koronatilanteen vallitessa kamerat kuitenkin saattavat hidastaa yhteyksiä, joten käyttöä kannattaa harkita
    Käyttäkää etätapaamisissa kameroita mahdollisuuksien mukaan, sillä se auttaa tunnistamaan osallistujat, rentouttaa ilmapiiriä ja helpottaa keskustelua sekä lisää läsnäoloa ja osallistumisaktiivisuutta. Monet ihmiset jännittävät virtuaalitapaamisia ja toisen osapuolen näkeminen helpottaa yhteistyötä. 
  3. Pitäkää esittäytymiskierros
    Toimivan ja osallistujille mahdollisimman miellyttävän etätapaamisen takaamiseksi on tärkeää, että kaikki tietävät keitä kokouksessa on paikalla. Lyhyt esittäytymiskierros kokouksen aluksi luo yhteenkuuluvuuden tunnetta ja lieventää mahdollisia jännitteitä. 
  4. Osallista kysymyksin
    Etätapaamisissa osa osallistujista jättäytyy helposti hiljaa taka-alalle tai osa voi tuntea, ettei heitä kuulla tai he eivät saa ilmastua omia ajatuksiaan asiasta. Kokouksen aikana on tärkeää kuulla kaikkia osallistujia. Tapaamisen järjestäjänä käy läpi säännöllisin väliajoin kaikki osallistujat ja kysyy heidän mielipiteitään. Myös chat-keskustelua voi hyödyntää osallistamiseen ja pyytä vastauksia kysymyksiin tätä kautta. 
  5. Pyydä puheenvuoroa chatin kautta
    Varsinkin isommissa etäkokouksissa puheenvuoron saaminen saattaa olla haasteellista. Microsoft Teamsin kautta tapahtuvien kokousten yhteydessä on aina viestikenttä, jonka kautta osallistujat voivat lähettää ajatuksiaan yhteiseen viestiketjuun. Jos puheenvuoron saaminen on vaikeaa, pyydä sitä viestillä, johon voi esimerkiksi kirjoittaa, mihin käsiteltävään asiaan sinulla olisi lisättävää. Kokouksen järjestäjä tai joku osallistujista huomaa viestisi ja saat kertoa ajatuksesi. 
  6. Tehokkuus ja etätapaamisen rakenne
    Liian pitkät etäkokoukset menevät helposti puuduttaviksi. Pidetään etäkokoukset sopivan lyhkäisinä, jotta ne pysyvät tehokkaina ja aktiivisina. Jos muutat kasvokkaisia tapaamisia virtuaalisiksi, mieti miten sisältö kannatta palastella; mitä materiaalia kannattaa lähettää jo etukäteen, mihin käytetään yhteistä aikaa ja mitä voidaan kommentoida vielä tapaamisen jälkeen.  Jos kokoukset tuntuvat pitkästyttäviltä, ideoikaa yhdessä uusia toimintatapoja. 
  7. Ennen lopettamista
    Kysy onko ihmisillä mielessä vielä jotain muuta aiheeseen liittyvää ja varmista tietävätkö kaikki mitä tapahtuu seuraavaksi. 

 

Ollaan luovia ja kokeillaan rohkeasti uusia tapoja. Kun keksit uuden jutun, jaa se meille muillekin, vaikka verkkoyhteisössä #timetolevelup Teamsissa. 

Liity #timetolevelup -yhteisöön!

Työkalut etätapaamiseen

Kuva ryhmätyötä tekevistä opiskelijoista / kuvaaja Aalto-yliopisto Unto RautioUnto_Rautio

Verkkokokoustyökalut – Teams ja Zoom

Työkalut videokokoustamiseen, online-kokouksiin, chattiin ja liikkuvaan työhön. Panopton avulla voi taltioida ja jakaa video- ja monimediaesityksiä, mutta se ei sovellu kokouksiin.

Palvelut
Microsoft Teams logo

Microsoft Teams kokousopas

Microsoft Teams mahdollistaa tiedostojen jakamisen, etäkokoustamisen ja pikaviestimisen niin tietokoneella kuin mobiililaitteellakin

Palvelut
Zoom software logo

Zoom pikaopas

Zoom tarjoaa viestintäohjelmiston, joka yhdistää videoneuvottelut, online-kokoukset, chatin ja mobiiliyhteistyön. Zoom on saatavana Aalto-yliopiston henkilökunnalle ja opiskelijoille.

Palvelut

Vinkkejä ja ohjeita etätyöhön

Vinkit etätyöhön

Vinkit toimivaan etätyöpäivään

Tältä sivulta löydät parhaat vinkit sujuvaan etätyöpäivään.

Palvelut
Hanging A's

Etätyön johtaminen

Vinkkejä esimiehille tiimin onnistuneeseen etätyön johtamiseen

Palvelut
Tukea osaamisen kehittämiseen etätyöskentelyn ja -johtamisen aiheista
Tätä palvelua tarjoaa:

Henkilöstöpalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu