Hankinta-asiakirjat ja -sopimusehdot

Hankinta-asiakirjojen mallipohjat

Alla olevia mallipohjia voivat kaikki yliopiston yksiköt soveltaa tehdessään tilaajavastuulain rajan (9.000 €) alittavia pienhankintoja eli nk. minihankintoja niissä tapauksissa, joissa Aalto-yliopistolla ei ole sopimustoimittajaa hankittaville tavaroille tai palveluille. Mallipohjia arvoltaan suuremmille pienhankinnoille on saatavilla hankinta-asiantuntijoilta erikseen pyytämällä. Hankinta-asiantuntijoiden yhteystiedot sekä tiedot toimittajakumppanuuksista ja sopimustoimittajista löytyvät hankintojen pääsivulta.

Huom. Business Finlandin ja EU:n rahoittamissa tutkimushankkeissa käytetään eri hankintasopimusmalleja, mistä saa lisätietoa koulun lakimieheltä.

Huom. Lue ensin seuraavat ohjeet pohjien käyttämiseen ja hankintojen jaottelusta sekä hankintasopimusten tarkastamiseen:

Huom. Ukrainan sodasta johtuen tarjouspyyntöihin ja tilauksiin tai hankintasopimuksiin tulee liittää ensimmäiseksi liitteeksi alla oleva myyjän vakuutus pakotteista ja sopimusehtojen täydennys.

Tarjouspyynnön mallipohja, erikseen tavara- ja palveluhankinnoille:

Mikäli syystä tai toisesta hintavertailua eri toimittajien välillä ei tehdä, kilpailevia tarjouksia ei pyydetä tai ei päädytä valitsemaan taloudellisinta tarjousta, tulee se perustella objektiivisesti ja dokumentoidusti. Esimerkkeinä mainittakoot tilanteet, joissa vaihtoehtoisia toimittajia ei tehdystä markkinakartoituksesta huolimatta löytynyt, tai joissa valittu tarjous on korkeammasta hinnastaan huolimatta objektiivisesti kokonaistaloudellisesti edullisin tai ”paras” tarjous. Perustelumuistio tulee liittää projektimappiin yhdessä muun hankintaan liittyvän dokumentaation kanssa. Mallina ja/tai pohjana voi käyttää seuraavaa:

Tilauksen mallipohja (tavarahankinnoille):

Hankintasopimuksen mallipohja, erikseen tavara- ja palveluhankinnoille sekä (IT-)konsultoinnille:

Hankinta-asiakirjojen esittelyn ja allekirjoittamisen prosessi

Julkaistava tarjouspyyntö, hankintapäätös (kilpailutettavissa hankinnoissa) ja hankintasopimus sekä näihin rinnastuvat asiakirjat hyväksytään ja allekirjoitetaan Aalto-yliopiston hyväksymiskäytännön mukaisesti.

Ennen asiakirjojen hyväksymistä/allekirjoittamista on varmistuttava siitä, että lakimies on tarkastanut asiakirjat niissä hankinnoissa, joiden ennakoitu arvo ylittää kansallisen kynnysarvon (60.000 €).

Kilpailutettavissa hankinnoissa hankinta-asiakirjojen saatteeksi laaditaan hankinnan esittelylomake, joka kertoo hyväksyjälle/allekirjoittajalle tiivistetysti hankinnan sisällön, arvon, riskit, valmistelijat sekä muut oleelliset seikat. Esittelylomakkeen laatii hankinnasta vastuullinen hankinta-asiantuntija.

Hankinnoissa käytettävät sopimusehdot

Aalto-yliopiston hankinnoissa käytetään lähtökohtaisesti julkisen hallinnon yleisiä sopimusehtoja. Kyseeseen voivat tulla Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Palvelut tai JYSE 2014 Tavarat. ICT-hankinnoissa voidaan käyttää myös Julkishallinnon IT-hankintojen sopimusehtoja, JIT-2015. Näitä ehtoja käyttämällä varmistetaan Aalto-yliopiston edut toimittajiin nähden. Hankinta-asiantuntijoilta saa neuvoja sopimusehtoasioissa.

Hankintoja koskeva oikaisuohje ja valitusosoitus markkinaoikeuteen

Hankintaoikaisu on hankintayksikön itsensä tekemä oikaisu hankintapäätökseen. Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Hankintaoikaisu voidaan tehdä mistä tahansa hankinnasta euromääräisestä arvosta riippumatta eli se koskee myös pienhankintoja.

Valitusmahdollisuus markkinaoikeuteen on myös puitejärjestelyiden sisällä tehtävissä kilpailutuksissa. Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Aalto-yliopistossa tarjoajille tiedoksi annettaviin hankintapäätöksiin (kilpailutettavissa hankinnoissa) tulee liittää Hankintoja koskeva oikaisuohje ja valitusosoitus: