Akateeminen vierailija
Ketkä ovat akateemisia vierailijoita ja lyhytaikaisia akateemisia vierailijoita
Akateeminen vierailija on henkilö, jonka vierailun päämäärä on akateeminen, kuten tutkimus-, taiteellinen tai opetustoiminta. Akateeminen vierailija ei ole Aallon työntekijä eikä opiskelija. Lyhytaikainen akateeminen vierailija on henkilö, joka vierailee Aallossa akateemisissa tarkoituksissa, jonka vierailu kestää vain lyhyen aikaa ja jolle myönnetään vain rajatut käyttöoikeudet Aallon tiloihin.
Akateeminen vierailija
Akateeminen vierailija on henkilö, joka vierailee Aallossa akateemisessa tarkoituksessa (esim. tutkimus, taiteellinen tai opetustoiminta) enintään kahden vuoden ajan.
Vierailija:
- on sidoksissa toiseen akateemiseen tai tutkimuslaitokseen, yritykseen, valtion virastoon, voittoa tavoittelemattomaan järjestöön tai toimii omarahoitteisesti (esim. apurahan saaja)
- ei ole Aallon työntekijä
- saa yksilölliset käyttöoikeudet Aallon tiloihin, tutkimusinfrastruktuuriin ja/tai mahdollisuuden hyödyntää Aallon resursseja tutkimus- tai taiteelliseen toimintaan (mukaan lukien Aalto-tunnus)
Akateemiselle vierailijalle voidaan myöntää rajoitettu pääsy valittuihin Aallon tiloihin ja infrastruktuuriin, kuten laboratorioihin, sekä Aalto-tunnus. Henkilö, jolle myönnetään ainoastaan Aalto-tunnus (virtuaalinen akateeminen vierailija), katsotaan myös akateemiseksi vierailijaksi. Jos vierailua on tarpeen jatkaa alkuperäisen jakson päätyttyä, hyväksymisprosessi tulee käydä uudelleen.
Joissakin tapauksissa akateemisen vierailijan hyväksymisestä päättää provosti. Päätöksenteon yhteydessä tehdään tapauskohtainen riskiarvio, joka kattaa pakotteet, vientivalvonnan ja tutkimusturvallisuuden noudattamisen. Arvio perustuu useisiin tekijöihin, jotka on kuvattu tarkemmin Aallon vierailijaohjeissa
Lyhytaikainen akateeminen vierailija
Lyhytaikainen akateeminen vierailija on henkilö, joka vierailee Aallossa enintään neljän viikon ajan osallistuakseen tutkimukseen, taiteelliseen työhön tai opetukseen. Yleensä lyhytaikainen vierailija on tutkija, joka saapuu seminaariin, konferenssiin tai väitöstilaisuuteen Otaniemeen ja viipyy muutaman ylimääräisen päivän suunnitellakseen uutta tutkimusta, julkaisuja tai vaihtaakseen ajatuksia Aaltolaisten kanssa yhteisistä kiinnostuksenkohteista.
Lyhytaikaiselle akateemiselle vierailijalle myönnetään rajattu pääsy tiettyihin Aallon tiloihin, lukuun ottamatta laboratorioita, eikä hänelle anneta Aalto-tunnusta.
Huomaa, että jos henkilölle ei tarvitse myöntää kulkuoikeuksia Aallon tiloihin, häntä ei pidetä lyhytaikaisena akateemisena vierailijana, eikä Aallon vierailijaohjeet koske häntä. Mikäli henkilö oleskelee tiloissa, jotka eivät ole avoimia yleisölle, hänen tulee olla Aallon työntekijän seurassa.
Hostin vastuut
Kaikilla vierailijoilla tulee olla vastuuhenkilö (host), joka on yleensä Aallon professori. Erityistapauksissa myös lehtorit ja muut pysyvässä akateemisissa työsuhteessa olevat (ei post docit yms.) voivat toimia vierailijan vastuuhenkilönä. Tällöin hyväksyntä menee vierailijaprosessin kautta. Hostin vastuut vaihtelevat tilanteen mukaan ja sisältävät:
- vierailijan opastamisen ja perehdyttämisen Aaltoon
- akateemisen vierailijan kohdalla: Host-lomakkeen täyttäminen, vierailijalomakkeen täytön varmistaminen, ajantasaisen ansioluettelon toimittaminen sekä tarvittaessa lisätietojen antaminen provostin päätöksenteon tueksi
- lyhytaikaisen akateemisen vierailijan kohdalla: vierailun toteutettavuuden tarkistaminen ja kulkuoikeuden tilaaminen
- provostin hyväksynnän pyytäminen ennen kutsukirjeen lähettämistä, jos vierailijalla on kytkös Aallon vierailijaohjeissa mainittuun maahan.
Käytännön toimenpiteet, jotka hostin on toteutettava
Lyhytaikaista akateemista vierailijaa koskevat ohjeet löytyvät Akateemisten vierailijoiden toimintaohjeista (toimintaohjeet ovat englanniksi, Aalto Guidelines for Academic Visits) sivulta 5.
Professorin vastuulla on tarkistaa lyhytaikaisen akateemisen vierailun mahdollisuus ennen kuin hän tilaa vierailijalle kulkuluvan. Huomaathan, ettei tarkastuksen tulosta tarvitse raportoida kenellekään. Ohjeet lyhytaikaisen akateemisen vierailijan tunnuksen tilaamiseksi löytyvät sivustolta Tunnisteen käyttöönotto: Lyhytaikainen vierailija. Lähettäessäsi sähköpostia tila- tai talovastaavalle kulkutunnisteen tilaamiseksi, liitä lähi-HR sähköpostiin cc:ksi.
Akateemisia vierailijoita koskevat ohjeet löytyvät Akateemisten vierailijoiden toimintaohjeista (toimintaohjeet ovat englanniksi, Aalto Guidelines for Academic Visits) sivulta 6. Huom! Akateemisten vierailijoiden pakotetarkastuksissa on tauko 20.12.2024–6.1.2025.
Täytä Host-lomake ja lähetä se lähi-HR:lle. He auttavat sinua prosessin käynnistäisessä.
Hyväksynnän pyytämiseen liittyvät ohjeet ennen kutsukirjeen lähettämistä löytyvät Akateemisten vierailijoiden toimintaohjeista (englanniksi Aalto Guidelines for Academic Visits), sivulta 8.
Vierailijasopimus akateemisille vierailijoille
Vierailijasopimus voidaan allekirjoittaa vasta, kun akateemiselle vierailulle on saatu hyväksyntä Akateemisten vierailujen toimintaohjeiden mukaisesti.
Akateemiset vierailut sovitaan aina määräajaksi. Vierailijalla ei ole työsuhdetta Aaltoon, joten hänen asemansa eroaa huomattavasti Aallon työntekijän asemasta. Vierailija ei ole myöskään Aallon opiskelija. Tämän vuoksi on välttämätöntä, että molempien osapuolten roolit, velvollisuudet ja vastuut sovitaan vierailijasopimuksessa. Lisäksi on määriteltävä laitteet, tarvikkeet, palvelut, työtilat jne., joita vierailija käyttää.
Aallolla ei ole työnjohto-oikeutta vierailijaan, eikä vierailijalla ole työntekijän oikeuksia. Älä siis käytä vierailusopimusta työsopimuksen korvikkeena.