Palvelut

Aalto-yliopiston julkaisualustan käyttö julkaisun kokoamiseen ja tilaamiseen

Tästä löydät ohjeet Aalto-yliopiston julkaisualustan käyttöön.
Aalto BIZ researchers, photo Aino Huovio

Pikaopas alustan käyttöön

  1. Kirjaudu julkaisualustaan Aallon tunnuksillasi: https://automation.digtator.fi/aalto
  2. Valitse julkaisuasi vastaavan julkaisutyypin pohja.
  3. Aloita täyttämällä julkaisun vaihtoehdot.
  4. Täytä julkaisun tiedot.
  5. Täytä kansi- ja nimiösivujen tiedot.
  6. Lataa sisältö yhtenä tai useana pdf-tiedostona alustaan.
  7. Kun olet saanut kaikki julkaisun osat päätökseen, tallenna ne ostoskoriin (Save to Cart).
  8. Aseta tilaus ostoskoriin napsauttamalla ”Go to Order”. Täytä kaikki asiaankuuluvat toimitus- ja laskutusvaihtoehdot.
  9. Tarkista alustalla luotu luonnosversio ja tee tarvittavat korjaukset.
  10. Hyväksy lopullinen tilaus.

Välitallentaminen

Julkaisusta voi tallentaa osia milloin vain ja jatkaa työtä myöhemmin. Kansien ja nimiösivujen tiedot kannattaa tallentaa aina silloin tällöin alustaa käytettäessä. Jos julkaisualustalla jätetään sivu auki, kun tietokonetta ei käytetä, järjestelmä voi turvallisuussyistä edellyttää uudelleenkirjautumista, ja kaikki tallentamattomat tiedot menetetään.

Esikatselu

Kansi- ja nimiösivujen tietoja ja ulkonäköä voi esikatsella napsauttamalla ”Update” tai ”PDF Preview”. Huomaa, että esikatselu ei näytä (painetun) julkaisun kuvien laatua. Tarkista huolellisesti, että kaikki tarvittavat tiedot ovat oikeassa muodossa. Kun kenttiin tehdään korjauksia, ne saa näkyviin napsauttamalla ”Update”.

Editointi

Mene ostoskorinäkymään ja jatka julkaisusi muokkaamista napsauttamalla ”Edit”. Työtä voi muokata niin monta kertaa kuin haluat ennen tilauksen tekemistä.

Julkaisualusta: prosessin kaavio (pdf)

Julkaisualusta

Aalto-yliopiston tililläsi pääset Aallon julkaisualustaan suoraan: https://automation.digtator.fi/aalto

Julkaisualustaan kirjaudutaan kertakirjautumisjärjestelmällä (Shibboleth, HAKA Login). 

Julkaisun teknisessä ylläpidossa voi virallisesti käyttää seuraavia: Internet Explorer 8, suositeltu versio 9 tai uudempi; Safari 4, suositeltu versio 5 tai uudempi ja Firefox 4, suositeltu versio 8 tai uudempi.

Lisätietoja voit kysyä [email protected]

Huomioon otettavat asiat

Kiinnitä julkaisujen tuotannossa ja tilaamisessa huomiota kaikkiin korkeakoulun ja itse laitoksen ohjeisiin. Selvitä, ketkä vastaavat laitoksellasi julkaisuihin liittyvistä asioista.

Varaa riittävästi aikaa julkaisun valmisteluun. Tarkista sähköiset vedokset viipymättä. Katso ohje painoaikataulusta. Ota huomioon vedosten ja painamisen aikataulu: tilaaja saa vedokset kolmen työpäivän kuluessa tilauksen tekemisestä ja painaminen vie enintään seitsemän työpäivää vedosten hyväksymisestä alkaen. Jos julkaisu on jostakin syystä saatava viimeistellyksi tavallista tiukemmassa aikataulussa, valmistaudu maksamaan lisämaksu. Muista ottaa tohtorinväitöskirjojen osalta huomioon aika, joka tarvitaan väitöksen julkiseen esillepanoon ennen julkista tarkastusta.

Kun olet lähettänyt tilauksen, se toimitetaan painoon. Koska tämä on maksullinen palvelu, tee tilaus vasta, kun sisältö on täysin valmis ja kaikki julkaisuun liittyvät asiat ovat selviä. Julkaisualustaa voidaan verrata verkkokauppaan. Kuten kaikissa verkkokaupoissa, sen käytön tarkoituksena on tilauksen tekeminen ja tuotteesta maksaminen.

Julkaisulle annetaan ISBN-numero(t) ja sarjanumero, kun sen tilaus on hyväksytty. Niitä ei siis tarvitse pyytää missään vaiheessa.

Jos tuotat julkaisustasi vain sähköisen version, älä valitse painetun version vaihtoehtoa ”Printed version” kansi- ja nimiösivuille. Jos taas haluat tehdä vain painetun julkaisun, älä valitse vaihtoehtoa ”PDF version”.

Kaikista julkaisuista tuotetaan sähköinen versio (pdf) arkistointia varten. Tekijän luvalla julkaisu tulee myös saataville verkkoon.

Julkaisualustan käyttäminen

1. Julkaisupohjan valinta

Kun olet kirjautunut julkaisualustaan, valitse ensimmäisestä näkymästä julkaisuasi vastaavaan julkaisutyypin pohja. Julkaisupohjia on kuusi:

  1. Tekniikan korkeakoulujen väitöskirjapohja
  2. Kauppakorkeakoulun ja taiteen ja suunnittelun korkeakoulun väitöskirjapohja
  3. Raportti
  4. Toimitettu teos
  5. Opiskeluaineisto
  6. Valmisteluasiakirjat

Julkaisun tyypeissä voi olla alatasoja, jotka määritetään kansinäkymän alareunassa alustan kentässä ”Level”.

Raporteille, opiskeluaineistolle, toimitetuille teoksille ja valmisteluasiakirjoille on valittava kansia laadittaessa sarja, joka perustuu julkaisun sisältöön. Rinnakkaisia suomen- ja englanninkielisiä sarjoja on neljä. Sekä englannin- että suomenkieliset väitöskirjat julkaistaan tohtorinväitöskirjojen sarjassa. 

2. Tietojen täyttäminen julkaisua varten (Publishing Options)

Kun olet valinnut julkaisutyypin pohjan, jatka täyttämällä kaikki julkaisuvaihtoehtojen asiaankuuluvat tiedot:

  • Korkeakoulu ja laitos (vapaaehtoinen)
  • Julkaisun kieli
  • Jos kyse on väitöskirjasta: väitöskirjan tyyppi (monografia-, essee- vai artikkeliväitöskirja)
  • Sähköinen versio ja/tai painettu (Huom! Väitöskirjoissa painettu versio on pakollinen.)
  • Painettujen kappaleiden määrä: Huomaa, että painotalo lähettää automaattisesti 1 kappaleen julkaisustasi kirjastoon ja arkistoon. Tämä kappale on otettava huomioon painettuja kappaleita tilattaessa.
  • Värillisinä painettavat sivut: Tilausvaiheessa on ilmoitettava niiden sivujen määrä, jotka haluat painattaa värillisinä. Sivut ilmoitetaan sivunumeroina sisältö-pdf:ssä. Jos julkaisu sisältää artikkelien kaltaisia osia, sivumäärä voidaan ilmoittaa seuraavasti: ”Artikkeli 1: s. 123–10, 145; Artikkeli 2: s. 50, 57”. Jos koko sisältö tai peräkkäisiä sivuja aiotaan painaa nelivärisenä, on ilmoitettava ensimmäisen ja viimeisen sivun numerot, esim. 1–150 ja 55–60.
  • Aikataulu (julkaisun toivottu valmistumispäivä)
  • Väitöskirjat: Julkaisun hyväksymispäivä ja väitöspäivä
  • Muut julkaisut kuin väitöskirjat: annetaan myös yksikön johtajan / ohjaajan nimi, joka on antanut luvan sen julkaisulle kyseisessä sarjassa.

3. Julkaisutiedot (Publication Info)

Kun olet täyttänyt kaikki asiaankuuluvat tiedot julkaisuvaihtoehtoihin, jatka täyttämällä yleiset julkaisutiedot. Nämä tiedot tarvitsee täyttää vain kerran, ja ne jäljennetään automaattisesti julkaisun eri osiin.

4. Kansien tekeminen

Jatka kansien valmisteluun joko napsauttamalla näytön vasenta puolta tai käyttämällä seuraavan vaiheen toimintoa Next Step. Anna tiedot avautuviin kenttiin sekä etu- ja takakansista (Front cover interleaf, Back cover interleaf) että selkämyksestä (Spine interleaf). Takakannessa voi olla enintään tuhannen merkin (välilyönnit mukaan luettuina) pituinen esittely.

Kannet ja värit

Kun annat tietoja näihin kenttiin, voit myös valita julkaisusi värijärjestelmän. Alustalla kansien värit ovat parhaiten näkyvissä pdf:n esikatseluversiossa.

Kuvien ja tunnusten liittäminen kansiin

Tohtorinväitöskirjojen, raporttien ja toimitettujen teosten etukanteen voi lisätä kuvan. Huomaa, että kuvan käyttöön tarvitaan tekijänoikeuden haltijan lupa. Voit käyttää mitä tahansa kuvaa, joka soveltuu sisältöön ja valittuun kannen väriin. Kuvaa ei tarvitse lisätä.

Käytä pdf- tai jpg-tiedostoa (tai tiff-muotoa) vähimmäisresoluutiolla 300 dpi ja väriasetusta CMYK valinnan mukaan. Väitöskirjan kannen kuvien vähimmäisresoluutio on 250–300 dpi. Käsittele ja rajaa kuvaa ennen lataamista. Kuvaa (ja kannen väriä) voi vaihtaa ennen lataamista niin monta kertaa kuin haluat.

Jos haluat, on mahdollista (ei väitöskirjoissa) panna takakanteen 1–4 kumppanien tunnusta (Logos interleaf).

5. Tietojen täyttäminen nimiösivuja ja abstrakteja varten

Anna kaikki tiedot nimiösivuja ja abstrakteja varten aukeavissa kentissä. Tekniikan korkeakouluilla on omat nimiösivuasiakirjansa tohtorinväitöskirjoja varten, ja kauppakorkeakoululla ja taiteen ja suunnittelun korkeakoululla on eri versio. Huom. Julkaisijan sijainti painetun version ja pdf-version abstraktisivuilla on Helsinki, koska Aalto-korkeakoulusäätiön kotipaikka on Helsinki.

Nimiösivuja on 4–6 sivua, joista sivut 4 ja 6 tai abstraktisivujen takasivut ovat tyhjiä. On suositeltavaa leikata ja liimata abstraktit (enintään 2 800–3 000 merkkiä välilyönnit mukaan luettuina) alustalle vain tekstinä, joka on laadittu Notepadissa tai muussa tekstinkäsittelyohjelmassa. Muissa julkaisuissa kuin tohtorinväitöskirjoissa abstraktisivut voidaan jättää pois, mutta niiden sisällyttäminen on suositeltavaa.

Nimiösivujen tiedot saa näkyviin napsauttamalla ”Update” tai ”PDF Preview”. Tarkista huolellisesti, että kaikki tarvittavat tiedot julkaisun ensimmäisillä sivuilla ovat oikeassa muodossa. Kun kenttiin tehdään korjauksia, ne saa näkyviin napsauttamalla ”Update”. Kun nimiösivut on tehty valmiiksi, tallenna ne ostoskoriin.

6. Tietojen kerääminen Acris-tutkimustietojärjestelmään

Julkaisualustan kautta kerätään tietoja mm. väitöskirjan valvojista, ohjaajista, esitarkastajista ja vastaväittäjistä Aaltodoc-julkaisuarkistoa ja Acris-tutkimustietojärjestelmää varten. Tallenna julkaisualustalle nimitietojen lisäksi tiedot myös organisaatioista (Aalto-yliopiston henkilökunta – yliopisto ja laitostaso, Aalto-yliopiston ulkopuoliset – yliopistotaso tai yrityksen nimi). Mikäli valvojana ja ohjaajana toimii sama henkilö, tallenna tieto molempiin kenttiin. Organisaatiotietojen avulla nimi yhdistyy oikeaan henkilöön Acriksessa.

Esim.

Professor First Name Surname, Aalto University, Department of Acoustics

PhD First Name Surname, VTT Technical Research Centre of Finland Ltd

Professor First Name Surname, Humboldt University of Berlin

7. Sisällön lataaminen

Lataa sisältö yhtenä tai useana pdf-tiedostona alustaan. Varmista ennen pdf-tiedoston lataamista, että sisältö on täysin valmis. Huomaa, että painotalo veloittaa lisämaksun, jos lataat useita sisältöä sisältäviä pdf-tiedostoja. Nimeä myös tiedostot käyttämällä loogista järjestystä, esimerkiksi numerointia. Näin painotalo ymmärtää helpommin järjestyksen, jossa niiden on määrä näkyä lopullisessa julkaisussa. Lopuksi tallenna myös nämä toimenpiteet ostoskoriin.

Aallon sarjojen julkaisut ovat B5-koossa lukuun ottamatta valmisteluasiakirjoja, jotka ovat A4-kokoisia. Sisällön voi kuitenkin myös tuottaa A4-koossa, koska se pienennetään B5-kokoon painettaessa. Pienentäminen on otettu huomioon jäljempänä olevissa suositelluissa Word- ja Latex-pohjissa.

Sisällön asettelu ja pohjat (templatet)

Katso Väitöskirjan julkaiseminen.

Erikoismerkit otsikoissa ja abstrakteissa

Jos julkaisusi otsikoissa tai abstraktissa on (matemaattisia) erikoismerkkejä, kopioi kyseessä oleva otsikko ja abstrakti yhteen PDF-tiedostoon ja lähetä se sähköpostitse osoitteeseen [email protected] Kirjoita viestiin ohjeet merkkien sijoittamisesta. Tästä palvelusta veloitetaan maksu. – Huom. Julkaisualustalla abstrakteihin voi kirjoittaa ala- ja yläindeksejä.

Jos käytät LaTeXia, voit ladata abstraktin, jossa on erikoismerkkejä, julkaisualustalle. Tee abstraktista oikeankokoinen Aalto-sarjan LaTeX-mallilla (linkki edellä) luokkavaihtoehdolla ”abstracts”. Valitse mallin uusin versio ja lue asiakirjat huolellisesti ja tutustu myös esimerkkiin.

8. Tilauksen tekeminen

Kun kaikki julkaisun osat ovat ostoskorissa, voit tehdä tilauksen:

  1. Siirrä tilaus ostoskoriin napsauttamalla ”Go to Order”. Anna sitä ennen huolellisesti kaikki tietosi profiiliin ja yhteystietoihin.
  2. Anna puhelinnumerosi ja kaikki muut tarvittavat toimitus- ja laskutustiedot. Voit antaa tarvittaessa lisätietoja käyttämällä toimituksen ja laskutuksen lisäohjekenttiä.
  3. Kun olet täyttänyt toimitus- ja laskutustiedot, napsauta seuraavaa vaihetta. Ostoskorinäkymässä lähetä tilauksesi napsauttamalla ”Tee tilaus” (Place Order). Tilauksesta lähetetään sinulle vahvistusviesti sähköpostiin.
  4. Mene tilauksiin ja lataa luonnosversio napsauttamalla linkkiä ”Draft version”. Tarkasta, onko luonnoksessa typografisia virheitä tai muutettavia asioita. Huomaa, että tämä luonnos voi olla hyvin erilainen kuin painotalosta saatava virallinen sähköinen vedos. 
  5. Hyväksy tilauksesi, ja se jatkaa painotaloon.

Huom. Julkaisualustaa käytettäessä tilaukset on toimitettava yksi kerrallaan. Mikäli ostoskorissasi on tiedostoja useampaa kuin yhtä julkaisua varten, käytä Hold-toimintoa, jolla voit säilyttää myöhemmäksi aineistot, jotka eivät kuulu ensimmäiseen julkaisuun, jonka aiot lähettää tilattavaksi. Kun olet toimittanut tilauksen ensimmäisestä julkaisusta, voit siirtää toisen julkaisun aineistot takaisin ostoskoriin toiminnolla Move to Cart.

9. Julkaisun luonnosversion katselu ja tilauksen hyväksyminen

Tilaus on hyväksyttävä ennen kuin sen voi lähettää painettavaksi. Hyväksyessäsi voit tarkastaa alustan luomasta luonnosversiosta, onko julkaisussasi esimerkiksi typografisia virheitä tai asioita, joita haluaisit muuttaa sisällöstä:

  1. Lataa tilausnäkymässä esikatseluversio napsauttamalla luonnosversion linkkiä ”Draft Version”.
  2. Jos haluat tehdä tilaukseesi muutoksia: Napsauta ”Review” ja sitten ”Make changes”
  3. Jos haluat päättää tilauksen ja toimittaa sen julkaistavaksi: Napsauta ”Review” ja sitten ”Submit for publishing”

Huomaa, että tämä julkaisualustan automaattisesti luoma luonnosversio ei ole sähköinen vedos! Näin ollen luonnosversio ei vastaa sähköistä vedosta, jonka saat painotalosta myöhemmin sähköpostitse (esim. artikkeliväitöskirjassa artikkelien marginaalit voivat näyttää luonnosversiossa vääriltä, mutta ne korjataan käsin painotalossa). Luonnosversiosta on tarkoitus tarkastaa vain esimerkiksi typografiset virheet.

10. Vedosten tarkastaminen

Unigrafia lähettää sinulle kolmen työpäivän kuluessa sähköpostitse täydellisen julkaisun sähköiset vedokset (pdf) tarkastettaviksi. Jos käytät toista painotaloa, niin tarkista vedoksen aikataulu painolta.

Tuki julkaisualustan käytössä

Tätä palvelua tarjoaa:

Oppimispalvelut

Löysitkö tästä tarvitsemasi tiedon? Jos et, ota meihin yhteyttä.
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu