Perustieteiden tohtoriohjelma

Perustieteiden korkeakoulu on mukana seuraavissa tohtorinkoulutusverkostoissa:

Brain & Mind
CMMP- Network in Condensed Matter and Materials Physics
Doctoral Education Network in Systems Analysis, Decision Making and Risk Management
ENNUSTE - Doctoral Education Network in Nuclear Science and Technology
HICT - Helsinki doctoral education network in information and communications technology
Nordic IoT Hub - Nordic collaboration in Industrial IoT

Yliopisto tukee vahvasti kansainvälisesti yhteisohjattuja tohtoriopintoja eli ns. Cotutelle-sopimuksia. Yhteisohjausjärjestelyt, nk. cotutelle-sopimukset, koskevat yhden opiskelijan tohtorin tutkintoon sisältyviä opintoja ja tutkimustyön ohjausta. Opiskelijalle myönnetään tällöin kahden yliopiston tutkinto ja annetaan tutkintotodistus molemmista yliopistoista.

Aalto-yliopiston tutkimus- ja opetustyön tavoitteena on korkea kansainvälinen laatu, ja kansainvälinen yhteistyö onkin tärkeä osa Aalto-yliopiston tohtorinkoulutusta. Väitöskirjan yhteisohjaus on yksi tapa tehdä yhteistyötä kansainvälisten yliopistojen kanssa. Yhteisohjaus sopimuksen eli Cotutelle-sopimuksen puitteissa opiskelija voi suorittaa opintoja toisessa yliopistossa ja lisäksi väitöskirjalla on vastuuprofessori myös toisesta yliopistosta. Yhteisohjauksen tulee perustua aitoon tieteelliseen yhteistyöhön, ja sen tulee tuottaa työlle lisäarvoa sekä nostaa tutkimuksen laatua.

Tohtorikoulutettavan yhteisohjauksen periaatteet Aalto-yliopistossa

Tohtorikoulutettavan yhteisohjauksesta voidaan sopia sellaisen yliopiston kanssa, jonka tohtorinkoulutus vastaa laadullisesti Aalto-yliopiston tohtorinkoulutusta. Yhteistyöyliopiston tulee olla oman maansa tai korkeakoulujärjestelmänsä mukaisen asianomaisen viranomaisen virallisesti tunnustama tai akkreditoima. Yhteisohjausjärjestelyn tulee perustua aitoon tutkimusyhteistyöhön Aalto-yliopiston ja yhteistyöyliopiston välillä sekä tuoda lisäarvoa tutkimustyöhön. Yhteisohjauksesta sovitaan opintojen alkuvaiheessa ja siitä laaditaan aina kirjallinen sopimus. Suositeltavaa on käyttää liitteenä olevaa sopimusmallia, johon voiidaan tarvittaessa tehdö muutoksia.Yhteisohjauksen aloittamisesta tulee keskustella korkeakoulun dekaanin sekä tohtoriohjelman edustajien ja laitosjohtajan kanssa ennen sopimusluonnoksen laatimista. Yhteisohjausta suunniteltaessa on suositeltavaa tehdä vertailu kummankin yliopiston tohtorinkoulutusprosessista, jotta niiden eroavuudet olisivat jo suunnitteluvaiheessa tiedossa ja tutkintovaatimusten ja koulutusprosessin yhteensovittamisesta voidaan sopia sopimuksessa. Väitöskirjan esitarkastusprosessista
tulee sopia yksityiskohtaisesti.

Päätoiminen jatko-opiskelu

Päätoimiset jatko-opiskelijat suunnittelevat jatko-opintonsa siten, että heidän on mahdollista saada tohtorin tutkinto valmiiksi neljän vuoden kuluessa jatko-opinto-oikeuden myöntämisestä. Päätoimisiin jatko-opintoihin hakevalla tulee olla jatko-opintoihin osoitettu rahoitus (esimerkiksi työnantajan rahoitus, projektirahoitus tai apuraha). Aalto-yliopiston ulkopuolella työskentelevän tulee liittää hakemukseen työnantajan (esimiehen) todistus päätoimisesta opiskelumahdollisuudesta (vähintään 80% työajasta voidaan käyttää opintoihin).

Hakuajat 2020

Hakuajat 2021

Koskevat myös sivutoimisia hakijoita, pois lukien tuotantotalouden tutkimusalalle sivutoimista jatko-opinto-oikeutta hakevat.

Sivutoiminen jatko-opiskelu

Sivutoimisia jatko-opiskelijoita ovat ne henkilöt, joiden osalta yllä esitetyt päätoimisen opiskelijan edellytykset eivät täyty. Tähän ryhmään kuuluvat muun muassa sellaiset tohtorikoulutettavat, joilla on päätoimi muualla kuin Aalto-yliopistossa. Sivutoimiset jatko-opiskelijat suunnittelevat opintonsa siten, että tohtorin tutkintoon kuluva aika on enintään kahdeksan vuotta.

Sivutoimiseksi hakevien kohdalla suositellaan keskustelua siitä, liittyykö tutkimus läheisesti hakijan omaan työhön ja millaisia mahdollisuuksia työnantajalla on tukea intensiivisiä tohtoriopintoja työn ohessa.

Hakuajat 2020

Sivutoimista jatko-opinto-oikeutta voi hakea vuonna 2020 vain kaksi kertaa vuodessa, maaliskuussa ja syyskuussa. Syyskuun hakuaika on päättynyt 21.9.2020, ja päätökset opinto-oikeuksista tehdään marraskuussa.

Hakuajat 2021

Vuonna 2021 sivutoimista jatko-opinto-oikeutta voi hakea kerran kuussa kuten päätoimista jatko-opinto-oikeuttakin (ks. hakuajat yllä), pois lukien tuotantotalouden tutkimusalalle sivutoimista jatko-opinto-oikeutta hakevat.

Tuotantotalouden tutkimusalan hakijat

Päätoimista jatko-opinto-oikeutta voi hakea tuotantotalouden tutkimusalalle kerran kuussa. Määräajat hakemuksille ovat samat kuin muiden tutkimusalojen hakijoille, ks. hakuajat yllä.

Hakuajat 2020: sivutoimiset hakijat tuotantotalouden tutkimusalalle

Sivutoimista jatko-opinto-oikeutta voi hakea vuonna 2020 kaksi kertaa vuodessa, maaliskuussa ja syyskuussa. Syyskuun hakuaika on päättynyt 21.9.2020, ja päätökset opinto-oikeuksista tehdään marraskuussa.

Hakuajat 2021: sivutoimiset hakijat tuotantotalouden tutkimusalalle

Hakemusten käsittelyajat

Vain täydelliset hakemukset käsitellään. Hakemuksen täydentäminen saattaa vaikuttaa käsittelyajankohtaan. Jatko-opinto-oikeus kirjataan alkamaan samalla päivämäärällä kun jatko-opinto-oikeus on myönnetty, mutta opinto-oikeus kirjataan vasta sen jälkeen kun hakija on ottanut tarjotun paikan vastaan. Hakijalla on neljä viikkoa aikaa ottaa vastaan hänelle tarjottu opiskelupaikka.*

*Huomioitavaa:

1.8.2016 alkaen hyväksytty hakija voi ottaa vastaan vain yhden suomalaiseen korkeakoulututkintoon johtavan opiskelupaikan samana lukukautena alkavasta koulutuksesta (yliopistolaki 558/2009).

Säännös koskee yliopistojen myöntämiä kandidaatin, maisterin, lisensiaatin ja tohtorin tutkintoja sekä ammattikorkeakoulututkintoja. Syyslukukausi alkaa 1.8. ja päättyy 31.12., kevätlukukausi alkaa 1.1. ja päättyy 31.7. Hyväksytty hakija ei voi ottaa vastaan toista opiskelupaikkaa samana lukukautena alkavasta koulutuksesta siinäkään tapauksessa, että siirtää opintojen aloittamista tai keskeyttää opinnot.

Yleinen hakukelpoisuus määritellään yliopistolaissa (Yliopistolaki 558/2009, 37§) ja Aalto-yliopiston opiskelijavalinnan valintaperusteissa vuodelle 2020. Tieteelliseen jatkotutkintoon johtaviin opintoihin Perustieteiden tohtoriohjelmassa voidaan ottaa opiskelijaksi henkilö, joka on suorittanut:

• soveltuvan suomalaisen ylemmän korkeakoulututkinnon;
• soveltuvan suomalaisen ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon; tai
• soveltuvan ulkomaisen koulutuksen, joka asianomaisessa maassa antaa kelpoisuuden vastaaviin korkeakouluopintoihin.

Ulkomaisten tutkintojen hyväksyminen jatkotutkinnon pohjaksi

Ulkomailla suoritetun tutkinnon hakukelpoisuuden edellytyksenä on, että se antaa asianomaisessa maassa kelpoisuuden vastaaviin opintoihin. Ulkomailla suoritettujen tutkintojen hyväksymisen lähtökohtana on pääsääntöisesti vähintään neljän vuoden laajuiset opinnot, joihin sisältyy pro gradu -tyyppinen opinnäyte ja joiden korkeakoulu arvioi antavan riittävät valmiudet jatko-opintojen suorittamiseen Perustieteiden korkeakoulussa. Eurooppalaisten tutkintojen hyväksymisessä jatkotutkinnon pohjaksi on yleislinjauksena Bolognan prosessin mukaisesti (3+2 vuotta) suoritettu yliopistotutkintoyhdistelmä.

Mikäli hakijan tutkinto tai koulutus poikkeaa edellä kuvatusta, mutta antaa kelpoisuuden jatko-opintoihin tutkinnon tai koulutuksen antaneessa maassa, tulee hakijan toimittaa todistus jatko-opintokelpoisuudestaan koulutuksen antaneesta maasta.

Ylempien AMK-tutkintojen hyväksyminen jatkotutkinnon pohjaksi

Suomessa ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon soveltuvalla alalla suorittaneiden hakijoiden kohdalla korkeakoulu harkitsee tapauskohtaisesti hakijan edellytykset suorittaa tohtorintutkinto menestyksekkäästi. Mikäli korkeakoulu katsoo, että ylemmän amk-tutkinnon soveltuvalla alalla suorittanut hakija voi saavuttaa edellytykset tohtorintutkinnon suorittamiseksi, hakijalle määrätään riittävä määrä täydentäviä opintoja, jotka mahdollistavat jatko-opintojen aloittamisen. Täydentävien opintojen määrä saa kuitenkin olla korkeintaan 60 ECTS. Mikäli täydentävien opintojen määrä kasvaa liian suureksi, hakija ohjataan suorittamaan yliopistotasoinen maisterintutkinto ennen jatko-opinto-oikeuden hakemista. Jatko-opintoedellytyksiä arvioidessaan ja täydentäviä opintoja määrätessään korkeakoulu huomioi, että ylempien amk-tutkintojen laajuus on 60-90 ECTS, kun taas maisterintutkinnon laajuus yliopistossa on 120 ECTS.

Ulkomailla soveltuvalta alalta ylempää amk-tutkintoa vastaavan tutkinnon suorittaneisiin hakijoihin sovelletaan samoja periaatteita kuin Suomessa ylemmän amk-tutkinnon suorittaneisiin hakijoihin.

Hakijan akateemisen arvioinnin suorittaa hakijan toivomasta tutkimusalasta vastaava jatko-opintojen tutkimusalueen professori (vastuuprofessori). Hakijaa arvioi myös tohtorinkoulutusneuvosto. Tohtoriohjelma voi tarvittaessa pyytää laitosta arvioimaan hakijaa.

Hakijalta vaaditaan

1. riittävät perustiedot haetulta tutkimusalalta, hankittuna esimerkiksi pääaineen opinnoissa tai syventävän tason opinnoissa osana ylempää korkeakoulututkintoa. Tarvittaessa korkeakoulu asettaa hakijalle esitietovaatimuksia, joita voi suorittaa esimerkiksi tekemällä ylempään korkeakoulututkintoon kuuluvia kursseja.
2. riittävät perustiedot tukemaan väitöskirjatyön tekemistä ja väitöskirjan kirjoittamista
3. erinomainen suomen, ruotsin tai englannin kielen taito (lisätiedot alla, ks. "Kielitaidon osoittaminen").

Arvosanakriteerit

1. Opinnäytteen arvosana on oltava vähintään 4/5.
2. Tohtorin tutkinnon pohjana olevan ylemmän korkeakoulututkinnon kurssien painotettu keskiarvo ilman opinnäytettä on oltava vähintään 3,5/5.
   • Tohtorin tutkinnon pohjana oleva pääaine on oltava suoritettu vähintään keskiarvolla 3,0/5, mikäli ylempi korkeakoulututkinto on suoritettu vuoden 1995 tai aikaisemman tutkintosäännön mukaan (jolloin alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa ei eroteltu)

Yllä olevista valintakriteereistä voidaan poiketa vastuuprofessorin perustellun kirjallisen lausunnon perusteella.

Menestyksekkäällä hakijalla pitää olla erinomaiset suomen, ruotsin, tai englannin kielen taidot. Kaikkien kansanvälisten hakijoiden pitää osoittaa kielitaitonsa englannin kielessä. Hakijoiden tulee liittää virallinen kielitestitodistus hakemukseensa.

Hyväksyttävät englannin kielen kielitestit ja niiden vähimmäisvaatimukset ovat (Aalto-yliopiston valintaperusteet vuodelle 2020):

1. IELTS (Academic): 6.5 ja kirjoitusosio 5.5
2. TOEFL:
   • IBT (Internet-based Test): 92 ja kirjoitusosio 22 tai
   • PDT (Paper-delivered Test): lukemisosio 22, kuunteluosio 22 ja kirjoitusosio 24
3. C1 Advanced, ent. Cambridge Certificate in Advanced English: A,B tai C
4. C2 Proficiency, ent. Cambridge Certificate of Proficiency in English: A,B,C tai Level C1
5. Pearson Test of English Academic (PTE A): 62 ja kirjoitusosio 54

Jatko-opiskelijavalinnassa englannin kielitestiä ei edellytetä seuraavissa tapauksissa (Aalto-yliopiston valintaperusteet vuodelle 2020):

• Hakija on suorittanut suomen-, ruotsin- tai englanninkielisen korkeakoulututkinnon Suomessa.
• Hakija on suorittanut englanninkielisen korkeakoulututkinnon EU/ETA-maassa. Tutkintokielen tulee käydä yksiselitteisesti ilmi tutkintotodistuksesta tai sen liitteestä, opintorekisteriotteesta tai muusta kyseessä olevan korkeakoulun antamasta virallisesta dokumentista.
• Hakija on suorittanut englanninkielisen korkeakoulututkinnon Australiassa, Kanadassa, Uudessa-Seelannissa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa tai Yhdysvalloissa kyseisessä maassa oleskellen.
• Hakija on saanut koulusivistyksensä englannin kielellä EU-/ETA-maassa, Australiassa, Kanadassa, Uudessa-Seelannissa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa tai Yhdysvalloissa.

Vähintään puolet tutkinnosta tulee olla suoritettu sellaisessa maassa ja korkeakoulussa, jossa suoritetut opinnot vapauttavat kielitestistä.

Lisäksi Perustieteiden tohtoriohjelman jatko-opiskelijavalinnassa englannin kielitestiä ei edellytetä seuraavissa tapauksissa:

• Päätoimisilta hakijoilta tai hakijoilta, jotka ovat jo laitoksella töissä ja vastuuprofessori kirjoittaa lausunnon hakijan riittävästä englannin kielitaidosta.

• suoritetun tutkinnon / tutkintojen sisältö
• aikaisempi opintomenestys
• hakijan yliopiston tutkinnon laatu ja kansainvälinen arvostus
• tutkijapotentiaali, aikaisempi tutkimuskokemus: työkokemus tutkimuksen parissa, konferenssiesitelmät, lehtiartikkelit jne.
• tutkimusaiheen soveltuvuus: tutkimuksen suuntautuminen laitoksen painopistealueille riittävän ohjauksen ja vastuuprofessorin aidon tutkimusintressin takaamiseksi
• tutkimussuunnitelma: aiheen teoreettinen ja käytännöllinen uutuusarvo; tutkimussuunnitelman toteutettavuus (laatu, realistisuus, suunnitelmallisuus jne.)
• ajankäyttö ja jatko-opintojen resursointi: suunnitelman toteutettavuus, jatko-opintoihin käytettävissä oleva aika seuraavan neljän vuoden aikana
• yliopiston ohjausresurssit tutkimuksen aihealueella
• muut hakijan esittämät perustelut

Mikäli nämä edellytykset eivät täyty, mutta hakija muuten on soveltuva jatko-opiskelijaksi, hakija voi korottaa arvosanojaan tai korkeakoulu asettaa jatko-opinnoille esitietovaatimuksia. Perustieteiden korkeakoulu voi hyväksyä esitietoina myös muiden korkeakoulujen vastaavia suorituksia vastuuprofessorin esityksen perusteella.

Ennen hakemuksen jättämistä jokaisen hakijan tulee ottaa yhteyttä valitsemansa tutkimusalan vastuuprofessoriin sopiakseen hakijan opintojen mahdollisesta valvomisesta. Hakijan kannattaa varmistaa, että hänen ja mahdollisen professorin tutkimusintressit ovat yhtenevät.

Professorin kanssa käytävää keskustelua varten kannattaa olla valmis CV (mahdollisen julkaisuluettelon kera) sekä alustava tutkimussuunnitelma. Tässä vaiheessa hakijan hakukelpoisuus ja edellytykset jatko-opintoihin tarkistetaan. Mikäli tarpeen, kelpoisuuden ehtoina olevista täydentävistä opinnoista keskustellaan tässä vaiheessa.

Keskustelussa käydään tutkimussuunnitelman lisäksi läpi opintosuunnitelma, jatko-opintojen rahoitussuunnitelma sekä ohjaussuunnitelma. Allekirjoittamalla hakemuksen hakija sitoutuu opiskelemaan sen mukaisesti ja professori sitoutuu tohtorikoulutettavan vastuuprofessoriksi. Tietoa tohtorikoulutettavan ja professorin oikeuksista ja velvollisuuksista.

Vain täydelliset hakemukset käsitellään. Puutteelliset hakemukset hylätään, mikäli hakemusta ei ole täydennetty annetussa määräajassa.

Hakulomake

Sähköinen jatko-opintohakemus (Opintopolku.fi).

Lue hakuohjeet huolella ennen hakemuksen täyttämistä. Kun olet lukenut ohjeet ja täyttänyt hakemukseen vaadittavat liitteet, tulee sinun rekisteröityä järjestelmään.

Pakolliset liitteet (skannattuina pdf-muodossa)

1. Curriculum vitae (CV) sisältää julkaisuluettelon ja selvityksen muusta tieteellisestä toiminnasta, esimerkiksi tutkijan ansioluettelomalli (TENK). Muistathan päivittää CV:si, jotta sen tiedot eivät ole ristiriidassa rahoituksen myöntäjälle toimitettujen tietojen kanssa.
2. Alustava opintosuunnitelma, sis. 40 ECTS teoreettisia opintoja
3. Ohjaussuunnitelma
4. Tutkimussuunnitelma. Hakija voi tehdä myös vapaamuotoisen tutkimussuunnitelman. Tutkimussuunnitelma sisältää:
   • suunnitelman tieteellisestä tutkimuksesta
   • tutkimuksen aikataulun
   • rahoitussuunnitelman (päätoimisilla hakijoilla oltava väh. 6 kk varma rahoitus; rahoituksen hakeminen ei riitä päätoimisuuden perusteeksi)
   • tutkimuksen tavoitteen sekä tulosten vaikuttavuuden
   • käytettävät menetelmät
   • mahdollisen tutkijavierailun
   • julkaisusuunnitelman

Opintosuunnitelman, tutkimussuunnitelman sekä ohjaussuunnitelman tulee olla sekä hakijan että vastuuprofessorin hyväksymiä ja allekirjoittamia. Allekirjoittamalla nämä dokumentit tutkimusalasta vastaava professori sitoutuu toimimaan hakijan vastuuprofessorina.

Lisäksi tuotantotalouden tutkimusalalle hakevilta vaaditaan:

1. Puoltava lausunto tuotantotalouden laitokselta. Tohtoriohjelma pyytää lausunnon laitokselta hakijan puolesta. Lausunnon on oltava puoltava, jotta hakija voi tulla valituksi.

Muualla kuin Aalto-yliopistossa (tai Aallon perustajayliopistossa) ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneelta hakijalta vaaditaan lisäksi:

1. Oikeaksi todistetut kopiot tutkintotodistuksesta ja opintorekisteriotteesta:
   • ylemmän korkeakoulututkinnon tutkintotodistus (sis. todistuksen kaikki liitteet, myös Diploma Supplementin eurooppalaisista yliopistoista)
   • virallinen opintorekisteriote tutkintoon sisältyvistä kursseista
   • viralliset käännökset näistä, mikäli alkuperäiset eivät ole suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi
   • Liitä nämä skannattuina kopioina sähköiseen hakemukseen Opintopolussa, ja noudata alla olevia ohjeita oikeaksi todistettujen kopioiden toimittamiseen.* Sinun tulee lähettää oikeaksi todistetut kopiot ylemmän korkeakoulututkinnon tutkintotodistuksesta kaikkine liitteineen ennen kuin hakemuksesi voidaan käsitellä.

2. Ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytteen englanninkielinen tiivistelmä

3. Osoitus kielitaidosta. Hakijalla tulee olla erinomainen suomen, ruotsin tai englannin kielen taito.

4. Kopio passin nimisivusta

5. Tarvittaessa todistus jatko-opintokelpoisuudesta sekä virallinen käännös, ellei alkuperäinen dokumentti ole suomen-, ruotsin- tai englanninkielellä

*Suomessa suoritetut ylemmät korkeakoulututkinnot:

1. Jos tutkintosi on suoritettu Suomessa 1.1.2003 jälkeen ja sinulla on suomalainen henkilötunnus, Aalto-yliopisto varmentaa tutkintosi ja opintosuoritukset sähköisesti kansallisesta tietokannasta.
2. Jos tutkintosi on suoritettu ennen 1.1.2003 tai sinulla ei ole suomalaista henkilötunnusta, lähetä oikeaksi todistetut kopiot ylemmän korkeakoulututkinnon tutkintotodistuksesta kaikkine liitteineen osoitteeseen Päivi Koivunen, Perustieteiden tohtoriohjelma, PL 15500, 00076 AALTO.

*Ulkomailla suoritetut ylemmät korkeakoulututkinnot:

1. Lähetä oikeaksi todistetut kopiot ylemmän korkeakoulututkinnon tutkintotodistuksesta kaikkine liitteineen osoitteeseen Päivi Koivunen, Perustieteiden tohtoriohjelma, PL15500, 00076 AALTO.
2. Jos ylempi korkeakoulututkinto on suoritettu jossakin näistä maista: Australia, Bangladesh, Eritrea, Etelä-Afrikka, Etiopia, Ghana, Indonesia, Intia, Iran, Irlanti, Kamerun, Kanada, Kenia, Kiina, Malesia, Nepal, Nigeria, Pakistan, Sudan, Uusi-Seelanti, Yhdistynyt kuningaskunta tai Yhdysvallat, noudathan maakohtaisia vaatimuksia. Lue vaatimuksista maakohtaiset vaatimukset –sivulta, ja lähetä vaaditut oikeaksi todistetut kopiot sis. viralliset käännökset postitse (Päivi Koivunen, Perustieteiden tohtoriohjelma, PL15500, 00076 AALTO) tai sähköpostitse ([email protected]), mikäli oikeaksi todistetut kopiot tulee maakohtaisten vaatimusten mukaan toimittaa elektronisesti. ETHÄN LÄHETÄ oikeaksi todistettuja kopioita Aallon Hakijapalveluihin, kuten maakohtaiset vaatimukset –sivulla ohjeistetaan.  

Oikeaksi todistetut kopiot ja viralliset käännökset

Oikeaksi todistettujen kopioiden tulee olla joko tutkinnon myöntäneen korkeakoulun tai julkisen notaarin virallisesti oikeaksi todistamia jäljennöksiä. Oikeaksi todistettujen kopioiden tulee olla otettu alkuperäisistä, virallisista asiakirjoista. Jos todistusjäljennös on monisivuinen, jokaisen sivun tulee olla oikeaksi todistettu sivun etupuolelta. Jokaisella sivulla tulee olla oikeaksi todistavan viranomaisen alkuperäinen allekirjoitus, nimenselvennys ja leima sekä päiväys. Jäljennökset oikeaksi todistavien leimojen ja allekirjoitusten tulee aina olla alkuperäisiä, kopioita ei hyväksytä. Pelkkä maininta virallisesta jäljennöksestä (esim. leima ”True copy”) ei riitä.

Käännös on virallinen, jos sen on tehnyt tutkinnon myöntänyt korkeakoulu tai virallinen kielenkääntäjä. Virallisen kielenkääntäjän käännöksissä tulee olla kääntäjän alkuperäinen leima ja allekirjoitus.

Käännösten tulee olla alkuperäisiä tai oikeaksi todistettuja paperikopioita alkuperäisistä käännöksistä. Pelkät kopiot eivät kelpaa. Käännösten lisäksi tulee toimittaa oikeaksi todistetut paperikopiot alkuperäisistä asiakirjoista alkuperäiskielellä, pelkkä käännös ei riitä.