Informaatiojalanjälki

Informaatiojalanjälki: Tietopyynnöt

Asiakirjajulkisuuskuvaus: asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranomainen ja yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi.

Sivua päivitetään

Tiedon saantia koskevan pyynnön esittäminen Aalto-yliopistolle

Aalto-yliopistolla on monenlaisia tietoja, jotka vaihtelevat avoimesti saatavilla olevista tiedoista suojattaviin ja salassa pidettäviin tietoihin. Yliopistolle on tärkeää tuottaa avoimesti tietoa yliopiston päätehtävistä eli tutkimuksesta, opetuksesta ja yhteiskunnallisesta vuorovaikutuksesta. Suojaamisen piirissä ovat puolestaan esimerkiksi yliopistolaisten ja tutkimuksiin osallistuvien henkilötiedot sekä erilaiset sopimukset ja turvallisuustiedot.

Aalto-yliopiston informaatiojalanjäljessä on kerrottu, mistä eri toimintakokonaisuuksiin liittyviä tietoja on saatavilla ja pyydettävissä. Mikäli et ole löytänyt etsimääsi tietoa Aalto-yliopiston informaatiojalanjäljen avulla, voit esittää meille tietopyynnön. Alta löydät vielä hyödyllistä tietoa tietopyyntöjen esittämiseksi.

***tietopyyntölomake***

Milloin sinun ei tarvitse tehdä tietopyyntöä

Jos etsit itseäsi koskevaa tietoa, voit useimmiten tarkastella niitä itse asianomaisista järjestelmistä kuten Opintopolusta, Aallon opiskelijarekisteristä tai henkilöstöjärjestelmästä. Jos sinulla ei ole pääsyä järjestelmään, voit olla vapaamuotoisesti yhteydessä opiskelijapalveluihin tai henkilöstöpalveluihin. Osana yliopiston antamaa neuvontaa ja palvelua esimerkiksi opintoasioissa sinulla on oikeus saada tietoja asiassasi, eikä tarvetta erillisiin tietopyyntöihin siten välttämättä ole.

Jos etsit yleistä tietoa tai jo julkaistua tietoa Aalto-yliopiston tai jonkin sen yksikön toiminnasta, kannattaa ensiksi tutustua informaatiojalanjälkeemme, jonka muodossa tarjoamme keskeistä tietoa yliopistosta ja sen toiminnasta. 

Näin teet tietopyynnön

Tietopyyntö kannattaa yksilöidä mahdollisimman tarkasti. Näin varmistat, että saat tarkoittamasi tiedon mahdollisimman nopeasti. Tietopyynnön yksilöinnillä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että kerrot mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Jos sinulla on tiedossasi esimerkiksi asiakirjan nimi tai päivämäärä, kannattaa se aina ilmoittaa pyyntöä tehtäessä.

Julkiset tiedot. Jos tietopyyntösi koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään tai kenen nimissä asioi. Ole yhteydessä suoraan asiasta vastaavaan yliopiston yksikköön tai työntekijään. Yliopiston kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja yliopiston aineistoista, ja voit myös itse selvittää asiaa esimerkiksi yliopiston tiedonohjaussuunnitelman avulla. Julkisia asiakirjoja saa nähtäväksi ja tutkittavaksi yliopiston tiloissa ja niistä voi saada kopioita paikan päällä, postitse tai sähköpostitse.

Salassa pidettävät asiakirjat tai muut asiakirjat, joista tieto voidaan luovuttaa lain mukaisesti vain tietyin edellytyksin. Jos pyyntösi koskee asiakirjoja, jotka sisältävät esimerkiksi henkilötietoja tai lain nojalla salassa pidettäviä tietoja, tulee sinun ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja tietojen pyytäjän henkilöllisyys. Yliopisto voi pyytää myös muita lisätietoja, jos ne ovat tarpeen pyytäjän tiedonsaantioikeuden varmistamiseksi tai tietopyynnön toteuttamiseksi.

Tietopyynnön käsittely

Tietopyyntösi tulee vireille, kun olemme vastaanottaneet sen. Tietopyynnön käsittelyaika voi vaihdella. Käsittelyaikaan voi vaikuttaa muun muassa pyydettävien tietojen määrä ja laatu, esitetyn tietopyynnön määrittelyn tarkkuus ja tietopyynnön yksilöintiin tarvittava aika. Pyydetyt tiedot julkisista asiakirjoista annetaan mahdollisimman pian, ja viimeistään julkisuuslain tai tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa. Jos asian käsittely vaatii tavanomaista suurempaa työmäärää, saat tiedot tai ratkaisun asiassa kuukauden kuluessa tietopyynnöstä.

Tietojen antamis- tai luovuttamistapa voi vaihdella riippuen luovutettavien asiakirjojen tyypistä, julkisuudesta ja suojaamistarpeista. Tiedot voidaan antaa nähtäville yliopiston tiloissa, tai luovuttaa joko sähköisesti tai paperisina. Suojattavia tietoja sähköisesti luovutettaessa pääsääntönä on turvapostin käyttö.

Aalto-yliopisto on viranomainen, joka päättää asiarekisterin tai tietojärjestelmiensä sisältämien tietojen antamisesta.

Tietopyyntöjen maksuja koskeva päätös

Yliopiston tietoluovutuksista voidaan veloittaa tietojen määrittely-, suunnittelu- ja toteutustyöstä aiheutuneet kustannukset. Voit pyytää yliopistolta hinta-arvion ennen tietopyynnön toteuttamista ja saat aina ennakolta tiedon mahdollisesta maksusta.

Kirjaamo

Aalto-yliopiston kirjaamo vastaa virallisen kirjeenvaihdon ja päätöksenteon rekisteröinnistä sekä antaa tietopalvelua.

[email protected]

Kirjaamon postiosoite
PL 11000 
00076 AALTO

Kirjaamon käyntiosoite (avoinna arkisin 9.00–15.00)
Otakaari 1 B, Espoo

Aalto-yliopiston henkilötietoportaali

Portaalin kautta voi toimittaa henkilötietojen käsittelyä koskevia GDPR:n mukaisia pyyntöjä. Yhteystietojen muutoksiin ja muihin tavanmukaisiin muutoksiin tulee kuitenkin käyttää edelleen ensisijaisesti eri palvelujen omia palveluosoitteita.

Aalto-yliopiston henkilötietoportaali

  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu