Palvelut

Tilojen tapahtumakäyttö ja tapahtumaturvallisuus

Aalto-yliopiston tiloissa voi järjestää erilaisia tapahtumia ja iltatilaisuuksia, myös rakennuskohtaisten aukioloaikojen jälkeen. Tapahtumajärjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta erillisellä lomakkeella (Aalto-yliopiston tilojen tapahtumakäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoitus) sekä noudatettava järjestelyissä yliopiston ohjeistuksia. Tapahtumailmoitus täytetään kaikista tapahtumista ja tilaisuuksista, jotka eivät ole ns. normaalia opetusta tai väitöstilaisuus.

'Tapahtumalla' ja 'iltatilaisuudella' tarkoitetaan tässä ohjeessa erilaisia juhlia, seremonioita, coctailtilaisuuksia, rekrytointimessuja, opiskelijoille suunnattuja markkinointi tapahtuma ja muita vastaavia tilaisuuksia. Tapahtumia voivat järjestää henkilökunnan jäsenet, opiskelijat, yhdistykset, laitokset ja koulut.

Tilaisuuden sujuvuuden ja turvallisuuden parantamiseksi, tulee järjestäjän tehdä ilmoitus tilaisuudesta ja sen luonteesta Aulapalvelulle viimeistään viikkoa ennen tilaisuutta. Lomake auttaa ottamaan huomioon kaikki tilaisuuden tilankäyttöön ja turvallisuuteen liittyvät asiat.

Aulapalveluiden tapahtumatiimi palvelee kaikkia Aallon tilojen käyttäjiä ja organisoi keskitetysti aulapalveluiden osuutta tapahtumissa. [email protected]

Tarvittavat puollot ennen ilmoituksen lähettämistä:

  • Tilaisuutta varten pyydä puolto laitosjohtajalta, yksikön johtajalta tai talovastaavalta, jolla on oikeus päättää tilaisuuden sallimisesta tai eväämisestä.
  • Yhteiset palveluyksiköt hakevat puoltoa oman yksikön päälliköltä.
  • Tilaisuuden järjestäjä huolehtii, että puolto on myönnetty ennen ilmoituksen lähettämistä.

Tilojen tapahtumakäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoituksen täyttöohje:

  • Ilmoituksen täyttää Aalto-yliopiston työntekijä tai opiskelija
  • Ilmoita tilaisuuden vastuuhenkilö ja hänen yhteystietonsa (sähköposti ja puhelinnumero)
  • Täyttäjä vastaa siitä, että ilmoitetut tiedot pitävät paikkansa
  • Ilmoitetun vastuuhenkilön on oltava paikalla ja tavoitettavissa koko tilaisuuden ajan

Tilojen käyttöilmoitus -lomake (Aalto-tunnuksilla) :

Tilaisuuksien järjestämisen periaatteita ja ohjeita:

Järjestä tilaisuus sen luonteeseen soveltuvissa tiloissa ja ota huomioon mm.

  • Osallistujamäärä
  • Mahdollinen alkoholitarjoilu
  • Järjestyksenvalvonta
  • Tarjoilumahdollisuudet
  • Siivous
  • Kalustejärjestelyt, AV/ IT -tuki
  • Palo- ja poistumisturvallisuus ja ensiapuvalmius

Jos tilaisuudessa on alkoholitarjoilu tai tilaisuus kestää talon aukioloajan yli, edellytetään aulapalvelun läsnäoloa koko tilaisuuden ajan.

Järjestäjä vastaa myös tilaisuuden turvallisuudesta. Järjestäjällä on vastuu siitä, että tapahtuma on suunniteltu ja toteutettu niin, että yleisö voi osallistua siihen turvallisesti ja järjestelyt toimivat myös silloin, jos jotain yllättävää sattuu.

MUISTA: Nimetyn ja ilmoituksissa mainitun vastuuhenkilön on oltava paikalla kiinteistössä, toimintakykyinen ja tavoitettavissa koko tilaisuuden keston ajan!

Yleisötapahtumissa jokaista sataa henkeä kohti tarvitaan yksi järjestyksenvalvoja (200 osallistujaa – 2 järjestyksevalvoja, 300 osallistujaa – 3 järjestyksenvalvojaa jne.)

Tilaisuuden järjestäjä vastaa itse tilaisuuden aiheuttamista lisäkustannuksista (esim. mahdolliset ylityökorvaukset / järjestyksenvalvojien palkkiot, tilavuokrat ja siivous).

Yleisötapahtuman pelastussuunnitelma - Pelastusviranomainen

Poliisi- ja pelastusviranomaiset edellyttävät yleisötapahtuman järjestäjältä turvallisuusasioiden suunnitelmallista huomioimista. Tilaisuuden järjestäjä vastaa järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa (Kokoontumislaki 17 §).

Yleisötapahtuman pelastussuunnitelma laaditaan normaalista toiminnasta poikkeavista yleisötapahtumista, joihin osallistuu samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä. Huomaa, että pelastussuunnitelma on laitettava tiedoksi pelastuslaitokselle 14 vuorokautta ennen tapahtumaa!

Tapahtuman poikkeavaa toiminta on esimerkiksi;

  • käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja;
  • tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; tai
  • tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Yleisötilaisuusilmoitus - Poliisi

Pelastussuunnitelman lisäksi toisinaan tarvitaan myös ilmoitus poliisille 5 vuorokautta ennen tapahtumaa (ilmoitus yleisötilaisuudesta), jos tilaisuuden järjestäminen edellyttää toimenpiteitä;

  • järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi,
  • sivullisille tai ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi ja/tai
  • erityisiä liikennejärjestelyjä tai
  • useita järjestyksenvalvojia.

Mikäli olet epävarma järjestelyjen ja/ tai viranomaisten ilmoitusten suhteen, ole yhteydessä Turvallisuus- ja aulapalveluihin: [email protected]

    Täydentävät ilmoitukset

    Huomio, että viranomisten ilmoitukset tai ylimääräiset palotarkastukset voivat olla maksullisia!

    Tilapäismajoitus - Pelastusviranomainen

    Huomioithan, mikäli suunnittelet yleisötapahtumaan tai muuhun tapahtumaan liittyvää tilapäismajoitusta (yöpymistä koulun tiloissa), on noudatettava tilapäismajoituksesta annettua ohjeistusta (Pelastuslaitoksen kummanuusverkoston ohje tilapäismajoituksen turvallisuusjärjestelyistä kokoontumistiloissa). Kaikki Aalto-yliopiston tilat eivät välttämättä sovellu tilapäismajoitukseen.

    • Majoituksen järjestäjän tulee ilmoittaa tilapäismajoituksesta pelastuslaitokselle vähintään 14 vuorokautta ennen aiotun tilapäismajoituksen alkamista. Lisäksi palotarkastaja suorittaa kohteeseen tarvittaessa myös palotarkastuksen.
    • Saat tähän asiaan myös apua [email protected]
    • Pelastuslaitoksen Ohjeet ja lomakkeet

     Tiimin yhteystiedot

    Katja Paasikivi
    valmiusasiantuntija
    p.050 306 4380

    Tapahtumiin liittyvät palo- ja pelastusturvallisuus asiat sekä pelastussuunnitelmat. Lisäksi mm. poliisin yleisötilaisuusilmoitukset ja tilapäismajoitus asiat.                                                                                                                                                                                   

    Aulojen tapahtumatiimi, koordinaattorit:
    Antti Leino
    Jonna Saarelma
    Sami Kettunen
    p. 029 4420007

    Tilojen tapahtumakäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoitusten käsittely, aulapalveluiden- ja järjestyksenvalvonnan koordinointi tilaisuuksissa. 

    Sähköpostit ovat muotoa [email protected]
     

    Tätä palvelua tarjoaa:

    Aalto-yliopiston turvallisuus- ja aulapalvelut

    Kampuksen turvallisuudesta vastaa Aalto-yliopiston turvallisuus- ja aulapalvelut yhteistyössä Aalto CRE:n kanssa.
    • Julkaistu:
    • Päivitetty:
    Jaa
    URL kopioitu