Ohjelmajohtajan käsikirja

Ohjelmajohtajan vuosikello (Programme Director’s Annual Clock) palvelualustalla: kuvaus ja ohjeet

Ohjelmajohtajan vuosikello (nimi palvelualustalla: Programme Director’s Annual Clock) on Aallon palvelualustalla oleva työkalu koulutusohjelmien ja tohtoriohjelmien johtajille.
Tältä sivulta löydät tietoa ja ohjeet välineen käyttöön.
Ryhmä opiskelijoita istumassa rakennuksen aulassa.

Mikä on Ohjelmajohtajan vuosikello (Programme Director's Annual Clock)? 

Ohjelmajohtajan vuosikello (nimi palvelualustalla: Programme Director’s Annual Clock) on Aallon palvelualustalla oleva työkalu koulutusohjelmien ja tohtoriohjelmien johtajille. Työkalu tarjoaa tietoa koulutusohjelmien ylläpitoon, hallintaan, suunnitteluun ja kehittämiseen eri prosessien ja tehtävien osalta, sisältäen tarkempia kuvauksia ja ohjeita. Vuosikello auttaa havainnollistamaan sekä ennakoimaan mahdollisia koulutusohjelmajohtajille suunnattuja tehtäviä ja valmistelutarpeita. 

Vuosikellon pääkäyttäjiä ovat koulutusohjelmajohtajat sekä tohtoriohjelmien johtajat. 

Kuinka Vuosikello on kehitetty 

Vuosikelloa on kehitetty ohjelmajohtajilta nousseiden tarpeiden pohjalta, yhteistyössä ohjelmajohtajien, Aallon korkeakoulujen ja oppimispalveluiden kanssa. Väline sisältää Aallon yhteisesti määriteltyjä koulutuksen prosesseja ja teemoja sekä kunkin korkeakoulun itse määrittelemää tietoa.  

Vuosikellon ylläpito 

Palvelun ylläpitovastuu on Ohjelmajohdon palvelut -tiimillä

Vuosikellon sisällöistä vastaa korkeakoulujen ja yliopiston yhteiset Oppimispalvelut. Sisältöjä päivitetään kahdesti vuodessa (kevät / syksy) sekä yksittäisten tehtävien täydennyksiä tarvittaessa. Päivitystä tekevä henkilöstö tarvitsee välineeseen erillisen editointi-oikeuden.   

Käyttötuki 

Vuosikellon sisältöihin liittyvissä kysymyksissä, voit lähestyä kyseisestä asiasisällöstä vastaavaa tahoa, koulutusohjelman suunnittelijaa tai korkeakoulusi Oppimispalveluja. 

Vuosikellon teknisissä ongelmissa ja kysymyksissä sekä kehittämisehdotuksissa voit käyttää palveluosoitetta [email protected] Jos palvelualustaan sisäänkirjautumisessa tai tunnistautumisessa on ongelmia, ole yhteydessä osoitteeseen [email protected] .

 

Yhteyshenkilö

Jiri Lallimo, asiantuntija [email protected] 

Oppimispalvelut, Ohjelmajohdon palvelut 

OHJEET OHJELMAJOHTAJAN VUOSIKELLON KÄYTTÖÖN

Alla olevasta osiosta löydät Ohjelmajohtajan vuosikellon käyttöohjeet.

Koska välineen käyttökieli on palvelualustalla englanniksi, viittaamme ohjeissa tarpeen mukaan englanninkielisiin termeihin. 

TÄRKEÄÄ:
Palvelualustalla on seuraava bugi, jota parhaillaan korjataan.
Tietyissä tapauksissa Vuosikellon näkymä on virheellisesti tuplana:
Vaikka sinulla olisi filttereitä valittuna, ylemmässä osiossa on näkyvissä virheellisesti Vuosikellon kaikki sisällöt ja alemmassa tiedot ovat oikein filtterien mukaisesti.
=> Ongelman tulisi poistua virkistämällä selain tai
avaamalla Vuosikello edellä mainitun ohjeen kaltaisesti ”App launcher:in” kautta.

Service platform Login and verification

Palvelualustalle sisäänkirjautuminen ja tunnistautuminen
 

Suositellut selaimet ovat Chrome ja Firefox. Väline ei toimi Internet Explorerilla

Ensimmäisellä kerralla kirjauduttaessa (ja tarvittaessa myöhemminkin) tulee ottaa käyttöön kaksiosaisessa tunnistautumisessa (multi factor authentication, MFA) tarvittava Microsoft Authenticator puhelinsovellus. 

  1. Avaa selaimessasi: https://aalto.my.salesforce.com
  2. Kirjaudu sisään Aalto-tunnuksella ja salasanalla.
  3. Tee tunnistautuminen puhelimellasi:

    a) SMS-varmennus (tekstiviestillä) TAI
    b) Vahvistuskoodi mobiilisovelluksesta - avaa Microsoft Authenticator App.

Lue lisää MFA-tunnistautumisen käytöstä.

Jos sisäänkirjautumisessa tai tunnistautumisessa on ongelmia, ole yhteydessä osoitteeseen [email protected]

How to find Programme director's annual clock in service platform

Kuinka löydän ja avaan Ohjelmajohtajan vuosikellon palvelualustalta?

Sisäänkirjautumisen jälkeen voit avata Ohjelmajohtajan vuosikellon.

  1. Napauta hiirellä ”App Launcher”.
  2. Kirjoita hakukenttään ‘Programme Director's Annual Clock’ (huom. käyttökieli vain englanti). 
  3. Valitse hakutuloksista ‘Programme Director's Annual Clock’.

=> Ohjelmajohtajan vuosikello aukeaa

Mikäli Ohjelmajohtajan vuosikello ei löydy tai aukea, otathan yhteyttä tukeen [email protected]

TÄRKEÄÄ:
Palvelualustalla on seuraava bugi, jota parhaillaan korjataan:
Tietyissä tapauksissa Vuosikellon näkymä on virheellisesti tuplana. 
Vaikka sinulla olisi filttereitä valittuna, ylemmässä osiossa on näkyvissä virheellisesti Vuosikellon kaikki sisällöt ja alemmassa tiedot ovat oikein filtterien mukaisesti.
=> Ongelman tulisi poistua virkistämällä selain tai
avaamalla Vuosikello edellä mainitun ohjeen kaltaisesti ”App launcher:in” kautta.

 

How is Programme director’s Annual Clock organized?

Mikä on Ohjelmajohtajan vuosikellon rakenne? 

Vuosikellossa voit suodattaa tietoa ja muokata näkymää.
Prosessien tarkemmat sisällöt ovat subprosesseissa, jotka voit avata.

Ennen kuin menemme välineen käytön yksityiskohtiin, tarkastellaan sen rakenteen logiikkaa.

  • Vuosikellon korkein taso on kolme pääkategoriaa (categories)
  • Kategoriat sisältävät koulutuksen prosessit (processes)
  • Prosessit sisältävät osaprosesesseja (subprocesses)
  • Osaprosessit (subprocesses) sisältävät tehtävien ja tapahtumien tarkemmat tiedot

 

  1. Korkein ja yleisin taso ovat kolme pääkategoriaa (categories)
    • Education development (sininen)
    • Student marketing, recruitment and admissions (punainen)
    • Teaching and student guidance (green)
  2. Kategoriat koostuvat prosesseista (processes)
    • Terminologiasta: Termi “process” viittaa sekä koulutuksen virallisiin prosesseihin (esim. admissions / hakeminen ja valinnat) sekä muihin tärkeisiin koulutuksen teemoihin (esim. Evaluation and development of education / Koulutuksen arviointi ja kehittäminen)
    • Kukin prosessi kuuluu vain yhteen kategoriaan
    • Prosessit ovat Vuosikellossa kukin omalla rivillään
  3. Prosessi koostuu useista aliprosesseista (sub processes)
    • Terminologiasta: Aliprosessi viittaa koulutusohjelman johtamisen kannalta tärkeisiin tehtäviin tai tapahtumiin
    • Jokainen aliprosessi kuuluu vain yhteen prosessiin
    • Aliprosessi on merkitty sen kategorian värillä, johon sen prosessi kuuluu. Esim. koska prosessi "Bachelor admissions" ja sen aliprosessit kuuluvat kategoriaan "Student marketing, recruitment and admissions", ne on esitetty samalla värillä (punainen)
    • Aliprosesseille on määritelty ajankohta aikajanalla. Esim. prosessin "Bachelor admissions" rivillä on siihen kuuluvia aliprosesseja, esim. "Bachelor admissions entrance exams" ja “Admission results for certificate-based admissions”
  4. Nykyhetki on merkitty Vuosikelloon pystysuoralla punaisella viivalla, joka ylettyy taulun ajankohtaa osoittavalla riville (Years/Months). Vuosikellon taulussa on myös muita vertikaalisia viivoja, jotka osoittavat vain yhden päivän kestoisia aliprosesseja.
Opening and viewing information of subprocess of Programme Director's Annual clock.jpg

Aliprosessin avaaminen ja sen tietojen tarkastelu

Yksittäinen aliprosessi (subprocess) kuuluu tiettyyn prosessiin (process). Subprocess sisältää yksityiskohtaisen tiedon tehtävistä ja tapahtumista, jotka ovat olennaisia koulutusohjelman johtajalle. Saat tiedot näkyviin seuraavasti. 

  1. Kun viet hiiren subprocess:in päälle, sen otsikko tulee näkyviin.
  2. Voit avat subprocess:in klikkaamalla sitä.  
    • Avatussa subprocess-kortissa ylhäällä on prosessi, johon se kuuluu. Subprosessin tieto sisältää sen nimen, kuvauksen ja vastuumäärittelyn (mikäli tieto on taltioitu välineeseen), subprocessin alku- ja loppupäivämäärät sekä ovatko ne tarkkoja vai joustavammin määriteltyjä (vie hiiri ajankohdan infon päälle) ja web-linkki aalto.fi- tai muihin lähteisiin (mikäli tieto on taltioitu välineeseen)
Filtering information in Programme Director's Annual Clock

Tietojen suodattaminen

Kun avaat Ohjelmajohtajan vuosikellon, tiedon määrä on suuri koska näkyvissä on kaikkien Aallon yhteisesti määriteltyjen sekä kunkin kuuden korkeakoulun itse määrittelemien processien subprocessit.

Tämän vuoksi sinun tulee suodattaa itsellesi olennainen tieto filttereillä.
Pääsääntö on, että sinun kannattaa käyttää filttereitä, jotka tuovat esille sekä Aallon yhteisesti sovitun ja määritellyn tiedon, joka koskee kaikkia koulutusohjelmia (Aalto University) että oman korkeakoulusi määrittelemät tiedot (esim. School of CHEM).

  1. Ohjelmajohtajan vuosikellon filtterit ovat välineen vasemmassa laidassa. Filttereitä on kolme:
  2. Levels-filtteri ilmaisee koulutuksen eri tasoja: bachelor / master / doctoral / continuous education 
  3. Categories-filtteri ilmaisee Vuosikellon pääkategoriat:
    • Education development (merkitty sinisellä)
    • Student marketing, recruitment and admissions (punainen) ja
    • Teaching and student guidance (vihreä)
  4. Schools-filtterin valinnat ilmaisevat, ovatko tiedot yhteisiä kaikille Aallossa (Aalto University) vai koulukohtaisesti määriteltyjä (esim. School of ARTS)
  5. Filttereissä tehdyt valinnat ovat näkyvissä Vuosikellon aikajanan yläpuolella.

Jokaisen erillisen filtterin avulla voit valita tarkasteltavaksi yhden/muutaman/kaiken tiedon. Huomioi:

  • Mikäli yksittäisen filtterin (Levels, Categories tai Schools) sisällä ei ole tehty lankaan valintaa/valintoja, Vuosikellossa näkyvät kaikki kyseisen filtterin tiedot.
  • Kun filtterin sisällä on tehty yksi tai useampi valinta, niiden sisältämät tiedot tulevat näkyviin.
Scaling the view and moving the time view in Programme Directors Annual Clock

Näkymän ja aikaperspektiivin muokkaaminen
 

Voit muokata Vuosikellon näkymää ja aikaperspektiiviä

  1. Sisennä ja loitonna näkymää + and - näppäimillä
  2. Siirrä näkymää ajallisesti eteen- tai taaksepäin raahaamalla hiirellä.
  3. Skrollaa näkymää ylös / alas
  4. Piilota / näytä filtterit
  • Julkaistu:
  • Päivitetty:
Jaa
URL kopioitu