Resurssipostilaatikot ja postituslistat

Resurssipostilaatikko vai postituslista?

Kun Aallon yksikkö, laitos, konferenssi, tms. tarjoaa sähköpostiyhteystietojaan ulospäin, on hyvä ottaa käytännöksi tarjota yhteydenotto-osoitteeksi muuta kuin yksittäisen käyttäjän henkilökohtaista sähköpostiosoitetta. Tällaiseen ns. organisaatio-osoitteeseen (esim. [email protected]) lähetetyt viestit on helppo saattaa useamman vastaanottajan ulottuville ja näin esim. yksittäisen henkilön poistuminen Aallosta tai toimenkuvan muuttuminen Aallon sisällä, ei estä viestien saapumista oikealle taholle. Organisaatio-osoite mahdollistaa myös viestien lähettämisen organisaatio-osoitteen nimissä (lähettäjänä organisaatio-osoite, ei yksittäinen henkilö).

Kun organisaatio-osoite otetaan käyttöön, on pitkälti osoitteen tilaavasta tahosta kiinni, millä tavalla he haluavat luotavaa osoitetta käyttää eli halutaanko osoitteesta luoda resurssipostilaatikko vai postituslista. Mutta mitä tarkkaan ottaen on resurssipostilaatikon ja postituslistan ero? Näillä on itse asiassa ihan selkeä keskeinen ero - kun viesti vastaan otetaan resurssipostilaatikkoon, saapuu viesti vain ja ainoastaan tähän yksittäiseen erilliseen postilaatikkoon, mikä on organisaatio-osoitetta varten luotu, kun taas viesti vastaan otetaan postituslistalle, toimitetaan se kaikkien listan jäsenten HENKILÖKOHTAISIIN postilaatikoihin.

Resurssipostilaatikon eduksi voitaneen laskea se, että viestien hallinta on helpompaa, kun kaikki osoitteeseen lähetetyt viestit ovat yhdessä ja samassa paikassa. Myös viesteihin vastaamisen seuranta on monesti helpompaa. Resurssipostilaatikosta lähetetty viesti tallentuu sekä lähettäjän omaan että resurssipostilaatikon Sent Items -kansioon.

Vastaavasti taas postituslistan käyttöönotto on yksinkertaisempaa, sillä se ei vaadi käyttäjältä mitään toimia postiohjelmassa osoitteen käyttöönottamiseksi. Lisäksi joku saattaa nähdä ainoastaan yhden laatikon seuraamisen helpompana.

Resurssipostilaatikonkaan käyttöönotto ei toki ole monimutkaista ja tästä löytyy ohjeita sivuiltamme eri postiohjelmille (ks. alla kohdasta Liittyviä ohjeita). Resurssipostilaatikko ei kuitenkaan ilmesty automaattisesti näkyviin kuin Windows-koneella käytettävään Outlookiin, joten muihin postiohjelmiin se pitää lisätä erikseen, oman henkilökohtaisen postilaatikon rinnalle.
 

Joitakin resurssipostilaatikon ja postituslistan eroja

* esim. "From: IT ServiceDesk"
** esim. "From: Erkki Esimerkki on behalf of IT ServiceDesk"

Molemmilla on siis puolensa ja kuten edellä todettu, se kumpi valitaan jää osoitteen tilaavan tahon harkittavaksi. Kumpi sopii paremmin oman yksikön, laitoksen, konferenssin, tms. käyttötarkoituksiin.