Ohjeita Salesforce-lomakkeen käyttöön palkkionsaajalle ja vierailijalle

Aalto-yliopisto on siirtynyt käyttämään palkkioiden maksamisessa ja vierailijoiden matkakulujen korvaamisessa Salesforce-järjestelmää. 

Prosessiin kuuluu myös henkilötietojen kerääminen tietoturvallisesti sähköisellä lomakkeella. Henkilötiedot kerätään Salesforcen henkilötietolomakkeen kautta seuraavissa tilanteissa:

1. et ole työsuhteessa Aalto-yliopistoon työtehtävän aikana
2. olet tehnyt sovitun mukaisesti yliopistolle jonkin kertaluontoisen työsuorituksen, josta Aalto on luvannut maksaa sinulle korvauksen. Yksittäisen työsuorituksen lisäksi kyseessä voi olla esimerkiksi palkkio patentista, julkaisusta tai vaikkapa korvaus kirjallisen teoksen/taideteoksen käyttämisestä.

3. sinut on kutsuttu vierailulle Aaltoon ja sinulle on luvattu korvata tiettyjä matkustamisesta aiheutuvia kuluja.

Tieto palkkion maksamisesta tai matkakulujen korvaamisesta ilmoitetaan aina vasta sen jälkeen, kun työsuoritus on tehty tai vierailu Aaltoon on päättynyt. Joissakin tapauksissa saatat siis saada pyynnön henkilötietojen ilmoittamiseen vasta kuukaudenkin päästä. Kaikki palkkiot ja matkakulutapahtumat käsitellään kuitenkin asianmukaisesti Aallon Henkilöstö- ja Matkustuspalveluiden toimesta.

Ohjeita Salesforcen lomakkeen täyttämiseen

Linkki henkilötietolomakkeelle lähetetään aina osoitteesta noreply-serviceplatform@aalto.fi ja viestin otsikko on Personal information request from Aalto University for payment or guest reimbursement / Henkilötietopyyntö Aalto-yliopistolta palkkion tai matkakulujen maksamiseksi. 

Lähettäjäosoite ei tue viestiin vastaamista, joten lähetäthän mahdolliset lomakkeeseen liittyvät kysymykset osoitteeseen dataformhelp@aalto.fi.

Kun saat sähköpostiisi pyynnön henkilötietojen ilmoittamisesta, täytäthän sähköisen lomakkeen ja lähetät sen mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 30 vuorokauden sisällä viestin vastaanottamisesta. Määräajan jälkeen sähköpostissa ollut linkki sulkeutuu, etkä pääse enää täyttämään tietoja.

Jos sinulle on aikaisemmin maksettu palkkio Salesforcen kautta, voit valita henkilötietolomakkeelle kirjautuessasi sähköpostiosoitteella tunnistautumisen sijaan Suomi.fi tunnistautumisen. Tarkempia ohjeita kirjautumiseen löydät alla olevasta pdf-tiedostosta nimellä ”ohjeita henkilötietolomakkeen täyttämiseen palkkionsaajalle ja vierailijalle”. 

Jos ilmoitat henkilötietojasi ensimmäistä kertaa, ainoa tunnistautumistapa on sähköpostiosoitteella ja pin koodilla tunnistautuminen.

 Suomi.fi -vaihtoehtoa tarjotaan seuraavissa tilanteissa: 

• olet ilmoittanut aiemmin henkilötietosi Salesforcen henkilötietolomakkeella JA
• sinulla on suomalainen henkilötunnus (Digi-ja väestötietoviraston tai Verohallinnon myöntämä)

Kun tunnistaudut vahvasti Suomi.fi-palvelun kautta, henkilötietolomakkeella näytetään aikaisemmin ilmoittamasi tiedot. Voit tarkistaa, että tiedot pitävät edelleen paikkansa, tehdä tarvittaessa muutoksia ja lähettää sen jälkeen henkilötietolomakkeen. 

Sähköpostiosoitteella tunnistautuminen pysyy vaihtoehtona, jos et halua käyttää Suomi.fi-palvelua tai sen käyttäminen ei ole mahdollista. Sähköpostiosoitteella tunnistautuessa henkilötietolomake avautuu tyhjänä, aikaisemmin ilmoitettuja tietoja ei ole tallentuneena henkilötietolomakkeelle.